Khám phá 4 chức năng của nhà quản trị - giúp doanh nghiệp thành công

1. Đặc điểm của một nhà quản trị

Nhà quản trị đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc xây dựng và duy trì sự thành công của một tổ chức. Trách nhiệm của họ không chỉ dừng lại ở việc lập kế hoạch, tổ chức, và điều hành mà còn bao gồm việc đảm bảo sự hiệu quả, sự phát triển liên tục, và định hướng đúng đắn cho mục tiêu của tổ chức.

Với sứ mệnh đa dạng, vị trí của nhà quản trị có thể là ở cấp cao như Tổng giám đốc, hoặc ở cấp tầm trung như Quản lý điều hành, Trưởng phòng, Tổ trưởng và Quản đốc, tùy thuộc vào phạm vi trách nhiệm cũng như khả năng lãnh đạo và quản lý của mỗi người.

Công việc của họ không chỉ đặt ở việc quản lý con người, tài chính và vật chất mà còn tập trung vào việc thu thập, kiểm tra và xử lý thông tin một cách hiệu quả. Họ phải đảm bảo rằng mọi quy trình hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ, đồng thời đưa ra các chiến lược phù hợp để đáp ứng nhanh chóng những biến đổi và định hình tương lai cho tổ chức.

Đồng thời, việc tối ưu hóa các nguồn lực, tăng cường hiệu suất là một trong những trọng tâm quan trọng. Bằng việc áp dụng những chiến lược phù hợp, nhà quản trị giúp tổ chức không chỉ duy trì vững chắc mà còn tiến xa hơn trong sự cạnh tranh và phát triển.

Với sự linh hoạt, kiến thức sâu rộng về nhiều lĩnh vực và khả năng phân tích đánh giá, nhà quản trị không chỉ đảm bảo sự liên tục mà còn là những bậc lãnh đạo đem đến sự đổi mới, sáng tạo và thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.

Xem thêm: Làm thế nào để tạo CV xin việc quản lý cửa hàng thuyết phục

2. Liệt kê 4 chức năng quan trọng của nhà quản trị

Chức năng quản trị, đó là bộ tứ hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm soát, đã từng được định nghĩa và thống nhất bởi các nhà nghiên cứu khoa học về quản trị vào đầu thế kỷ 20. Đây là bốn cột mốc quan trọng đánh dấu con đường của người quản trị trong việc thể hiện ảnh hưởng của họ đối với mọi khía cạnh quản lý trong doanh nghiệp.

2.1. Chức năng hoạch định của nhà quản trị

Hoạch định, là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình quản lý, đóng vai trò không thể phủ nhận. Nó không chỉ tạo ra một bản kế hoạch chi tiết mà còn là nền móng cho việc thực hiện hiệu quả của mọi hoạt động. Kết quả đầu ra của giai đoạn này không chỉ là một bản kế hoạch với các mục tiêu rõ ràng mà còn là cơ sở để xây dựng một lộ trình hành động cụ thể.

Để soạn thảo một kế hoạch hiệu quả, nhà quản lý cần xem xét mối quan hệ giữa mục tiêu cụ thể của kế hoạch và tầm nhìn toàn cầu của tổ chức. Đồng thời, cần thận trọng xem xét các yếu tố ảnh hưởng từ cả bên trong và bên ngoài đối với dự án. Việc thiết lập các mốc thời gian rõ ràng và cân nhắc nguồn lực cũng đóng vai trò không thể phủ nhận trong quá trình lập kế hoạch.

Trong quá trình hoạch định, có ba loại kế hoạch phổ biến:

• Kế hoạch Chiến lược: Đây là kế hoạch dài hạn được xây dựng bởi lãnh đạo cấp cao, tập trung vào sứ mệnh, tầm nhìn, và giá trị cốt lõi của tổ chức. Kế hoạch chiến lược đóng vai trò quan trọng để định hướng cho toàn bộ tổ chức và cung cấp căn cứ cho các cấp quản lý dưới để phát triển chiến thuật và kế hoạch cụ thể.

• Kế hoạch Chiến thuật: Đây là kế hoạch có thời hạn ngắn hơn, thường trong vòng một năm, và do quản lý cấp trung quản lý. Kế hoạch chiến thuật tập trung vào việc thực hiện mục tiêu và chiến lược mà tổ chức cấp trên đã đề ra.

