Trợ lý giám đốc là gì? Con đường trở thành trợ lý chuyên nghiệp

Việc làm Trợ Lý

1. Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc là gì? Bạn có biết trợ lý giám đốc tiếng Anh là gì không? Trợ lý giám đốc trong tiếng Anh được viết là Assistant Manager là những người làm việc trực tiếp với giám đốc, họ là người giúp việc cho giám đốc và chúng ta cũng có thể hiểu họ chính là một trong những cánh tay đắc lực hỗ trợ các công việc cho giám đốc.

Nếu như trước đây nghề trợ lý là một nghề rất đơn giản, người trợ lý chỉ việc ngồi bàn giấy giải quyết các vấn đề cơ bản như sắp xếp lịch làm việc, sắp xếp cuộc hẹn, sắp xếp và điều phối trong cuộc họp thì với sự phát triển vô cùng mạnh mẽ hiện nay thì đây là một trong những nghề có thể nói là nhiều áp lực và cần rất nhiều kỹ năng.

Tuy vậy, nghề thư ký lại có rất nhiều triển vọng và cơ hội thăng tiến cao trong công việc. Do công việc của trợ lý giám đốc thường xuyên tiếp xúc với giám đốc, thay mặt giám đốc đi gặp đối tác và tiếp xúc với môi trường doanh nghiệp đa dạng nên sẽ giúp các trợ lý giám đốc học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, hình thành nhiều kỹ năng và có tác phong chuyên nghiệp hơn.

Với mỗi tính chất công việc và lĩnh vực kinh doanh của từng công ty mà có nhiều loại trợ lý giám đốc khác nhau, đối với các công ty chuyên kinh doanh sản xuất thì sẽ đẩy mạnh tuyển dụng trợ lý giám đốc sản xuất, với các doanh nghiệp làm văn phòng là nhiều thì sẽ chú trọng tuyển trợ lý giám đốc điều hành… và còn rất nhiều vị trí công việc trợ lý giám đốc khác.

2. Chức năng và nhiệm vụ của trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc là một vị trí đặc biệt quan trọng đối với sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp, vai trò của người trợ lý đặc biệt cần kíp vì họ sẽ thay mặt giám đốc rất nhiều trong việc giải quyết các vấn đề công việc. Vậy, khi bạn làm trợ lý giám đốc thì bạn sẽ đảm nhiều những chức năng, nhiệm vụ như thế nào? Để biết được những điều đó thì hãy cùng viecday365.com tìm hiểu rõ hơn về từng khía cạnh.

2.1. Những nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc

Khi nhắc tới công việc của người Trợ lý giám đốc, thông thường chúng ta cho rằng đây là một công việc sang chảnh, được mặc đẹp, được tham gia nhiều cuộc họp và đi nhiều nơi để công tác. Tuy nhiên, đó chỉ là bề nổi của vấn đề, thực chất người Trợ lý giám đốc phải gánh trên vai rất nhiều nhiệm vụ và những áp lực không nói thành lời.

Ngoài sự xuất hiện nghiêm chỉnh, một công việc đầy thú vị mà mọi người chỉ nghĩ đơn giản đó là công việc nhẹ nhàng, chỉ huy các bộ phận trong công ty… thì công việc của người trợ lý giám đốc còn nhiều áp lực hơn nữa. Họ bắt buộc phải không ngừng học hỏi những kỹ năng và kinh nghiệm trong công việc, nắm bắt những xu thế phát triển của xã hội để bắt kịp xu thế nhằm đưa ra những tham mưu cho giám đốc.

Theo đó, một số nhiệm vụ của vị trí Trợ lý giám đốc mà chúng ta có thể liệt kê như sau:

Người trợ lý giám đốc thường xuyên và liên tục phải trao đổi và báo cáo công việc cho giám đốc, hỗ trợ mọi vấn đề của các CEO, thực hiện công việc được giám đốc giao phó.

Đồng thời, Trợ lý giám đốc sẽ cập nhật những vấn đề từ phía giám đốc, ghi lại một cách rõ ràng những yêu cầu của giám đốc để triển khai phổ biến cho các bộ phận trong công ty.

Khi đảm nhiệm vị trí Trợ lý giám đốc thì sẽ cần phải đưa ra các mục tiêu phát triển cụ thể để trình lên giám đốc, lập các kế hoạch và sấp xếp lịch làm việc cho các phòng ban. Bên cạnh đó, các trợ lý giám đốc cần báo cáo mọi vấn đề cho giám đốc để có kế hoạch phân công, điều phối công việc.

