Hướng dẫn cách viết thư xin báo giá lịch sự, chuyên nghiệp

1. Tổng quan về thư xin báo giá

- Một doanh nghiệp tồn tại trên thị trường cần phải có hoạt động phát sinh ra kinh tế, với mục đích tạo doanh thu cho công ty. Từ doanh thu sẽ tạo lợi nhuận kiếm về lợi ích cho người tham gia vào doanh nghiệp. Muốn có được lợi nhuận cao thì cần tăng doanh thu và giảm chi phí đầu vào.

- Chi phí dùng cho doanh nghiệp chủ yếu dùng cho nguồn nguyên liệu đầu vào, nhân công, hay chế biến, sản xuất, vận chuyển khác tùy vào mỗi công ty. Giải pháp tốt cho vấn đề chi phí là tìm nguồn tài nguyên vào có giá cả hợp lý.

- Hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, tài sản cần doanh nghiệp chi tiền cho một đơn vị khác để mang về phục vụ cho nhu cầu của công ty mình. Trước khi hợp tác, ký kết làm ăn, giao dịch với bên cung ứng cần phải nắm được giá cả sản phẩm cụ thể đúng với tiêu chí của doanh nghiệp.

- Hoạt động báo giá của đơn vị cung cấp các hàng hóa cho bên khác diễn ra thường xuyên và có nhiều thay đổi khác nhau tùy theo thỏa thuận đã trao đổi. Doanh nghiệp muốn đi tìm các nguồn tài nguyên vào mới, cần gửi thư yêu cầu, đề nghị, xem xét giá của mà nhà cung cấp đưa ra.

- Cùng một đơn bị cung cấp một loại mặt hàng, có thể sẽ có khác biệt về giá cả, do nhiều tác động khác nhau khiến cho giá cả có phần chênh lệch. Các yếu tố về khoảng cách, số lượng, chất lượng, đặc điểm, tính chất của hàng hóa có thể làm thay đổi giá cả chung.

- Nhiều trường hợp với cùng một nhà cung cấp, cùng một loại hàng hóa nhưng giá cả vẫn thay đổi do tác động của nề kinh tế chung, sự thay đổi về cơ cấu, các yếu tố vĩ mô khác. Báo giá rõ ràng sẽ khiến các đơn vị làm việc với nhau cụ thể hơn, triển khai các công việc khác phát sinh sau đó.

- Nắm bắt được giá cả khiến cho cả hai bên mua và bán có thể hoạt động dễ dàng hơn. Doanh nghiệp cung cấp không thể tùy tiện báo giá vì sẽ ảnh hưởng đến các đơn vị khách hàng khác. Cho nên đứng từ bên cần mua phải chủ động làm các thủ tục xin báo giá từ bên bán.

 Xem thêm: [Khám phá] Cách báo giá cho khách chính xác, hiệu quả cao

2. Cách viết thư xin báo giá

Đơn vị cần sử dụng hòa hóa của bên cung cấp cần gửi các yêu cầu, các đề nghị để nhận được báo giá. Những doanh nghiệp đã hợp tác từ trước, có thỏa thuận, trao đổi trực tiếp thì công đoạn báo giá không gặp nhiều vấn đề. Tuy nhiên với những doanh nghiệp mới hợp tác, các văn bản xin báo giá cần phải thể hiện nhiều yếu tố khác nhau.

Trình bày một bức thư để bày tỏ ý muốn xin giá cả cần phải có đầy đủ các thông tin cần thiết và phép lịch sự tối thiểu thể hiện tính tôn trọng với bên cung cấp. Thư cần phải có các phần lời chào, lý do viết thư, yêu cầu báo giá, địa chỉ mua hàng và lời cảm ơn.

- Phần đầu tiên của mọi bức thư là lời chào và giới thiệu chung về đơn vị viết thư. Nếu bên mua là một đơn vị tổ chức có mail riêng thông thường đã cài đặt mặc định thông tin giới thiệu, hoặc sử dụng mẫu giấy chung của công ty. Nếu người mua là cá nhân thì cần nêu thông tin liên lạc ở phần đầu.

Lời chào hỏi đầu tiên cần phải nêu đầy đủ tên công ty bên cung cấp mặt hàng, thể hiện tính tôn trọng và có có sự tìm hiểu kỹ càng từ trước. Phần đầu của thư được người đọc để tâm đầu tiên, cần phải theo đúng mẫu không nên giảm bớt hay thêm quá nhiều chi tiết.

