Các thông tin cần có của một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp

1. Vai trò của một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp

Để có thể hiểu rõ hơn về vai trò của thư mời nhận việc hay một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp sẽ có tác dụng như thế nào trong tuyển dụng việc làm. Thì đầu tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu chính xác định nghĩa của khái niệm thư mời nhận việc. Theo dõi cùng viecday365.com để có cái nhìn rõ ràng hơn về tầm quan trọng của một mẫu thư nhận việc các nhà tuyển dụng nhé!

Thư thông báo trúng tuyển hay là thư mời nhận việc là một lá thư được nhà tuyển dụng gửi tới tay ứng viên sau khi họ đã thông qua vòng phỏng vấn. Các ứng viên nhận được thư mời nhận việc nghĩa là họ được nhà tuyển dụng đánh giá là đáp ứng đầy đủ các tiêu chí mà nhà tuyển dụng đặt ra. Vai trò đầu tiên và cũng là vai trò quan trọng nhất của mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp chính là dùng để thu hút ứng viên tài năng về làm việc cho công ty. 

Tất nhiên không phải tất cả các ứng viên khi nhận được thư mời nhận việc đều sẽ về đầu quân và cống hiến cho công ty. Vì ở trong cùng một thời điểm họ có thể nhận được nhiều mẫu thư mời nhận việc của các doanh nghiệp khác nhau, nếu lời mời đó hấp dẫn và chuyên nghiệp hơn thì chắc chắn rằng họ sẽ từ chối thư mời nhận việc của công ty bạn.

Chính vì lý do này, việc đầu tư vào viết mẫu thư nhận việc chuyên nghiệp là một điều hoàn toàn cần thiết. Nhân lực được ví như xương sống và là chìa khóa cạnh tranh thành công trên thị trường của doanh nghiệp. Do đó, việc tạo một mẫu thư mời nhận việc đủ thu hút là một trong những vấn đề hàng đầu của bộ phận tuyển dụng tại mỗi công ty.

Một mẫu thư mời nhận việc cung cấp cho ứng viên đầy đủ thông tin, cùng một cách hành văn mạch lạc, súc tích sẽ chứng tỏ được sự chuyên nghiệp của công ty bạn là là thứ khiến ứng viên tin tưởng đưa ra quyết định có lựa chọn công ty bạn để đồng hành, gắn bó hay không.

Những ứng viên có năng lực chắc chắn sẽ không bao giờ đầu quân cho những công ty không chuyên nghiệp. Mà sự chuyên nghiệp của công ty chắc chắn sẽ được thể hiện nhiều thông qua mẫu thư mời nhận việc. Từ đó, có thể khẳng định chắc chắn rằng, có một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp chính là bước quan trọng đầu tiên trong việc xây dựng được một đội ngũ nhân lực chất lượng cao cho doanh nghiệp.

Tuyển dụng là cả một quá trình kéo dài và tốn nhiều công sức, nhà tuyển dụng cần phải làm rất nhiều công việc từ đăng tin tuyển dụng, thu nhận, phân loại hồ sơ của ứng viên, lên lịch sắp xếp người phỏng vấn các ứng viên. Có thể thấy rằng đây là những công đoạn đều tốn rất nhiều công sức và tâm tư thì nhà tuyển dụng mới có thể lựa chọn ra những người phù hợp cho vị trí việc làm tại công ty mình. Vì vậy, khi mà đã tìm ra được một ứng viên phù hợp mà doanh nghiệp lại đánh mất ứng viên đó chỉ vì một mẫu thư mời nhận việc thì quả là một điều rất đáng tiếc. 

Vì vậy, nếu bạn đang xây dựng một đội ngũ nhân lực chất lượng cao thì việc chỉn chu và chuyên nghiệp từ quy trình tuyển dụng đến thư mời nhận việc là điều không thể thiếu. Có thể nói rằng vai trò của mẫu thư mời nhận việc là vô cùng quan trọng. Nó đóng vai trò như việc chốt sale sau cả quá trình miệt mài tư vấn của việc làm kinh doanh. Nếu không chốt được sale thì cả quá trình làm việc của bạn đã bị coi như vô nghĩa.

Xem thêm: Các thông tin xoay quanh việc viết thư hẹn phỏng vấn 

2. Yếu tố quyết định một mẫu thư mời nhận việc là có quan trọng hay không

Yếu tố đầu tiên dùng để đánh giá một bức thư nhận việc có chuyên nghiệp hay không chính là hình thức của nó. Thư mời nhận việc cần đảm bảo phải có tiêu đề thư bên cạnh cách trình bày ngắn gọn, dễ đọc và súc tích bên cạnh đó là nội dung thư mời nhận việc cần hướng đến những yếu tố tác động tới người nhận thư khiến họ muốn trở thành một thành viên của công ty đồng thời biểu thị được lời mời chân thành tới ứng viên.

Thư mời nhận việc cần có chứa những nội dung liên quan trực tiếp đến công việc sẽ có ảnh hưởng khá lớn tới việc quyết định ứng viên có lựa chọn công ty mình để làm việc hay không. Nội dung trong thư mời nhận việc cần đảm bảo việc bao hàm các yếu tố như: Vị trí việc làm, địa điểm của công ty, mức lương (cần đề cập rõ mức lương thử việc, mức lương khi được nhận làm chính thức), các chế độ đãi ngộ mà nhân viên sẽ được hưởng khi làm việc tại doanh nghiệp.

