[Bật mí] Project Coordinator là gì - Cơ hội việc làm dự án hấp dẫn

1. Bạn đã nắm được Project Coordinator là gì hay chưa? 

Project Coordinator hay chính là vị trí điều phối viên dự án trong các doanh nghiệp với vai trò làm việc để hỗ trợ cho các nhóm quản lý dự án.  Thông qua sự phối hợp của nguồn nhân lực cùng các trang thiết bị đi kèm với công tác cuộc họp thực hiện việc trao đổi thông tin để có thể hoàn thành dự án được giao phó đúng hạn và ngân sách cho phép. 

Đôi khi chúng ta vẫn luôn có sự nhầm lẫn về vị trí điều phối viên này với thư ký dự án nhưng thực tế thì hai vị trí đó lại là sự tách biệt hoàn toàn. Tuy nhiên, một điều phối viên sẽ có sự phối hợp chặt chẽ với các thành viên trong nhóm dự án hơn cho tới các nhà quản lý lãnh đạo để đem tới kết quả suôn sẻ. Hay cách dễ hiểu hơn thì họ sẽ đảm nhận vai trò giám sát các giai đoạn cụ thể trong dự án trên nhiều phương diện tùy theo phạm vi thay vì sự tổng hợp thông qua kết quả đạt được như thư ký. 

Một điều phối viên sẽ cần theo dõi sát sao cho suốt “vòng đời” của dự án từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc và đảm bảo được mọi thông tin được tất cả các thành viên nhóm nắm bắt. Cùng đó các nhiệm vụ về hành chính cho việc phân phối thông tin, đối chiếu, hỗ trợ mảng truyền thông, thực hiện báo cáo thì điều phối viên cũng cần nắm bắt. Bởi vậy mà để trở thành một Project Coordinator chuyên nghiệp thì bạn cần có những kỹ năng tuyệt vời. Khả năng cho sự sáng tạo kế hoạch phát triển, duy trì các mối quan hệ hay quản lý về thời gian luôn được ưu tiên hơn về ứng viên tiềm năng.

Xem thêm: Tìm việc làm hoạch định - dự án

2. Điều bạn cần nắm về Project Coordinator cho quá trình ứng tuyển

2.1. Công việc chi tiết cần thực hiện 

Đối với một điều phối viên để hoạt động trong doanh nghiệp thì khối lượng công việc của bạn đảm nhận có lẽ là sự tương đối nhiều và đi kèm đó là áp lực đặt ra. 

+ Thực hiện việc duy trì và giám sát cho các kế hoạch về dự án để theo dõi được về thời gian lịch trình, khi nào là thời gian bắt đầu cho tiến hành, các mức về ngân sách và chi tiêu là ra sao. 

+ Phụ trách về các tài liệu lưu trữ cho việc tham gia tổ chức các cuộc họp cho bên liên quan. Trực tiếp tham gia cuộc họp để có thể cập nhật về các quyết định quan trọng nhất trong cuộc họp cũng như chuẩn bị về các tài liệu cho việc thuyết trình cần thiết. 

+ Luôn có sự xác định nhanh nhất về tất cả các thay đổi của dự án để đảm bảo cho dự án được hoàn thành đúng với thời hạn được đề ra theo kế hoạch. 

+ Chủ động cho việc xây dựng và tạo lập nên các chiến lược mới cung cấp và hỗ trợ về hành chính khi cần thiết để có thể tạo lịch dự án hoàn thành từng mục tiêu được đề ra. 

+ Bạn cũng sẽ cần đảm bảo rằng dự án được tiến hành thực hiện theo đúng như khuôn khổ và tất cả các tài liệu cũng như nhiệm vụ khác được yêu cầu phải được duy trì phù hợp theo từng mảng riêng biệt. 

+ Có sự chủ động cho việc đánh giá về các rủi ro cùng các vấn đề của dự án đề có thể thực hiện đề ra các giải pháp tốt nhất cả về mặt dự trù. Để từ đó các bên liên quan có thể thực hiện việc tổng hợp và tạo nên hiệu quả tốt nhất.

