Khái niệm Kỹ năng giao tiếp là gì? Kỹ năng “thống trị” mọi kỹ năng

1. Khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì? - Bạn có biết?

Không cần phải quá trầm trồ bởi tài ăn nói, dẫn dắt của một MC trên sóng truyền hình mà bạn yêu thích. Bạn hoàn toàn có thể nhận ra sự giao tiếp giỏi từ một bạn sinh viên cùng trường, hay thậm chí là một người hàng xóm mà bạn rất thân. Giao tiếp không đơn thuần thể hiện qua lời nói, nó là sự tổng hợp của hàng loạt các yếu tố tạo nên một sự tương tác vô cùng mãnh liệt và hiệu quả giữa đối tượng này với các đối tượng khác. Vậy chính xác hơn, khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì?

Định nghĩa kỹ năng giao tiếp cho rằng, đó là năng lực ứng dụng những phương tiện về ngôn ngữ, có thể là hành động ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ. Thông qua đó, có thể biểu đạt, diễn đạt và truyền tải các thông điệp, suy nghĩ, nhận thức, quan điểm và cả tình cảm một cách thuyết phục và rõ ràng. Đồng thời, năng lực này cũng thể hiện qua việc thúc đẩy được sự tương tác giữa các chủ thể trong cuộc giao tiếp với nhau.

Giao tiếp không dừng lại ở một hình thức truyền thống: mặt đối mặt. Mà ngày nay, kỹ năng giao tiếp còn thể hiện ở quá trình trao đổi, tương tác thông tin gián tiếp giữa các phương tiện truyền thông kỹ thuật số, như điện thoại, mạng xã hội, email,...

Theo đó, kỹ năng giao tiếp của một người có thể thể hiện mức độ từ cao đến thấp thông qua các thang đo cụ thể như sau:

+ Mức độ kém: Ở mức độ này, các cá nhân sẽ chỉ biết cách phản hồi và ứng xử lại ở một số tình huống và trường hợp cụ thể. Hoặc có thể phải cần đến sự hỗ trợ, hướng dẫn từ một cá nhân khác.

+ Mức độ cơ bản: Các cá nhân bắt đầu tương tác ổn định hơn đối với một số trường hợp trung bình về độ khó. Họ vẫn sẽ cần đến sự hỗ trợ, hướng dẫn từ một cá nhân khác.

+ Mức độ khá: Các cá nhân có thể có đủ năng lực để ứng phó với các trường hợp có độ khó cao. Tuy nhiên, vẫn có thể phải nhờ đến sự hỗ trợ, hướng dẫn từ một cá nhân khác.

+ Mức độ tốt: Hầu như các cá nhân sẽ không cần đến sự hỗ trợ, hướng dẫn từ một cá nhân khác. Mà đã có thể tự lực vận dụng năng lực trong mọi trường hợp.

+ Mức độ xuất sắc: Các cá nhân đã trở thành bậc thầy trong giao tiếp, có thể hỗ trợ hoặc hướng dẫn lại người khác. Có thể vận dụng kỹ năng giao tiếp trong mọi trường hợp, kể cả trường hợp có độ khó rất cao.

2. Những dấu hiệu cho thấy bạn có kỹ năng giao tiếp tốt

Sau khi tìm hiểu khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì? Bạn có thử đối chiếu và nhận ra mình ở mức độ nào trong các mức độ đã được liệt kê ở trên? Giao tiếp là một phạm trù rộng, kỹ năng này không chỉ thể hiện ở cách sử dụng ngôn từ khi ăn nói, mà là cả một quá trình kết hợp nhiều yếu tố lại với nhau. Những yếu tố sau đây đồng thời cũng là những dấu hiệu cho thấy bạn có một kỹ năng giao tiếp tốt!

• Biết cách lắng nghe và thấu hiểu

Ăn nói khéo léo chưa quyết định được độ giỏi trong kỹ năng giao tiếp của bạn. Vì vậy, trong một cuộc hội thoại, lắng nghe chính là điểm nhấn làm nên thương hiệu, đặc biệt đối tượng trong cuộc hội thoại đó là những cá nhân có những điểm tương đồng với bạn về cấp bậc hay nghề nghiệp, chẳng hạn như bạn bè, đồng nghiệp. Lắng nghe đồng thời cũng là cơ sở tuyệt vời để bạn có thể thấu hiểu người khác. Những chia sẻ thường ngày, bất kể là niềm vui hay nỗi buồn của người đối diện,... nếu bạn biết dừng lại và lắng nghe, sau đó hỏi han hoặc đưa ra những lời khuyên chân thành. Chắc chắn sẽ giúp đối tượng trở nên thoải mái và thích tương tác với bạn nhiều hơn nữa.

