Đóng dấu treo là gì? Cần quan tâm những gì khi đóng dấu treo?

1. Dấu treo là gì? Dấu treo khác dấu giáp lai ở chỗ nào?

Để khẳng định đây là văn bản chính gốc và tránh việc giả mạo, tẩy xóa, chỉnh sửa, mỗi giấy tờ, văn bản quan trọng sẽ được các cơ quan, tổ chức sử dụng một con dấu riêng để đóng dấu. Trên thực tế, vẫn còn khá nhiều người đang lạ lẫm và chưa biết có những con dấu nào hay được dùng và chức năng của chúng là gì. Trong các loại dấu thường được sử dụng, đa số mọi người mới hay nghe đến dấu giáp lai. Nhưng ngoài dấu giáp lai ra, chúng ta còn có một loại dấu nữa phổ biến và nổi bật không kém. Đó chính là dấu treo. Vậy dấu treo là gì? Dấu treo là con dấu được sử dụng để đóng vào trang đầu tiên của văn bản và đóng chèn lên một phần tên của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị hoặc tên phụ lục kèm văn bản chính. Vì tên của những cơ quan, tổ chức này thường được in ở phía bên tay trái, đoạn đầu của văn bản hoặc phụ lục nên dấu treo cũng sẽ được đóng tại vị trí đó. Nhưng thông thường, một số người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức nào đó sẽ hay đóng dấu treo trên các văn bản thông báo nội bộ của cơ quan hoặc ở phía trên, bên góc trái của liên đỏ hóa đơn tài chính. Đây là đặc điểm để phân biệt với dấu giáp lai. Tuy định nghĩa về hai dấu này luôn được nhắc rõ từ lâu nhưng một số người vẫn không thể tránh khỏi việc nhầm lẫn và gọi nhầm tên. Chức năng thì gần giống nhau nhưng đặc điểm trình bày lại không giống nhau. Khác với dấu treo, dấu giáp lai sẽ được đóng trùm lên một phần các tờ giấy, ước chừng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, hoặc là đóng ở cả lề trái/ lề phải (với 2 tờ trở lên). Nếu như dấu treo được dùng để đóng dấu trên các hóa đơn giá trị gia tăng, giấy xác nhận cho sinh viên thực tập, tài liệu thông tin trong cơ quan, tổ chức thì dấu giáp lai lại được dùng trong các bản cam kết hợp đồng, chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước, bằng cấp hoặc giấy tờ công văn có dán ảnh kèm. Giờ thì bạn đã hiểu dấu treo là gì và phân biệt được sự khác nhau giữa dấu treo cùng dấu giáp lai rồi chứ?

2. Các trường hợp phải đóng dấu treo

Theo khoản d, thuộc phần 2, Điều 16, chương III của thông tư 39/2024/TT-BTC quy định:

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Tức là, nếu người chịu trách nhiệm được kí vào phía dưới không có thẩm quyền để được đóng dấu lên chữ kí của mình trên văn bản đó (ví dụ như sinh viên thực tập, người bán hàng) thì dấu treo sẽ được sử dụng. Dấu treo ở đây mang ý nghĩa thể hiện sự đồng ý và xác nhận thông tin được ghi trong văn bản, giấy tờ là chính xác, đúng với thực tế, giống như thủ tục công chứng vậy. Nói tóm lại, dấu treo chỉ là một phần để hoàn thiện thủ tục pháp lý của văn bản, chứng minh giấy tờ, văn bản đó là thật, không phải giả mạo, không làm giả con dấu, tăng sự tin cậy và giúp giải quyết các vấn đề mâu thuẫn, tranh chấp dễ dàng hơn, bảo đảm quyền lợi giữa các bên. Nhưng có một điều cần lưu ý là: dấu treo không thể chứng thực được vì các bản gốc giấy tờ, văn bản sẽ do công ty, tổ chức, doanh nghiệp có thẩm quyền cấp hoặc bản gốc của văn bản, giấy tờ sẽ được xác nhận từ chính cá nhân lập được và có đóng dấu của công ty, tổ chức, doanh nghiệp có thẩm quyền. Còn trong trường hợp ban hành các văn bản ở công ty thì dấu treo sẽ được đóng lên các văn bản pháp luật, các phụ lục theo đúng như quy định mà pháp luật đã ban hành. Còn với các công ty, doanh nghiệp, tổ chức, việc đóng dấu treo là dấu hiệu đánh dấu sự sở hữu văn bản thuộc về công ty, doanh nghiệp, tổ chức đó. 

