Hướng dẫn viết mẫu Đơn xin nghỉ việc ở Nhật Bản đúng chuẩn

1. Tìm hiểu về thủ tục xin nghỉ việc ở Nhật Bản

1.1. Mẫu đơn xin nghỉ việc ở Nhật Bản

Đơn xin thôi việc ở Nhật Bản hiện nay bao gồm có 2 loại đó là 退職届 và 退職願.

1.1.1. 退職願 (Taishoku-negai)

Đây là đơn yêu cầu hay đơn trình bày nguyện vọng muốn thôi việc của bạn. Việc nộp đơn 退職願 khi nghỉ việc là không bắt buộc tại Nhật Bản. Tuy nhiên, mỗi công ty lại có những quy định về việc nghỉ việc của nhân viên khác nhau nên khi có nguyện vọng thôi việc bạn hãy hỏi đồng nghiệp hoặc cấp trên của mình để có được đáp án chính xác nhất.

1.1.2. 退職届 (Taishoku-todoke)

Đây là mẫu đơn báo cáo việc bạn đã quyết định thôi việc ở công ty hiện tại. Sau khi đã tìm được công việc mới hay bạn muốn thôi việc hẳn luôn thì bắt buộc phải nộp đơn này cho bộ phận nhân sự hoặc cấp trên của bạn để thông báo về quyết định nghỉ việc của mình.

Xem thêm: [Giải đáp] Nghỉ việc trong thời gian thử việc cần làm gì 

1.2. Các quy tắc áp dụng khi viết đơn xin nghỉ việc tại Nhật Bản

Hiện nay rất nhiều công ty tại Nhật Bản đã cho phép nhân viên viết đơn và nộp đơn xin nghỉ việc thông qua mạng internet bằng các form có sẵn. Tuy nhiên nhiều nhân viên vẫn muốn bày tỏ sự tôn trọng của mình đối với công ty bằng cách nộp đơn xin nghỉ việc bản cứng.

Sau đây là một số quy tắc cần tuân thủ khi viết đơn xin nghỉ việc ở Nhật Bản.

+ Giấy viết đơn xin nghỉ việc phải là giấy trắng để đảm bảo được phép lịch sự. Ngoài ra đơn xin nghỉ việc phải được viết trên khổ giấy A4 hoặc B5.

+ Phong bì đơn xin nghỉ việc: Sử dụng phong thư trắng trơn, không có thêm bất cứ khung viền nào của bưu điện hoặc bất cứ họa tiết trang trí nào. Người viết sẽ tùy theo kích cỡ của giấy viết là khổ A4 hay khổ B5 mà chọn phong thư có độ lớn phù hợp với thư. Bên ngoài của phong thư bạn chỉ nên viết tên đơn là 退職届 hoặc 退職願 và không cần thêm bất cứ thông tin nào về người nhận hay người gửi. Tên đơn phải được viết cẩn thận bằng mực đen. Mặt sau của phong bì mới là chỗ cho tên phòng ban, bộ phận và tên đầy đủ của người viết đơn được viết ở góc trái bên dưới cùng.

+ Sử dụng bút mực màu đen để viết.

+ Có thể viết theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Tuy nhiên đa số các đơn xin nghỉ việc đều được viết theo chiều dọc.

1.3. Cách gấp đơn và cho bào bì thư

Đây cũng là một khâu rất quan trọng trong văn hóa nghỉ việc tại Nhật Bản. Hãy tuân thủ đúng quy tắc gấp đơn và cho vào bì thư để thể hiện thái độ tôn trọng của bạn đối với người nhận đơn nhé.

- Các bước gấp đơn:

Chia tờ đơn thành 3 phần đều nhau, chú ý khi gấp hãy để phần tiêu đề ở phía tay phải. Sau đó hãy nhẹ nhàng gấp 1/3 tờ đơn từ dưới lên. Tiếp theo gấp tiếp phần còn lại của lá đơn từ trên xuống.

- Bỏ đơn vào bì thư:

Hãy khéo léo cho lá đơn đã gấp vào phong bì sao cho hướng đầu của đơn xin nghỉ việc nằm sát gần mặt sau của phong bì (mặt ghi tên phòng ban, bộ phận và tên đầy đủ của người viết đơn).

2. Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc ở Nhật Bản

Một lá đơn xin nghỉ việc ở Nhật Bản được cấu thành từ tất cả là 8 phần, trong đó khi viết bạn không phép để thiếu một phần nào.

2.1. Phần tiêu đề (冒頭行)

Trong Đơn xin thôi việc hay bất cứ một văn bản nào khác thì tiêu đề luôn là phần được viết đầu tiên. Nếu bạn viết theo chiều ngang thì hãy ghi tên đơn vào giữa dòng đầu tiên ở  phần đầu trang giấy. Nếu bạn viết  theo chiều dọc thì hãy ghi phía ngoài cùng bên phía tay phải. Bạn cũng nên ghi điều chỉnh kích thước chữ của tiêu đề lớn hơn các phần còn lại để dễ phân biệt.