Lưu ý, để quá trình lắng nghe những chia sẻ của người đối diện không bị làm phiền bởi những tác nhân có phần “kém duyên”. Hãy chú ý loại bỏ những sự phiền nhiễu đó, chẳng hạn như tắt chuông điện thoại, đồng hồ,... Đối tượng sẽ cảm thấy rất được tôn trọng nếu cuộc trò chuyện giữa họ và bạn được tập trung hết mức đấy.

• Linh hoạt trong phong cách giao tiếp với từng đối tượng

Một phong cách ăn nói chung chung không thể dùng cho mọi trường hợp và đối tượng giao tiếp của bạn. Mỗi đối tượng, nội dung câu chuyện là khác nhau, vì vậy cũng phải áp dụng các phong cách khác nhau, nhấn mạnh ở sự chủ động và linh hoạt. Quan trọng hơn, bạn cần tìm hiểu, khám phá các đối tượng trong cuộc giao tiếp đó, để tìm ra được phong cách giao tiếp phù hợp nhất đối với họ.

Chẳng hạn như: Hãy sử dụng một email hoặc soạn một mẩu tin nhắn ngắn gọn trước khi bạn đặt vấn đề với cấp trên của bạn, thay vì gọi điện trực tiếp vào điện thoại cá nhân của họ. Hoặc với công tác ứng tuyển, bạn hoàn toàn có thể chọn các hình thức giao tiếp bằng email, điện thoại với các nhà tuyển dụng tiềm năng để tìm hiểu thông tin cụ thể về vị trí mà họ đang tuyển dụng.

• Thân thiện và cởi mở

Một người có kỹ năng giao tiếp xuất sắc là người luôn luôn mang lại cảm giác cởi mở và thân thiện với những người xung quanh. Chắc chắn là như vậy. Vì chỉ khi bạn thân thiện, bạn mới có thể thấu hiểu và tạo độ tin cậy với người đối diện, từ đó thúc đẩy kết quả giao tiếp trở nên hiệu quả hơn. Chẳng hạn như trong cuộc sống, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với những người bạn mới bằng những câu hỏi về gia đình, sở thích, đam mê, thế mạnh của họ. Thái độ thân thiện kèm với một nụ cười tươi tắn trên môi, sẽ minh chứng cho bạn là một người cực kỳ dễ gần, dễ kết bạn và chia sẻ.

• Phong thái tự tin

Giao tiếp giỏi cần sự tự tin, và ngược lại, những người tự tin thường là những người giỏi giao tiếp. Cuộc sống hay công việc, hay bất kỳ các mối quan hệ nào cũng mỗi chúng ta, đều rất cần trang bị một sự tự tin khi bước vào một cuộc giao tiếp. Đó có thể là một cuộc họp được diễn ra trong công ty của bạn, đó có thể là buổi bảo vệ luận án trước hàng trăm sinh viên và giảng viên, đó cũng có thể là một cuộc gặp gỡ giữa ứng viên và nhà tuyển dụng.

Nói tóm lại, một phong thái tự tin mang đến cho bạn những suy nghĩ và nhận định tích cực. Thể hiện bạn là một người cực kỳ chuyên nghiệp, đĩnh đạc.

• Tương tác mạnh mẽ

Thất bại trong một cuộc giao tiếp là gì? Đó chính là quá trình nơi một người nói, nhưng không có người nghe. Có người đặt nghi vấn nhưng không có ai trả lời. Trong kỹ năng giao tiếp, điểm mấu chốt chính là sự tương tác. Nếu bạn có khả năng làm cho một cuộc giao tiếp trở nên tương tác mạnh mẽ hơn, trong đó có những phản hồi và tiếp nhận phản hồi sôi nổi hơn, hẳn sẽ mang lại một hiệu quả vô cùng lớn.

