[Event Executive là gì?] Cơ hội việc làm nghề Tổ chức sự kiện

Việc Làm Tổ Chức Sự Kiện

1. Định nghĩa Event Executive là gì?

Tổ chức sự kiện nói chung là mọi hoạt động cung cấp cho khách hàng có nhu cầu, liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức, quảng cáo và thực hiện các sự kiện khác nhau. Một sự kiện có thể là bất kỳ hình thức nào, từ bữa tiệc riêng tư (như sinh nhật, mừng thọ, cưới hỏi,...) cho đến các sự kiện công chúng (như hội nghị doanh nghiệp, sự kiện ẩm thực, ra mắt sản phẩm,...).

Dường như, thuật ngữ tổ chức sự kiện đã phát triển và trở nên thông dụng hơn trong những năm gần đây. Tuy nhiên Event Executive là gì không phải ai cũng biết. Một sự kiện thành công, không thể vắng mặt các Event Executive. Và hiểu một cách đơn giản, đó chính là những nhân viên tổ chức sự kiện. Từ nhiều góc độ, tổ chức sự kiện là một phạm trù hoạt động rộng lớn. Xét về nhân sự, ngoài chức danh nhân viên tổ chức sự kiện là Event Executive, thì còn một số vị trí khác bao gồm:

+ Event manager: Chức danh này chỉ những nhà quản lý sự kiện. Đồng thời cũng là một vị trí cao nhất trong ngành. Họ là những người chịu trách nhiệm giám sát và điều khiển tất cả mọi hoạt động liên quan đến quá trình tổ chức thành công một sự kiện.

+ Event leader: Thuật ngữ này được hiểu là trưởng nhóm sự kiện, về cơ bản giống với Event manager. Hai thuật ngữ này có thể được thay thế cho nhau, tùy thuộc vào cơ cấu nhân sự trong một sự kiện nhất định, hoặc trong một công ty cung cấp dịch vụ này.

+ Event supervisor: Thuật ngữ chỉ nhân sự làm việc trong một hạng mục thuộc hoạt động tổ chức sự kiện nhất định. Chẳng hạn như: phần hình ảnh, ánh sáng, sản xuất,.... Event supervisor có thể điều hành một số nhân viên cấp dưới, và làm việc dưới sự chỉ đạo của Event manager/ Event leader.

+ Helper: Thuật ngữ chỉ những nhân viên làm việc trong các sự kiện mang tính thời vụ. Đảm nhiệm các công việc nhỏ nhặt, việc gì cũng có thể đến tay một Helper. Thường Helper được tuyển dụng hướng đến các đối tượng sinh viên, người làm thêm,...

Việc làm nhanh

2. Những gì bạn cần biết về nghề Event Executive

Như vậy, thông qua việc tìm hiểu Event Executive là gì? Bạn cũng có thể nhận thấy đây là một chức vụ cơ bản nhất trong cơ cấu nhân sự cho ngành tổ chức sự kiện nói chung phải không nào? Vậy nếu chọn công việc này, bạn sẽ phải thực hiện các nhiệm vụ cụ thể gì? Thu nhập và yêu cầu cụ thể cho công việc ra sao?

2.1. Event Executive job description (mô tả công việc)

Một sự kiện không đơn giản, nó được tổ chức khá công phu và ngày càng chỉn chu hơn trong thời đại ngày nay. Khi mà các doanh nghiệp, tổ chức đã lấy các sự kiện làm trung tâm cho chiến lược phát triển và lan tỏa tính truyền thông thương hiệu của mình. Thông thường, một sự kiện được tổ chức thành công, sẽ bao gồm hai phần hoạt động chính của hai bộ phận. Đó là bộ phận sáng tạo, và bộ phận triển khai thực hiện. Bỏ qua phần việc của bộ phận sáng tạo (bao gồm nhân viên Ideas, Copywriter, Graphic Designer, Creative Director,...) thì Event Executive chính là công việc thuộc phạm vi của bộ phận triển khai thực hiện.

