Giới thiệu các phương pháp và ứng dụng chấm công 4.0

1. Các phương pháp chấm công 4.0 nổi bật

1.1. Lợi ích khi chấm công bằng thiết bị hiện đại

Với sự hỗ trợ của các thiết bị công nghệ hiện đại, nhân viên hiện nay có thể chấm công tại bất kỳ thời điểm nào. Với công ty có nhiều chi nhánh, phần mềm chấm công hỗ trợ truyền các thông tin về tổng công ty để phòng nhân sự tính công.

Các ca làm của nhân viên nhờ có thiết bị chấm công 4.0 được sắp xếp và đăng ký ngay trên phần mềm. Nhân viên khi tăng ca hay làm các báo nghỉ phép không cần sử dụng đến giấy tờ mà có thể điền trực tiếp vào những mẫu có sẵn trên ứng dụng.

Với những người làm công tác quản lý nhân sự thì việc xuất các báo cáo hàng tháng đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Bộ phận nhân sự không cần lọc các dữ liệu của từng nhân viên mà sẽ có ngay những báo cáo tổng hợp trên phần mềm. Những số liệu về ngày công, thời gian tăng ca, số lần đi muộn của nhân viên đều có thể xuất ra file excel để thuận tiện cho công tác tính lương. Khi người dùng muốn xem lại lịch sử chấm công của mình sẽ tra cứu được ngay trên ứng dụng.

Thông qua kết nối với internet, các dữ liệu được quản lý tập trung. Như vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí quản lý nhân viên. Các thiết bị công nghệ chấm công hiện nay cũng đã hạn chế được tình trạng chấm công hộ của các nhân viên. 

1.2. Giải pháp chấm công phổ biến

1.2.1. Chấm công với thẻ từ

Thẻ từ là giải pháp chấm công mà mỗi nhân viên sẽ được cấp một chiếc thẻ riêng. Trên thẻ đó sẽ có các thông tin cụ thể của từng nhân viên và được quy định mã id riêng. Nhân viên khi đến làm việc sẽ sử dụng thẻ để quét trên máy đọc thẻ của công ty. Lúc này những thông tin của nhân viên sẽ được lưu trữ để chuyển đến bộ phận quản lý.

Những dòng máy chấm công bằng thẻ từ hiện nay đều được được thiết kế với kiểu dáng khá gọn nhẹ. Doanh nghiệp không cần lo lắng nhiều về không gian lắp đặt cũng như cách thức lắp đặt. Quá trình quẹt thẻ để chấm công của nhân viên với thẻ từ chỉ mất từ 2 đến 3 giây. So với việc chấm công bằng vân tay thì chấm công bằng thẻ từ không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như thời tiết, môi trường.

Tuy nhiên chấm công bằng thẻ từ lại đem đến rắc rối cho nhân viên khi quên thẻ hoặc làm mất thẻ. Khi đó nhân viên sẽ phải chờ để có thể được cấp lại thẻ. Việc sử dụng thẻ cùng dẫn đến tình trạng nhiều nhân viên chấm công hộ. Do vậy người quản lý cần hết sức lưu ý đến vấn đề này.

1.2.2. Phương pháp chấm công dùng vân tay

Người lao động sử dụng chính vân tay của mình để thực hiện việc chấm công với các thiết bị chấm công vân tay. Để có thể chấm công, trước hết nhân viên cần đăng ký dấu vân tay với người quản lý. Hệ thống sẽ lưu trữ dấu vân tay để đối chiếu với những lần chấm công sau của nhân viên.

Mỗi người có dấu vân tay khác nhau nên với máy chấm công bằng vân tay, tình trạng chấm công hộ hầu như không thể xảy ra. Những thông tin dữ liệu của từng nhân viên được lưu trữ và phân quyền rõ ràng nên không thể thay đổi được.

Điều này đảm bảo độ chính xác và tính khách quan của mỗi lần chấm công. Các thông tin sẽ được chuyển về hệ thống quản lý chung của doanh nghiệp. Thêm vào đó nhân viên không cần phải nhớ mang thẻ đi chấm công như phương pháp chấm công bằng thẻ từ.

Tuy nhiên máy chấm công vân tay mất thời gian so sánh hình ảnh vân tay vừa nhận được với vân tay được lưu trong hệ thống nên mất nhiều thời gian chấm công hơn. Ngoài ra, một số trường hợp khác là máy không xác nhận vân tay do những nhân viên có bàn tay bị ướt do mồ hôi hoặc đặt vị trí không chính xác so với khi thiết lập vân tay, điều này gây lãng phí thời gian cho nhân viên khác đang đợi phía sau.