Đặc biệt, trợ lý giám đốc sẽ thường xuyên thay mặt giám đốc để đưa ra các thông báo, những quy định đến từng bộ phận công ty để các nhân viên trong bộ phận có thể nắm được và tuân thủ thực hiện.

2.2. Những chức năng của Trợ lý giám đốc

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những lĩnh vực kinh doanh khác nhau, có văn hóa và các quy định khác nhau, chính bởi vậy mà dẫn tới các chức năng khác nhau đối với vị trí trợ lý giám đốc.

Tuy nhiên, sự khác nhau này cũng không lớn bởi vì nhiệm vụ, định hướng và tính chất của nghề nghiệp là điểm chung rõ ràng nhất, do vậy mà chức năng của trợ lý về cơ bản là hỗ trợ tất cả những công việc cho giám đốc khi được yêu cầu và ngay cả khi không được yêu cầu từ phía giám đốc.

Đồng thời, trợ lý giám đốc sẽ phải nắm sát sao tình hình làm việc của các phòng ban trong công ty để báo cáo lên cấp trên về tình hình làm việc của họ

Bên cạnh đó, Trợ lý giám đốc còn phải cung cấp đầy đủ thông tin cho Giám đốc bao gồm: Hoạt động các phòng ban, nghiên cứu khách hàng, tìm hiểu đối tác, lập báo cáo để giúp giám đốc hiểu rõ tình hình hoạt động của công ty.

Trợ lý giám đốc có chức năng giữ gìn sự uy tín và danh tiếng của vị giám đốc điều hành. Những người trợ lý có tâm khi làm việc sẽ có thể thúc đẩy, khắc phục các vấn đề còn tồn tại trong quá trình điều hành doanh nghiệp của các vị giám đốc, giúp giám đốc có thể cải thiện được vấn đề gặp phải và không gây ảnh hưởng tới chất lượng và kết quả công việc, từ đó có thể giữ gìn được hình ảnh của một người đứng đầu công ty/bộ phận.

Chức năng lập kế hoạch, chức năng tổ chức là những chức năng quan trọng của một người trợ lý giám đốc. Mọi vấn đề của giám đốc từ công việc chuyên môn tại công ty, những cuộc hẹn bàn với đối tác, những hợp đồng sẽ được ký kết… đều được trợ lý sắp xếp để lên kế hoạch thực hiện hợp lý nhất.

Hơn thế, các trợ lý giám đốc cũng có chức năng phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để nắm bắt tình hình công việc, họ được giám đốc ủy quyền đưa ra các quyết định, các chỉ thị và quy định đối với từng vấn đề của công ty sao cho phù hợp.

Chức năng kiểm soát, giám sát là chức năng được nhiều người lựa chọn. Đây chính là chức năng rõ thấy nhất mà ở mỗi người Trợ lý đều có. Theo đó, các trợ lý sẽ thay mặt giám đốc kiểm tra, giám sát các công việc, tình hình làm việc của các phòng ban, thực hiện việc nhắc nhở và kiểm soát công việc, giải quyết các vấn đề tồn tại trong quá trình làm việc.

Tìm việc làm trợ lý giám đốc

3. Công việc của trợ lý giám đốc là gì?

Trên đây là những thông tin về vai trò, nhiệm vụ, chức năng của trợ lý giám đốc. Sau đây, viecday365.com sẽ giúp bạn biết được công việc cụ thể cơ bản của Trợ lý giám đốc tại các doanh nghiệp là làm gì.

Theo đó, những người đảm nhiệm vị trí Trợ lý giám đốc làm những công việc như sau:

Thông qua việc chia sẻ thông tin chi tiết về công việc trợ lý, các bạn ứng viên có thể dễ dàng hiểu rõ hơn về nhiệm vụ mà mình sẽ phải thực hiện:

Các trợ lý làm công việc chuẩn bị các tài liệu, các giấy tờ phục vụ cho công việc. Đồng thời, trợ lý giám đốc sẽ sắp xếp lịch làm việc cho giám đốc, lên lịch họp và lịch hẹn gặp đối tác cho giám đốc. Tổ chức các sự kiện, đem theo những giấy tờ cần thiết trong các buổi gặp đối tác, chuẩn bị những tài liệu có liên quan đến cuộc họp để phục vụ giám đốc nắm bắt được thông tin và tình hình.

Bên cạnh đó, các trợ lý cũng sẽ giám sát và quản lý các nhân viên trong công ty, xem xét hồ sơ của nhân viên, phối hợp với nhân viên ở các bộ phận khác nhằm đảm bảo công việc được xuyên suốt.

