Tìm kiếm những giải pháp chấm công khi làm việc tại nhà

1. Những tác động mà chấm công tại nhà mang lại

1.1. Điểm thuận lợi khi chấm công tại nhà

Chấm công khi làm việc tại nhà mang đến cho nhân viên rất nhiều lợi ích, tất cả những lợi ích đó sẽ được làm rõ ngay trong bây giờ.

- Không cần chờ đợi chấm công

Khi chấm công tại văn phòng, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng hình thức chấm công bằng vân tay hoặc chấm công bằng hình thức quẹt thẻ. Như vậy khi các nhân viên chấm công phải chờ đợi nhau để thực hiện chấm công. Điều này khiến các nhân viên phải tập trung đông tại vị trí máy chấm công, nhất là vào khoảng thời gian gần đến giờ làm việc và thời gian ra về.

Điều này không chỉ gây nên tình trạng ách tắc mà còn khiến mỹ quan doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Khi lượng người chấm công quá nhiều trong cùng một thời điểm có thể khiến hiệu quả chấm công của máy bị ảnh hưởng và nhân viên cảm thấy khó chịu.

Với giải pháp chấm công tại nhà nhân viên không còn phải chờ đợi xếp hàng khi chấm công nữa. Bởi chấm công tại nhà chỉ có một mình họ vào ứng dụng để thực hiện chấm công.

- Tiết kiệm chi phí chấm công

Các doanh nghiệp nếu như chấm công với các máy móc thiết bị thì ban đầu họ phải bỏ ra một lượng chi phí khá lớn để mua máy móc thiết bị và chi phí lắp đặt thiết bị đó. Thêm vào đó doanh nghiệp sau khi lắp đặt máy móc cần tập trung nhân viên để lấy thông tin như vân tay, khuôn mặt.

Tuy nhiên khi chấm công tại nhà hầu hết sẽ sử dụng các phần mềm chấm công thông minh. Khi đó nhân viên chỉ cần tải phần mềm về và tự cập nhật các thông tin của mình vào thiết bị. Vậy là mỗi ngày họ có thể tự mình chấm công ngay trên chiếc điện thoại di động rồi.

- Đảm bảo tính chính xác và tự động thống kê

Những thông tin chấm công của nhân viên trên phần mềm đều được lưu trữ lại trên một file quản lý chung. Như vậy những nhà quản lý có thể cập nhật tình hình chấm công của nhân viên tại bất kỳ thời điểm nào. 

Dữ liệu chấm công cũng sẽ được tự động tổng hợp để nhân viên tính lương có thể dễ dàng thực hiện nhiệm vụ của mình. Kho dữ liệu được kiểm soát rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý nhân sự và tránh những rắc rối có thể xảy ra.

1.2. Khó khăn nhân viên chấm công tại nhà gặp phải

Làm việc tại nhà có thể khiến nhân viên thoải mái hơn về không gian làm việc. Tuy nhiên những phiền toái từ việc chấm công lại gây ảnh hưởng đến cả nhân viên và doanh nghiệp.

- Khó khăn trong kiểm soát thái độ làm việc của nhân viên

Người quản lý không thể nào theo dõi quá trình làm việc tại nhà của nhân viên. Nhiều trường hợp nhân viên sau khi chấm công chưa bắt đầu làm việc ngay mà ngồi đó nhắn tin hay đi làm những công việc cá nhân khác. Vậy là hiệu quả công việc bị giảm đi trông thấy.

Chất lượng công việc đi xuống lúc này lại bị viện cớ rằng thiếu thông tin hoặc kết nối mạng bị trục trặc nên không cập nhật được thông báo kịp thời. Và đương nhiên kết quả dẫn đến là hiệu quả công việc đi xuống mà ban quản lý lại không thể trách phạt bởi nhân viên đưa ra những lý do khách quan.

- Chậm trễ trong công tác triển khai công việc

Một ngày làm việc nhân viên phải chuyển đổi giữa rất nhiều các ứng dụng, trong khi đó các phòng thường xuyên cập nhật những thông báo như thông tin về ngày lương, ngày công của phòng nhân sự. Nếu đang tập trung làm một việc nào đó nhân viên rất ngại phải chuyển đổi sang ứng dụng khác.

Điều này dẫn đến tình trạng những thông báo cần được triển khai ngay lập tức lại không nhận được phản hồi. Như vậy không chỉ làm chậm trễ tiến độ công việc của một phòng ban mà còn ảnh hưởng đến những đơn vị liên quan khác.

