Hướng dẫn một số cách tính tổng ngày công trong excel

1. Quy ước về vấn đề chấm công và cách tính tổng ngày công trong excel

1.1. Những quy ước về vấn đề chấm công

- Việc đánh dấu cho các ngày làm đủ 1 ngày công là 8 tiếng được ký hiệu là X.

- Việc đánh dấu cho các ngày làm 1 nửa ngày công gồm 4 tiếng được ký hiệu là N.

- Số giờ cho các ngày làm ít hơn 8 tiếng nhưng không phải 4 tiếng thì có thể ghi số giờ cụ thể.

Qua đó, về số giờ làm việc hay ngày làm việc có trong tháng là do bởi nhiều người dùng lao động chủ động tiến hành bằng bất cứ cách nào miễn sao đáp ứng đủ hai yêu cầu của pháp luật là báo trước và không quá theo thời gian quy định của chính phủ. Điều thứ hai về mặt thực tế thì ngày công chuẩn sẽ là số công để làm chuẩn để tính lương cho nhân viên, người lao động. Đồng nghĩa với việc nếu như nhân viên, người lao động đáp ứng đủ về số công chuẩn sẽ nhận được đầy đủ về mức lương đã thỏa thuận trước đó.

Do đó ta nhận thấy công chuẩn sẽ không có tính đồng nhất giữa các cơ quan, doanh nghiệp bởi doanh nghiệp sẽ chỉ để chế độ công là 22 ngày trừ đi 2 ngày cuối tuần là thứ bảy và chủ nhật. Hoặc cũng có thể là 26 ngày trừ đi mỗi chủ nhật thôi, dù cho để ở chế độ nào thì ngày công cũng sẽ được tính theo ngày công thực tế.

Để tính được tổng ngày công, trường hợp chỉ có số thôi thì mọi người có thể dùng công thức hàm SUM để tính được tổng nhiều ngày công. Tuy vậy, cách này chỉ có thể sử dụng được nếu những ngày công được chấm bằng số hay qua 1 loại ký hiệu duy nhất mà thôi. Các bạn nhận thấy rằng, trong bảng chấm công trên, việc chấm công được qua cả số và ký tự chữ cái, không chỉ có 1 số hay 1 ký tự duy nhất, thật phức tạp và khó hiểu đúng không? Vậy làm sao để người dùng có thể dễ dàng tính tổng số ngày công một cách đơn giản thông qua việc sử dụng một bảng chấm công kết hợp cả chữ số và ký tự như vậy, chúng ta sẽ thảo luận trong phần tiếp theo nhé. 

1.2. Hướng dẫn cách tính tổng ngày công trong excel

1.2.1. Cách tính tổng ngày công trong excel không tính thứ 7 và chủ nhật

Cách tính tổng ngày công mà không bao gồm thứ 7 và chủ nhật ta chỉ cần sử dụng công thứ mang tên Networkdays của excel thì bạn có thể tính được và cách sử dụng như nhau: Ta click chuột vào trong ô muốn hiển thị số ngày công, sau đó gõ công thức = Networkday và kích chọn ô ngày bắt đầu, tiếp đó là kích vào ô ngày kết thúc công việc, Ví dụ = Networkdays(H3;I3). Để xuất hiện hàm tính tổng ngày công cho những hàng còn lại bạn click chuột vào trong góc của ô vừa được tạo và kéo tới ô cuối cùng trong phần dữ liệu.

1.2.2. Cách tính tổng ngày công theo kiểu chấm công thường ngày

Với cách tính ngày công theo chấm công hàng ngày thì mình sẽ áp dụng công thức để có thể tổng hợp được số lượng ngày đi làm và số lượng ngày nghỉ.

Để tính được số ngày công mà mỗi nhân viên làm được chúng ta cần áp dụng công thức Countif khi đó ta có thể đếm được tổng ngày công mà từng nhân viên đã làm được. Bước đầu tiên bạn cần kích vào ô cần tính nó sẽ xuất hiện tổng số ngày công, sau đó gõ công thức =.Countif ( tiến hành bôi đen hết được vùng dữ liệu đếm ngày công; ký tự mà bạn đánh dấu trong các ô có ngày đi làm).

Ví dụ công thức = Countif(B2:B21; “X”) =)) “X” chính là ký tự mà ta sử dụng để đánh dấu ngày nhân viên đó có đi làm trong file làm việc. Bước tiếp theo mình cần để thiết lập công thức cho những ô còn lại bạn click chọn vào góc dưới bên phải của ô vừa tạo kéo dài đến hết vùng dữ liệu.

