Tiếp tân là gì? Bí quyết chinh phục việc làm tiếp tân hiệu quả nhất!

1. Bạn đã hiểu tiếp tân là gì?

Nếu đã có nhiều cơ hội đến những văn phòng lớn hay những khách sạn sang trọng, hẳn bạn sẽ là người rõ hơn ai hết tiếp tân là gì. Nếu vừa đặt chân đến đó  bạn được đón tiếp nồng hậu bởi một bộ phận tại tiền sảnh, họ hướng dẫn bạn hoàn thiện một số thủ tục cần thiết, giải đáp những thắc mắc, sau đó chỉ hướng phòng hay người cần gặp trong doanh nghiệp, khách sạn theo yêu cầu và kế hoạch. Họ chính là những tiếp tân chuyên nghiệp. Tiếp tân là thành tố quan trọng không khối văn phòng, cùng là bộ mặt của doanh nghiệp với vai trò là người tiếp thị văn hóa, tạo nên ấn tượng tốt cho khách hàng về doanh nghiệp. Ở những nước phương Tây, người ta gọi tiếp tân với tên gọi khác “ Guets service agent” được hiểu là nhân viên quan hệ khách hàng. 

Tiếp tân được xem là trung tâm đầu não, nơi tiếp nhận toàn bộ những vấn đề từ khách hàng, sau đó phổ biến đến những bộ phận liên quan để đảm bảo rằng, khách hàng tại những bộ phận cụ thể đó được chăm sóc đúng đắn nhất và kịp thời nhất. Mang tên là bộ phận quan hệ khách hàng, tiếp tân không chỉ thiết lập những mối quan hệ với khách hàng một cách thân thiết trong quá trình đón tiếp dưới tiền sảnh mà còn là người âm thầm giải quyết thắc mắc, bất cập trong quá trình thuê phòng tại khách sạn hay gặp gỡ thành viên trong doanh nghiệp theo lịch hẹn. 

Trong những bộ phim, khi người thuê phòng gặp vấn đề gì với các thiết bị, có một điện thoại bên cạnh sẽ hỗ trợ trực tiếp. Khi nhấc máy lên trò chuyện để chờ người giải quyết, nghĩa là họ đang trực tiếp trao đổi với bộ phận tiếp tân trong khách sạn. Một doanh nghiệp hay khách sạn lớn khó lòng để quản lý hay sâu sát mọi vấn đề liên quan đến khách hàng. Tiếp tân là bộ phận giúp họ giải quyết được vấn đề đó. Vậy cụ thể, một tiếp tân làm những công việc gì?

2. Tiếp tân làm công việc gì?

Trong tuyến văn phòng hay khách sạn thì tiếp tân đều là bộ phận gặp gỡ thường xuyên và chịu trách nhiệm nhất cho mọi công tác khách hàng. Chắc bạn đang liên tưởng đến hình ảnh những nhân viên lễ tân ăn mặc đẹp và đứng trước tiền sảnh và đảm nhiệm riêng khâu đón tiếp khách hay chỉ hướng dẫn khách đến phòng trong khách sạn hay công ty của bạn. Thực chất công việc của một nhân viên tiếp tân phải “đa zi năng” hơn nhiều. 

2.1. Trực quầy tiếp tân và đón tiếp khách hàng

Là bộ mặt của doanh nghiệp, bộ phận đầu tiên gặp gỡ khách hàng chính là tiếp tân. Họ là những người đón tiếp khách hàng trực tiếp, đồng thời hỏi thăm, xác nhận thông tin từ phía khách hàng như họ đi cùng với ai, đến gặp ai, có kế hoạch trước hay không. Đối với môi trường doanh nghiệp, cách vị khách muốn đến gặp thường được đặt theo kế hoạch. Nhân viên tiếp tân sẽ hỗ trợ khách hàng check- in thông tin và gọi điện báo trực tiếp đến nhân sự của phòng cần gặp. Trong quá trình chờ phản hồi của bộ phận khác, khách hàng có thể hỏi những câu hỏi liên quan đến dịch vụ của khách sạn, doanh nghiệp...và nhiệm vụ của lễ tân phải giải đáp đòng thời những thắc mắc đó để đảm bảo rằng khách hàng được phục vụ một cách tốt nhất. Sau khi tiếp nhận được thông tin từ bộ phận mà khách hàng cần gặp. Tiếp tân sẽ dẫn họ đến phòng chờ của doanh nghiệp hay khách sạn mời nước và trò chuyên với khách hàng. Những chưa dừng lại ở đó. 