Trong kỹ năng giao tiếp, nhiều chuyên gia cũng nhấn mạnh về chất lượng của các phản hồi trong quá trình tương tác. Người giỏi giao tiếp là người có những phản hồi mang tính sâu sắc, thu hút được sự tò mò và khám phá của khán giả. Những phản hồi được đưa ra cũng nên chú trọng về các yếu tố giải pháp, hướng dẫn hay tính khả thi của các phương án được đưa ra để giải quyết vấn đề.

• Nhịp điệu và điểm nhấn

Sự rõ ràng và nhịp điệu cũng là các yếu tố tạo nên chất lượng của một cuộc giao tiếp. Trong kỹ năng giao tiếp, bạn nên biết cách hiểu lúc nào nên điều chỉnh âm lượng, nhịp điệu của giọng nói xuống tông trầm, khi nào thì lên cao. Hoặc khi giao tiếp không trực tiếp qua các phương tiện kỹ thuật, âm thanh từ sự giao tiếp cũng nên đảm bảo tính vừa đủ, không quá to cũng không quá nhỏ, đảm bảo được những thông tin được truyền tải đầy đủ, không thiếu sót.

Ngoài ra, thông thường, chúng ta rất bị thu hút bởi những người có kỹ năng giao tiếp, trong đó họ biết cách nhấn nhá các câu từ sao cho phù hợp. Tăng giảm âm lượng, điều chỉnh nhịp điệu trong quá trình giao tiếp thực sự sẽ mang lại những hiệu quả đáng mong chờ.

• Sự đồng cảm

Khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì nói rằng, sự đồng điệu trong cảm xúc chính là chiếc chìa khóa lưu giữ và duy trì cuộc trò chuyện. Sẽ thật tuyệt vời nếu như những người đang ở trước mặt bạn cảm thấy rằng, bạn đồng cảm với họ trong câu chuyện. Họ thực sự đã được bạn tôn trọng và những mục đích khi họ kể ra những câu chuyện cuối cùng cũng nhận được sự hồi đáp về mặt cảm xúc.

• Sự tôn trọng

Tôn trọng cũng là một yếu tố tác động đến kỹ năng giao tiếp. Tôn trọng ở đây là gì? Đó là cách bạn giữ cho cuộc hội thoại trở nên có ý nghĩa hơn, cách bạn không để những tác nhân như các tạp âm quấy rầy. Đó là cách bạn tắt các chuông điện thoại, không nghe điện thoại giữa chừng, không chủ động ngắt lời giữa chừng đối tượng đang giao tiếp trước mặt bạn. Bên cạnh đó, sự tôn trọng trong giao tiếp cũng thể hiện ở phần nhìn, đó là cách bạn luôn chỉn chu và không gây mất thiện cảm thông qua trang phục bên ngoài.

• Am hiểu về giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp không gói gọn ở lời nói, nó còn thể hiện ở cử chỉ, ánh mắt, một hành động nhỏ chẳng hạn như cái nhíu mày, cái nhấc tay hay cái gật đầu biểu thị sự đồng tình. Am hiểu về giao tiếp phi ngôn ngữ chính là mấu chốt giúp cho chất lượng giao tiếp được nâng cao hơn. Tuy nhiên, giao tiếp phi ngôn ngữ cũng cần áp dụng cụ thể cho từng loại đối tượng. Nhiều cử chỉ và hành động không phù hợp với mọi cuộc giao tiếp đâu bạn nhé!

Việc làm nhân sự

3. Làm thế nào để tôi luyện kỹ năng giao tiếp của bạn?

Bây giờ, khi đã nằm lòng được khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì? Bạn có muốn biết làm thế nào để cải thiện kỹ năng “quốc dân” này cho bạn? Với thực hành và đúc kết qua các kinh nghiệm thực tiễn, viecday365.com tin rằng, bạn sẽ cải thiện được kỹ năng giao tiếp của mình ở một ngày nào đó không xa. Một số gợi ý về phương pháp rèn luyện có thể tham khảo như sau:

- Tham khảo ý kiến của bạn bè hay người thân: Không ai sinh ra đã có khả năng giao tiếp làm hài lòng tất cả mọi người. Giao tiếp là cả một quá trình rèn luyện, hãy bắt đầu bằng những cuộc khảo sát bình luận về phong cách giao tiếp của bạn thông qua cách hỏi người thân bạn bè. Bạn có thể nhờ họ nhận xét, thậm chí là phải nghe những lời chỉ trích.

