Mẫu công văn thu hồi nợ quá hạn bao gồm những nội dung nào?

1. Những thông tin bạn cần biết về công văn thu hồi nợ quá hạn

1.1. Công văn thu hồi nợ quá hạn là gì?

Công văn là một dạng văn bản giấy tờ rất thông dụng tại các cơ quan hành chính hay các tổ chức doanh nghiệp. Chúng được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau tùy thuộc vào tên của công văn và được coi là hình thức giao tiếp, trao đổi, liên lạc chính thức giữa cấp trên cấp dưới hay giữa các cơ quan tổ chức với nhau để trao đổi với nhau về một vấn đề nào đó liên quan đến mục đích chung. 

Trong hợp tác kinh doanh, việc trao đổi mua bán hàng hóa xảy ra thường xuyên và đều trên tinh thần hợp tác đôi bên cùng có lợi. Các khoản nợ này có thể là phải thu của khách hàng, phải trả người bán, các khoản tạm ứng khác. Khi thực hiện hợp đồng mua bán số lượng lớn, có khi doanh nghiệp sẽ nới lỏng thời gian thanh toán cho đối tác khách hàng. Tuy nhiên, đôi lúc sẽ xảy ra nhiều nguyên nhân dẫn đến đối tác không thanh toán tiền hàng như trong hợp đồng đã cam kết, từ đó phát sinh thêm một công việc không mong muốn đó là yêu cầu đối tác thanh toán nợ hay yêu cầu thu hồi nợ quá hạn. 

Do đó, công văn thu hồi nợ quá hạn là công văn hành chính được doanh nghiệp tự soạn thảo và được người đứng đầu chịu trách nhiệm giám sát, ký, gửi đến cho đối tác, nhằm mục đích thông báo cho họ khoản nợ đã quá thời hạn và yêu cầu họ thanh toán ngay lập tức. Công văn này không có hiệu lực pháp lý, nó chỉ mang tính chất thông báo và trao đổi thông tin một cách chính thức và nghiêm túc giữa các cơ quan chủ thể, có thể dựa vào đó để làm căn cứ, bằng chứng để kiện cáo. 

Xem thêm: Mẫu giới thiệu công ty mới nhất - Cách viết vô cùng đơn giản

1.2. Tại sao cần có công văn thu hồi nợ quá hạn?

Vay nợ trong cuộc sống thường ngày là điều rất đỗi bình thường và thường xuyên khi chúng ta không may gặp khó khăn trong thời gian nào đó. Việc trả nợ hay khất nợ với những người thân quen cũng là việc vô cùng đơn giản, chỉ cần vài câu nói và thỏa thuận bằng miệng là có thể êm xuôi. 

Thế nhưng trong hợp tác làm ăn thì tất cả đều phải được thực hiện dựa trên pháp luật và quy định của Nhà nước, tất cả phải đảm bảo cho lợi ích của doanh nghiệp. Vì vậy, khi đối tác chưa có khả năng thanh toán nợ, doanh nghiệp không chỉ nói chuyện và yêu cầu bằng lời nói mà còn cần công văn có chữ ký của người quản lý và gửi đến đối tác để thể hiện thái độ và mong muốn thu hồi lại nợ đã quá hạn. 

Nếu tình trạng này để lâu, doanh nghiệp của bạn có thể rơi vào tình trạng thiếu vốn, thiếu kinh phí sản xuất kinh doanh, các khoản nợ kéo dài dẫn đến nợ xấu, ảnh hưởng đến các hợp đồng kinh doanh khác. Nếu doanh nghiệp đã gửi công văn thu hồi nợ quá hạn cho đối tác mà họ vẫn không có động thái gì muốn liên lạc để thanh toán và giải quyết dứt điểm thì doanh nghiệp có thể đâm đơn kiện họ ra tòa và yêu cầu bồi thường lại tài sản mà họ đang chiếm giữ trái phép. 

