Yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện mà bạn cần phải nắm rõ

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện quan trọng là vậy, nhưng không phải ai cũng biết rằng có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện. 

1.1. Quản trị

Đầu tiên, ta chắc chắn phải nhắc đến yếu tố quản trị. Như đã đề cập đến ở trên, tổ chức sự kiện là một hoạch động mà trong đó ta cần phải thực hiện một chuỗi các quy trình từ khâu lên ý tưởng, triển khai ý tưởng thành từng bước kế hoạch rồi thực hiện từng bước trong kế hoạch đó. Chưa kể trong quá trình thực hiện, tổ chức một sự kiện, còn rất nhiều yếu tố khác phát sinh vậy nên yếu tố quản trị, một nhà quản trị có khả năng hoạch định, tổ chức, sắp xếp phân công và theo dõi toàn bộ quy trình diễn ra là cực kì cần thiết và tối quan trọng.

Một sự kiện không những chịu những tác động đến từ các yếu tố bên trong mà còn bị ảnh hưởng rất nhiều bởi vô số các tác nhân bên ngoài. Vậy nên, yếu tố quản trị là điều bạn cần phải cân nhắc kĩ càng nếu muốn thực hiện, tổ chức một sự kiện thành công. 

1.2. Nguồn nhân sự có chuyên môn

Từ những sự kiện dù nhỏ nhất cho đến những sự kiện lớn nhất cũng đều sẽ có rất nhiều khâu, bước cần được thực hiện. Chính vì vậy, bạn phải luôn đảm bảo mình có đủ nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện, triển khai từng phần việc phù hợp.

Chưa hết, có nhân lực thôi là chưa đủ, nhân lực phải có chất lượng, chuyên môn thì mới có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Tránh tình trạng công việc được phân cho “những tay mơ” và nhận về kết quả không được như mong muốn, gây ảnh hưởng đến cả quá trình.

Nguồn nhân lực cho mỗi sự kiện cũng cần thiết phải có tinh thần trách nhiệm cao, khả năng ứng biến và sẵn sàng hỗ trợ cho những thành viên khách trong đội. Bởi cả quy trình tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều khâu và đòi hỏi sự hợp tác, kết hợp giữa mọi người. 

1.3. Cơ sở vật chất

Một sự kiện có diễn ra thành công hay không thì yếu tố con người thôi là chưa đủ, ta cần phải quan tâm đến cả cơ sở vật chất. Một sự kiện được trang bị dàn âm thanh, thiết bị chiếu sáng hiện đại sẽ đóng góp rất nhiều vào thành công của cả sự kiện, thu hút được sự chú ý của khách hàng cũng như khiến cho họ cảm thấy hài lòng. 

1.4. Bản kế hoạch cụ thể

Vì tổ chức sự kiện là cả một quy trình với nhiều khâu cần thực hiện vậy nên việc chuẩn bị, lên một bản kế hoạch cụ thể là điều bắt buộc phải làm để dễ dàng theo dõi mọi hoạt động, tiến trình làm việc và giúp cho nhà quản trị có cái nhìn tổng thể nhất ở mỗi quy trình từ đó đánh giá, kịp thời thay đổi, sửa chữa nếu có vấn đề phát sinh.

1.5. Ý tưởng, chủ đề

Mỗi sự kiện sẽ nhằm truyền đạt một thông điệp, bao hàm trong đó một ý nghĩa, mục đích riêng của từng công ty. Chính vi vậy, trước khi bắt tay vào thực hiện bất kì sự kiện nào, doanh nghiệp cần nghiên cứu kĩ mục đích để từ đó lên ý tưởng, chủ đề cho sự kiện của mình tránh tình trạng sự kiện diễn ra truyền tải những nội dung, ý tưởng, không mong muốn, công chúng không nhận được thông tin như doanh nghiệp mong đợi gây lãng phí, hiệu ứng ngược không tốt cho chính doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện.