Xem thêm: CV Project Coordinator – Tạo ấn tượng không khó nhưng cần có cách

2.2. Mức độ yêu cầu cho Project Coordinator

Đầu tiên về trình độ của một Project Coordinator điều phối dự án sẽ cần tới bằng cử nhân tương ứng về các lĩnh vực liên quan tới kinh doanh, quản lý. Cùng các chứng chỉ liên quan cho việc hành nghề, đào tạo chuyên sâu tạo nên sự ưu tiên hơn. Hơn nữa, do đặc thù công việc mà các nhà tuyển dụng sẽ luôn tìm kiếm các ứng viên có mức kinh nghiệm tương xứng từ 2 - 3 năm cho vị trí làm việc dự án. Để thông qua đó có thể thúc đẩy kết quả nhanh hơn thay vì mất công cho quá trình đào tạo chuyên sâu về các ứng viên mới ra trường.

Còn về các kỹ năng dành cho công việc thì các điều phối dự án sẽ cần có sự tổng hợp rất nhiều. Từ việc bản thân năm chắc về khả năng cho tổ chức, hiệu quả làm việc là đa nhiệm kết hợp với chuyên môn và kỹ năng mềm để được đánh giá cao. 

+ Kỹ năng giao tiếp sẽ là điều kiện để bạn có thể truyền đạt và thuyết trình không chỉ qua văn bản mà còn cả về lời nói để các thành viên tham gia có thể hiểu hơn về công việc dự án cần tiến hành. 

+ Tư duy làm việc độc lập cũng như sự kết hợp làm việc nhóm luôn là sự linh động và linh hoạt. 

+ Có niềm yêu thích về công nghệ với sự nắm bắt xu thế để có thể áp dụng các phần mềm cho việc xử lý nhanh hơn. 

+ Có khả năng về việc quản lý các tệp dữ liệu, hiểu được phiên mã và xử lý thành thạo cho các thủ tục hành chính nhanh gọn. 

+ Hơn nữa các dự án luôn xảy ra về các tình huống phát sinh bởi vậy mà một người điều phối viên cần có sự kết hợp với các bên liên quan để có thể giải quyết các vấn đề xảy ra nhanh nhất. Dự đoán được các nguy cơ trước đó để ứng phó với các tình huống được cho là bất ngờ. 

+ Có kỹ năng làm việc dưới áp lực cùng với  việc quản lý thời gian linh hoạt bởi dự án thành công hay không đâu chỉ phụ thuộc hoàn tất về chất lượng. Mà còn cần tới đáp ứng đúng về thời hạn không có sự ảnh hưởng lẫn nhau về lịch trình tiến hành thực hiện công tác. 

+ Ngân sách được cho là vấn đề lớn bởi dù là dự án quy mô rộng hay hẹp thì tốn kém tiền tức là không thành công. Do đó mà Project Coordinator sẽ cần có sự phân bổ phù hợp nhất để có thể hoàn thành tránh cho việc thâm hụt xảy ra. 

2.3. Project Coordinator với môi trường không bó buộc

Có lẽ đây cũng là một điều kiện tốt mà các ứng viên luôn nhắm tới để theo đuổi vì một điều phối viên có thể lựa chọn môi trường thay đổi theo ngành và lĩnh vực mong muốn. Như việc nếu ứng viên lựa chọn tham gia lĩnh vực xây dựng thì bạn sẽ dành nhiều thời gian cho công tác làm việc bên ngoài nhiều hơn hoặc lựa chọn về công nghệ thông tin thì bạn sẽ gắn liền với môi trường văn phòng hàng ngày. Cho dù vậy thì dù bạn có tham gia vào môi trường nào đi chăng nữa thì khi là một điều phối viên việc gặp gỡ, trao đổi với các thành viên nhóm sẽ luôn được ưu tiên hơn. Để thông qua đó có thể đánh giá được công việc thực hiện tiến tới báo cáo với người quản lý theo nhiệm vụ giao phó bởi công việc. Hơn nữa bạn cũng không cần lo lắng về văn phòng làm việc của một điều phối viên bởi sự chuyên nghiệp đem lại sẽ không hề có sự kém cạnh về các vị trí hay quản lý khác. 

2.4. Sự hấp dẫn về mức lương và chế đội đãi ngộ 

Mức lương của một Project Coordinator điều phối sẽ thường được gắn liền với kinh nghiệm làm việc và sự đóng góp trong quá trình tham gia dự án. Bởi nếu họ cho các nhà tuyển dụng thấy được bản thân có thể xử lý các vấn đề đem lại sự thành công cho dự án thì mức lương tương xứng từ đó cũng lớn dần lên. 