• Kế hoạch Hoạt động: Kế hoạch hoạt động là những kế hoạch ngắn hạn được thực hiện bởi các quản lý cấp thấp. Chúng được thiết kế để hướng dẫn hoạt động hàng ngày của công ty, đảm bảo rằng công việc được thực hiện hiệu quả và theo kế hoạch chiến thuật.

Quá trình hoạch định đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng tổ chức có một hướng đi rõ ràng và có khả năng thích nghi với môi trường thay đổi. Việc thực hiện kế hoạch đòi hỏi sự phối hợp và quản lý tài nguyên một cách thông minh, và nó là bước quan trọng đối với sự phát triển bền vững của tổ chức.

2.2. Chức năng tổ chức của nhà quản trị

Chức năng quản lý tổ chức và phân bổ nguồn lực là một khía cạnh thiết yếu trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Điều này đặc biệt quan trọng bởi vì mọi doanh nghiệp đều đối diện với hạn chế về nguồn lực, và khả năng tổ chức và phân bổ chúng một cách hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm chi phí và đảm bảo hoàn thành kế hoạch và mục tiêu đề ra.

Chức năng tổ chức trong quản lý cần phải xác định rõ các hành động quan trọng. Đầu tiên, điều quan trọng là xác định rõ tất cả các bước cần thiết để thực hiện một kế hoạch cụ thể. Bằng cách làm điều này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào và tất cả mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của họ.

Ngoài ra, việc xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch cũng rất quan trọng. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng cần có đủ vật chất, con người và tài chính để hỗ trợ mục tiêu của doanh nghiệp. Quản lý thông minh sẽ biết cách tận dụng hiệu quả những nguồn lực này, tránh lãng phí và tối ưu hóa sự sử dụng chúng.

Cuối cùng, việc thiết lập cấp quyền và trách nhiệm cho mọi cá nhân và phòng ban liên quan là một phần quan trọng khác của chức năng tổ chức. Điều này giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng người trong tổ chức, đồng thời tạo ra sự rõ ràng và hiệu quả trong việc quản lý và đảm bảo rằng mọi người đóng góp đúng hướng và theo đúng mục tiêu.

2.3. Chức năng lãnh đạo của nhà quản trị

Để thực hiện chức năng lãnh đạo một cách hiệu quả, người quản lý cần sử dụng nhiều yếu tố quan trọng. Trong đó, tạo động lực cho đội ngũ là một điểm then chốt. Không chỉ dừng lại ở việc giao việc và trông chờ kết quả, người quản lý cần phải tạo sự cam kết bằng cách giúp nhân viên thấu hiểu rõ mục tiêu và tầm quan trọng của công việc mình đang thực hiện. Họ cần truyền đạt rõ ràng và cụ thể về mục tiêu, định hướng cho công việc, và thường xuyên tương tác để đảm bảo mọi người đều trên cùng một trang về mục tiêu và chiến lược tổ chức.

Hơn nữa, lãnh đạo không nên đứng ở xa và chỉ đưa ra hướng dẫn mơ hồ. Thay vào đó, họ cần tham gia một cách chặt chẽ vào quá trình làm việc, hỗ trợ, và chỉ dẫn trực tiếp. Điều này giúp xây dựng một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người cảm thấy có sự hỗ trợ và hướng dẫn từ người quản lý.

Bên cạnh tạo động lực và hướng dẫn, người quản lý cũng cần phát triển nhiều kỹ năng khác. Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc mở cửa, tạo sự tin tưởng và hiểu biết trong đội ngũ. Đồng cảm và lắng nghe tích cực giúp xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên, đồng thời tạo sự thấu hiểu về nhu cầu và lo lắng của họ. Minh bạch và trao quyền là cách để tạo sự tin tưởng và động viên sự sáng tạo trong tổ chức.

Tất cả những kỹ năng này cần được kết hợp một cách linh hoạt. Mỗi tình huống và nhóm nhân viên có thể đòi hỏi một phong cách lãnh đạo khác nhau. Từ việc hướng dẫn cụ thể đến việc cung cấp không gian tự do cho sáng tạo, người quản lý cần phải đảm bảo họ có đủ linh hoạt để tận dụng tối đa khả năng và tiềm năng của nhân viên. Chỉ thông qua sự kết hợp khéo léo của những yếu tố này, một người lãnh đạo có thể thúc đẩy sự phát triển và thành công của tổ chức mình một cách hiệu quả.

