Ngành tổ chức sự kiện là gì? Có điều gì thú vị tại ngành này?

Tìm việc làm online

1. Tổ chức sự kiện là gì?

Vào những năm gần đây thì ngành tổ chức sự kiện rất phát triển tại các nước nhất là Việt Nam, có điều gì đã thu hút các bạn trẻ đến vậy, đặc biệt là các bạn trẻ đang có định hướng thi vào các trường đại học luôn tìm cho mình những hướng đi “ dấn thân” vào các khối ngàng sôi nổi. Vậy chúng ta cùng tìm hiểu về ngành tổ chức sự kiện gồm có những gì.

Tổ chức sự kiến có tên gọi tiếng anh là “Event excutive” , thật chẳng xa lạ gì với những tên gọi như “evnet” chúng ta thường được nghe thông qua rất nhiều người. Nhưng có lẽ bản chất của nó ra sao thì chưa hẳn bạn đã biết rõ về nó phải không?

Chúng ta cần đi vào bóc tách tình bộ phận một của tên gọi “ tổ chức sự kiện” . Theo bạn sự kiện là gì? Nếu như theo từ điển Tiếng Việt thì sự kiện chính là những sự việc xảy ra xung quanh hằng ngày , hằng giờ trong cuộc sống con người. Vậy tổ chức sự kiện sẽ là gì đây? Hiểu một cách đơn giản “tổ chức” ở đây chính là việc bạn sắp xếp lại các sự việc, hoạt động theo đúng trình tự và hợp lí, giúp cho người xem , người tham gia hiểu được bạn tổ chức sự kiện đó mang ý nghĩa và mục đích hướng tới là gì, bạn tạo được dấu ấn gì trong lòng khán giả.

Và “ tổ chức sự kiện” ngày nay càng được quan tâm, biết đến nhiều hơn với những công việc, khâu tổ chức rất cần đến những người có năng lực, sự nhanh nhẹn và có đầu óc quản lí sắp xếp, phân bôr công việc. Và chắc chắn rằng để có được một sự kiện hoàn hảo nhất thì công sức bạn bỏ ra cho nghề cũng không hề ít.

Vậy chúng ta cùng đi tìm hiểu về “ tổ chức sự kiện” bao gồm những khâu công việc như thế nào nhé.

Xem thêm: Khám phá mô tả công việc Nhân viên tổ chức sự kiện ấn tượng

2. Quy trình và công việc trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngày nay ngày càng trở nên đa dạng và nhiều loại hình phong phú hơn dành cho những bạn trẻ đang muốn băt đầu với công việc tổ chức sự kiện.

Đầu tiên chúng ta đến với quy trình làm việc trong tổ chức sự kiện. Đối với mỗi công việc nào cũng vậy cần có quy trình làm việc rõ ràng, kế hoạch cụ thể sẽ giúp cho công việc hoàn thành một cách thuận lợi. Công việc tổ chức sự kiện sẽ chia thành ba giai đoạn: trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện. Quy trình làm việc của tổ chức sự kiện cần xuyên suốt trong cả quá trình làm việc .

Trước sự kiện sẽ cần các khâu chuẩn bị đầy đủ, bước đầu tiên để bắt đầu một chuỗi sự kiện hay một chương trình nào đó chúng ta cần nghiên cứu để lập kế hoạch. Chúng ta nên nghiên cứu về đối tượng, nội dụng và ý nghĩa của chương trình mà ta muốn hướng đến. Nghiên cứu ở đây giúp bạn nhìn nhận được các vấn đề đề cần đem vào trong chương trình mà mình muốn tổ chức, nội dung bao gồm những phần nào? Ý nghĩa nhắm đến là gì ( giống như mục đích mà chúng ta đặt ra từ đầu) .

Từ việc nghiên cứu đối tượng, thị trường chúng ta bắt đầu chuyển sang bước khảo sát về địa điểm. Ở bước khảo sát cần sự cẩn thận về lựa chọn địa điểm vì địa điểm cần phù hợp với nội dung và đối tượng chương trình hướng tới. Ví dụ như:  bạn lên chương trình giáo dục cho trẻ em, đối tượng chủ yếu ở đây là trẻ nhỏ vì vậy chúng ta cần chọn địa điểm thoáng mát, rộng rãi tránh chọn các địa điểm gần hồ, ao, ... ( những nơi nguy hiểm).