- Mất thời gian xin xác nhận

Trước đây khi làm việc tại văn phòng, nhân viên có thể trực tiếp đến phòng hành chính để nhận các giấy tờ như đề xuất xin nghỉ, đề xuất làm thêm giờ. Nhưng khi làm việc tại nhà, nhân viên sau khi nhắn tin cho phòng hành chính nhân sự sẽ mất thêm thời gian chờ đợi phản hồi. Đôi khi quá nhiều tin nhắn gửi đến khiến đề xuất của bạn không được giải quyết kịp thời.

- Bị động trong công tác chấm công

Một vài doanh nghiệp chấm công tại nhà cho nhân viên không sử dụng các phần mềm mà thông qua tin nhắn. Nhiều nhân viên có thói quen chờ đến khi phòng hành chính gửi thông báo yêu cầu chấm công thì mới bắt đầu thực hiện. Như vậy mất thời gian cho cả người chấm công và người làm công tác hành chính.

Đôi khi sau chấm công nhân viên không nhận được thông báo chấm công hợp lệ ngay mà phải chờ đến cuối ngày. Một số công ty sẽ thông báo về số lần chấm công vào cuối tháng nên các anh/chị nhân viên sẽ phải chờ đợi mất một thời gian dài. Sau đó nếu chẳng may bảng tính công bị thiếu nhân viên lại tiếp tục phải giải quyết những rắc rối kèm theo.

2. Phần mềm nào hỗ trợ chấm công tại nhà

2.1. Giải pháp chấm công với HRM mobi

Được đánh giá là một trong những lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp khi làm việc tại nhà, HRM mobi mang đến những tính năng hoàn hảo trong việc chấm công. Hiệu suất công việc của từng cá nhân được đánh giá chính xác đã gia tăng niềm tin của nhân viên với chế độ lương thưởng hàng tháng của doanh nghiệp.

Tính năng đầu tiên có thể kể đến của HRM mobi là định vị GPS. Vị trí của nhân viên khi bắt đầu công việc và kết thúc ngày làm việc sẽ được kiểm tra chính xác. Như vậy nhà quản lý dù đang ngồi ở nhà cũng có thể định vị được nơi làm việc của nhân viên.

Các thao tác chấm công với HRM mobi được thực hiện rất nhanh gọn. Sau khi đăng nhập vào hệ thống, nhân viên sẽ thấy nút “check in”. Đây chính là nút để nhân viên bắt đầu chấm công. Ngay khi chấm công thành công hệ thống sẽ hiện ra thông báo. Vậy là nhân viên có thể chủ động nắm bắt tình hình chấm công của bản thân rồi. Phần mềm còn tích hợp hệ thống biểu đồ số lần chấm công. Nhân viên từ đây có được cái nhìn trực quan và dễ dàng kiểm tra số lượt chấm công của mình.

Các biểu mẫu xin nghỉ phép được tích hợp trong phần mềm, chỉ với một vài thao tác cơ bản, đơn xin nghỉ sẽ được báo cáo tới giám đốc và phòng hành chính nhân sự. Nhân viên sẽ không phải chờ đợi quá lâu để được xét duyệt.

Ngoài ra trên hệ thống còn có đơn xét duyệt làm bù giờ. Hệ thống máy chủ của công ty sẽ lưu trữ tất cả các files tài liệu này. Những đề xuất được xét duyệt nhanh làm hài lòng nhân viên và nhà quản lý vẫn có thể  kiểm soát chặt chẽ công việc.

2.2. App chấm công hiệu quả ACheckin

ACheckin cung cấp giải pháp chấm công tại nhà nhanh, đảm bảo chính xác. Dữ liệu thời gian thực được cập nhật mỗi ngày mỗi ngày. ACheckin chủ yếu chấm công thông quan mã QR.

Sau khi tải về phần mềm, người dùng sẽ được cấp Workspace và bắt đầu chấm công. Số ngày lao động, số ngày nghỉ đều được thể hiện rõ ràng trên các báo cáo của phần mềm. Nhờ đó cả nhân viên và ban quản lý đều kiểm soát được số ngày công một cách minh bạch.

Bài viết đã khái quát những lợi ích của chấm công online và một vài phần mềm chấm công khi làm việc tại nhà. Doanh nghiệp của bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm hợp lý để quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng mà vẫn đảm bảo quyền lợi của nhân viên. Mong rằng giải pháp chấm công mà bài viết đưa ra sẽ giúp doanh nghiệp của bạn quản lý nhân viên hiệu quả hơn.