Tìm việc làm khách sạn tại Hà Nội

2.2. Tiếp tân phải trực điện thoại khi khách hàng gọi đến

Công việc chính là quan hệ khách hàng, bên cạnh việc đón tiếp khách, tiếp tân là bộ phận tiếp nhận và xử lý hầu hết các cuộc gọi đi và đến. Họ sẽ ghi chép lại những thông tin của khách hàng và chuyển đến những bộ phận liên quan xuất hiện trong đề xuất của khách hàng. Tuy nhiên, trước đó, tiếp tân thường phải xác nhận kỹ về thông tin và yêu cầu của khách hàng một lần nữa tại bộ phận mà khách hàng yêu cầu trước đó rồi để tránh trường hợp bị nhầm. Bên cạnh đó, tiếp cần phải đảm bảo được tiếp nhận cuộc gọi từ phía khách hàng nhanh chóng,  đảo bảm ghi chép đúng thông tin của khách hàng. 

2.3. Tiếp nhận xử lý công văn, văn bản, giấy tờ

Có lẽ, bạn đã nghe công việc này thuộc chuyên môn của bộ phận nhân sự hay hành chính văn phòng? Thật vậy, thế nhưng, đối với vị trí tiếp tân, trong nhiều trường hợp vẫn phải xử lý khâu này đối với những giấy tờ liên quan đến khách hàng. Cụ thể, họ sẽ  phụ trách soạn thảo và chuẩn bị giấy tờ sẵn cho khách hàng, đồng thời cũng tiếp nhận bưu phẩm, giấy tờ từ khách hàng, kiểm duyệt thông tin và gửi cho từng bộ phận. Thêm vào đó, họ cũng có thể tiếp nhận giấy tờ từng phòng ban và liên hệ trực tiếp với bộ phận chuyển phát và bàn giao đến các đơn vị chịu trách nhiệm liên quan. 

Bên cạnh đó những doanh nghiệp nhỏ, phân chia chuyên môn chưa sâu sắc giữa bộ phận hành chính văn phòng và tiếp tân, thì tiếp tân có thể đảm nhiệm những công việc liên quan đến hậu cần như chuẩn bị chu đáo trang thiết bị trước thềm khách đến hay những sự kiện công ty diễn ra từ công tác vệ sinh đến văn bản, tài liệu.

3. Cơ hội việc làm của vị trí tiếp tân hiện nay như thế nào?

Cùng với sự bành trướng mạnh mẽ của các loại hình kinh tế, sự ra đời của các doanh nghiệp lớn nhỏ đến mô hình nhà hàng khách sạn quy mô đa dạng...tiếp tân là bộ phận không phải quá “khát” nhân lực khi đặt trong mối so sánh với kỹ thuật, công nghệ,  song bắt buộc phải có mặt trong hầu hết các doanh nghiệp. 

Với sứ mệnh là tiếp thị văn hóa doanh nghiệp, tiếp tân là cây cầu nối các bộ phận phòng ban với khách hàng, giúp khách hiểu rõ hơn về dịch vụ của doanh nghiệp. Đây cũng là bộ phận tác động trực tiếp đến hiệu quả bán hàng, kinh doanh, nên nhu cẩu tuyển dụng hiện tại khá lớn trên thị trường. Hơn nữa, với đặc thù là một nghề văn phòng, tính ổn định cao, không phải cạnh tranh quá nhiều như vị trí kinh doanh hay tính tư duy cao như bộ phận kỹ thuật, công nghệ. Tiếp tân được lựa chọn bởi nhiều người mong muốn tìm kiếm được công việc ổn định. 

