Hướng dẫn cách viết mẫu đơn xin nghỉ việc qua email chuyên nghiệp

1. Một số lưu ý cần thiết khi viết mẫu đơn xin nghỉ việc qua email

1.1. Đơn xin nghỉ việc qua email là gì?

Đơn xin nghỉ việc qua email cũng giống như một đơn xin nghỉ việc thông thường như đơn xin nghỉ việc viết tay, đơn xin nghỉ việc đánh máy,… Hiệu lực của đơn xin nghỉ việc qua email có thời gian nhất định, nó như một bản thông báo đến công ty, doanh nghiệp bạn đang làm việc rằng bạn xin nghỉ việc và dừng toàn bộ hoạt động tại đây.

Tuy xin nghỉ việc qua email là hình thức gián tiếp, nhưng bạn vẫn cần lên công ty để hoàn tất các thủ tục và giấy tờ về vấn đề pháp lý. Điểm khác biệt duy nhất của đơn xin nghỉ việc qua email là cách truyền tải gián tiếp qua hòm thư email thay vì bằng giấy như đơn xin nghỉ việc thông thường.

Vậy cần có những lưu ý gì khi viết đơn xin nghỉ việc qua email

Xem thêm: Hướng dẫn viết mẫu đơn xin nghỉ việc vì con nhỏ đúng chuẩn

1.2. Một số lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc qua email

Khi bạn có ý định nghỉ việc, nếu bạn muốn ra đi êm đẹp và để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng công ty cũng như đồng nghiệp thì cần lưu ý một số điểm viecday365 liệt kê dưới đây!

1.2.1. Lý do xin nghỉ việc của bạn cần thuyết phục

Lý do xin nghỉ việc là phần quan trọng nhất trong đơn xin nghỉ việc qua email của bạn. Nó quyết định việc sếp có đồng ý ký đơn xin việc của bạn và giúp bạn ra đi thuận lợi, dễ dàng nhất. Email xin nghỉ việc của bạn có được chấp thuận hay không, tất cả đều dựa vào lý do xin xin việc của bạn thuyết phục hay không.

Bạn cần đưa ra những lý do phù hợp để đơn xin nghỉ việc của bạn dễ phê duyệt hơn. Một số lý do bạn có thể đưa ra như việc gia đình, kết hôn, sinh con, muốn học lên cao,… Sếp đồng ý duyệt đơn của bạn nếu bạn có lý do chính đáng. Nếu bạn đưa ra những lý do không phù hợp và thiếu chuyên nghiệp sẽ khiến mất lòng sếp và có thể ảnh hưởng đến công việc sau này của bạn.

Lý do xin nghỉ việc thuyết phục cũng khiến bạn thoải mái rời đi, được lòng cấp trên và đồng nghiệp, cũng như có thể chuyển sang một môi trường làm việc phù hợp hơn.

1.2.2. Cân nhắc trước khi viết đơn

Trước khi xin nghỉ việc bạn cần cân nhắc thật kỹ. Liệu công việc hiện tại của bạn có thật sự không phù hợp? Nếu sếp giữ chân bạn ở lại thì bạn quyết định ra sao? Bạn có thể thảo luận với sếp về những thứ bạn chưa hài lòng với công ty hay không? Nếu làm việc ở môi trường mới, mức lương và chế độ đãi ngộ có tốt hơn hiện tại?...

Do đó, bạn cần cân nhắc và suy nghĩ thật kỹ trước khi viết đơn xin thôi việc.

1.2.3. Chú ý thời gian nghỉ việc

Bạn cần đề cập nội dung trong đơn xin nghỉ việc qua email của bạn rõ ràng, đặc biệt chú ý đến thời gian nghỉ việc. Khi bạn viết rõ ràng thời gian xin nghỉ, sếp của bạn sẽ dễ dàng nắm được thời điểm bạn nghỉ việc và tìm người mới thay thế vị trí của bạn.

Thời gian nghỉ việc sẽ là 45 ngày với hợp đồng không có thời hạn xác định, 30 ngày đối với hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng và ít nhất 3 ngày với hợp đồng có thời hạn dưới 12 tháng. Hoặc thời gian nghỉ việc sẽ do công ty bạn quy định từ ban đầu trong hợp đồng của bạn.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý thời gian để mình có thể bàn giao công việc. Nếu bạn ở vị trí quản lý hoặc cấp cao thì có thể cần nhiều thời gian hơn. Bạn cũng có thể kéo dài thêm chút thời gian bàn giao để người mới cảm thấy không áp lực với công việc mới mà họ đảm nhận.

1.2.4. Chia sẻ những công việc vẫn dang dở

Khi bạn xin nghỉ việc và còn những dự án dang dở, bạn cần báo cáo các dự án, công việc đó chi tiết và đầy đủ để sếp hoặc quản lý của bạn nắm được tình hình của công việc và dễ dàng bàn giao cho người mới thay thế bạn.

Sau khi nêu lý do xin nghỉ việc trong đơn xin nghỉ việc qua email, bạn cần nêu những công việc còn tồn đọng, có thể nói đến hiệu quả và cách thức triển khai công việc đó theo hướng khả thi để dễ dàng thực hiện. Khi đó, bạn sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng sếp, bạn bè và trở thành một nhân viên kỳ cựu cũ của công ty.

Khi chia sẻ những vấn đề này, sếp sẽ thấy bạn là người chuyên nghiệp và có trách nhiệm cao trong công việc, vẫn quan tâm đến sự phát triển của công ty dù không còn ở lại làm việc. Thái độ chuyên nghiệp khi viết đơn xin nghỉ việc qua email là vấn đề bạn cần chú ý.