Xem thêm: App chấm công PC365 - App chấm công nhận diện khuôn mặt và theo dõi lộ trình

2. Tiền lương có căn cứ vào tổng số ngày công hay không?

Trong các tháng có 30 ngày thì số ngày công được xem như đủ trong tháng là 26 ngày công, còn các tháng có 31 ngày thì số ngày công đủ trong tháng là có 27 ngày công, tháng 28 ngày thì số ngày công đủ là 24 ngày công. Theo chúng tôi tìm hiểu thì khi ký kết hợp đồng lao động mà giao kết lương tháng, có nghĩa là khi mà người lao động làm đủ theo tổng số ngày công trong tháng đó sẽ được hưởng đủ lương tháng.

Lấy ví dụ để hiểu rõ hơn, Lương tháng một nhân viên là khoảng 10 triệu đồng thì tháng 2 có 24 công, tháng 6 có 26 công và tháng 7 lại có 27 công thì vẫn chỉ hưởng lương đúng 10 triệu đồng. Trường hợp người lao động nghỉ, tháng 7 chỉ làm được 26 công và nghỉ một ngày không lương, có nghĩa là đang thiếu đi một ngày công.

Ta sẽ tiến hành lấy lương tháng trừ đi lương của 1 ngày công mà người lao động đang thiếu đó: 10 triệu đồng - [(10 triệu đồng/26 công)x1]. Trường hợp người lao động chỉ làm khoảng 23 ngày công thì là thiếu đi 1 ngày công vẫn được tính công thức là  10 triệu đồng - [(10 triệu đồng/26 công)x1].

Nhiều nhân viên, người lao động khác thì có suy nghĩ rằng tính theo các ngày công thực tế mặc dù đã ký kết lương tháng. Ví dụ như tháng có 26 ngày công thì được hưởng đủ lương, tháng mà người lao động làm 27 công thì lại tính theo 10 triệu đồng/ 26 công và nhân cho 27 ngày. Còn đối với tháng mà nhân viên đó làm 24 công thì tính 10 triệu đồng/26 và nhân cho 24 ngày.

Có nghĩa là dù cho đi làm đủ công trong tháng nhưng có tháng thì người lao động, nhân viên sẽ được hưởng nhiều lương hơn và có tháng được hưởng ít lương hơn so với những tháng khác. Đây được coi là một trong các trường hợp có quy định ngày công chuẩn 26 ngày, còn nếu như không quy định công chuẩn thì lương tháng 2 sẽ được áp dụng công thức 10 triệu đồng/24 ngày công và nhân với số ngày công thực tế.

Số tiền lương mà một tháng trả cho nhân viên xác định dựa trên cơ sở hợp đồng lao động. Còn tiền lương ngày thì được trả cho một ngày làm việc bình thường theo tháng quy định của pháp luật mà cơ quan, doanh nghiệp chọn lựa, nhưng tối đa lại không quá 26 ngày.

Dựa vào quy định được nêu trên và đối chiếu qua nội dung đã nói thì nhiều cơ quan, doanh nghiệp đang áp dụng hình thức trả lương theo tháng cho nên tiền lương của nhân viên hay người lao động được trả 1 tháng làm việc xác định theo hợp đồng lao động. Không bị phụ thuộc vào các ngày làm việc bình thường trong tháng theo quy định của doanh nghiệp đó. Nếu như người lao động, nhân viên làm đủ thời gian trong tháng có theo thỏa thuận trong hợp đồng thì công ty, doanh nghiệp phải trả đủ tiền lương tháng ghi chép trong hợp đồng lao động đó.

Còn trường hợp mà trong tháng nhân viên, người lao động có được ngày nghỉ không hưởng lương thì công ty, doanh nghiệp lấy tiền lương tháng đó trừ đi các ngày không hưởng lương của nhân viên. Tiền lương mà 1 ngày nghỉ không hưởng lương đó cũng được xác định dựa trên tiền lương tháng chia đều cho số lượng ngày làm việc trong tháng theo khoản 1 được nêu trên.

Cách tính tổng ngày công trong excel, một công việc tưởng khó khăn mà hóa ra lại rất đơn giản phải không nào! Chỉ cần áp dụng công thức được nêu trên mà chúng ta có thể giải quyết xong được rồi đó. Hãy mở excel lên và thực hành cùng viecday365.com ngay thôi, bạn có thể đóng góp ý kiến bên dưới để hỗ trợ chúng tôi hoàn thiện và phát triển hơn nhé.