 1.6. Địa điểm tổ chức

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng là một trong những yếu tố quan trọng bởi lẽ khi đã xác định được mục đích, lên được kế hoạch cho sự kiện, thì việc lựa chọn một địa điểm phù hợp sẽ giúp ích rất nhiều cho đơn vị tổ chức sự kiện trong việc truyền tải thông tin, thông điệp và thể hiện rõ nét ý tưởng của cả sự kiện đó. 

1.7. Phương hướng truyền thông, marketing

Để nhiều khách hàng, đối tượng công chúng biết đến sự kiện của bạn nhiều hơn thì một yếu tố không thể thiếu và cần phải được đưa vào bản kế hoạch để triển khai ngay chính là các phương hướng truyền thông, marketing cho sự kiện. Cái nhìn đầu tiên, cảm nhận trước hết của công chúng đối với sự kiện của bạn là gì sẽ phụ thuộc rất lớn vào các chiến dịch marketing mà bạn thực hiện cho sự kiện đó trước khi nó diễn ra. Bên cạnh đó, trong suốt quá trình trong và sau sự kiện thì việc thực hiện tốt, lựa chọn đúng phương tiện truyền thông để đăng tải, quảng bá cũng góp phần không nhổ giúp sự kiện của bạn trở nên nổi bật hơn, ghi dấu ấn trong lòng công chúng ngay cả khi nó đã kết thúc.

Xem thêm: Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến nhất hiện nay bao gồm những gì?

2. Các bước cụ thể trong quy trình tổ chức sự kiện

Để thực hiện một sự kiện thành công, viecday365.com xin gợi ý cho bạn quy trình 6 bước để có thể tổ chức một sự kiện. 

Bước 1: Đầu tiên, cần phải lên được ý tưởng cho sự kiện của mình. Ý tưởng này cần phải bám sát vào mục đích mà doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân,... muốn truyền tải đến những người sẽ tham gia vào sự kiện của bạn

Bước 2: Sau khi đã có được ý tưởng, cần phải tạo một kịch bản chi tiết hay bản kế hoạch từng bước cụ thể để triển khai sự kiện đó. Bản kế hoạch, kịch bản càng chi tiết bao nhiêu thì các khâu thực hiện, tổ chức và quản lý sẽ càng đơn giản bấy nhiêu.

Bước 3: Ở bước này, sẽ cần lựa chọn, phân công nhân sự phù hợp cho từng quy trình theo như bản kế hoạch tổ chức.

Bước 4: Tiến hành tổ chức sự kiện theo từng giai đoạn

Với giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra, cần chuẩn bị, kiểm tra lại thật kĩ mọi quy trình, tiến độ công việc được thực hiện. Khi càng gần D-day, nên tổ chức, triển khai nhiều chiến dịch truyền thông nhằm quảng bá, nhắm đến đối tượng cong chúng mục tiêu của chiến dịch. 

Trong khi diễn ra sự kiện, cần theo dõi sát sao mọi hoạt động để kịp thời chỉnh sửa ngay khi có vấn đề phát sinh. Các hoạt động truyền thông, quảng bá cũng rất cần thiết ở bước này với mục địc tạo độ “hot” cho sự kiện, gây chú ý đến nhiều người

Khi sự kiện đã diễn ra xong, cần chủ động đánh giá, tổng hợp lại cả quá trình. Bên cạnh đó phối kết hợp với các phương tiện truyền thông, thực hiện một số hoạt động như “re-up” để ấn tượng về sự kiện, thông điệp truyền tải in sâu vào tâm trí khách hàng, công chúng.

Bước 5: Ở bước thứ 5, cần phải tổng kết lại toàn bộ kinh phí đã sử dụng.

Bước 6: Bước cuối cùng cần thực hiện đó là tổng hợp, đánh giá để rút kinh nghiệm.

Trên đây là toàn bộ bài viết nhằm giải đáp thắc mắc về các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện. Ngoài ra, bài viết còn cung cấp thêm cho bạn những cái nhìn tổng quát nhất về tổ chức sự kiện cũng như quy trình tổ chức sự kiện. Mong rằng bài viết sẽ thực sự hữu ích cho bạn. Đừng quên luôn cập nhật website viecday365.com để đón đọc nhiều bài viết với các nội dung thú vị khác.