Mặc dù ở nhiều doanh nghiệp, công ty, Event Executive có thể thực hiện những nhiệm vụ không giống nhau. Tuy nhiên, xét về chức năng và vai trò của Event Executive, công việc của bạn có thể được phân công như sau:

+ Thứ nhất, Event Executive cần phụ trách mảng thông điệp cho một sự kiện. Đây vừa là nhiệm vụ, cũng vừa là kỹ năng cần có để “hành nghề. Thông điệp trong tổ chức sự kiện là gì? Đó chính là những mục đích, định hướng truyền thông mà sự kiện đó hướng đến. Chỉ khi biết được chủ đề, mục đích mà sự kiện đó hướng đến, thì Event Executive mới có thể lo toan được những khâu chuẩn bị tiếp theo. Để những khâu chuẩn bị về địa điểm, thời gian, hậu cần sao cho phù hợp với chủ đề đó nhất.

+ Thứ hai, Event Executive chịu trách nhiệm trong việc xây dựng các kế hoạch và triển khai hoạt động thuộc sự kiện trong phạm vi ngân sách nhất định. Nhân viên tổ chức sự kiện cũng có thể là người đưa ra các quyết định phù hợp với kinh phí mà bên khách hàng đã yêu cầu. Khoanh vùng và làm việc với các nhà cung cấp hậu cần liên quan để đảm bảo rằng, những việc triển khai không vượt quá phạm vi về ngân sách.

+ Thứ ba, chọn lựa địa điểm tổ chức sự kiện: Một sự kiện được diễn ra thành công hay không, phụ thuộc khá lớn về việc chọn địa điểm tổ chức. Đó cũng là nhiệm vụ vất vả của nghề Event Executive. Họ cần đi khảo sát thực địa, xem xét và chọn địa điểm phù hợp với chủ đề, mục đích mà sự kiện đó hướng đến. Địa điểm phải làm nổi bật sự kiện, với hệ thống sân khấu, âm thanh, ánh sáng, kết cấu mạng,... nhân viên tổ chức sự kiện cũng phải kiểm tra và thiết lập tất cả sao cho chuẩn chỉnh.

+ Thứ tư, quản lý khâu hậu cần: Đặt các hạng mục sản xuất, thiết kế cần cho một sự kiện được diễn ra khi đã xác định được những bước trên, bao gồm chủ đề sự kiện, kinh phí dự trù và cả địa điểm tổ chức. Trước khi sự kiện diễn ra, những gì liên quan đến hậu cần cần được hoàn tất một cách hoàn hảo, không thiếu sót, không sơ sẩy. Những gì liên quan đến hậu cần có thể bao gồm: thiết bị trình bày và phục vụ, đồ ăn thức uống, phòng tiệc, sân khấu, âm nhạc, ánh sáng, vận chuyển,....

+ Thứ năm, lập báo cáo chi tiết về kết quả thực hiện: Đó cũng là nhiệm vụ của một Event Executive. Họ cần ghi chép thường xuyên, tổng hợp dữ liệu và kết hợp để xây dựng một báo cáo hoàn chỉnh khi kết thúc sự kiện cho các bên liên quan. Những bên liên quan có thể bao gồm: khách hàng, nhà cung cấp, công ty chủ quản cung cấp dịch vụ event,...

Thông qua năm nhiệm vụ chính của Event Executive, bạn cũng có thể thấy đây là một trong số các công việc khá vất vả. Tính chất công việc không cố định, linh hoạt và thay đổi liên tục. Đó chính là lý do mà nghề tổ chức sự kiện cần những cá nhân không chỉ chịu khó, mà cần có lòng đam mê với công việc này.

Xem thêm: Các vị trí trong tổ chức sự kiện nào hiện nay sẽ thu hút bạn?

2.2. Yêu cầu chung của công việc

Những nhà tuyển dụng đưa ra yêu cầu cho Event Executive là gì? Nhiệm vụ khó cần những cá nhân biết chịu khó, đó là điều chắc chắn. Event Executive thường được chấp nhận với các tiêu chí như: Có đầu óc sáng tạo, kỹ năng tổ chức và triển khai xuất sắc, kỹ năng ứng xử tình huống, giải quyết vấn đề, có thể đưa ra quyết định nhanh. Bên cạnh đó, Event Executive cũng cần giỏi về kỹ năng giao tiếp. Vì bạn có thể sẽ dùng nó trong việc trao đổi với các bên cung cấp, hay các chủ thể liên quan đến sự kiện, bao gồm cả phóng viên và nhà báo,...

