Tổng hợp những ưu nhược điểm của KPI trong doanh nghiệp hiện nay

1. KPI thường được áp dụng trong trường hợp nào?

Đầu tiên, trước khi đi tìm hiểu ưu điểm và nhược điểm của KPI, bạn cần biết được KPI được sử dụng trong các trường hợp nào.

1.1. Tính lương trực tiếp cho nhân viên theo KPI

Cách tính lương trực tiếp này thường chỉ áp dụng cho nhân viên không phải chính thức của công ty, doanh nghiệp. Do đó, người lao động sẽ được hưởng những phần thưởng tương xứng mà họ đã đem lại cho doanh nghiệp.

Phương pháp tính tiền lương trực tiếp cho nhân viên theo KPI sẽ chỉ được áp dụng cho những người có một nguồn thu nhập tại công ty. 

1.2. Sử dụng KPI để thưởng cho nhân viên hoàn thành công việc tốt

Những nhân viên trong công ty hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất hoặc vượt các chỉ tiêu mà công ty đặt ra, thì họ sẽ được thưởng thêm một khoản tiền cho KPI hoặc một giá trị vật chất nào đó.

Đồng thời, những nhân viên không hoàn thành KPI theo yêu cầu của công ty đề ra sẽ bị “phạt” theo quy định của công ty.

Xem thêm: Punclock365 - App chấm công bằng công nghệ mới nhất hiện nay

2. Những ưu nhược điểm của KPI trong doanh nghiệp là gì?

KPI được các công ty, doanh nghiệp đặt ra trong quá trình làm việc của nhân viên, giúp nhân viên nâng cao năng suất lao động làm việc, đồng thời cũng gây ra áp lực không hề nhỏ cho nhân viên. Bên cạnh đó thì doanh nghiệp sử dụng hệ thống KPI sẽ có một số lợi ích và hạn chế nhất định, cùng tìm hiểu xem những ưu điểm và nhược điểm của KPI là gì trong phần dưới đây nhé.

2.1. Những ưu điểm của hệ thống KPI

2.1.1. Đo được kết quả làm việc

Khi doanh nghiệp áp KPI cho nhân viên, KPI sẽ theo dõi được tiến trình và hiển thị kết quả làm việc của nhân viên chính xác dưới dạng số liệu, số hoặc thống kê. Các bộ phận, nhóm, phòng ban hoặc tổ chức trong doanh nghiệp dễ dàng đo lường hoặc theo dõi các tiến trình, mục tiêu làm việc của nhân viên, giúp nhân viên tập trung hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Bên cạnh đó, KPI có thể tính dựa theo các kết quả theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo quý, theo định kỳ hoặc đặt ra các mục tiêu giúp nhân viên hoàn thành nhanh chóng.

2.1.2. Sắp xếp công việc và giúp nhân viên có thêm động lực

Những doanh nghiệp, công ty lớn hay tập đoàn rất khó để theo dõi sát sao từng hoạt động, tiến độ làm việc của nhân viên. Lúc này, KPI đóng vai trò là “sợi dây liên kết” các mục tiêu của nhân viên với doanh nghiệp, giúp mọi người làm việc trong doanh nghiệp có thể tiếp cận được công việc và hoàn thành chúng nhanh nhất.

Đồng thời, điều này giúp toàn thể nhân viên có thêm động lực làm việc, vì không ai muốn bị nêu tên hoặc bị phạt vì không hoàn thiện KPI, đảm bảo được nhân viên trong doanh nghiệp có cùng chí hướng.

2.1.3. Hỗ trợ nhân viên hoàn thiện doanh số

Ví dụ như bạn đã trưởng nhóm, nhà lãnh đạo hay giám đốc, bạn muốn doanh số làm việc trong năm nay cao hơn so với năm ngoái. Khi đó bạn cần làm gì để đạt được điều này? Thời điểm này, KPI sẽ giúp bạn thúc đẩy nhân viên của bạn làm việc và bạn dễ dàng lãnh đạo họ trong suốt quá trình làm việc.