Cập nhật các dữ liệu của công ty, lưu giữ các dữ liệu quan trọng, điều phối các vấn đề liên quan đến văn phòng phẩm, các vấn đề đi lại và chỗ nghỉ cho nhân viên, cung cấp các tài liệu cho nhân viên.

Xem thêm: Tra cứu lương trợ lý giám đốc hiện nay

4. Các tiêu chí để trở thành trợ lý giám đốc chuyên nghiệp

Để trở thành người trợ lý giám đốc chuyên nghiệp, các bạn cần phải không ngừng rèn luyện, nâng cao kiến thức và kỹ năng của trợ lý giám đốc thật tốt. Vậy, để trở thành người trợ lý giám đốc chuyên nghiệp thì chúng ta cần những yếu tố và tố chất như thế nào?

4.1. Những tiêu chí cần có ở mỗi trợ lý giám đốc

4.1.1. Tiêu chí về ngoại hình

Ngoại hình là một trong những tiêu chí quan trọng đối với một người trợ lý ban giám đốc. Không phải ngẫu nhiên người ta lại quan tâm tới vấn đề ngoại hình của vị trí trợ lý giám đốc thay vì đối với các vị trí công việc khác chúng ta lại không nhất thiết quan tâm đến các vấn đề về ngoại hình.

Yêu cầu cơ bản của những người làm việc tại vị trí trợ lý giám đốc đó là có ngoại hình ưa nhìn, không cần bạn phải quá xinh đẹp, dáng chuẩn ba vòng, bạn chỉ cần chú ý tới vẻ bên ngoài, ăn mặc gọn gàng sáng sủa, lựa chọn những bộ trang phục chỉnh tề và phù hợp.

Đây là điều rất cần thiết đối với vị trí trợ lý, bởi vì các trợ lý có nhiều nhiệm vụ, thường xuyên thay mặt giám đốc để giải quyết các vấn đề, thường xuyên cùng giám đốc ra ngoài gặp đối tác làm ăn.

Ăn mặc chỉnh tề và ưa nhìn sẽ giúp chính bản thân các bạn cảm thấy tự tin hơn, đồng thời cũng giữ thể diện cho vị giám đốc của mình. Theo tâm lý học thì khi tiếp xúc với những người ăn mặc chỉnh tề, chăm chút cho ngoại hình sẽ giúp cho đối phương cảm thấy thoải mái hơn, có hứng thú với cuộc trò chuyện hơn là khi tiếp xúc với những người luộm thuộm.

4.1.2. Trợ lý giám đốc có khả năng thích nghi với nhiều hoàn cảnh công việc khác nhau

giám đốc là người trực tiếp hoặc gián tiếp giải quyết mọi vấn đề trong công ty, chính vì thế các trợ lý giám đốc trực tiếp trợ giúp công việc cho ban giám đốc cũng sẽ cần phải có khả năng thích nghi với các hoàn cảnh khác nhau.

Người trợ lý cần nắm được các thông tin và chuyên môn khác nhau để khi cần thiết có thể nhanh chóng hỗ trợ cho ban giám đốc. Không chỉ vậy, các trợ lý ban giám đốc cũng tham gia vào công việc và những hoạt động của các bộ phận khác và xử lý nhiều vấn đề phát sinh.

Chính bởi vậy, các trợ lý cần phải nhanh nhẹn, linh hoạt trong mọi hoàn cảnh, thích nghi nhanh với những sự thay đổi của guồng quay công việc với tần suất chóng mặt… để bắt kịp các tiến độ công việc, đưa ra những kế hoạch để có thể theo đuổi và gắn bó với công việc của một người trợ lý.

4.1.3. Trợ lý có khả năng tổ chức công việc

Tổ chức công việc cũng là yêu cầu thiết yếu khi tuyển dụng vị trí trợ lý. Tiêu chí để đánh giá một người có phù hợp với nghề trợ lý hay không phụ thuộc khá nhiều vào khả năng tổ chức và sắp xếp công việc. Họ cần phải có khả năng sắp xếp công việc về mặt không gian làm việc, bố trí căn phòng làm việc của giám đôc một cách khoa học, các vật dụng và đồ đạc cần được sắp xếp ngăn nắp.

Đồng thời có khả năng tư duy cao độ, nhìn nhận cũng như là đánh giá được những tài liệu cần thiết để gửi lên giám đốc sử dụng đúng mục đích công việc, hỗ trợ giám đốc rà soát lại các file làm việc một cách hiệu quả và có tính khoa học cao.