Mặt khác, Event Executive cũng thường làm việc trong một môi trường thay đổi liên tục, về cả địa điểm làm việc lẫn thời gian làm việc. Đó chính là lý do mà các nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên biết cách quản lý thời gian, có năng lực chịu được áp lực công việc dưới tần suất cao, độ khó lớn,... Chính đặc trưng trong công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện, nên công việc này cũng chỉ thích hợp với những ứng viên có một nền tảng sức khỏe tốt!

2.3. Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện

Bên cạnh việc thắc mắc Event Executive là gì? Phần đông ứng viên quan tâm nhiều hơn về mức thu nhập cho công việc này. Mặc dù không có một công thức về con số thu nhập cho Event Executive. Vì điều này còn tùy thuộc vào địa điểm làm việc, tính chất công việc, cơ cấu nhân sự,.... mới quyết định được. Tuy nhiên về cơ bản, nghề Event Executive có mức thu nhập khá trên thị trường các ngành nghề hiện nay.

Một ứng viên chưa có kinh nghiệm, khi tham gia vào công việc này, có thể được trả lương trong khoảng 6 - 8 triệu đồng/tháng. Với những ứng viên đã có kinh nghiệm, con số trên 10 triệu/tháng có thể đáng mong đợi đấy!

Xem thêm: Khám phá mô tả công việc Nhân viên tổ chức sự kiện ấn tượng

3. TOP kỹ năng để thành công với nghề Event Executive

Tổ chức sự kiện là ngành nghề khó, đó là điều chắc chắn. Vì hãy thử mường tượng xem, một sự kiện từ nhỏ đến to, có bao nhiêu khâu để chuẩn bị? Yêu cầu cao và độ khó trong nghề trở thành một áp lực không hề nhỏ trong quá trình làm việc cũng như tuyển dụng nhân sự. Làm thế nào để trở thành một Event Executive thành công? Không có công thức hoàn hảo cho điều này, tuy nhiên sự thành công của bạn có thể cần đến những đóng góp về mặt kỹ năng như danh sách viecday365.com gợi ý sau đây:

+ Chú ý đến chi tiết: Một sự kiện có được đánh giá thành công hay không, là nhờ vào mật độ hoàn thiện cho những chi tiết vô cùng nhỏ. Đừng quá “đao to búa lớn” ở những khâu về mắt nhìn, như sân khấu, địa điểm,.... Mà Event Executive cũng cần phải chú ý đến từng chỗ ngồi của người tham dự sự kiện, cách bài trí và hướng dẫn lối đi,... Càng chi tiết sẽ càng minh chứng cho sự chuyên nghiệp và quy mô của sự kiện đó.

+ Kỹ năng giao tiếp: Event Executive tương tác với nhiều người trong một ngày làm việc, đó có thể là nhà quản lý sự kiện, nhà tài trợ, nhà cung cấp, hoặc đơn giản là người tham dự sự kiện. Kỹ năng giao tiếp sẽ rất cần thiết cho hoạt động của một Event Executive. Đó cũng chính là chìa khóa để đảm bảo mọi thứ diễn ra một cách suôn sẻ và mọi người tham gia đều hiểu rõ vai trò của họ là gì? Event Executive nên trang bị kỹ năng giao tiếp cả về văn bản và bằng lời nói, một cách sắc nét, truyền đạt thông tin với sự tự tin, rõ ràng và tôn trọng. Event Executive không chỉ là những người giỏi trong việc truyền đạt tầm nhìn của họ, họ còn là những người lắng nghe tuyệt vời để hiểu được mong muốn là nhu cầu của khách hàng.