Nếu bạn là Giám đốc bán hàng, bạn có thể đưa ra các chỉ số KPI như tiếp cận được 10 khách hàng tiềm năng trong vòng 1 ngày hoặc theo dõi khách hàng hiện tại trong 1 giờ kể từ lần liên lạc đầu tiên,... Số lượng khách hàng tiềm năng hay theo dõi khách hàng hiện tại đều là những chỉ số mà bạn có thể đo lường và theo dõi.

Khi bạn nhận thấy các kết quả của mình đang hoàn thiện và ngày càng tốt lên, doanh số đã được nâng cao đồng nghĩa với việc bạn đã phát triển đúng hướng.

2.1.4. Đưa ra các chiến lược và mục tiêu trong tương lai

Theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên qua KPI giúp cho người quản lý, lãnh đạo dễ dàng chỉnh sửa hoặc thay đổi các kế hoạch của mình dựa theo mục tiêu mà họ đưa ra trước đó. KPI giúp cho doanh nghiệp hiểu được chỉ số hiệu suất, năng lực làm việc và năng suất của mỗi nhân viên, nó tạo ra những chiến lược cụ thể hoặc thiết lập những mục tiêu nhất định trong tương lai.

2.1.5. Nhân viên được nhận phần thưởng xứng đáng

Bất kể nhân viên nào cũng đều muốn mình hoàn thành công việc được giao tốt hơn và chăm chỉ làm việc hơn để có thể xem xét được tăng lương hoặc nhận phần thưởng xứng đáng với những tâm huyết mà mình bỏ ra. KPI giúp mỗi người đều có cơ hội được thể hiện năng lực của bản thân và các nhà quản lý sẽ thấy được sự thăng tiến và đưa ra phần thưởng tương xứng. Bên cạnh đó, người lao động cũng dễ dàng hơn trong việc theo dõi năng suất làm việc và rèn luyện bản thân.

Xem thêm: Máy chấm công cloud – Lợi thế vượt trội của thời đại công nghệ

2.2. Những nhược điểm của hệ thống KPI

Ngoài những ưu điểm kể trên, khi các doanh nghiệp sử dụng hệ thống KPI cũng có những nhược điểm nhất đinh.

2.2.1. Giảm chất lượng làm việc

Nếu người lao động tập trung quá nhiều các mục tiêu ngắn hạn và chỉ chăm chăm vào kết quả đạt được. Khi đó, người lao động sẽ mất tập trung vào chất lượng trong công việc. Do nhân viên thiết lập ra các mục tiêu tài chính, khiến xu hướng các chỉ số KPI tăng hơn khiến họ chậm trễ trong hoàn thành công việc chính.

2.2.2. Định hướng quá ngắn hạn

Tuy chỉ số KPI giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu ngắn hạn nhưng có thể gây bất lợi hoặc không phù hợp với mục tiêu dài hạn. Bên cạnh KPI thì doanh nghiệp còn có rất nhiều tiêu chuẩn hay công cụ khác để đo lường kết quả trong một lĩnh vực nào đó.

2.2.3. Không thúc đẩy sáng tạo và ảnh hưởng đến lòng trung thành

Hầu hết các mục tiêu của KPi đều thiên về kết quả, vì vậy có thể làm giảm khả năng sáng tạo của người lao động trong doanh nghiệp. Bởi vì phương pháp làm việc truyền thống giúp tiến độ làm việc của nhân viên nhanh chóng hơn thay vì sự sáng tạo. Do đó, KPI khiến người lao động không muốn hoặc không khuyến khích sáng tạo ra những ý tưởng mới.

Ngoài ra, KPI chỉ thể hiện mức độ tiến tới các mục tiêu, do đó khó có thể theo dõi được bản chất của công việc. Vì vậy, nhược điểm cuối cùng của KPI là có thể ảnh hưởng đến lòng trung thành của khách hàng và công ty, khiến công ty mất đi những khách hàng tiềm năng hoặc làm suy yếu mối quan hệ của công ty với khách hàng.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những ưu nhược điểm của KPI trong doanh nghiệp. KPI giúp các người lao động trở nên trực quan hơn và giúp nhân viên có mục tiêu chung để cùng nhau phấn đấu. Ngoài ra, KPI cũng khiến nhân viên mất định hướng, tạo ra tâm lý chán nản và không muốn sáng tạo những ý tưởng mới. Vì vậy, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để có thể sử dụng hệ thống KPI phù hợp.