1.3. Ý nghĩa của công văn thu hồi nợ quá hạn

Công văn thu hồi nợ quá hạn thực chất chỉ là thông báo, nhắc nhở đến đối tác về khoản nợ phải trả mà họ đang chưa xử lý, chưa thực hiện hết nghĩa vụ trong hợp đồng với doanh nghiệp trong thời gian trước. Để đối tác có thể sắp xếp kinh phí, thời gian và thanh toán ngay lập tức. Hoặc nếu đối tác cũng ở trong tình trạng khó khăn và chưa thể xoay sở được thì cũng có thể liên lạc với doanh nghiệp thu nợ để đàm phán và gia hạn thời gian.

Công văn thu hồi nợ quá hạn cũng là một yếu tố quan trọng để toà án căn cứ xét xử các tranh chấp Thương mại. Bên cạnh các điều khoản trong hợp đồng thì công văn thu hồi nợ quá hạn cũng là bằng chứng xác đáng để chứng minh đối tác đang vi phạm nghĩa vụ thanh toán hợp đồng, xác định quyền và lợi ích bị xâm phạm của doanh nghiệp.

2. Mẫu công văn thu hồi nợ quá hạn

2.1. Bố cục các phần cần có

Công văn thu hồi nợ quá hạn được soạn thảo và trình bày theo bố cục được quy định của một bản công văn thông thường, bao gồm các phần:

Quốc hiệu và tiêu ngữ trình bày ở đầu trang, in đậm, căn giữa

Thời gian soạn thảo công văn

Tên, số hiệu của cơ quan doanh nghiệp  soạn thảo công văn

Tên công văn là thu hồi nợ quá hạn

Tên chủ thể tiếp nhận công văn, có thể là tên cá nhân hoặc tổ chức liên quan

Thông tin địa chỉ của cá nhân, tổ chức cần đòi nợ

Nội dung công văn và yêu cầu thực hiện nghĩa vụ 

Chữ ký, đóng dấu

Nơi gửi

Xem thêm: Hướng dẫn lập biên bản ghi nhớ hợp tác mẫu mới nhất​

2.2. Nội dung chi tiết công văn

2.2.1. Phần mở đầu

Nêu lý do và tóm tắt về nguyên nhân xuất hiện công văn này, mục đích của việc soạn thảo công văn này là gì? 

2.2.2. Phân nội dung

Nêu lên quan điểm, thể hiện thái độ và đưa ra phương án giải quyết thỏa đáng nhất trong yên bình mà không cần phải liên quan đến pháp luật: Phần nội dung này thường sẽ có 3 phần:

Nêu vấn đề: Trình bày chi tiết về khoản nợ của đối tác, bắt nguồn từ đâu? Từ hợp đồng nào? Từ thời gian nào, địa điểm nào? Những điều khoản nào đã thỏa thuận giữa hai bên và sự việc diễn biến như thế nào trong thời gian chờ thanh toán? Đối tác đã có những động thái gì về việc thanh toán khoản nợ hay đã có những yêu cầu gì về mặt thời gian giải quyết nợ nần hay không? 

Đưa ra những bằng chứng xác thực về vấn đề nêu trên. Số tiền mà đối tác đang nợ bằng số và chữ, thông tin về hợp đồng và thỏa thuận thanh toán đã ký trước đó. 

Nêu phương án giải quyết: Có thể đưa ra 2 phương án để giải quyết vấn đề này

Yêu cầu đối tác thanh toán ngay lập tức khoản tiền đã nợ quá hạn trong hợp đồng một cách đầy đủ.

Thông báo trước về việc gửi đơn kiện lên cơ quan tòa án nếu không được thanh toán đầy đủ trong thời hạn đưa ra. 

Kết luận vấn đề: Đưa ra kết luận để kết thúc vấn đề và lời cảm ơn.

2.2.3. Phần kết 

Phần cuối cùng là ký và ghi rõ họ tên của người chịu trách nhiệm và có thẩm quyền. 

Trên đây là những thông tin viecday365 cung cấp chi tiết về công văn thu hồi nợ quá hạn và mẫu công văn thu hồi nợ quá hạn mới nhất hiện nay. Các mẫu công văn có thể trình bày theo nhiều cách khác nhau với các nội dung được phổ biến sao cho phù hợp theo từng hoàn cảnh, nhưng vẫn phải đảm bảo bố cục các phần được chuẩn chỉnh như mẫu trên đây.