Bên cạnh đó, các bạn cần phải phân chia công việc hợp lý, những công việc nào có mức độ quan trọng và cần kíp hơn thì sắp xếp để có thể được giải quyết trước, đôn đốc các đầu việc được thực hiện tránh tình trạng trì trệ.

Xem thêm: Tìm hiểu bản mô tả công việc Trợ lý tổng giám đốc chi tiết

4.2. Những kỹ năng cần thiết để trở thành một trợ lý giám đốc chuyên nghiệp

Một trợ lý giám đốc chuyên nghiệp sẽ cần kết hợp nhiều kỹ năng trong quá trình làm việc. Vậy, đó là những kỹ năng gì?

4.2.1. Kỹ năng làm việc chủ động và độc lập

Người lãnh đạo nào cũng muốn tuyển được một người trợ lý có tính cách độc lập, biết chủ động trong mọi công việc. Thực tế thì khi tuyển dugj trợ lý cũng với mục đích là để trợ giúp công việc cho giám đốc, thay giám đốc giải quyết vấn đề công việc trong nhiều trường hợp do đó đòi hỏi tính chủ động và linh hoạt rất cao ở người trợ lý.

Để rèn luyện đức tính này thì các trợ lý trong quá trình làm việc cùng giám đốc thì hãy quan sát xem cấp trên của mình giải quyết công việc như thế nào, cách làm việc, cách sắp xếp công việc của cấp trên ra sao? Bởi vì sau này bạn sẽ phải giải quyết rất nhiều công việc khác nhau, gánh đỡ một phần gánh nặng cho giám đốc.

4.2.2. Kỹ năng quản lý, sắp xếp thời gian

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng rất quan trọng trong công việc, nhất là khi bạn làm việc ở vị trí trợ lý giám đốc. Ở vị trí này, bạn không chỉ cần quản lý thời gian làm việc của mình mà còn phải có kế hoạch sắp xếp thời gian cho giám đốc. Mọi kế hoạch, lịch hẹn đối tác, lịch họp, lịch đi sự kiện, hội thảo… đều một tay do bạn sắp xếp và lên kế hoạch.

Bởi vậy, bạn cần phải nâng cao kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian biểu của mình một cách hợp lý, từ đó có kế hoạch sắp xếp thời gian cho giám đốc.

Xem thêm: CV trợ lý giám đốc chuyên nghiệp như cách bạn làm việc

4.2.3. Trợ lý giám đốc cần có kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề

Trợ lý giám đốc sẽ thường xuyên đi gặp đối tác cùng giám đốc, hoặc sẽ chủ động gặp đối tác mà không cần phải có sự có mặt của giám đốc. Vì thế, khả năng giao tiếp luôn là yêu cầu quan trọng đối với các trợ lý giám đốc.

Khi bạn tự tin giao tiếp thì bạn sẽ làm chủ được cuộc giao tiếp đó, bạn sẽ nhanh chóng đưa ra những vấn đề trong công việc cần giải quyết để chốt với đối tác, thương lượng và thuyết phục đối tác của mình.

Cùng với đó, trong quá trình giải quyết công việc, sẽ có nhiều vấn đề công việc phát sinh đòi hỏi người trợ lý nâng cao khả năng giải quyết vấn dề của mình lên, nắm bắt các vấn đề một cách nhanh chóng để tìm ra hướng giải quyết thỏa đáng, tránh làm ảnh hưởng tới công việc.

Ngoài ra, trợ lý giám đốc còn cần có kỹ năng thành thạo máy tính, tin học văn phòng, các vấn đề về kỹ thuật máy tính và có khả năng làm việc nhóm. Bởi vì, trong chiến trường các doanh nghiệp, không chỉ có mình người trợ lý làm việc, xung quanh họ còn rất nhiều người đồng nghiệp và cần sự kết hợp với các nhân viên trong các bộ phận khác nhau. Do đó, kỹ năng làm việc nhóm là rất cần thiết để các trợ lý có thể hoàn thành tốt công việc được giao.

Trên đây viecday365.com đã giải đáp tất cả những thắc mắc của các bạn về nghề trợ lý giám đốc là gì rồi. Nếu bạn đang có mơ ước trở thành một trợ lý giám đốc chuyên nghiệp, tài năng thì hãy tích lũy cho mình thật nhiều kinh nghiệm, trau dồi các kỹ năng cần thiết và đừng quên luôn tìm cơ hội để phát triển nhé.