Associate Director là gì? Phân biệt Phó giám đốc và Trợ lý giám đốc

1. Tìm hiểu về Associate Director

1.1. Associate Director là gì?

Associate Director – Phó giám đốc –  là một thành viên trong đội ngũ quản trị của một doanh nghiệp. Những doanh nghiệp lớn có thể có nhiều Phó giám đốc phụ trách nhiều bộ phận hay công việc khác nhau.

Trách nhiệm chính của Phó giám đốc đó là phối hợp làm việc với các bộ phận để nắm vững tình hình hoạt động của công ty từ đó xây dựng những chiến lược hiệu quả và hướng đi đúng đắn để phát triển quy mô và những hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Phó giám đốc thường chịu trách nhiệm về ba lĩnh vực chính trong một doanh nghiệp đó là: tuyển dụng nhân sự, học tập kinh nghiệm và xây dựng mối quan hệ với các nhà tuyển dụng khác.

Phó giám đốc thường làm việc trực tiếp dưới quyền Giám đốc trong vai trò quản lý các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Họ giám sát và chỉ đạo các công việc hàng ngày để giữ cho một hoặc một số phòng ban hoạt động trơn tru. Các Giám đốc thường đặt ra và truyền đạt các mục tiêu cho các Phó giám đốc. Sau đó các Phó giám đốc sẽ xây dựng các chiến lược hoạt động cho doanh nghiệp để đạt được những yêu cầu hay mục tiêu Giám đốc đề ra.

Nhiều Phó giám đốc quản lý chặt chẽ các bộ phận bằng cách giao nhiệm vụ theo nhu cầu và sở thích của từng thành viên trong mỗi bộ phận, đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ về các dự án phức tạp và tiến hành đánh giá hiệu suất để thảo luận về điểm mạnh và điểm yếu cần cải tiến của từng nhân viên. Họ thường báo cáo với Giám đốc để phê duyệt các chiến lược hoặc triển khai dự án quan trọng của doanh nghiệp và phản hồi về kết quả hoạt động của các bộ phận hoặc của chính họ.

Xem thêm: Tìm hiểu bản mô tả công việc Trợ lý tổng giám đốc chi tiết 

1.2. Trách nhiệm của phó giám đốc

Các Phó giám đốc giữ chức vụ cao cấp tại công ty và thường xuyên báo cáo công việc với Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành. Các Phó giám đốc thường làm việc trong các công ty lớn và đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ và thái độ làm việc cao hơn.

Họ chịu trách nhiệm về các quyết định của ban giám đốc cũng như việc xây dựng các kế hoạch và chiến lược kinh doanh. Phạm vi hoạt động của họ có thể khá lớn, đó là lý do tại sao họ cần có một Trợ lý giám đốc để quản lý một số khía cạnh trong lịch trình công việc hàng ngày của họ và đảm nhận một số trách nhiệm quản lý. Vai trò chính của Phó giám đốc là giữ cho công ty hoạt động hiệu quả bằng cách hợp lý hóa các hoạt động và ngân sách cũng như xây dựng và phát triển các chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Các trách nhiệm công việc của một phó giám đốc bao gồm:

+ Báo cáo trực tiếp với Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành

+ Chuẩn bị báo cáo và thuyết trình trong các cuộc họp ban quản trị

+ Hoạt động như một người quản lý dự án trong các phòng ban

+ Duy trì hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

+ Lập kế hoạch ngân sách cho các dự án hoặc phòng ban

+ Hỗ trợ lãnh đạo các bộ phận

+ Xây dựng các chính sách và thủ tục mới

2. Sự khác biệt giữa Phó giám đốc và Trợ lý giám đốc

2.1. Tìm hiểu về Trợ lý giám đốc

Phó giám đốc và Trợ lý giám đốc có chức danh công việc giống nhau nhưng trách nhiệm lại có sự khác nhau. Cả hai đều đảm nhận những chức vụ thiết yếu trong một công ty hoặc doanh nghiệp, và họ thường làm việc chặt chẽ với nhau.

Trợ lý giám đốc sẽ báo cáo trực tiếp cho Phó giám đốc. Họ có thể cung cấp một số phản hồi và thông tin cho Phó giám đốc, nhưng họ chủ yếu hỗ trợ các hoạt động hàng ngày hơn là các quyết định lớn quan trọng có ảnh hưởng đến tổng thể doanh nghiệp.

Quy mô của doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến phạm vi trách nhiệm của Trợ lý giám đốc. Vai trò chính của trợ lý giám đốc là giám sát nhân viên và giám sát việc thực hiện các kế hoạch và dự án.

Cụ thể, trách nhiệm công việc của Trợ lý giám đốc bao gồm:

+ Báo cáo cho Phó giám đốc

+ Quản lý lịch trình và kế hoạch hàng ngày của Phó giám đốc

+ Hoàn thành các công việc hành chính

+ Giám sát hoạt động hàng ngày của nhân viên và các phòng ban

+ Giám sát tiến độ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể

+ Thực hiện các chính sách và thủ tục

+ Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Xem thêm: Trợ lý giám đốc là gì? Con đường trở thành trợ lý chuyên nghiệp

2.2. Sự khác nhau giữa Phó giám đốc và Trợ lý giám đốc

Mặc dù Phó giám đốc và Trợ lý giám đốc có chức danh tương tự và thường làm việc cùng nhau, nhưng có một số điểm khác biệt giữa hai vai trò này. Cùng viecday365 tìm hiểu những thông tin dưới đây:

2.2.1. Chuyên môn và kinh nghiệm

Bạn có thể đi theo những con đường học vấn khác nhau tùy thuộc vào việc bạn muốn trở thành Trợ lý giám đốc hay Phó giám đốc.