Tiếp theo, bạn sẽ đến với lập kế hoạch cho tổ chức sự kiện, có lẽ đây chính là bước quan trọng nhất trong khâu tổ chức sự kiện. Một chương trình có thành công hay không đều nằm ở bước lập kế hoạch, bạn cần sắp xếp kế hoạch theo trình tự hợp lí, mỗi khung của chương trình cần đầy đủ nội dung và đúng thời lượng, tạo được ý nghĩa đến cho người xem và tham dự. Lập kế hoạch bạn cần nhiều thời gian để cân nhắc cũng như loại bỏ những bước không cần thiết trong chương trình. Cần sự tham gia của nhiều người và tổng hợp được các ý kiến để hoàn thành tốt kế hoạch.

Sau bước lập kế hoạch chính là bước chuẩn bị về logistc, nhân sự và máy móc thiết bị cùng các yếu tố khác. Nhờ có bước lập kế hoạch sẽ giúp bạn đưa ra bước chuẩn bị về logistic đó là chuỗi cung ứng như : lên kế hoạch, thực hiện, các công đoạn về sản phẩm ( dành cho doanh nghiệp) hay nhu cầu dịch vụ. Tiếp đến đó là vấn đề về nhân sự, nhân sự sẽ dựa vào bản kế hoạch để biết chương trình đó cần số lượngu bao nhiêu người, công việc của mỗi người trong từng khâu chương trình. Ngoài ra không thể thiếu các thiết bị máy móc để đảm bảo chương trình được diễn ra thuận lợi nhất. Và quan trọng nhất chính là người điều phối chương trình giúp sự kiện diễn ra tốt đẹp.

Tất nhiên chúng ta không thể thiếu các bản kế hoạch khác ngoài bản kế hoạch chính, bạn luôn cần có bản kế hoạch dự bị cho mỗi lần tổ chức sự kiện để tránh các trường hợp hy hữu xảy ra, luôn cần có 2 đến 3 bản kế hoạch dự bị.

Trên đây chính là các quy trình của tổ chức sự kiện dù cho doanh nghiệp, trường học,...

Tiếp theo chúng ta tìm hểu về các công việc trong tổ chức sự kiện, tổ chức sự kiện là nơi tổng hợp nhiều các sự kiện nhỏ để tạo thành một chương trình dẫn người tham dự đến mục đích mà bạn đặt ra từ trước đó. Chính vì vậy, chúng ta sẽ bao gồm những công việc sau đây.

- Đạo diễn : người này sẽ đóng vai trò lên kịch bản, nội dung của sự kiện sắp tới, đây sẽ là người cần nắm bắt xu hướng, thông tin nhanh nhạy và chuẩn xác nhất để giúp đưa ra kịch bản thu hút và hấp dẫn, tạo được sự quan  tâm từ người tham gia.

- Điều phối viên sự kiện : đây sẽ là người vô cùng quan trọng , chạy xuyên suốt trong sự kiện, vai trò huy động , chỉ đạo chương trình sao cho diễn ra đúng như trong kế hoạch lập ra, người cần sự nhanh nhẹn và hoạt bát, linh hoạt trong công việc để giúp cho sự kiện đó diễn ra thuận lợi nhất, không mắc vào thời gian “chết” quá lâu hay những rủi ro không đáng có.

- Nhân viên kinh doanh sự kiện (sale event) : là những người giới thiệu cho khách hàng những sản phẩm, thuyết phục khách hàng chú ý đến sản phẩm mà công ty hay doanh nghiệp đưa ra, tư vấn cho khách hàng khi cần thiết. Bạn cần có khiếu giao tiếp, thuyết phục người khác và khả năng xử lý tình huống.

