Quản trị dự án là gì? Vai trò và các giai đoạn của quản trị dự án

1. Tìm hiểu về quản trị dự án

Quản trị dự án thường được đề cập đến nhiều trong chiến lược hoạt động của các doanh nghiệp. Và đây cũng được coi là một trong những tiền đề cho sự thành công của các dự án.

1.1. Quản trị dự án là gì?

Quản trị dự án không phải là một công việc hay một giai đoạn công việc riêng lẻ. Quản trị dự án là một loạt những hoạt động quản trị liên quan đến quá tình xây dựng và triển khai một dự án nhằm đáp ứng một mục tiêu nào đó trong khuôn khổ chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp.

Quản trị dự án liên quan đến bộ khung của dự án, liên quan trực tiếp đến từ khâu đề xuất thành lập dự án, xây dựng kế hoạch cho dự án, triển khai dự án, theo dõi giám sát và cuối cùng là  kết thúc dự án.

1.2. Nội dung của quản trị dự án

Như viecday365.com đã đề cập ở trên, quản trị dự án không phải là một hành động riêng biệt mà một cá nhân có thể kiêm nhiệm hết. Hoạt động quản trị dự án bao gồm những nội dung sau đây.

1.2.1. Hoạch định dự án

Hoạch định dự án là khâu đầu tiên, cũng là khâu có ảnh hưởng xuyên suốt đến toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Trong đó quá trình hoạch định dự án lại được chia nhỏ hơn thành các nội dung như sau:

- Thu thập và xử lý thông tin cũng như toàn bộ các tư liệu để phục vụ cho việc xây dựng dự án.

- Xác định rõ thời hạn, kinh phí, mức độ hoàn thiện, chất lượng và hiệu quả của dự án đó.

- Dự trù trước tất cả những nguồn lực cần thiết để triển khai dự án, bao gồm cả việc phân bố tài nguyên vào các giai đoạn của dự án.

1.2.2. Tổ chức điều phối và chỉ đạo các hoạt động của dự án

Họat động này cũng được chia nhỏ hơn thành các nội dung như sau:

- Lựa chọn ra mô hình tổ chức dự án và xác lập các quy định cũng như nguyên tắc ngay từ thời gian đầu tiên bắt đầu triển khai dự án.

- Sắp xếp nhân sự phụ trách từng phần của dự án, có phương án động viên, khuyến khích cũng như xử phạt những trường hợp vi phạm ngay .

- Thường xuyên kiểm tra và btheo dõi tiên độ thực hiện dự án.

1.2.3. Kiểm soát, giám sát và đánh giá toàn bộ dự án

Công việc kiểm tra và đánh giá dự án được thực hiện dựa trên cơ sở so sánh kết quả các giai đoạn của dự án với những mục tiêu ở các giai đoạn trong hoạch định ban đầu đề ra.

Bên cạnh đó, cũng cần phân tích lộ trình triển khai dự án để phát hiện sớm và khắc phục các rủi ro tiềm ẩn, cũng như đưa ra đề xuất giải pháp thay thế. Nếu cần thiết thì dự án sẽ được điều chỉnh lại để phù hợp hơn với xu hướng thị trường hay tình hình thực hiện dự án – tiến độ thực hiện dự án.

Xem thêm: Ban quản lý dự án là gì? Tất tần tật thông tin Ban quản lý dự án

1.3. Vai trò của quản trị dự án

Các hoạt động quản trị dự án có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thành công và kết quả thực hiện dự án. Hoạt động quản trị dự án cũng có thể coi như một hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung.

Vai trò của hoạt động quản trị dự án được liệt kê qua những luận điểm sau đây.

1.3.1. Giúp đảm bảo các mục tiêu của dự án được thực hiện

Mỗi dự án đều hướng tới việc thực hiện một hay một số mục tiêu cụ thể đã được hoạch định ngay từ đầu. Dự án được hoàn thành sẽ góp phần thực hiện mục tiêu chiến lược chung của cả doanh nghiệp. Để thực hiện được mục tiêu của dự án thì trước tiên cần hoàn thành được mục tiêu của từng giai đoạn trong dự án. Trách nhiệm này được giao cho những nhà quản trị dự án.

1.3.2. Giúp điều phối và phân bổ các nguồn lực của dự án

Mỗi một dự án đều cần một lượng không nhỏ các nguồn lực của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp dự án còn cần cả những nguồn lực không đến từ phía doanh nghiệp. Bởi vậy việc điều phối và phân bổ các nguồn lực của dự án sao cho hợp lý và tận dụng được hết giá trị của các nguồn lực này là điều tối cần thiết. Tuy vậy để làm được điều này là không hề đơn giản, và điều này chỉ có thể được thực hiện thông qua quy trình quản trị dự án. Song song với việc xây dựng kế hoạch thực hiện cho dự án thì nhà quản trị dự án cũng lên kế hoạch phân bổ nguồn lực kèm theo cho từng giai đoạn cụ thể.

