Facilities là gì? Tìm hiểu chung về Facilities management

1. Facilities là gì?

Facilities là gì? Đây là một từ tiếng Anh dịch sang tiếng Việt có nghĩa là cơ sở. Tuy nhiên người ta lại biết đến nó nhiều hơn trong cụm từ Facilities management. Nó là sự phối hợp của nơi làm việc thể chất với con người và công việc của một tổ chức. Đó là sự tích hợp của quản trị kinh doanh, kiến ​​trúc và khoa học hành vi và kỹ thuật. Trong các điều khoản cơ bản nhất, Facilities management bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc duy trì hoạt động phức tạp. Các cơ sở bao gồm cửa hàng tạp hóa, cửa hàng tự động, khu liên hợp thể thao, nhà tù, tòa nhà văn phòng, bệnh viện, khách sạn, cơ sở bán lẻ và tất cả các tổ chức chính phủ hoặc doanh thu khác.

Các trách nhiệm liên quan đến Facilities management thường bao gồm một loạt các dịch vụ chức năng và hỗ trợ, bao gồm các dịch vụ bảo vệ; Bảo vệ; quản lý tài sản hoặc tòa nhà; Dịch vụ kỹ thuật; quy hoạch không gian và kế toán; dịch vụ thư tín và tin nhắn; quản lý hồ sơ; hệ thống máy tính, viễn thông và thông tin; sự an toàn; và các nhiệm vụ hỗ trợ khác. Công việc của người Facilities management là tạo ra một môi trường khuyến khích năng suất, an toàn, làm hài lòng khách hàng và khách hàng, đáp ứng các yêu cầu của chính phủ và hiệu quả.

2. Các đặc điểm của Facilities management

Từ giữa thế kỷ XX, Facilities management đã phát triển thành một ngành học đòi hỏi khắt khe. Các yếu tố thúc đẩy sự phức tạp trong công việc của người Facilities management là rất nhiều. Ví dụ, các cơ sở đã trở nên lớn hơn và phức tạp hơn, thường dựa vào các hệ thống hỗ trợ máy tính và điện tử đòi hỏi chuyên môn để vận hành và sửa chữa. Mạng máy tính cá nhân, hệ thống viễn thông tinh vi và các công cụ công nghệ khác đã làm tăng đáng kể các yêu cầu của Facilities management trong 20 năm qua.

Tất nhiên, nhiều yếu tố khác đã tác động đến những thách thức của Facilities management trong những năm gần đây. Ví dụ, ý thức chi phí doanh nghiệp mới phát hiện trong những năm 1980 đã tạo ra sự nhấn mạnh vào hiệu quả hoạt động. Viết trong Giải pháp IIE, Steven M. Price đã tóm tắt tình hình của người Facilities management: "Các chuyên gia cơ sở đang được yêu cầu kiềm chế chi phí trong khi đạt được lợi ích tối đa có thể sử dụng, tức là đạt được nhiều hơn với chi phí thấp hơn." 

Kết quả cuối cùng của công nghệ mới, áp lực hiệu quả và các quy định của chính phủ là mở rộng vai trò Facilities management. Vào những năm 1990, các nhà Facilities management thường được đào tạo và giáo dục cao và chuẩn bị đội mũ. Tùy thuộc vào quy mô của khu phức hợp, người quản lý có thể sẽ chịu trách nhiệm chỉ đạo một nhân viên quản lý và bảo trì cơ sở. Ngoài việc giám sát các nhiệm vụ quan trọng liên quan đến bảo trì tiêu chuẩn, phòng thư và các hoạt động bảo mật, anh ấy hoặc cô ấy cũng có thể chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ kỹ thuật và kiến ​​trúc, thuê các nhà thầu phụ, bảo trì hệ thống máy tính và viễn thông, và thậm chí mua, bán hoặc cho thuê thực tế bất động sản hoặc văn phòng.