1.2.5. Nói lời cảm ơn chân thành

Cho bạn nghỉ việc vì lý do nào đi chăng nữa, thời gian bạn làm việc ngắn hay dài thì cũng nên gửi lời cảm ơn chân thành đến cấp trên và đồng nghiệp, giúp bạn có thêm kinh nghiệm, hỗ trợ và tạo điều kiện cho bạn phát triển trong quá trình làm việc.

Lời cảm ơn không bao giờ là thừa, “Con người mà không biết cảm ơn chẳng khác gì là không có linh hồn”. Do đó, đừng quên cảm ơn đến công ty của mình sẽ thể hiện bạn là người chuyên nghiệp và lịch sự.

1.2.6. Không nói những lời phê phán, chỉ trích

Ngay cả khi bạn không hài lòng với công việc hiện tại, bất mãn với cấp trên hay với đồng nghiệp thì bạn cũng không nên thể hiện thái độ trong đơn xin nghỉ việc qua email của bạn.

Đơn xin nghỉ việc chỉ là bản thông báo bạn dừng công việc hiện tại, vì vậy nên sử dụng ngôn từ nhã nhặn, không nên phê phán công ty hay bất cứ ai.

2. Cách viết mẫu đơn xin nghỉ việc qua email

Làm thế nào để viết một email xin nghỉ việc một cách thông minh và chuyên nghiệp? Bạn cần chú ý đến các phần dưới đây:

2.1. Mở đầu đơn xin nghỉ việc qua email

Phần mở đầu mẫu đơn xin nghỉ việc qua email là một mục quan trọng bao gồm tên người nhận, chức danh hoặc địa điểm nhận đơn xin nghỉ việc của bạn. Bạn cần nêu rõ thời gian nghỉ việc và rời khỏi công ty là bao lâu? Bạn chỉ nên viết ngắn gọn, đúng trọng tâm, không dài dòng và lan man.

“Kính gửi [Tên chức danh cấp trên/tổ chức],

Tôi/Em là…., tôi/em viết mail xin thông báo chính thức về việc tôi/em sẽ nghỉ việc tại công ty với vị trí [chức danh hiện tại] với lý do [nêu lý do hợp lý của bạn]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi/em là [ngày chính thức bạn rời công ty].”

Ví dụ: “Kính gửi phòng nhân sự công ty ABC và Giám đốc công ty ABC,

Tôi viết email này để chính thức thông báo về việc tôi sẽ nghỉ việc tại công ty với vị trí Nhân viên kinh doanh. Lý do là thời gian tới tôi muốn đi học thêm bằng chứng chỉ tiếng Anh để hoàn thiện bản thân. Ngày làm việc cuối cùng của tôi là ngày 31/08/2024.”

2.2. Lời cảm ơn, chia sẻ trong đơn xin nghỉ việc qua email

Phần tiếp theo trong mẫu đơn xin nghỉ việc qua email của bạn, bạn cảm ơn chân thành đến công ty và đồng nghiệp, không cần cầu kỳ, hoa mỹ.

Hãy cảm ơn công ty, sếp và đồng nghiệp của bạn vì đã tạo điều kiện cho bạn có cơ hội làm việc và học tập những kinh nghiệm làm việc trong suốt thời gian vừa qua.

Ví dụ: “Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty ABC vì đã tạo cơ hội làm việc cho tôi trong khoảng thời gian 6 tháng vừa qua. Tôi rất yêu thích các công việc của công ty và học được rất nhiều thứ từ các đồng nghiệp dày dặn kinh nghiệm. Tôi đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích như [liệt kê những kinh nghiệm, kỹ năng mà bạn học được hoặc những công việc nổi bật mà bạn đảm nhiệm]. Tôi thật sự cảm ơn công ty đã tạo cơ hội cho tôi thực hiện những dự án dài hạn. Tôi rất trân trọng cơ hội này và những kỹ năng này sẽ đi theo và hỗ trợ tôi trong suốt quá trình làm việc của mình.”

 Xem thêm: Cách viết đơn xin nghỉ việc, những mẫu đơn xin nghỉ việc hay

2.3. Bàn giao công việc

Như đã nói ở phần trên, bạn cần đề cập đến những công việc mình còn dang dở và bàn giao lại cho quản lý của bạn. Đây chính là lúc bạn thể hiện tinh thần nghiêm túc và chuyên nghiệp của mình. Bạn cần liệt kê rõ những công việc chưa hoàn thành và tiến cử người bàn giao công việc của bạn.

Bạn cũng cần thể hiện mình sẽ sẵn lòng hỗ trợ bàn giao công việc cho đến ngày cuối cùng làm việc tại công ty. Bạn cũng sẵn lòng giúp đỡ, hỗ trợ công việc của công ty trong những ngày này.

Sau đó, bạn chúc công ty ngày càng thành công và phát triển hơn nữa.

Cuối cùng, bạn thể hiện phép lịch sự bằng câu “trân trọng” và ký tên của mình cuối mẫu đơn xin nghỉ việc qua email.

Ví dụ: “Trong tháng cuối cùng làm việc tại công ty, tôi sẽ hoàn thiện những công việc còn dang dở một cách tốt nhất có thể và bàn giao công việc cho người phù hợp cho đến khi tôi nghỉ việc. Công ty có thể báo lại cho tôi những công việc mà tôi có thể giúp đỡ được trong thời gian chuyển giao.

Xin chúc công ty ngày càng phát triển và thành công, hy vọng tôi vẫn có thể giữ liên lạc với công ty trong tương lai.

Trân trọng,

[Ghi họ tên của bạn]”.

Như vậy, để viết mẫu đơn xin nghỉ việc qua email chuyên nghiệp thì bạn cần lưu ý những điều trên và hãy nhớ “cảm ơn không bao giờ là thừa”. Chúc bạn thành công đối với công việc mới nhé!