- Thực hành để tự cải thiện: Thực hành luôn là mấu chốt giúp bạn nhanh chóng thu về được kết quả mong muốn. Đừng chỉ đọc các lý thuyết rồi để đó, hãy ứng dụng nó thông qua các tình huống thông thường xung quanh bạn. Chẳng hạn như nếu bạn là người ngại đám đông, bạn có thể chủ động xin làm người thuyết trình trong các bài tập nhóm của lớp. Hay đơn giản là tham gia một câu lạc bộ với đông đúc thành viên, thử hòa nhập và làm quen với họ.

- Tham dự các lớp học hoặc hội thảo: Tại các hội thảo hay sự kiện có mặt các diễn giả, hoặc đơn giản chỉ là những người giỏi kỹ năng giao tiếp, bạn sẽ học được rất nhiều điều. Từ phong cách bên ngoài của họ, cho đến cách họ truyền đạt, cách họ tiếp nhận phản hồi và phản hồi, cách họ hấp dẫn người nghe bằng những tương tác chất lượng,... Hay bạn cũng có thể mua một khóa học online về kỹ năng giao tiếp để tự trau dồi kiến thức của mình.

- Tìm kiếm cơ hội để giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp cần được thực hành liên tục và thường xuyên. Để đạt được kết quả cao nhất, hãy chủ động tìm kiếm cho mình những môi trường hay cơ hội để giao tiếp. Thông qua những lần thực hành, tin rằng bạn sẽ dần cải thiện được kỹ năng này mà thôi.

4. Làm nổi bật kỹ năng giao tiếp ở quy trình ứng tuyển

Kỹ năng giao tiếp có thể được vận dụng ở mọi khía cạnh trong cuộc sống của mỗi chúng ta. Đơn giản ở quá trình ứng tuyển xin việc vào một vị trí, kỹ năng này sẽ đồng hành cùng bạn ở những bước đầu tiên cho đến những bước cuối cùng để nhận được một việc làm như ý.

4.1. Kỹ năng giao tiếp trong CV xin việc và Thư xin việc

Chất lượng và tính hiệu quả của một mẫu CV xin việc hay thư xin việc đều phụ thuộc vào kỹ năng giao tiếp của bạn. Kỹ năng giao tiếp ở đây chính là cách bạn tổng hợp, phân tích và thực hiện trình bày, truyền đạt các ý tưởng của mình trên trang giấy. Như cái cách mà bạn nói chuyện và giao tiếp với nhà tuyển dụng bằng những con chữ. Nội dung thể hiện càng chuyên nghiệp, càng có đầu tư, câu văn càng trau chuốt sẽ minh chứng cho bạn là một ứng viên có kỹ năng giao tiếp khá tốt. Điều này sẽ gia tăng thế mạnh của bạn trong quá trình ứng tuyển.

Việc làm chăm sóc khách hàng

4.2. Kỹ năng giao tiếp trong buổi phỏng vấn

Sau khi kết thúc màn giao tiếp bằng câu từ ở mẫu CV và Thư xin việc. Lúc này, bạn sẽ cần thể hiện kỹ năng giao tiếp ở vòng phỏng vấn - bước quan trọng quyết định công việc tương lai của bạn. Nhà tuyển dụng thường đánh giá rất cao những ứng viên có phong thái vấn đáp vô cùng tự tin. Bạn có thể thể hiện trình độ của bản thân thông qua việc ứng xử tình huống. Một số yếu tố thể hiện kỹ năng giao tiếp của bạn qua cuộc phỏng vấn như sau:

+ Cố gắng đúng giờ hoặc đến trước buổi phỏng vấn từ 10 - 15 phút để chuẩn bị.

+ Trang phục phỏng vấn phù hợp, đảm bảo tính lịch sự và chuyên nghiệp

+ Phong thái phỏng vấn đĩnh đạc và tự tin

+ Đảm bảo tắt hết các thiết bị điện tử có thể gây ra tiếng ồn trong cuộc phỏng vấn

+ Tương tác với nhà tuyển dụng bằng những phản hồi hoặc đặt câu hỏi ngược cho họ.

+ Không quên cảm ơn sau khi kết thúc buổi phỏng vấn

Trên đây là những chia sẻ xoay quanh khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì? Hy vọng với những bí kíp này, bạn sẽ phần nào cải thiện và củng cố kỹ năng này trong cuộc sống!