Xem thêm: Country manager là gì? Con đường tiến thân mới của nhà lãnh đạo

2.4. Chức năng kiểm soát của nhà quản trị

Chức năng kiểm soát của nhà quản trị là một phần quan trọng để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc liên tục giám sát hiệu suất và tiến độ thực hiện công việc, đồng thời thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án diễn ra một cách suôn sẻ.

Một khía cạnh quan trọng của chức năng kiểm soát là quản lý nhân sự. Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải đảm bảo rằng nhóm làm việc đang đáp ứng đúng các tiến độ công việc và nhiệm vụ được giao. Điều này bao gồm cân nhắc cẩn thận về cách phân chia nguồn lực, đảm bảo rằng mọi người đang làm việc hiệu quả và hiệu suất của nhóm được duy trì ở mức cao. Nếu có nhân sự nghỉ việc hoặc cần thay thế, nhà quản lý phải có một kế hoạch sẵn sàng để tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới một cách nhanh chóng, để đảm bảo rằng tiến độ công việc không bị ảnh hưởng.

Về mặt ngân sách, quản lý cần thực hiện việc giám sát và quản lý chi tiêu một cách nghiêm ngặt. Điều này bao gồm theo dõi mọi khoản chi tiêu, đảm bảo rằng dự án không vượt quá ngân sách đã đề ra. Nếu có bất thường về ngân sách, như sự tăng chi tiêu không mong muốn, quản lý cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và tìm ra giải pháp để giữ cho ngân sách dự án ổn định và không gây ảnh hưởng đến tiến trình công việc.

Trong cả hai khía cạnh này, chức năng kiểm soát đòi hỏi sự tỉ mỉ, sự theo dõi đều đặn và khả năng thích nghi nhanh chóng để đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách thành công và hiệu quả. Điều này đặt ra một yêu cầu cao đối với nhà quản trị doanh nghiệp, nhưng nó cũng là một phần quan trọng để đảm bảo rằng mục tiêu công việc đạt được đúng hẹn và trong ngân sách.

3. Cách thực hiện từng chức năng của nhà quản trị

Dưới đây là cách để nhà quản trị thiết lập và từng bước thực hiện các chức năng của mình:

3.1. Cách thực hiện chức năng hoạch định của nhà quản trị

Chức năng hoạch định đóng một vai trò quan trọng trong quá trình xác định và định hình hướng đi của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Với chuỗi các bước cụ thể, nó giúp tạo ra một kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Đầu tiên, việc xác định mục tiêu là nền tảng quan trọng. Mục tiêu rõ ràng sẽ là tấm gương hướng dẫn cho toàn bộ quá trình hoạch định. Sau đó, thu thập thông tin là bước không thể thiếu để hiểu rõ tình hình hiện tại, các cơ hội và thách thức.

Phân tích hiện trạng là giai đoạn để đánh giá những yếu điểm và điểm mạnh, giúp định rõ chiến lược sẽ đảm bảo sự thành công. Cụ thể hóa chiến lược là việc biến ý tưởng trở thành các hành động cụ thể, và sau đó, phải xác định tài nguyên cần thiết để thực hiện chiến lược đó.

Lập lịch trình là việc đặt ra các khung thời gian cho từng giai đoạn của kế hoạch, giúp đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ. Phối hợp và giao tiếp là chìa khóa để đảm bảo mọi người trong tổ chức cùng hướng về cùng mục tiêu.

Việc điều chỉnh linh hoạt và theo dõi kết quả giúp đảm bảo rằng kế hoạch không chỉ là một tài liệu tĩnh mà còn có khả năng thích nghi với thay đổi. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh không ngừng biến đổi.

Cuối cùng, việc học hỏi và cải tiến liên tục là quá trình đánh giá và điều chỉnh kế hoạch dựa trên kinh nghiệm và thông tin mới. Chức năng hoạch định không chỉ định hình tương lai mà còn đảm bảo rằng tổ chức luôn sẵn sàng để đối mặt với thách thức và tận dụng cơ hội.

