Cần làm gì khi máy chấm công không tải được dữ liệu?

1. Xuất báo cáo chấm công nhưng không có thời gian ra - vào ca

- Tình huống: Đã thực hiện tải dữ liệu máy chấm công. Các nhân viên có dữ liệu ra vào ca nhưng cũng có các nhân viên khác lại không có dữ liệu này. 

- Nguyên nhân: Có thể các nhân viên chưa có dữ liệu ra vào ca chưa được cài đặt thời gian ca làm việc. 

- Giải pháp: Xem xét và cài đặt thời gian ca làm việc cho các nhân viên đang không có dữ liệu.Trong trường hợp các nhân viên đó đã được cài đặt thời gian ca làm việc nhưng lại không có dữ liệu chấm công thì các bạn cần kiểm tra trên máy chấm công xem nhân viên đó có chấm công không, kiểm tra trên máy ID của họ để xử lý. Nếu đã thao tác hết các bước trên mà không thể giải quyết được thì các bạn mới tiến hành kiểm tra đến phần mềm. 

Trong trường hợp các bạn xuất báo cáo cho phần mềm chấm công nhưng lại không hề thấy dữ liệu của bất kỳ nhân viên nào. Rất có thể lúc này bạn chưa tải dữ liệu chấm công xuống máy tính. Do đó, cách giải quyết là thao tác tại việc xuất báo cáo chấm công. 

2. Không có dữ liệu khi tải về máy chủ

2.1. Tình huống

Nhân viên đã được cài thời gian ca làm việc, dữ liệu chấm công đã được tải về máy chủ và máy chấm công có dữ liệu nhân viên đã chấm công. Nhưng khi xuất trên báo cáo vẫn không hề có dữ liệu của nhân viên đó. 

2.2. Nguyên nhân

Một số các phần mềm chấm công đi kèm theo máy chấm công hiện nay khi cài đặt dữ liệu nhân viên thường yêu cầu các bạn cập nhật lại trên phần mềm. Rất có thể trước đó các bạn chưa cập nhật phần mềm chấm công nên đã không tải được dữ liệu của các nhân viên đó. 

2.3. Cách khắc phục

Các bạn cần kiểm tra lại phần mềm và cập nhật lại danh sách nhân viên trong phần mềm để máy chấm công hoạt động lại bình thường. Nếu sau khi cập nhật danh sách mà các bạn vẫn không xuất được dữ liệu máy chấm công thì rất có thể phần mềm đang bị lỗi. 

Các bạn cần gỡ bỏ và cài đặt lại phần mềm chấm công trên máy tính. Đừng quên sao chép lại dữ liệu của phần mềm chấm công trước khi cài đặt lại phần mềm nhé. Sau khi tải lại, các bạn chỉ cần cập nhật lại dữ liệu cũ thì mọi thao tác sẽ trở lại bình thường. 

Có một trường hợp khác là các nhân viên chấm công đặt tay chưa đúng nên chưa nhận được vân tay. Người quản lý cần xem lại dữ liệu có trong máy chấm công xem đã có dữ liệu của nhân viên đó hay chưa. Nếu máy vẫn có dữ liệu thì cần kiểm tra lại xem dữ liệu đó có tải được về máy chủ không. Trong trường hợp không có trong máy chủ thì cần phải tiến hành tải lại. 

Sau khi tải lại mà các bạn vẫn không có dữ liệu thì cần khởi động lại máy chấm công. Trường hợp không được nữa, rất có thể phần mềm chấm công đang bị lỗi. Lúc này các bạn hãy cài lại phần mềm cho máy tính. 

3. Thời gian chấm công của nhân viên bị sai

- Tình huống: Sau khi kiểm tra được hết các vấn đề trên mà dữ liệu chấm công khi tải về bị lộn xộn, không đúng theo thứ tự hoặc không chính xác theo yêu cầu của người quản lý.

- Nguyên nhân: Các bạn cần xem lại vấn đề về cách cài ca làm việc của mình đã đúng hay chưa. Các nhân viên trong công ty đã được cài ca làm việc đồng bộ theo yêu cầu của công ty chưa. Hoặc cách cài đặt ca làm việc và trên máy tính đang lệch nhau nên mới gây ra tình trạng như vậy.

- Cách khắc phục: Kiểm tra cài ca làm việc trên cả máy tính và máy chấm công cho đồng bộ theo giờ, ngày, tháng, năm chính xác. 

4. Dữ liệu chấm công bằng 0 

- Tình huống: Người quản lý chấm công không xuất được dữ liệu máy chấm công.

- Nguyên nhân: Có thể do kết nối mạng, địa chỉ IP chưa được ổn định.

- Cách khắc phục: Trong trường hợp các bạn kết nối máy chấm công qua cổng mạng thì kiểu kết nối cần chọn là TCP/IP. Người quản lý chấm công cần kiểm tra lại IP của máy chấm công đã đúng hay chưa. Trong trường hợp máy chấm công đã được kết nối trực tiếp với máy tính thì người quản lý cần đổi IP của máy tính thành trạng thái tĩnh (IP tĩnh). 

Nếu máy chấm công được kết nối với máy chủ thông qua mạng LAN thì cần kiểm tra lại xem đường dây cắm mạng có ổn định hay không và cắm lại dây mạng. Đồng thời cần kiểm tra lại địa chỉ IP của máy chấm công xem có trùng với các mạng nào khác không. Vì ngay từ khi chúng ta cài đặt máy chấm công chúng ta đã phải thay đổi IP máy chấm công để nó không bị trùng với bất kỳ thiết bị mạng nào trong công ty. Lúc này, các bạn cần sửa lại IP cho máy chấm công mới có thể hoạt động bình thường được. 

5. Kết luận

Như vậy, khi máy chấm công không tải được dữ liệu thì các bạn có thể dựa theo các tình huống, các vấn đề của nó đang gặp phải để đưa ra những cách khắc phục phù hợp. Các cách để các bạn có thể sửa chữa bao gồm: cài đặt thời gian làm việc cả trên máy chấm công và phần mềm, cài đặt lại phần mềm, khởi động lại máy chấm công, kiểm tra kết nối mạng và IP máy chấm công. 

Nếu không thể sửa lỗi được thì các bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ ở địa chỉ mà các bạn đã mua máy chấm công để các nhân viên có thể hướng dẫn cho các bạn cách để thực hiện từng bước một. 

Ngoài việc chấm công trên máy chấm công, thì các bạn có thể sử dụng các phần mềm chấm công để áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Các phần mềm này sẽ chấm công trên điện thoại và máy tính thông qua nhận diện khuôn mặt và quét mã QR. Với các doanh nghiệp đông nhân viên, chấm công bằng điện thoại rất tiện lợi, nhân viên không phải chờ đợi lâu. 

Việc cập nhật thông tin nhân viên trên máy cũng rất dễ dàng. Khi chấm công thành công, dữ liệu sẽ tự động được cập nhật. Phần mềm có sẵn chức năng xuất công dưới dạng excel, các nhân viên quản lý sẽ rất dễ dàng lấy được dữ liệu này sau mỗi tháng. Các bạn có thể tham khảo thêm về các phần mềm này để việc quản lý nhân viên trở nên dễ dàng hơn.  

Trên đây là toàn bộ nội dung để hướng dẫn cách chỉnh sửa lỗi khi máy chấm công không tải được dữ liệu. Mong rằng sau bài viết này, các bạn có thể tự kiểm tra được lỗi của máy chấm công, đảm bảo hoạt động chấm công được diễn ra bình thường.