Theo Glassdoor, mức lương thời điểm hiện tại trung bình khoảng 24.000.000 USD tại Mỹ. ở Việt Nam, mức lương cho tiếp tận rơi vào khoảng 6- 10 triệu đồng ở cấp bậc nhân viên. Đây cũng là ngành nghề làm bàn đạp cho cơ hội thăng tiến mới như trương bộ phận tiếp tân khách sạn hay quản trị văn phòng.  Đây chính là cơ hội tốt cho những ai là tín đồ của vị trí này có thể bung tỏa tài năng và tự kiếm cho mình được một công việc yêu thích. 

Việc làm khách sạn tại Hồ Chí Minh

4. Những yếu tố làm nên một tiếp tân chuyên nghiệp?

4.1. Trang phục phù hợp

Không phải lại là ngẫu nhiên mà hầu hết các doanh nghiệp lớn, các khách sạn sang trọng đều chọn cho mình những bộ đồng phục nhã nhặn, lịch thiệp và thuận lợi với đặc thù của từng công việc.  Đặc biệt, với tiếp tân, trang phục lịch sự chính là yếu tố đi đầu để đánh giá bạn, công ty của bạn có thực sự chuyên nghiệp hay không. Một lần nữa, tiếp tân chính chính là “gương mặt thương hiệu” của doanh nghiệp, nên mọi thứ về trang phục phải chỉn chu để ghi điểm với khách hàng tốt nhất. Trong trường hợp, doanh nghiệp, công ty không thống nhất đồng phục thì việc lựa chọn trang phục của bạn đi làm mỗi ngày cực kỳ quan trọng. Gọn gàng, nghiêm túc, chỉnh tề là tiêu chí mà hầu hết tiếp tân trong doanh nghiệp hướng đến.

4.2. Nhanh nhẹn, nhiệt tình

Ở một nhân viên tiếp tân sẽ không yêu cầu ở bạn về khả năng thuyết phục hay giao tiếp như nhân viên kinh doanh thế nhưng nhân tố nhanh nhẹn, nhiệt tỉnh là chỉ đứng sau tầm quan trọng của trang phục lịch thiệp. Là công việc “đa zi năng”, vừa phải đón tiếp, hướng dẫn khách hàng check- in, check-out, vừa phải trực điện thoại từ phòng ban hay khách hàng gọi đến, vừa phải nhiệm khâu giấy tờ đến một số công tác hậu cần, nên tính nhanh nhẹn để có thể hoàn thành mọi việc tốt phải kết hợp với sự nhiệt tính, đặc biệt trong công tác hướng dẫn khách hàng như chỉ rõ vị trí phòng ban, ghi chính xác những thông tin ra văn bản một cách chi tiết.

4.3. Kỹ năng cười

Dĩ nhiên rồi, không khách hàng nào muốn trở lại doanh nghiệp hay khách sạn dù dịch vụ có tốt bao nhiêu nhưng tiếp tân luôn luôn cau có, khó gần. Luôn giữ nụ cười trên môi khi có khách hàng ghé thăm không chỉ giúp bạn kéo gần khoảng cách và trao đổi về công việc dễ dàng hơn mà còn tạo được ấn tượng sâu sắc cho những lần tiếp theo. Cách bạn cười thân thiện, hướng dẫn nhiệt tình...thực chất, bạn đang mang văn hóa doanh nghiệp lan tỏa rồi đấy.

Việc làm hành chính văn phòng

Hi vọng những thông tin trên đây đi trả lời cho câu hỏi tiếp tân là gì, cơ hội của ngành tiếp tân như thế nào hiện này sẽ hữu ích với bạn trong quá trình tìm kiếm một công việc yêu thích. Đừng quên truy cập viecday365.com thường xuyên để thu về nhiều tin tức về việc làm tiếp tân mới nhất với mức lương và nhiều cơ hội đãi ngộ tốt nhé. Thân ái!