3.2. Cách thực hiện chức năng tổ chức của nhà quản trị

Tổ chức hiệu quả đòi hỏi một sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quá trình điều hành tỉ mỉ. Để đảm bảo mục tiêu và chiến lược được thực hiện một cách suôn sẻ, điểm khởi đầu quan trọng là xác định rõ mục tiêu và chiến lược cụ thể. Sau đó, việc xây dựng cơ cấu tổ chức sẽ tạo nền tảng cho sự phân công nhiệm vụ và trách nhiệm, một bước không thể thiếu trong quá trình này.

Ngoài việc xác định cơ cấu tổ chức, việc thiết lập nội quy và quy tắc cũng đóng vai trò quan trọng để duy trì tính tổ chức và hiệu suất. Điều này đảm bảo rằng mọi thành viên trong tổ chức hoạt động theo cùng một phương hướng và tuân theo những nguyên tắc chung.

Để tối ưu hóa hiệu suất tổ chức, sự đoàn kết và hợp tác giữa các thành viên là yếu tố không thể bỏ qua. Khuyến khích môi trường làm việc tích cực, sáng tạo và sự gắn kết sẽ giúp nâng cao hiệu suất tổ chức một cách đáng kể.

Việc đánh giá và điều chỉnh tổ chức là quá trình liên tục. Từ quy luật Pareto, chúng ta hiểu rằng chỉ một phần nhỏ nhân sự và công việc tạo ra đa số kết quả. Do đó, việc xác định và tập trung vào các yếu tố quan trọng nhất là cách để đảm bảo hiệu suất tối ưu.

Công nghệ cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình này. Áp dụng công nghệ hiện đại giúp tổ chức nâng cao sự hiệu quả, quản lý thông tin và tương tác một cách thông minh.

Cuối cùng, phát triển nguồn nhân lực là chìa khóa để đảm bảo rằng tổ chức có sự phát triển bền vững và luôn sẵn sàng đối mặt với thách thức trong tương lai. Đầu tư vào sự phát triển và đào tạo nhân sự giúp nâng cao năng lực và khả năng thích nghi của tổ chức.

Tóm lại, tổ chức hiệu quả đòi hỏi một quá trình toàn diện và liên tục, kết hợp giữa mục tiêu, cơ cấu tổ chức, quản lý nguồn nhân lực, công nghệ, và khuyến khích tinh thần đoàn kết. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng tổ chức hoạt động một cách hiệu quả và đạt được kết quả tối ưu.

3.3. Cách thực hiện chức năng lãnh đạo của nhà quản trị

Lãnh đạo trong môi trường công việc là một quá trình phức tạp và đa chiều, yêu cầu sự phối hợp của nhiều yếu tố khác nhau. Để thực hiện chức năng lãnh đạo một cách hiệu quả, người lãnh đạo cần phải kết hợp nhiều yếu tố quan trọng để tạo nên một môi trường làm việc tích cực và phát triển.

Giao tiếp hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng sự hiểu biết và đồng cảm giữa người lãnh đạo và nhân viên. Khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và tương tác mở cửa có thể thúc đẩy sự hiểu biết và sự đồng thuận trong nhóm làm việc.

Truyền cảm hứng và thúc đẩy là khía cạnh quan trọng khác của lãnh đạo. Người lãnh đạo nên thể hiện sự đam mê và tận tâm đối với công việc, từ đó thúc đẩy động lực và cam kết từ nhân viên. Điều này có thể tạo ra một tinh thần làm việc tích cực và tạo động lực để đạt được mục tiêu.

Lãnh đạo bằng việc làm gương đòi hỏi người lãnh đạo phải thể hiện các giá trị và hành động mà họ muốn thấy ở nhân viên. Bằng cách làm mẫu, họ có thể truyền cảm hứng và tạo ra một ví dụ mạnh mẽ cho đội nhóm.

Xây dựng sự tin tưởng và mối quan hệ là một phần quan trọng của lãnh đạo hiệu quả. Người lãnh đạo cần phải xây dựng một môi trường tin cậy và an toàn, nơi mọi người có thể chia sẻ ý kiến và góp ý mà không sợ bị trừng phạt hoặc đánh giá.

Tạo điều kiện để nhân viên tự quản lý và tự quyết định đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo trong quá trình làm việc. Người lãnh đạo cần phải tạo ra môi trường cho sự độc lập và trách nhiệm của nhân viên, giúp họ phát triển khả năng quản lý và ra quyết định.