Việc làm it phần mềm

Ví dụ, giả sử rằng một công ty đã quyết định hợp nhất năm văn phòng chi nhánh thành một cơ sở tin học hóa tập trung. Đó có thể là công việc của người Facilities management để lập kế hoạch, điều phối và quản lý việc di chuyển. Anh ta hoặc cô ta có thể phải tìm không gian mới và thương lượng mua hàng. Và anh ấy hoặc cô ấy có thể sẽ phải xác định đồ nội thất và thiết bị nào có thể được chuyển đến văn phòng mới, và khi nào và làm thế nào với sự gián đoạn tối thiểu của hoạt động. Điều này có thể bao gồm giá thương lượng cho đồ nội thất và thiết bị mới hoặc cân bằng nhu cầu với ngân sách hạn chế. Bộ phận Facilities management cũng có thể cung cấp các dịch vụ thiết kế kiến ​​trúc và kỹ thuật cho không gian mới, và thậm chí cung cấp đầu vào cho việc lựa chọn máy tính và hệ thống thông tin mới. 

Nhập khẩu sẽ là thiết kế và thực hiện các biện pháp và hệ thống an ninh khác nhau để giảm nguy cơ trộm cắp và đảm bảo an toàn cho công nhân. Người quản lý cũng sẽ chịu trách nhiệm xem xét các quy định của liên bang, tiểu bang và địa phương. Anh ta hoặc cô ta sẽ cần phải đảm bảo rằng sự phức tạp tuân thủ các nhiệm vụ liên quan đến Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ (ADA), không khí sạch và các quy định bảo vệ môi trường khác và các quy tắc khác. ADA đưa ra một danh sách các yêu cầu liên quan đến quyền truy cập của nhân viên và người bảo trợ mà hầu hết các cơ sở phải tuân thủ, trong khi luật không khí sạch áp đặt các tiêu chuẩn cho chất lượng không khí trong nhà và khí thải nguy hiểm. Tương tự, các luật khác quy định mức tiêu thụ năng lượng, an toàn, hút thuốc và các yếu tố khác thuộc trách nhiệm của người Facilities management.

Việc làm quản trị kinh doanh

3. Tương lai của Facilities management 

Các nhà phân tích cho rằng việc phát triển thực tế kinh doanh trong các lĩnh vực cải tiến quy trình, ngăn chặn chi phí, tăng tốc nhanh chóng đến thị trường, kiểm soát chất lượng và sắp xếp nơi làm việc và các khái niệm sẽ có tác động lớn đến các khái niệm tương lai của Facilities management. Thách thức đối với các nhà Facilities management sẽ là tích hợp các công nhân tri thức vào một môi trường kinh doanh năng động của cạnh tranh toàn cầu, phát triển công nghệ, các mối đe dọa an ninh và thay đổi giá trị. Viết trong Giải pháp IIE, Steven M. Price, trong bài viết của IIE Solutions có tên "Lập kế hoạch cơ sở vật chất: Quan điểm về thời đại thông tin" đã đưa ra bốn giới luật chính có khả năng hình thành nền tảng cho kế hoạch quản lý tài chính trong tương lai:

Hiểu được bản chất phát triển của kinh doanh dựa trên tri thức. "Lực lượng lao động mới và nội dung công việc của nó đang di chuyển từ sự kiểm soát tài nguyên quan liêu và sự di chuyển của các tài liệu thông qua một quá trình hướng tới một tổ chức có tính linh hoạt cao và có mạng lưới đang khai thác kiến ​​thức chuyên ngành và thông tin để giải quyết các vấn đề phức tạp ", Price viết.

Hiểu xu hướng không gian làm việc Giá cả và các nhà phân tích kinh doanh khác tin rằng công nghệ điện toán và truyền thông đang làm thay đổi căn bản cảnh quan nơi làm việc. Khi các công việc được chia sẻ, làm việc từ xa, kinh doanh tại nhà, giờ làm việc linh hoạt và các xu hướng khác sẽ xâm nhập sâu hơn vào thế giới kinh doanh, các triết lý Facilities management sẽ phải theo kịp.

Hiểu cách các công nghệ mới đã loại bỏ các hạn chế cũ trong việc tiến hành kinh doanh. Điều này, về cơ bản đòi hỏi phải nhận ra rằng "việc loại bỏ các giới hạn vật lý gây ra bởi công nghệ giao thông vận tải đã thay đổi phạm vi, chiến lược và cấu trúc của thế giới kinh doanh."