Song song với đó, thư mời nhận việc cũng phải đề cập tới các thông tin như thời hạn ứng viên cần phản hồi lại thư mời nhận việc của nhà tuyển dụng, thời điểm ứng viên có thể bắt đầu làm việc, phòng bạn mà ứng viên sẽ làm việc, cấp trên trực tiếp phụ trách ứng viên, giờ bắt đầu làm việc cũng như giờ kết thúc ngày làm việc.

 Xem thêm: Cách viết thư mời ứng tuyển giúp nhà tuyển dụng thu hút ứng viên

3. Các tiêu chí nhà tuyển dụng cần tuân thủ để tạo ra một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp

Thư mời nhận việc được sử dụng trong mối quan hệ của doanh nghiệp và ứng viên tham gia phỏng vấn nên nó mang tính đặc thù rất cao. Tuy nhiên, việc tạo mẫu thư mời nhận việc của các doanh nghiệp hiện nay đều được dựa trên một hệ thống tiêu chuẩn nhất định. Việc áp dụng những tiêu chuẩn này vào viết mẫu thư mời nhận việc sẽ làm nâng cao được tính chuyên nghiệp trong quy trình tổ chức tuyển dụng của doanh nghiệp đồng thời nó cũng làm tăng tính tin cậy, tăng khả năng ứng viên lựa chọn doanh nghiệp để làm việc và cống hiến.

Một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp cần phải có tuân thủ các tiêu chí sau:

- Thông tin được cung cấp trong thư mời nhận việc cần phải đầy đủ: Nó cần phải chứa đầy đủ các thông tin mà ứng viên sẽ quan tâm tới. Những thông tin này thường bao gồm: Thông tin về vị trí việc làm, các chế độ đãi ngộ mà công ty cung cấp, mức lương, tiền thưởng và thời gian làm việc của họ tại công ty.

- Bên cạnh đó, thư mời nhận việc nên chứa các thông tin về các quy định, luật lệ trong công ty và một bản hợp đồng online để ứng viên có thể hiểu rõ về các trách nghiệm cũng như quyền lợi mà mình sẽ được hưởng khi làm việc tại công ty. Có thể nói đây chính là cơ sở lớn nhất mà ứng viên dựa vào khi đưa ra quyết định có làm việc tại công ty hay là không.

- Việc nhắc nhở ứng viên cần mang theo những gì vào ngày đầu tiên nhận việc sẽ gây được thiện cảm đối với nhà tuyển dụng trong mắt ứng viên. 

- Thông tin mà nhà tuyển dụng đưa ra trong thư mời nhận việc cần phải trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu. Nhà tuyển dụng cần tránh tuyệt đối việc sử dụng các từ đa nghĩa gây hiểu lầm cho ứng viên. Khi họ hiểu không rõ hoặc là hiểu sai các thông tin trong thư mời nhận việc sẽ gây ra những rắc rối không đáng có. Nó có thể khiến nhà tuyển dụng và ứng viên mất thêm nhiều thời gian để trao đổi với nhau về vị trí công việc hay thậm chí nghiêm trọng hơn nó sẽ khiến cho ứng viên không đến nhận việc. Do đó, nội dung thư mời nhận việc rõ ràng và dễ hiểu là một tiêu chí quan trọng đánh giá một mẫu thư mời nhận việc là có chuyên nghiệp hay không.

- Một mẫu thư mời nhận việc cần đảm bảo có sự trình bày chuyên nghiệp: Sự chuyên nghiệp bao giờ cũng có thể để lại một ấn tượng sâu sắc trong lòng người khác. Sự chuyên nghiệp trong trình bày mẫu thư mời nhận việc từ nhà tuyển dụng gửi tới ứng viên cũng sẽ để lại dấu ấn lớn trong lòng họ. Nếu doanh nghiệp của bạn chuyên về một mảng nào đó, ví dụ như lĩnh vực thiết kế hay sáng tạo thì việc thiết kế hình thức riêng cho thư mời nhận việc sẽ gây được ấn tượng mạnh mẽ đối với ứng viên đồng thời đây cũng là một cách hay để thể hiện sự chỉn chu, chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong phong cách, tác phong làm việc.

- Tuy nhiên, cũng cần tránh việc thiết kế thư mời nhận việc có quá nhiều màu sắc. Nó gây khó nhìn - điều này dễ khiến bị phản tác dụng.

- Cách trình bày mẫu thư nhận việc chuẩn chỉ cần đảm bảo một vài tiêu chí như dễ nhìn, dễ đọc là được. Cách đoạn, cách dòng cũng không nên quá lớn. Nên dùng các phông chữ hiện đại và không có chân để bức thư mời nhận việc trở nên trang trọng hơn.

- Một tiêu chí cuối cùng mà mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp cần đáp ứng đó chính là cần sử dụng văn phong và ngôn từ một cách nghiêm túc và chuẩn mực. Cần chú ý lựa chọn những ngôn từ phù hợp với hình ảnh của công ty và thích hợp với mọi đối tượng. Bên cạnh đó, cũng cần chú ý rằng ngôn ngữ trong thư cần thể hiện được một thái độ làm việc vui vẻ, cởi mở và chuyên nghiệp.

Chúng tôi vừa đưa đến bạn những thông tin cơ bản về mẫu thư mời nhận việc. Có thể thấy rằng, một mẫu thư mời nhận việc đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tuyển dụng được một đội ngũ nhân lực chất lượng cho công ty. Mong rằng những thông tin này có thể được bạn sử dụng làm cơ sở để tạo cho doanh nghiệp của mình một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp và ấn tượng.