Do có trách nhiệm cao hơn, các Phó giám đốc thường cần phải có bằng Thạc sĩ trong một lĩnh vực kinh doanh, chẳng hạn như Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh, cùng với một số kinh nghiệm trong môi trường kinh doanh. Một số kinh nghiệm lãnh đạo hoặc quản lý cũng là những yếu tố cần thiết để một cá nhân đảm nhận tốt vai trò Phó giám đốc. Bạn thậm chí có thể làm Trợ lý giám đốc trước khi được cất nhắc lên vị trí Phó giám đốc.

Trợ lý giám đốc chỉ cần có bằng cử nhân, mặc dù một số cũng Trợ lý giám đốc có thể có bằng Thạc sĩ. Các chuyên ngành học phổ biến để trở thành Trợ lý giám đốc bao gồm Quản trị kinh doanh và Quản lý dự án. Nhiều trợ lý giám đốc có được kinh nghiệm làm việc ban đầu với tư cách là Trợ lý hành chính trước khi đảm nhận vai trò Trợ lý giám đốc. Các vai trò quản lý khác cũng có thể hữu ích cho những người nuôi hy vọng trở Thành trợ lý giám đốc.

2.2.2. Trách nhiệm

Nhìn chung, Phó giám đốc có nhiều trách nhiệm hơn Trợ lý giám đốc vì họ ở vị trí cấp cao hơn. Phó giám đốc đưa ra các hướng phát triển và chiến lược cho công ty, những điều này có ảnh hưởng đáng kể đến sự thành công và cấu trúc của công ty. Họ cùng làm việc với Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành về các quyết định này.

Trợ lý giám đốc giúp đỡ phó giám đốc trong công việc hàng ngày của họ bằng cách quan tâm đến các quyết định nhỏ hơn và truyền đạt thông tin giữa Phó giám đốc và các nhân viên hoặc người quản lý khác. Họ cũng chịu trách nhiệm thực thi các chính sách và thực hiện bất kỳ quyết định nào mà phó giám đốc đưa ra. Trợ lý giám đốc đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành trong thời gian và ngân sách do phó giám đốc đề ra và theo đúng các yêu cầu đề ra.

Bên cạnh đó, tùy thuộc vào từng công ty, trợ lý giám đốc hoặc Phó giám đốc có thể chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

2.2.3. Kỹ năng

Mỗi vị trí đều yêu cầu một số kỹ năng tương tự nhau, tuy nhiên có một số kỹ năng nhất định quan trọng hơn đối với Phó giám đốc phó vì họ có nhiều trách nhiệm hơn trợ lý giám đốc.

- Khả năng lãnh đạo: Cả hai chức vụ cần phải có kỹ năng lãnh đạo vì họ chịu trách nhiệm quản lý một đội nhóm. Tuy nhiên, khả năng lãnh đạo đặc biệt quan trọng đối với Phó giám đốc vì đôi khi họ còn có thể đảm nhận trách nhiệm của Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành.

- Đưa ra quyết định: Các giám đốc liên kết cũng cần có khả năng ra quyết định. Họ chịu trách nhiệm đưa ra rất nhiều quyết định quan trọng ảnh hưởng đến công ty và các dự án cụ thể.

- Giao tiếp: Cả phó giám đốc và trợ lý giám đốc đều cần phải là những người có khả năng giao tiếp tốt. Cả hai vai trò đều liên quan đến làm việc với một nhóm và truyền đạt ý tưởng và nhiệm vụ với những người khác.

- Quản lý thời gian: Các giám đốc cộng sự và trợ lý cũng cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt. Phó giám đốc phải duy trì hoạt động theo đúng tiến độ, và trợ lý giám đốc chịu trách nhiệm hoàn thành công việc mỗi ngày và giúp phó giám đốc thực hiện các quyết định của họ trong những khung thời gian nhất định.

- Tổ chức và sắp xếp công việc: Cả hai vai trò đều yêu cầu kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc tốt vì họ giải quyết nhiều bộ phận và dự án khác nhau. Phó giám đốc có phạm vi hoạt động rộng hơn, vì vậy điều đặc biệt quan trọng là họ phải luôn có kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc.

Như vậy bạn đã tìm hiểu được Associate Director là gì và sự khác nhau giữa Phó giám đốc và Trợ lý giám đốc. Trong một số công ty nhỏ, đôi khi một người có thể vừa làm cả hai công việc đó. Việc thuê, đào tạo, giám sát và đánh giá nhân viên là điều cần thiết đối với hầu hết các bản mô tả công việc của Phó giám đốc. Tùy thuộc vào bản chất của dự án hoặc công ty mà một giám đốc liên kết đang làm việc, các nhiệm vụ khác có thể bao gồm việc tạo và thực hiện các chính sách trong khi giám sát nhiều khía cạnh của các dự án cụ thể