Hiểu cơ bản về "Yếu tố công việc". Lưu ý rằng IBM và các công ty khác đã phát triển các triết lý Facilities management nghiên cứu sự tương tác của tất cả các yếu tố công việc, bao gồm cả môi trường vật lý và nội dung công việc.

Việc làm quản trị kinh doanh tại Hà Nội

4. Hợp đồng Facilities management 

Số lượng ngày càng tăng của các doanh nghiệp lớn đang chọn thuê ngoài nhiệm vụ Facilities management của họ cho các công ty Facilities management chuyên biệt vận hành phức tạp cho chủ sở hữu trên cơ sở hợp đồng. Sự sắp xếp này đã trở nên phổ biến hơn một phần vì phạm vi ngày càng tăng và toàn diện của Facilities management. Các công ty thuê người quản lý hợp đồng thích tập trung vào các mục tiêu khác, chẳng hạn như sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Nhiều trong số các công ty thấy rằng nhiệm vụ Facilities management gia công cho một chuyên gia làm giảm chi phí và cải thiện hoạt động.

Một số công ty thuê người quản lý hợp đồng chuyên điều hành phòng thư hoặc cung cấp dịch vụ bảo vệ. Trong bất kỳ tình huống nào, công ty mong muốn sẽ nhận được lợi ích từ chuyên môn của người quản lý / công ty quản lý mà nó thuê. Một nhà thầu quản lý các hệ thống xử lý dữ liệu, chẳng hạn, có thể mang lại bí quyết kỹ thuật mà chủ nhân của nó sẽ gặp khó khăn lớn trong việc canh tác nội bộ. Tương tự, chủ sở hữu cơ sở giải trí sử dụng người Facilities management chuyên vận hành các khu liên hợp thể thao có thể được hưởng lợi từ sự kết hợp kiến ​​thức của nhà thầu liên quan đến việc giữ căn cứ, kế toán và báo cáo và tiếp thị thể thao, trong số các chức năng khác.

Bên cạnh chuyên môn và hiệu quả, một số lợi ích khác được cung cấp bởi các nhà Facilities management hợp đồng. Một lợi ích như vậy là giảm trách nhiệm đối với chủ sở hữu hoặc người cư ngụ đối với nhân sự. Bằng cách ký hợp đồng với một công ty để quản lý một trong các nhà máy của mình, một tổ chức có thể giảm đáng kể sự tham gia của họ vào nhân sự, đào tạo, chi phí bồi thường và kiện tụng của công nhân, lợi ích của nhân viên và bất bình của công nhân. Nó cũng loại bỏ trách nhiệm quản lý và trả lương chung, thay vì theo dõi giờ và viết séc cho toàn bộ nhân viên, đơn giản là họ trả tiền cho công ty Facilities management. Ngoài ra, một công ty thuê một công ty Facilities management có thể nhanh chóng giảm hoặc tăng nhân viên của mình khi họ chọn mà không phải lo lắng về việc thuê hoặc cắt giảm tính hợp pháp.

Việc làm quản trị kinh doanh tại Hồ Chí Minh

Cho dù một doanh nghiệp nhỏ chọn thuê ngoài hoặc duy trì kiểm soát nội bộ các quy trình Facilities management của mình thì các mục tiêu cuối cùng đều giống nhau. Như Raymond O"Brien đã nhận xét trong Quản lý Công nghệ Văn phòng, "cả bộ phận Facilities management nội bộ và dịch vụ thuê ngoài đều phải nhận ra rằng việc kinh doanh Facilities management đang thay đổi. Trong khi, theo truyền thống, kế hoạch nội thất đã được thúc đẩy bởi những quan niệm định sẵn về những gì phù hợp, kinh doanh ngày nay ngày càng không được tiến hành theo cách truyền thống hoặc tại các địa điểm truyền thống. Thay đổi vai trò, kết hợp với thay đổi công nghệ, thúc đẩy môi trường của tương lai.