Total Quality Management là gì? Những đặc điểm cơ bản của TQM

Tìm việc làm online

1. Total Quality Management là gì?

Total Quality Management dịch ra là Quản lý chất lượng toàn diện với mục đích đảm bảo quá trình được vận hành liên tục nhằm phát hiện ra những sai sót trong sản xuất đồng thời giảm thiểu hoặc loại bỏ các lỗi đó. Các doanh nghiệp ứng dụng mô hình quản lý chất lượng toàn diện để tập trung nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, tối ưu hóa quá trình quản lý chuỗi cung ứng và đào tạo nhân viên thường xuyên.

Việc sử dụng phương pháp quản lý này giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm bằng cách hoàn toàn tập trung vào thị hiếu của khách hàng từ đó tích hợp hệ thống quản trị cùng với sự nghiên cứu của tất cả nhân viên để tạo nên sự thống nhất và đáp ứng nhu cầu thị trường. Mô hình quản lý chất lượng toàn diện hướng đến chất lượng chung của sản phẩm và dịch vụ cung cấp để các bên liên quan có trách nhiệm quản lý và cải thiện tốt hơn.

Xem thêm: Việc làm nhân viên quản lý chất lượng

2. Lợi ích ứng dụng mô hình Total Quality Management

Muốn phát triển doanh nghiệp thì sản phẩm và dịch vụ cung cấp phải đáp ứng được nhu cầu của khách hàng vì vậy phải không ngừng cải thiện và đưa ra những phương pháp nâng cao doanh thu kết hợp với trình độ của nhân viên để phân tích các số liệu cụ thể. Việc ứng dụng mô hình Total Quality Management không tạo nên sự khác biệt cho các doanh nghiệp nhưng đem lại nhiều lợi ích như:

- Mô hình tập trung vào khách hàng để nâng cao sự tín nhiệm và mức độ hài lòng của họ đối với sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

- Đồng thời hỗ trợ quản lý giúp tiết kiệm chi phí trong quá trình sản xuất.

- Đào tạo nhân viên thường xuyên nhằm gia tăng năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên.

- Đầu tư phát triển vào trình độ nhân viên và chất lượng sản phẩm đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.

- Quản lý hệ thống sản xuất phát hiện ra những sai sót hoặc lỗi trong quy trình sản xuất từ đó đưa ra những phương pháp cải thiện cho doanh nghiệp.

- Các doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý khoa học và hiệu quả để thúc đẩy tinh thần nhân viên làm việc năng suất hơn, đồng thời xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và tích cực.

Xem thêm: Các loại mô hình tổ chức công ty phổ biến nhất hiện nay

3. Những đặc điểm chung của Total Quality Management

3.1. Tập trung hướng đến lợi ích của khách hàng

Yếu tố để nâng cao doanh thu và phát triển doanh nghiệp chính là lượng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường nên phương pháp này chủ yếu tập trung vào vai trò trung tâm đó là khách hàng, đây là nhân tố tiên quyết khi thực hiện mô hình này. 

Quản lý chất lượng toàn diện được ứng dụng để tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng, tìm hiểu về ý kiến của họ về mong muốn và chất lượng sản phẩm từ đó đưa ra hướng giải quyết phù hợp. Sự thành công của quá trình cải thiện mà doanh nghiệp đề ra được dựa trên mức độ hài lòng của khách hàng.

Chẳng hạn như, doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức những buổi thu thập phản hồi của khách hàng trên các kênh phương tiện truyền thông hoặc trực tiếp đến nơi cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ để tìm hiểu về điểm mạnh và khắc phục điểm yếu của mình.

Xem thêm: Việc làm chăm sóc khách hàng

3.2. Mô hình quản lý chất lượng toàn diện cần có sự tham gia của toàn bộ nhân viên

Người sẽ thực hiện quá trình cải thiện chính là nhân viên sau khi nghiệm thu bằng quá trình quản lý chất lượng toàn diện nên họ đóng vai trò cực kỳ quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của kế hoạch này. Nhân viên là người sẽ tiếp nhận những thay đổi từ cách thức quản lý và đóng góp sức lao động của mình để tập trung cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Trong quá trình sản xuất, nếu như có bất kỳ sai sót hoặc bất ổn thì nhân viên là người nắm được rõ nhất vì họ trực tiếp thực hiện công việc. Muốn giải quyết tốt những vấn đề phát sinh thì phải dựa trên ý kiến của nhân viên để đưa ra phương pháp điều chỉnh kịp thời.

Đối với những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thì nhân viên là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và nhận các ý kiến liên quan trong thời gian làm việc vậy nên họ sẽ xác định được vấn đề tồn tại ở khâu nào để doanh nghiệp đưa ra biện pháp giải quyết chính xác nên cần phải có sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong quá trình quản lý chất lượng toàn diện.

3.3. Total Quality Management định hướng quy trình thực hiện

Muốn thực hiện bất kỳ kế hoạch thì cần triển khai theo một quy trình rõ ràng cùng với định hướng hành động, từ những công việc nhỏ nhất cũng phải có mục tiêu và định hướng rõ ràng mới đảm bảo hiệu quả công việc tối ưu nhất.