- Thiết kế đồ họa : đây là công việc không thể thiếu ở mỗi tổ chức sự kiện, muốn cho sự kiện bắt mắt và có hình thức đẹp thì đây chính là nhiệm vụ của các thiết kế đồ họa. Bạn sẽ là người sáng tạo ra những : tấm biển quảng cáo nhỏ, post card , ấn phẩm hay quà tặng mà chương trình đưa ra.

- Helper sự kiện : nhiều chương trình cũng cần sức lực của nhưng bạn có thời gian rảnh và có thể linh hoạt giúp đỡ chạy chương trình, đặc biệt là dành cho các bạn sinh viên có thể linh hoạt thời gian học và để tham gia để giúp các chương trình, sự kiện. Công việc các bạn đơn giản như: như đưa mic cho cac sĩ, bê đồ,....

- Người phụ trách âm thanh, ánh sáng: công việc chính của họ chính là điều chỉnh âm thanh và ánh sang sao cho hợp lí với sự kiện và người tham dự trên sân khấu, xử lí các bước rủi ro nếu có xảy ra , điều chỉnh ánh sáng sao cho người tham dự thấy hài lòng về sự kiện,....

- Content hay copy write: một phần không thể thiếu bởi đây chính là người đưa những “ dòng chữ mạnh mẽ” đi sâu vào chương trình sự kiện như: viết lời dẫn, biên tập cho chương trình, viết kịch bản, viết nội dung đăng page giúp cho chương trình nhận được nhiều sự thu hút từ cộng đồng mạng xã hội.

Cuối cùng chúng ta đến với sau sự kiện, vậy sau mỗi sự kiện thì bạn cần làm gì? Đó chính là giúp đỡ khách hàng tư vấn về sản phẩm, phân tích kết quả sự kiện sau mỗi lần tổ chức xem còn có những thiếu sót cần khắc phục hay những thành công nào cần phát tiếp ở các chương trình sau, tổng hợp lại các chi phí tài chính cho sự kiện, xem lại đội ngũ nhân lực làm việc của sự kiện ngày hôm đó phê bình hoặc tuyên dương, xem xét lại các thiết bị của sự kiện ngày hôm đó.

CV online đơn giản

3. Ngành tổ chức sự kiện cần kĩ năng gì?

Rất nhiều bạn trẻ hiện nay có xu hướng theo tổ chức sự kiện hay muốn theo học các trường có đào tạo về chuyên môn của tổ chức sự kiện. Vậy chúng tab sẽ cùng tìm hiểu về kỹ năng cần có của ngành này nhé.

Kỹ năng mà bạn cần phải có chính là : sự linh hoạt, nhanh nhẹn và nắm bắt nội dung trong quá trình làm việc để đưa ra kế hoạch có thứ tự hợp lí và phù hợp với mục đích đặt ra của doanh nghiệp. Tiếp đến bạn cần có những khả năng như tư vấn, giao tiếp thành thạo ( có ngoại ngữ là điều rất tốt ), nhiệt tình chăm sóc khách hàng, thuyết phục người khác để thu hút được sản phẩm của mình. Bạn cũng cần bổ sung kiến thức về loại sản phẩm mà bên doanh nghiệp đang đưa ra thị trường hay thông điệp của chương trình đẻ giúp trong việc tư vấn người tham gia, cần sự khéo léo trong từng khâu tổ chức , biết xử lí các vấn đề phát sinh nếu có,.... Đây chính là những kỹ năng giúp cho tổ chức sự kiện thành công và thuận lợi.

Xem thêm: Việc làm chuyên viên tổ chức sự kiện

Dưới đây sẽ giới thiệu cho các bạn học sinh nhưng trường có đào tạo về ngành tổ chức sự kiện: trường ĐHKHXH&NV Hà Nội (quan hệ công chúng)  và HCM (ngành báo chí) , khoa du lịch ĐH Văn Hóa, ngành PR, marketing, quảng cáo của trường Báo chí tuyên truyền,.....

Mong rằng qua bài viết này viecday365.com sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về định nghĩa ngành tổ chức sự kiện và trau dồi thêm các kỹ năng cho ngành học này.