Cách viết thư mời ứng tuyển giúp nhà tuyển dụng thu hút ứng viên

1. Thư mời ứng tuyển có vai trò rất quan trọng

Thư mời ứng tuyển là văn bản được nhà tuyển dụng gửi đến các ứng viên có hồ sơ vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ. Sau khi sàng lọc và lựa chọn ra những ứng viên phù hợp với tiêu chí tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ gửi thư mời cho các ứng viên này.

Có thể nói, thư mời ứng tuyển là văn bản giao tiếp chính thức đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên. Việc ứng viên có đến tham gia phỏng vấn hay không phụ thuộc khá nhiều vào nội dung của thư mời ứng tuyển. Bởi vậy nói không quá khi khẳng định thư mời ứng tuyển chính là văn bản đại diện cho bộ mặt của nhà tuyển dụng.

Nếu thư mời ứng tuyển được viết tốt, nội dung hấp dẫn và gửi đến kịp thời thì khả năng thu hút được sự quan tâm của ứng viên càng lớn, ngược lại nếu nhà tuyển dụng chỉ gửi một lá thư mời với nội dung hời hợt, không rõ ràng, mắc lỗi trình bày không đúng quy chuẩn thì sẽ không thể tạo được thiện cảm với ứng viên. Một lá thư mời ứng tuyển không đạt chuẩn sẽ khiến ứng viên, nhất là nhà tuyển dụng ứng viên có tài năng, đánh giá thái độ làm việc của công ty là thiếu chuyên nghiệp.

Ngày nay không chỉ ứng viên đi tìm công ty tốt, mà những nhà tuyển dụng cũng phải đi tìm những ứng viên tài năng. Do đó tầm quan trọng của thư mời ứng tuyển là không cần bàn cãi. Cùng viecday365 tìm hiểu một lá thư mời ứng tuyển sẽ được trình bày như thế nào với các thông tin sau:

 Xem thêm: Các thông tin cần có của một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp

2. Một lá thư mời ứng tuyển bao gồm những phần nào?

Thư mời ứng tuyển có vai trò cực kỳ quan trọng bởi vậy với bất cứ hình thức thư mời ứng tuyển nào thì nhà tuyển dụng cũng phải đảm bảo được những phần cơ bản của nó. Hiện nay thư mời ứng tuyển được gửi tới các ứng viên thông qua email họ cung cấp. Vậy một lá thư mời ứng tuyển thông thường sẽ bao gồm những thành phần nào?

2.1. Tiêu đề email

Thông thường tiêu đề email gửi thư mời ứng tuyển sẽ được thống nhất theo định dạng cơ bản như sau: “[Tên công ty]_Thư mời ứng tuyển [Chức vụ]”, hoặc đôi khi cũng có thể biến tấu theo những kiển khác như: “Chúc mừng bạn trúng tuyển [Chức vụ] tại [Tên công ty]”, hoặc “[Tên công ty] thông báo trúng tuyển [Chức vụ]”...

Lưu ý là tên email cần viết ngắn gọn đủ ý trong đó bắt buộc phải có tên công ty và vị trí mời ứng tuyển.

Ví dụ:

“Công ty TNHH XXX_Thư mời ứng tuyển Trưởng phòng Kỹ thuật”

2.2. Lời cảm ơn ứng viên và lời mời ứng tuyển

Hãy mở đầu bức thư bằng một câu chào và sau đó dành ra một vài dòng đầu tiên để nói lời cảm ơn với ứng viên. Dù rằng đây là một quy chuẩn mang tính hình thức, tuy nhiên lời cảm ơn vẫn tỏ ra rất hiệu quả khi bạn bắt đầu một câu chuyện cũng như gây được thiện cảm với đối phương.

Chẳng hạn bạn có thể viết:

“Chào bạn Hữu Trung,

Lời đầu tiên chúng tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến bạn vì đã dành thời gian tìm hiểu và ứng tuyển cho vị trí Nhân viên phòng Kỹ thuật tại Công ty TNHH XXX.
Qua những thông tin trong hồ sơ ứng tuyển, chúng tôi nhận thấy bạn có những kỹ năng và kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí mà chúng tôi đang tuyển dụng. Bằng email này chúng tôi trân trọng mời bạn đến tham gia phỏng vấn cho vị trí Nhân viên phòng Kỹ thuật tại Công ty TNHH XXX.”

2.3. Thông tin về cách thức phỏng vấn

Trong thư mời cũng phải ghi rõ những thông tin về cách thức phỏng vấn, cũng như thời gian và địa điểm phỏng vấn. Bên cạnh đó trong thư cũng có thể hoặc không đề cập đến ai sẽ là người phỏng vấn ứng viên.

Nếu không thể phỏng vấn trực tiếp, người gửi thư cần nêu rõ cách thức phỏng vấn sẽ diễn ra (tính năng online qua Skype, Google Meet, Zoom...) và cung cấp thông tin liên quan như tài khoản Skype, ID Zoom, mật khẩu…

2.4. Thông tin về những giấy tờ ứng viên cần chuẩn bị, những người liên hệ và những yêu cầu khác của công ty

Rất nhiều bạn chưa có kinh nghiệm viết thư mời ứng tuyển đều bỏ qua phần này. Mặc dù chỉ là phần rất nhỏ nhưng đây lại là phần chứng tỏ cách làm việc của công ty có chuyên nghiệp hay không.