2.2. Phần mở đoạn (文の導入)

Phần mở đoạn được viết ngay sau dòng tiêu đề. Hãy bắt đầu phần này bằng các đại từ mang tính chất lịch sự và trang trọng như “私儀 =Watakushigi” hoặc “私事=Watakushigoto”. Mặc dù viết dài như vậy nhưng những cụm từ này chỉ mang ý nghĩa “Tôi”. Tuy nhiên theo văn hóa Nhật Bản thì đây là cách nói lịch sự sử dụng khi thôi việc hoặc khi được nhận chức ở Nhật.

Xem thêm: Cách xin nghỉ việc đột xuất mà không mất lòng sếp 

2.3. Phần lý do nghỉ việc (退職理由)

Lý do thôi việc là phần quan trọng nhất trong đơn xin thôi việc. Chính nội dung phần này sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt cấp trên và những người đồng nghiệp. Ở một đất nước coi trọng lễ nghĩa như Nhật Bản thì điều này lại càng quan trọng. Có rất nhiều nhân viên mang nguyện vọng cống hiến cả đời cho chỉ một công ty. Tuy nhiên vì một lý do nào đó mà họ bắt buộc phải nghỉ việc. Dù vậy họ vẫn luôn giữ thái độ rất lịch sự và tôn trọng công ty.

2.4. Phần ngày thôi việc (退職日付)

Nếu là đơn nguyện vọng muốn thôi việc (退職願) thì hãy viết theo thứ tự ghi ngày tháng trong tiếng Nhật, bắt đầu từ năm, sau đó đến tháng, và cuối cùng là ngày mà bạn muốn thôi việc.

Nếu là đơn báo cáo thôi việc (退職届) thì hãy viết tương tự năm, tháng, ngày mà bạn đã trực tiếp báo cáo quyết định thôi việc với cấp trên của mình hay Bộ phận nhân sự của công ty trước đó.

Lưu ý là khi viết năm bạn cần phải đổi sang năm tương ứng trong lịch Nhật nhé.

2.5. Phần kết thúc 文末の表現)

Cũng tương tự như đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Việt, phần kết thúc xin nghỉ việc tiếng Nhật cũng cần nêu ra nguyện vọng hoặc quyết định nghỉ việc của người viết đơn.

Ví dụ: Nếu là đơn nguyện vọng thôi việc (退職願) thì hãy sử dụng cách nói 「退職いたしたくお願い申し上げます」(Tôi muốn thôi việc).

Còn trong đơn báo cáo xin thôi việc (退職届)  thì hãy sử dụng cách nói「退職いたします」(Tôi sẽ thôi việc).

2.6. Ngày nộp đơn (届出年月日)

Hãy ghi ngày mà bạn sẽ nộp đơn lên cấp trên hoặc bộ phận nhân sự của công ty. Hãy lưu ý trong phần này để tránh nhầm với ngày viết đơn nhé.

2.7. Người viết ký tên (署名)

Trong phần này bạn chỉ cần ghi đầy đủ tên bộ phận mà hiện tại bạn đang công tác cùng với đó là họ tên đầy đủ của bạn. Khi viết xong tên đừng quên đóng dấu vào phía sau tên của bạn nhé.

2.8. Người nhận đơn (宛名)

Hãy ghi đầy đủ họ tên, chức vụ của người hiện đang giữ chức vụ cao nhất trong công ty của bạn (ví dụ như 社長/会長 – Giám đốc/ Chủ tịch hội đồng).

Theo phép lịch sự, bạn có thể sử dụng “殿 – dono” hoặc “様 – sama” vào phái sau tên để xưng hô.

Đơn xin nghỉ việc khi làm việc tại Nhật thường ngắn gọn, vì vậy chỉ cần đề cập đến các thông tin cần thiết mà không nên viết quá dài.

Đơn xin nghỉ việc sẽ được gửi đến cấp trên hoặc quản lý trực tiếp của bạn. Bạn cũng cần chọn những nơi kín đáo để đặt đơn xin nghỉ việc, chẳng hạn như phòng họp, để thể hiện thái độ lịch sự.

Tại một đất nước coi trọng lễ nghi và phép lịch sự như Nhật Bản, mỗi nhân viên khi quyết định nghỉ việc đều viết đơn xin nghỉ việc. Nếu bạn cũng đang có ý định nghỉ việc thì hãy tham khảo kỹ hướng dẫn trong bài viết của viecday365 để có thể viết mẫu Đơn xin nghỉ việc ở Nhật Bản một cách đúng quy chuẩn nhé.