Tìm hiểu nguyên lý và những ưu nhược điểm của hình thức chấm công GPS

1. Tìm hiểu về hình thức chấm công GPS

Đối với những nhân viên làm việc tại văn phòng, các công ty thường lắp đặt máy chấm công ở cửa vào để nhân viên có thể chấm công trước giờ làm. Cách làm này này giúp công ty kiểm soát được giờ giấc và địa điểm làm việc bởi vì nhân viên chỉ có thể chấm công qua máy được lắp đặt tại công ty.

Tuy nhiên đối với những nhân viên thị trường hay nhân viên bán hàng, vì đặc thù công việc mà họ không làm việc tại văn phòng của công ty. Lúc này, chấm công GPS được sử dụng để công ty có thể biết được chính xác nhân viên đó có đang làm việc tại đúng địa điểm hay khu vực được chỉ định hay không.

1.1. Nguyên lý hoạt động

GPS, hay Global Positioning System, là hệ thống định vị toàn cầu trong đó mỗi địa điểm sẽ có một tọa độ riêng. Thông qua tọa độ này có thể xác định chính xác vị trí của một vật thể hoặc người nào đó. Chính vì sự tiện lợi và chính xác của hệ thống GPS nên phương pháp chấm công qua GPS được các công ty tin tưởng và sử dụng để quản lý những nhân viên không làm việc tại văn phòng.

Để có thể thực hiện chấm công qua GPS, nhân viên sẽ tải về và cài đặt trên điện thoại một ứng dụng chấm công do công ty chỉ định. Tiếp theo họ cần đăng nhập vào ứng dụng đó bằng tài khoản nhân viên mà công ty cung cấp. Việc này giúp công ty xác định được danh tính nhân viên qua dữ liệu chấm công được gửi về từ app chấm công.

Khi bắt đầu và kết thúc ca làm việc hay ngày làm việc, nhân viên cần mở ứng dụng chấm công lên và thực hiện việc chấm công. Ứng dụng chấm công sẽ sử dụng tính năng định vị GPS trên điện thoại để ghi lại vị trí của người chấm công và gửi dữ liệu đó về máy chủ qua kết nối mạng internet.

Hình thức chấm công bằng GPS rất chính xác bởi hệ thống định vị GPS đã được hoàn thiện và đảm bảo độ chính xác cao. Ngoài ra, nhân viên có thể chấm công một cách nhanh chóng và dễ dàng, chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh có chức năng định vị GPS và có kết nối mạng internet là được.

1.2. Ưu điểm và nhược điểm

Mỗi hình thức chấm công đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định và chấm công qua GPS cũng không phải là ngoại lệ. Cùng tìm hiểu xem hình thức chấm công này có những ưu điểm và nhược điểm như thế nào nhé!

1.2.1. Ưu điểm của hình thức chấm công GPS

Bởi vì được sử dụng chủ yếu dành cho những nhân viên không làm việc tại văn phòng nên ưu điểm của hình thức chấm công qua GPS cũng có liên quan rất nhiều đến những nhân viên này.

- Chấm công linh hoạt mọi lúc mọi nơi

Trước khi công nghệ chấm công GPS phổ biến, nhân viên phải đến công ty để chấm công trước khi di chuyển đến nơi làm việc. Điều này đôi khi có thể mất rất nhiều thời gian nếu khoảng cách từ công ty đến địa điểm làm việc xa xôi và quãng đường di chuyển không thuận lợi.

Hình thức chấm công bằng GPS ra đời đã giải quyết triệt để vấn đề này. Nhân viên có thể di chuyển luôn tới địa điểm làm việc và chấm công ở đó. Công ty vẫn quản lý được giờ giấc và địa điểm làm việc của nhân viên thông qua dữ liệu được gửi về từ phần mềm chấm công định vị. Điều này giúp nhân viên có thể chủ động hơn về mặt thời gian và không cần mất công di chuyển quá nhiều.

- Quản lý việc chấm công dễ dàng và chính xác

Khi chưa có sự xuất hiện xuất hiện của phần mềm chấm công, công ty thường xuyên phải cử người phụ trách di chuyển đến các địa điểm làm việc để xác nhận nhân viên của mình đang làm việc tại đó vào giữa các ca làm việc. Điều này rất bất cập vì tốn nhiều thời gian và chi phí.