Một số nhà tuyển dụng còn chu đáo hơn khi có ghi kèm chỉ dẫn đường đến công ty hoặc đính kèm bản đồ.

Đôi khi ứng viên có thể gặp khó khăn trong khâu tìm đường và để mọi tình huống phát sinh có thể được kiểm soát thì những thông tin trong phần này là rất cần thiết.

Ví dụ:

“Buổi phỏng vấn cho vị trí Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ được bắt đầu vào:

Thời gian: 10h sáng ngày … tháng… năm…

Địa điểm: Công ty TNHH XXX, địa chỉ số...đường...quận… (Rẽ vào ngã tư đối diện Ngân hàng ABC. sau đó tiếp tục đi thẳng 300m)

Hy vọng bạn sẽ có mặt tại địa điểm phỏng vấn vào đúng thời gian như trên để buổi phỏng vấn diễn ra được suôn sẻ. Khi nhận được email bạn vui lòng phản hồi lại email này và xác nhận sẽ tham gia phỏng vấn để chúng tôi có thể tiếp đón chu đáo nhất.

Nếu có bất cứ thắc mắc gì bạn có thể liên hệ với anh XXX - Trưởng phòng nhân sự - số điện thoại 0981.xxx.xxx.

Rất mong sẽ được gặp lại bạn trong buổi phỏng vấn sắp tới.”

2.5. Thông tin về công ty

Trong phần này bạn sẽ đính kèm những thông tin về website của công ty, fanpage Facebook… thông qua đó ứng viên có thể hiểu rõ hơn về hoạt động của công ty và những giá trị mà công ty đang hướng tới.

3. Những yêu cầu cơ bản của thư mời ứng tuyển

Thường thì các ứng viên khi tìm việc sẽ gửi CV hoặc hồ sơ đến nhiều hơn 1 công ty. Những ứng viên xuất sắc dĩ nhiên sẽ được nhiều hơn 1 công ty gửi thư mời ứng tuyển. Hãy trình bày thư mời ứng tuyển một cách chuyên nghiệp thì bạn mới có thể khiến cho những ứng viên này chú ý.

Khi viết thư mời ứng tuyển cần đảm bảo đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Cung cấp đầy đủ thông tin về tên công ty, vị trí mời ứng tuyển, thời gian và địa điểm phỏng vấn, thông tin về người sẽ trực tiếp phỏng vấn viên, thông tin liên hệ nếu cần, những giấy tờ cần chuẩn bị và những yêu cầu khác từ phía công ty nếu có. Hãy chỉ dẫn ứng viên tận tình để họ thấy được sự chuyên nghiệp của công ty.

- Trình bày bố cục một chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt, cũng như để ứng viên dễ dàng tiếp nhận và tìm kiếm thông tin. Hãy chia thư xin việc thành các đoạn và mỗi đoạn chỉ tối đa 4 - 5 dòng. Giữa các đoạn luôn cần có một khoảng cách dòng, những thông tin quan trọng nên sử dụng màu chữ làm nổi bật lên và phải được in đậm. Bên cạnh đó cũng phải sử dụng font chữ dễ nhìn dễ đọc.

- Nhà tuyển dụng nên sử dụng văn phong chuyên nghiệp nhưng cũng gần gũi và cởi mở nhằm gây thiện cảm đối với ứng viên.

 Xem thêm: Các thông tin xoay quanh việc viết mẫu thư hẹn phỏng vấn

4. Những lưu ý khi gửi thư mời ứng tuyển

- Nhà tuyển dụng cần gửi thư mời phỏng vấn vào đúng địa chỉ email cá nhân của ứng viên.

- Thời gian hẹn phỏng vấn cần đảm bảo khả thi. Khoảng thời gian lý tưởng nhất tính từ khi gửi thư mời đến lúc cuộc phỏng vấn diễn là là vào khoảng 5 - 7 ngày, đủ để ứng viên sắp xếp công việc cũng như chuẩn bị những gì cần thiết cho buổi phỏng vấn.

- Trong thư mời bắt buộc phải nhắc đến vị trí ứng tuyển, có thể có hoặc không nhắc đến phương thức mà bạn nhận được thông tin của ứng viên. Thực tế có những ứng viên gửi hồ sơ đến nhiều đơn vị tuyển dụng cùng một lúc và họ không nhớ hết được thông tin của những đơn vị tuyển dụng đó.

- Kiểm tra lại lỗi chính tả và cách diễn đạt trong email trước khi gửi cho ứng viên.

- Song song với việc gửi thư mời ứng tuyển, bộ phận tuyển dụng nên liên hệ trực tiếp với ứng viên qua điện thoại hoặc tài khoản mạng xã hội để thông báo về việc mời ứng tuyển.

Hiện nay thư mời ứng tuyển là một yếu tố không thể thiếu trước mỗi cuộc phỏng vấn. Hãy đảm bảo bạn biết cách trình bày và gửi cho ứng viên một lá thư mời ứng tuyển đúng cách để không bỏ lỡ những người đồng nghiệp tài năng trong tương lai nhé.