1.2.3. Nhận diện khuôn mặt cho nhân viên chấm công

Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt sử dụng hình ảnh khuôn mặt của nhân viên để ghi nhận thời điểm chấm công. Nhân viên sẽ thực hiện cài đặt khuôn mặt trước vào hệ thống. Sau đó hình ảnh khuôn mặt này sẽ được đem ra đối chiếu để xác định thời gian bắt đầu và kết thúc công việc của nhân viên.

Những thông tin lưu trữ trong phần mềm được tập hợp và dùng làm cơ sở để tính mức lương cũng như mức thưởng, mức phạt cho người lao động. So với giải pháp chấm công bằng vân tay thì người lao động không cần lo lắng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố thời tiết. Tuy nhiên để có thể chấm công nhanh thì độ nhạy của camera là yếu tố mà người dùng cần lưu ý.

Xem thêm: Hướng dẫn cách thêm và cách xóa quyền quản lý trên máy chấm công

2. Những phần mềm chấm công được ưa chuộng

2.1. Ứng dụng chấm công tại viecday365.com

Là phần mềm chấm công sử dụng tính năng nhận diện khuôn mặt, ứng dụng chấm công của viecday365.com mang đến giải pháp chấm công chính xác cho người lao động. Nhân viên chỉ cần cập nhật khuôn mặt của mình trong lần đầu sử dụng, những lần chấm công tiếp theo ứng dụng sẽ tự động ghi nhận các điểm sinh trắc trên khuôn mặt để nhận dạng.

Tại một khoảng cách phù hợp với camera khuôn mặt của nhân viên sẽ được nhận dạng để chấm công nhanh chóng. Như vậy người lao động sẽ giảm thiểu được thời gian phải xếp hàng chờ đợi đến lượt chấm công. Ứng dụng còn hỗ trợ định vị địa điểm chấm công, nhờ đó nhà quản lý có thể giám sát được nhân viên của mình mà không cần đến tận văn phòng.

Những dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên đều được hệ thống lưu lại. Cả nhân viên và người quản lý đều có thể kiểm soát được tình hình ngày công, số lần đi muộn để tính lương vào cuối tháng cho nhân viên.

Những doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn đang sử dụng phần mềm này khá nhiều. Ứng dụng có thể tải về trên điện thoại của từng nhân viên nên dù nhân viên đang ở vị trí nào trong văn phòng cũng có thể chấm công mà không cần chờ đợi.

2.2. Sử dụng phần mềm Paradise HR

Một phần mềm được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay đó chính là phần mềm Paradise HR. Phần mềm tích hợp nhiều chức năng từ cơ bản đến nâng cao để phục vụ cho công tác chấm công của doanh nghiệp. Nhân viên muốn sử dụng phần mềm chỉ mất một khoảng thời gian rất ngắn để tải về.

Hệ thống được trang bị tính năng quét vân tay khá nhanh nên người lao động có thể quét vân tay nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Dữ liệu sẽ được hiển thị ngay lập tức khi nhân viên chấm công để biết lần chấm công đó đã thành công hay chưa.

Thêm vào đó người dùng có thể sử dụng phần mềm để sắp xếp các ca làm việc. Mỗi phòng sẽ có những mục riêng để ghi nhận ca làm việc của từng nhân viên. Khi nhân viên muốn xin nghỉ phép hay theo dõi ca làm thêm của mình có thể tìm đến các dữ liệu tổng hợp mà phần mềm cung cấp.

Khi nhân viên đăng nhập vào phần mềm lần đầu tiên, có thể bạn sẽ bất ngờ bởi phần mềm đã tự động kết nối với hệ thống kiểm soát của công ty. Đây chính là tính năng làm cho Paradise HR trở nên ưu việt.

Các máy chấm công nội bộ được kết nối bởi phần mềm sẽ tự động tìm kiếm máy chấm công nội bộ doanh nghiệp. Vậy là người dùng không cần mất công cài đặt các thao tác để kích hoạt phần mềm.

Mong muốn mang đến cho người dùng những giá trị thực sự, các phần mềm chấm công 4.0 vẫn luôn thay đổi không ngừng. Mỗi sự thay đổi đều hướng đến mục tiêu đáp ứng nhu cầu của người dùng. Hy vọng rằng doanh nghiệp của bạn cũng sẽ sớm lựa chọn được một phần mềm chấm công ưng ý.