Cạnh đó điều đặc biệt rằng mức lương của điều phối viên còn có thể tính theo mức trung bình theo giờ như trên thế giới về mức trung bình năm sẽ rơi vào khoảng 50,000$ và mức sẽ tầm hơn 24$/giờ làm việc. Mức thu nhập cao nhất đạt được sau nỗ lực có thể lên đến khoảng 70.000 đô la mỗi năm, tương đương khoảng 34 đô la/giờ làm việc, trong khi mức thu nhập thấp nhất cũng đã đạt được mức khoảng 35.000 đô la mỗi năm, tương đương khoảng 17 đô la/giờ làm việc. 

Đối với mức lương cho vị trí này tại nước ta, một điều phối viên sẽ có mức lương cứng từ 5 - 10 triệu tùy thuộc theo lĩnh vực hoạt động mà chưa tính tới % của doanh thu đạt được. Nếu như một dự án được tiến hành thành công thì phần trăm cho mức doanh thu đó sẽ mang lại một mức lương chính “cầm tay” có thể là con số gấp lên nhiều lần. 

Xem thêm: Tìm việc làm điều phối viên dự án

3. Cơ hội nghề nghiệp mở rộng hơn với Project Coordinator

Dù là một điều phối viên cho dự án nhưng các vị trí công việc liên quan cũng rất đa dạng đem lại cho ứng viên có nhiều sự lựa chọn hơn cho bản thân. Tham gia làm việc một cách chuyên sâu theo từng lĩnh vực mong muốn và am hiểu. 

3.1. Quản lý dự án (Project Manager)

Đây là một vị trí đảm nhận vai trò về quản lý dự án cho công tác giám sát về các sáng kiến, ý tưởng khác nhau của doanh nghiệp. Thực hiện công tác theo dõi tiến trình hoàn thành của nhân viên để thấy được dự án đem lại là thực sự đáp ứng được yêu cầu mong đợi của khách hàng hay không? 

Mặc dù là người quản lý bạn sẽ không cần thực hiện về các nhiệm vụ thực hành liên quan hay có mức độ kiến thức về các khía cạnh tham gia của dự án đó. Bạn chỉ cần làm tốt vai trò của mình mà trong thực hiện giám sát mà thôi. 

3.2. Quản lý văn phòng (Office Manager)

Đảm nhận vai trò công tác văn phòng là bạn sẽ là người chịu trách nhiệm cho một văn phòng hoạt động với sự trơn tru thông qua công tác hỗ trợ hành chính. Công việc đảm nhận có thể bao gồm nhiều hoạt động khác nhau từ nhiệm vụ cần thực hiện với trách nhiệm nắm bắt tiếp nhận. Thông qua đó có thể chỉnh sửa cũng như hỗ trợ mọi vấn đề về giấy tờ, đơn từ, công tác cho hành chính nhân sự cho bất kỳ bộ phận nào. 

Cùng đó yêu cầu dành cho vị trí này cũng được cho là khá dễ dàng và nếu bạn muốn thay đổi về môi trường làm việc mở rộng các mối quan hệ có thể lựa chọn vị trí này. 

3.3. Trợ lý điều hành (Assistant Manager)

Trợ lý điều hành cũng chính là một vị trí mà bạn nên cân nhắc là lựa chọn dành cho mình vì công việc của bạn cũng chủ yếu thực hiện xoay quanh về thủ tục hành chính. Chỉ là việc quản lý, trách nhiệm của bạn là lên lịch cho các nhân viên chú tâm tới nguồn nhân lực, thực hiện tuyển dụng và đào tạo các ứng viên tiềm năng. 

Đôi khi cũng có sự phụ thuộc vào lĩnh vực bạn đảm nhận làm trợ lý thì còn có các công việc khác. Đó chính là nhận về các yêu cầu khiếu nại từ khách hàng và tham gia giải quyết. 

Từ đó chúng ta có thể thấy được cơ hội việc làm dành cho nhân viên điều phối thật sự là rộng mở và đầy sự tiềm năng. Bởi vậy mong rằng qua bài viết chia sẻ về Project Coordinator là gì này sẽ đem lại cho bạn một sự lựa chọn tốt hơn cho công việc. Để có thể nắm bắt được nhiều thông tin hay hơn và bí quyết về việc làm thì đừng bỏ lỡ thông tin hàng ngày viecday365.com cập nhật nhé.