Tuy nhiên với sự phát triển của hình thức chấm chấm công qua GPS thì bất cập này đã được giải quyết. Phần mềm chấm công sẽ giúp công ty theo dõi chính xác thời gian làm việc cũng như lộ trình làm việc và quãng đường di chuyển của nhân viên. Bên cạnh đó công ty cũng tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn khi không cần phải cử người đi xác nhận tình trạng làm việc của nhân viên nữa. Chi phí cho phần mềm chấm công cũng là một con số rất nhỏ nhưng hiệu quả mang lại thì rất nhiều.

1.2.2. Nhược điểm của hình thức chấm công GPS

Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời trên thì hình thức chấm công GPS cũng còn tồn tại một số nhược điểm.

- Cần có smartphone mới chấm công được

Hình thức chấm công này được thực hiện thông qua phần mềm chấm công định vị cài đặt trên điện thoại. Điều này cũng có nghĩa là nhân viên bắt buộc phải có điện thoại thì mới có thể chấm công. Trong trường hợp điện thoại bị hỏng hay không mang theo điện thoại… thì nhân viên sẽ không thể chấm công được.

- Tính xác thực ở mức độ tương đối

Phần mềm chấm công chỉ ghi lại dữ liệu chấm công của nhân viên thông định vị GPS cùng với ảnh chụp từ camera và những dữ liệu này hoàn toàn có thể được làm giả.

Hệ thống GPS tương đối hoàn thiện, tuy nhiên chức năng định vị GPS của điện thoại thông minh có thể bị khai thác để gian lận trong việc chấm công. Hiện nay có nhiều cách để “fake” tọa độ GPS và những nhân viên đi làm muộn hay trốn việc vẫn có thể “fake” GPS để chấm công mà công ty quản lý không hề biết về điều đó.

2. Một số phần mềm hỗ trợ chấm công qua GPS

Hiện nay các công ty đã cho ra mắt trên thị trường rất nhiều phần mềm chấm công GPS. Việc lựa chọn phần mềm nào để sử dụng cũng là một vấn đề dành được nhiều sự quan tâm của doanh nghiệp. Sau đây sẽ là gợi ý một số phần mềm chấm công qua GPS tốt nhất bạn nên tham khảo.

2.1. Phần mềm chấm công Tancaio

Phần mềm Tancaio hỗ trợ nhân viên chấm công 2 lần khi bắt đầu và kết thúc ngày làm việc, hoặc chấm công nhiều hơn 2 lần phụ thuộc vào các ca làm việc của họ. Phần mềm có dung lượng rất nhẹ, có thể cài đặt và sử dụng tốt trên cả hai nền tảng iOS và Android. Bên cạnh chức năng chấm công qua GPS thì phần mềm này còn hỗ trợ xem lịch sử chấm công cũng như tính năng duyệt nghỉ phép, vào muộn hoặc về sớm của nhân viên.

2.2. Phần mềm chấm công Wisami

Phần mềm chấm công Wisami hỗ trợ nhiều hình thức chấm công khác nhau như chấm công qua GPS, chấm công trên website qua Wifi, tự động chấm công khi nhân viên đến văn phòng… Bên cạnh đó nhân viên cũng có thể báo cáo số lần đi muộn, về sớm trong tháng và quản lý thông tin cá nhân, lương thưởng, hợp đồng và quỹ nghỉ phép.

Phần mềm Wisami cũng được thiết kế giao diện khá bắt mắt, dễ dàng sử dụng và cài đặt trên các thiết bị di động.

2.3. Phần mềm chấm công ACheckin

Phần mềm ACheckin hỗ trợ chấm công bằng Wifi, chấm công GPS, chấm công bằng nhận diện khuôn mặt và đặc biệt là chấm công bằng mã QR. Giao diện của phần mềm cũng rất thân thiện với người dùng và có thể cài đặt trên cả hai hệ điều hành Android và iOS với dung lượng rất nhỏ gọn.

Như vậy là qua bài viết bạn đọc đã nắm bắt được nguyên lý chấm công GPS và những ưu điểm cũng như nhược điểm của hình thức chấm công này. Chấm công GPS đặc biệt phù hợp với những nhân viên thường xuyên phải di chuyển và không làm việc tại văn phòng. So với các hình thức chấm công bằng vân tay hay thẻ từ truyền thống thì rõ ràng chấm công qua định vị GPS đã và đang tỏ rõ những ưu thế tuyệt vời của mình.