+ Kỹ năng lập kế hoạch: Sự tháo vát của một Event Executive không giới hạn ở những nhiệm vụ thông thường và cơ bản. Những Event Executive thành công có thể tự biết xây dựng những kế hoạch vô cùng thông minh, có thể đưa ra những quyết định nhanh chóng khi đối diện với những thách thức không thể lường trước.

+ Kỹ năng đa nhiệm: Nói một cách đơn giản, để trở thành một Event Executive thành công, bạn cần có khả năng tung hứng nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Mô tả công việc của một Event Executive có thể bao gồm rất rất nhiều nhiệm vụ, nên bạn cần có trách nhiệm trong việc hoàn thành mọi nhiệm vụ từ A - Z. Event Executive cũng cần có kỹ năng làm việc và phối hợp nhóm tốt, đó cũng là một cách để bạn không bị áp đảo vì khối lượng công việc khổng lồ.

+ Kỹ năng lập ngân sách: Lập ngân sách là một trong những nhiệm vụ chính của một Event Executive. Vì vậy, không có lý do gì mà kỹ năng này không giúp bạn thành công với nghề. Đó là cách bạn nhìn nhận và hoạch định chi tiêu hiệu quả.

+ Kỹ năng sáng tạo: Mặc dù như đã đề cập, tổ chức sự kiện có thể được cơ cấu giữa hai bộ phận, sáng tạo và triển khai. Trong khi Event Executive thuộc phạm vi của bộ phận triển khai, nhưng vẫn cần có kỹ năng sáng tạo. Đó là bởi vì, nhiệm vụ sáng tạo có thể được họ đảm nhiệm bất cứ lúc nào, nếu như trong doanh nghiệp, không có bộ phận riêng biệt đó. Vì vậy, sự sáng tạo của Event Executive là một cách “dự bị” cho sự thành công của họ đến nhanh hơn thông thường.

Xem thêm: Tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện

4. Event Executive và những thách thức cần đối diện

Chỉ tính riêng về góc độ kinh doanh, tổ chức sự kiện đóng một vai trò quan trọng trong những chiến lược phát huy thương hiệu của doanh nghiệp và tổ chức. Trong bối cảnh thị trường và cơ chế cạnh tranh ngày càng lớn, một sự kiện có thể phát huy và xây dựng hình ảnh đẹp cho sản phẩm, giúp chúng đến tay khách hàng nhanh và ấn tượng hơn. Các yêu cầu về việc tổ chức sự kiện ngày càng đa dạng đã thúc đẩy sự xuất hiện của các công ty, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện.

Nghề Event Executive cũng từ đó mà được nhiều ứng viên quan tâm, đặc biệt là các bạn trẻ năng động sáng tạo. Mặc dù có hàng trăm điều thú vị và bổ ích có thể mang lại cho bạn từ công việc này. Nhưng tựu chung, song song với sự thú vị đó là những thách thức không hề nhỏ. Với nhiệm vụ đa dạng, từ khâu liên hệ tổ chức cho đến dọn dẹp hậu cần, không ai có thể làm nghề Event Executive mà không cần đến một nền tảng sức khỏe tốt. Bạn có thể dầm mưa dãi nắng, có thể lăn lộn ngoài thực địa với một sự kiện bất chấp.

Bên cạnh những rủi ro về sức khỏe, Event Executive cũng có thể là nghề mang lại cho bạn sự stress liên tục và thường xuyên. Nếu không đủ bản lĩnh, bạn sẽ không thể vượt qua áp lực đó một cách dễ dàng và thoải mái. Cuối cùng, nếu bạn mong muốn một công việc hào nhoáng, với trang phục bóng bẩy và ngoại hình ưa nhìn. Thì Event Executive có thể sẽ không phù hợp với bạn, vì Event Executive là những người đứng sau cánh gà cho những sự kiện được tổ chức thành công. Là một trong những nghề “đẫm đề mồ hôi”, chỉ có những ai đam mê và nhiệt huyết với có thể sống được với chúng!

Event Executive là gì? Trên đây là một vài chia sẻ của viecday365.com về nghề nhân viên tổ chức sự kiện. Truy cập viecday365.com để nhận về cơ hội việc làm Event Executive tốt nhất nhé!