Thông qua mô hình quản lý chất lượng toàn diện mà các doanh nghiệp nắm được những vấn đề cần phải điều chỉnh từ đó lập kế hoạch cụ thể từng bước và loại bỏ các yếu tố không cần thiết trong quá trình vừa tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện. Từ kết quả nghiệm thu trong quy trình quản lý mà doanh nghiệp liệt kê lại toàn bộ công đoạn sản xuất xác định những giai đoạn cần loại bỏ hoặc thay thế giữ những khâu đạt chất lượng.

3.4. Quản lý chất lượng toàn diện tạo mối quan hệ bền chặt giữa các bộ phận

Mỗi bộ phận trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ và chức năng riêng nhưng mục đích chung chính là hướng đến sự phát triển của doanh nghiệp bằng cách cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Trong mô hình Total Quality Management tạo nên sự kết nối của hệ thống nội bộ giữa các phòng ban nhằm tạo ra quy trình quản lý thống nhất và liền mạch. Đây như là phương pháp truyền thông nội bộ để toàn bộ nhân viên nắm được tính chất của công việc, văn hóa doanh nghiệp từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và cách thức đạt chất lượng sản phẩm tốt.

Xem thêm: Quản lý chất lượng dịch vụ là gì và quy trình thực hiện

3.5. Total Quality Management là cách để tiếp cận chiến lược và cải thiện doanh nghiệp

Dựa vào mô hình quản lý chất lượng toàn diện mà doanh nghiệp có thể đưa ra những chiến lược kinh doanh cụ thể nhằm phát triển doanh nghiệp theo sứ mệnh ban đầu đề ra. Kim chỉ nam trong doanh nghiệp định hướng mọi quyết định và xây dựng chiến lược phát triển nhằm vạch ra hướng đi cụ thể cho nhân viên có thể tuân theo nỗ lực cải thiện không ngừng.

Trước khi thực hiện kế hoạch chiến lược, doanh nghiệp phải đảm bảo nhân viên nắm được sứ mệnh và tầm nhìn của mình từ đó xây dựng hệ thống quản lý khoa học nhằm phát triển toàn diện. Từ những hoạt động cải thiện chất lượng cụ thể mà quy trình sản xuất sản phẩm và dịch vụ sẽ đem lại hiệu quả cao.

Các doanh nghiệp phải không ngừng nỗ lực cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp để duy trì tính cạnh tranh với các đối thủ khác, đồng thời đáp ứng được nhu cầu của thị trường và kỳ vọng của đối tác. Để quá trình cải thiện được diễn ra hiệu quả thì doanh nghiệp nên biến những điều đơn giản nhất thành thói quen hàng ngày như nhiệm vụ cơ bản của nhân viên.

Viết Cv online

3.6. Thực hiện quá trình quản lý chất lượng toàn diện dựa trên dữ liệu

Mọi hoạt động cải thiện chất lượng toàn diện phải được dựa trên những số liệu cụ thể để doanh nghiệp nắm được tình hình kinh doanh và sản xuất. Các nhà quản lý sẽ quyết định quá trình thực hiện dựa qua dữ liệu trong doanh nghiệp nên nó có giá trị và tác động không nhỏ.

Nhà quản lý cần phải nắm được tình hình cụ thể của doanh nghiệp và vấn đề còn tồn tại cần phải khắc phục để đưa ra quyết định cải thiện chuẩn xác và kịp thời nhất. Các dữ liệu được đưa ra phải luôn được cập nhật liên tục xác định đúng trọng tâm chỉ cần một sai số cũng sẽ ảnh hưởng đến chiến lược và hiệu quả kế hoạch thực hiện gây sự sai sót trong quyết định đưa ra. Để nhân viên nắm được những yếu tố quan trọng thì doanh nghiệp cần định hướng cụ thể để quy trình thu thập thông tin và báo cáo dữ liệu chuẩn xác nhất đem lại hiệu quả tối ưu.

3.7. Total Quality Management có tính truyền thông hiệu quả

Truyền thông nội bộ là điều mà các doanh nghiệp cần chú trọng khi muốn cải thiện và phát triển quy mô. Sự tương tác thường xuyên của nhân viên và khách hàng với doanh nghiệp sẽ duy trì sự kết nối thông tin qua những những công vụ cung cấp.

Khi được cung cấp các thông tin liên quan đến sự thay đổi trong công việc và mục tiêu của nhiệm vụ đó thì nhân viên mới có thể hiểu và đồng lòng thực hiện. Đối với khách hàng, muốn thuyết phục họ sử dụng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, chúng ta cần cung cấp nội dung hữu ích và cải thiện chất lượng dựa trên nền tảng đó.

Để đạt được mục đích đó thì doanh nghiệp cần duy trì sự kết nối và tương tác với những bên liên quan bằng các phương thức khác nhau và tổ chức thường xuyên.  Vậy nên doanh nghiệp cần thiết lập những kế hoạch truyền thông nhất quán để đảm bảo hiệu quả trong việc duy trì liên kết với các bên liên quan.

Bên trên là những thông tin liên quan đến Total Quality Management, mô hình mà các doanh nghiệp cần áp dụng để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ hướng tới lợi ích của khách hàng và đảm bảo nhân viên nắm được sứ mệnh của doanh nghiệp phát triển đồng thời thông qua sự kết nối giữa các bên liên quan. Để tìm hiểu thêm về các bài viết hữu ích liên quan đến quản trị doanh nghiệp truy cập website viecday365.com