Các thông tin liên hệ cần có trong phần giới thiệu như tên người chịu trách nhiệm làm việc, số điện thoại và địa chỉ của đơn vị doanh nghiệp. Ngoài ra có thể thêm những yếu tố khác có liên quan cần thiết, không nên giới thiệu quá nhiều ở phần này.

- Sau đó là phần lý do viết thư, người viết cần thể hiện thành câu văn, trình bày lịch sự về ý định xin hỏi về giá cả. Nhu cầu cần biết về thông tin giá cả có thể biểu lộ bằng nhiều cách, bạn không nên nói quá ngắn, thiếu tính lịch sự và chuyên nghiệp khi viết thư.

Ví dụ: “Được biết Quý công ty đang cung cấp mặt hàng xxx qua kênh bán hàng trên web chính của công ty. Do tình hình sản xuất của đơn vị chúng tôi, các mặt hàng xxx mà công ty cung cấp có tính chất phù hợp. Vì thế, tôi viết thư này đề nghị công ty báo giá về sản phẩm xxx từ công ty.”

- Với những đơn vị cung cấp nhiều loại mặt hàng khác nhau, nhu cầu sử dụng nhiều loại mặt hàng, dịch vụ đi kèm theo thì cần trình bày rõ ràng hơn. Có thể xuống dòng, gạch đầu dòng các sản phẩm quan tâm, hoặc in đậm, in nghiêng để làm nổi bật các mặt hàng muốn được báo giá.

- Nhu cầu sử dụng mặt hàng đó của doanh nghiệp có tính chất lâu, số lượng lớn, hay chất lượng, yêu cầu riêng biệt cũng nên đưa ra để nhà cung cấp nắm rõ. Các danh mục báo giá của đơn vị cung cấp được thống kê thành bảng nhiều loại, muốn có được chính xác thông tin các mặt hàng muốn thì phải trìn bày thêm để nhà cung cấp nắm được.

Có thể gửi các link sản phẩm đi kèm, các hình ảnh, logo sản phẩm theo ý muốn để bên cung cấp giá xác định đúng sản phẩm bạn cần. Người viết có trách nhiệm làm rõ thông tin, nhu cầu sử dụng sản phẩm để thuận tiện và đạt được mục đích chung giữa hai bên.

- Cuối cùng là lời cảm ơn và chữ ký kết thúc thư báo giá. Phần kết thúc thư cũng giống như các mẫu thư gửi công ty tương tự khác, thể hiện tính lịch sự và tôn trọng người đọc. Nên viết thành câu hoàn chỉnh giống như phần lý do viết để bức thư có hình thức đẹp hơn, có thiện cảm hơn.

Tránh tình trạng nhầm lẫn với phần làm nổi bật các danh mục xin báo giá ở trên, phần cảm ơn và kết thúc nên được trình bày theo mẫu. Không viết quá ngắn, xuống dòng nhiều, tạo nên điểm cụt trong lá thư. Viết 1 – 2 câu mong muốn hợp tác sau đó xuống dòng cảm ơn và kết thúc thư sẽ khiến phần trình bày được đẹp mắt.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết thư từ chối đơn đặt hàng không gây phật ý 

3. Lưu ý khi gửi thư xin báo giá

- Viết thư đề nghị về báo giá để thể hiện tính tôn trọng nhưng quan trọng vẫn là nội dung chính về các mục cần biết về giá cả. Bạn hãy trình bày làm sao để phần giá cả nổi bật nhất, đổi màu chữ khác hay tô đậm tùy ý nhưng phải hạn chế và dùng hợp lý để thư có tính cân bằng về hình thức.

- Mặt hàng bạn quan tâm từ nhà cung cấp nhỏ hay cung cấp lớn, có yêu cầu đòi hỏi hoạt động thế nào thì bạn vẫn nên gửi các thư yêu cầu giá hoàn chỉnh, có tính tôn trọng đối phương. Điều này thể hiện rằng doanh nghiệp, đơn vị bạn đại diện mua hàng có tính chuyên nghiệp, làm ăn thận trọng, tạo được niềm tin với nhà cung cấp.

Nhu vậy, viết thư xin báo giá cần phải có những nguyên tắc chung, vừa làm nổi bật các mục cần hỏi về giá vừa không mất đi tính trang trọng, lịch sự của một lá thư. Đề nghị nhận báo giá từ nhà cung cấp cũng thể hiện phần nào tác phong, thái độ chung của doanh nghiệp mua hàng nên cần chú ý và thực hiện cẩn thận trong việc viết thư. Mong rằng với những chia sẻ trên đây từ viecday365.com các bạn đã có thể tự tin viết một mẫu thư chuyên nghiệp nhất.