Sự hỗ trợ và giúp đỡ là một phần quan trọng của vai trò lãnh đạo. Người lãnh đạo cần phải sẵn sàng hỗ trợ nhân viên trong việc phát triển kỹ năng và giải quyết khó khăn.

Ghi nhận và trao thưởng có thể thúc đẩy động lực và cam kết của nhân viên. Người lãnh đạo nên biết nhận biết và khen ngợi thành tích của nhân viên, từ đó tạo động lực để họ tiếp tục đóng góp.

Giải quyết mâu thuẫn là một phần không thể thiếu của quá trình lãnh đạo. Người lãnh đạo cần phải có khả năng giải quyết xung đột và đảm bảo môi trường làm việc hòa thuận.

Sự thích nghi và cái tiến liên tục là quá trình không ngừng trong lãnh đạo. Người lãnh đạo cần phải thích nghi với biến đổi và luôn tìm cách để cải thiện.

Xây dựng đội nhóm là một khía cạnh quan trọng khác của lãnh đạo. Người lãnh đạo cần phải biết làm việc với đội nhóm để đảm bảo hiệu suất và đạt được mục tiêu.

Tầm nhìn lãnh đạo là khả năng định hướng và tạo động lực cho đội nhóm. Người lãnh đạo cần phải có tầm nhìn rõ ràng và khả năng thúc đẩy mọi người hướng đến mục tiêu chung.

3.4. Cách thực hiện chức năng kiểm soát của nhà quản trị

Thiết lập chức năng Kiểm soát là một quy trình quan trọng để đảm bảo hiệu suất và chất lượng của hoạt động. Quá trình này bao gồm một loạt các bước kỹ thuật, từ đặt ra tiêu chuẩn và hiệu suất đến việc phát hiện và giải quyết sự chênh lệch.

Đầu tiên, việc đặt ra tiêu chuẩn và hiệu suất là bước quan trọng nhất. Đây là nơi mà các mục tiêu và kỳ vọng về chất lượng, thời gian và chi phí được xác định. Tiêu chuẩn này phải được đảm bảo phù hợp với mục tiêu tổng thể của tổ chức.

Sau đó, việc đo lường và theo dõi hiệu suất là không thể thiếu để đảm bảo rằng tiêu chuẩn được tuân thủ và đạt được. Dữ liệu và thông tin phải được thu thập và phân tích một cách kỹ lưỡng để đảm bảo sự rõ ràng và đáng tin cậy.

Khi đã có dữ liệu hiệu suất, việc so sánh hiệu suất thực tế với tiêu chuẩn trở nên cần thiết. Bước này giúp xác định khoảng trống giữa mục tiêu và thực tế, và từ đó, chúng ta có thể đi đến việc phát hiện sự chênh lệch.

Phát hiện sự chênh lệch là quá trình xác định bất kỳ sai sót hoặc sai lầm nào trong quá trình hoạt động. Sau khi chênh lệch được xác định, ta tiến hành phân tích để tìm ra nguyên nhân và các yếu tố ảnh hưởng.

Dựa trên phân tích độ chênh lệch, các biện pháp điều chỉnh được đưa ra để cải thiện hiệu suất và đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn. Sau đó, quá trình tiếp tục với việc phản hồi và giao tiếp, nơi thông tin về việc điều chỉnh được truyền đạt cho tất cả các bên liên quan.

Theo dõi liên tục và điều chỉnh là một phần quan trọng trong quá trình này. Điều này đảm bảo rằng hiệu suất được duy trì và cải thiện theo thời gian.

Cuối cùng, ghi chép và báo cáo được thực hiện để theo dõi quá trình kiểm soát và cung cấp thông tin cho quản lý và các bên liên quan. Việc xem xét và cải thiện được thực hiện định kỳ để đảm bảo quá trình kiểm soát được tối ưu hóa và đáp ứng nhu cầu của tổ chức.

Nhìn chung, nhà quản trị đóng vai trò trọng yếu trong mọi tổ chức, giúp định hình và đảm bảo sự thành công. Bài viết trên của viecday365 đã giúp bạn khám phá chi tiết 4 chức năng của nhà quản trị, đó chính là hạt giống thành công của tổ chức, giúp bạn hiểu rõ hơn vai trò chiến lược của nhà quản trị và cách họ đóng góp cho sự phát triển bền vững.