Việc làm quản lý điều hành

3. Những lưu ý khi đóng dấu treo là gì

Trước khi đóng dấu treo, hãy đọc qua điều 26, Nghị định 110/2024/NĐ-CP về công tác văn thư để đóng dấu cho đúng. Dưới đây sẽ là một vài lưu ý khi đóng dấu treo:

- Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, không lệch, xiêu vẹo, đúng chiều và đúng mực dấu quy định

- Dấu đóng cần được trùm lên 1/3 chữ kí và hướng về phía bên tay trái. 

- Các phụ lục kèm theo văn bản sẽ do chính người ký văn bản quyết định việc đóng dấu. Dấu sẽ được đóng trực tiếp ở ngay trang đầu tiên, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc tên phụ lục. Dấu trên phụ lục sẽ được đóng ở trang đầu dấu giáp lai, dấu nổi thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý ngành.

Ngoài ra, việc treo dấu cũng đóng một vai trò quan trọng và không thể thiếu trong các hoạt động của các công ty, doanh nghiệp và tổ chức. Dấu treo không chỉ cho thấy vai trò quản lý của người sử dụng mà còn mang tính đại diện pháp lý cho các đơn vị nên hay được sử dụng phổ biến, thường xuyên, có lúc là liên tục, không cần biết quy mô của đơn vị ấy lớn hay nhỏ, thậm chí là cả từng cá nhân. Do đó, mỗi công ty, tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân được phân công hoặc bất cứ người nào có trách nhiệm bảo quản, lưu giữ, đóng dấu cần phải biết cách quản lý dấu treo sao cho cẩn thận, tránh làm mất và tuyệt đối không được phép đưa con dấu cho người khác nếu chưa có sự đồng ý hay văn bản của cơ quan có thẩm định ban hành. Thậm chí, kể từ ngày 8/12/2024, Luật Doanh Nghiệp 2024 đã từng quy định cách quản lý dấu trong Nghị định 96/2024/NĐ-CP. Theo đó, những công ty, tổ chức, doanh nghiệp nào được thành lập từ ngày 1/7/2024 sẽ tiếp tục được dùng dấu đã cấp mà không cần phải thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu muốn làm thêm con dấu hoặc thay đổi màu thì phải làm theo thủ tục thông báo của quy định đăng kí. Song, cũng với những công ty, tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị được thành lập từ ngày 1/7/2024, nếu muốn làm con dấu mới theo quy định thì phải nộp lại con dấu cũ và giấy chứng nhận mẫu con dấu cho cơ quan chức năng đã cấp dấu trước đó. Trong trường hợp, vẫn với những công ty, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập từ ngày 1/7/2024 ở trên, nếu bị mất con dấu hoặc mất giấy chứng nhận mẫu dấu thì phải làm lại con dấu theo quy định vì đây là điều bắt buộc và phải thông báo đã mất con dấu hoặc giấy chứng nhận đăng kí cho cơ quan từng cấp dấu trước đó để đảm bảo quyền lợi.

Việc làm thư ký - trợ lý

Trên đây là toàn bộ thông tin hữu ích cần phải biết và lưu ý khi đóng dấu treo trong các văn bản, giấy tờ. Giúp bạn giải đáp những thắc mắc về dấu treo là gì? Mong rằng bạn đã bổ sung được thêm kiến thức đầy đủ về một con dấu phổ biến và quan trọng nữa, ngoài dấu giáp lai, đó là dấu treo. Hẹn gặp lại các bạn vào những tin tức thú vị lần sau trên viecday365.com nhé.