1.3.3. Giúp thống nhất các hoạt động của dự án

Mỗi dự án đều bao gồm nhiều khâu và trong mỗi khâu lại bao gồm rất nhiều hoạt động khác nhau. Quản trị dự án sẽ đảm bảo việc xây dựng kế hoạch cho các hoạt động trọng dự án một cách khoa học, chính xác, đúng thứ tự và đúng tiến độ.

Việc thực hiện các hoạt động một cách có kế hoạch, hoạt đồng trước tạo tiền đề để thực hiện hoạt động sau là tối quan trọng, giúp tiết kiệm thời gian cũng như tận dụng tối đa các nguồn lực cho dự án.

1.3.4. Đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ

Một trong những yếu tố mà dự án nào cũng cần phải tuân thủ đó là yếu tố về thời gian. Trong kinh doanh điều này liên quan chặt chẽ đến thời điểm doanh nghiệp tung ra sản phẩm hay chương trình mới để bắt kịp với sự biến động của thị trường.

Sai tiến độ có thể gây ra nhiều tổn thất lớn về tiền bạc và công sức. Do vậy trách nhiệm của người quản trị dự án là rất lớn khi luôn phải theo sát tiến độ thực hiện dự án và có động thái đốc thúc kịp thời nếu dự án đang bị chậm hơn dù chỉ một chút so với tiến độ.

2. Các giai đoạn của quản trị dự án

2.1. Xác định dự án

Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình quản trị dự án. Nhiệm vụ của giai đoạn này đó là xác định các ý đồ đầu tư, ý tưởng mới cho dự án, những phương pháp giải quyết sáng tạo hơn có thể áp dụng vào dự án.

Ý đồ dự án có thể có nhiều, được xuất phát từ rất nhiều khía cạnh trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy vậy, doanh nghiệp cũng cần tiến hành sàng lọc các ý đồ trên để lựa chọn ra những ý đồ tiềm năng nhất. Điều này rất quan trọng đối với thành bại của dự án.

Xem thêm: Các hình thức quản lý dự án được áp dụng phổ biến hiện nay

2.2. Phân tích và lập dự án

Sau khi đã lựa chọn được ý tưởng tiềm năng nhất, thì quá trình phân tích và lập dự án sẽ được diễn ra. Ý đồ dự án sẽ được nghiên cứu chi tiết qua 6 khía cạnh, bao gồm: kỹ thuật, tổ chức – quản lý, thể chế – xã hội, thương mại, tài chính và kinh tế. 

Để phục vụ cho quá trình phân tích và lập dự án người quản trị dự án sẽ cần thu thập tất cả những thông tin và tài liệu liên quan. Quy trình lập dự án đi từ bước nghiên cứu tiền khả thi, rồi sau đó mới đến nghiên cứu tính khả thi của dự án.

2.3. Thẩm định và phê duyệt dự án

Mỗi dự án đều cần được thẩm định cụ thể trước khi có quyết định phê duyệt và đổ dần các nguồn lực về cho dự án. Việc thẩm định thực tế đã được triển khai từ khi ý tưởng về dự án mới được đề xuất. Hay nói cách khác thẩm định dự án chính là thẩm định từng phần của dự án.

Việc phê duyệt dự án sẽ được tiến hành sau khi qua trình thẩm định dự án kết thú và chủ yếu dựa vào kết quả thẩm định dự án. Thông thường giai đoạn phê duyệt dự án sẽ được thực hiện với sự tham gia của các cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định của Nhà nước.

2.4. Triển khai thực hiện dự án

Đây có thể coi là giai đoạn quan trọng nhất trong một dự án. Giai đoạn này thường sẽ được chia nhỏ ra thành những giai đoạn nhỏ hơn bao gồm những phần việc nhỏ hơn để dễ dàng thực hiện cũng như giám sát và khắc phục ngay những lỗi phát sinh nếu có. Các nhà quản trị dự án cũng cần phải tiến đến phương án dự trù khi có sự cố phát sinh hoặc tệ nhất là không đảm bảo đúng tiến độ ban đầu đề ra.

Khó khăn tài chính, trục trặc về khâu kỹ thuật, sự biến động nhân sự và sự biến động đột ngột của thị trường… thường là những nguyên nhân chính làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án.

2.5. Nghiệm thu, tổng kết và giải thể dự án

Đây là giai đoạn tổng kết lại dự án, về những thành công, những hạn chế và bài học rút ra cho các dự án khác trong tương lai. Quy trình nghiệm thu dự án cũng bàn giao hay phân phối sử dụng các kết quả của dự án và những phương tiện còn lại sau khi hoàn thành dự án một cách hợp lý. Đồng thời những thành viên được triệu tập để tham gia dự án cũng sẽ được bố trí lại công việc.

Như vậy thông qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết bạn đã hiểu được quản trị dự án là gì và vai trò của quản trị dự án, cũng như những nội dung trong quản trị dự án. Quản trị dự án là một hoạt động thiết yếu mỗi khi doanh nghiệp quyết định đầu tư vào một dự án nào đó. Để làm tốt điều này thì người quản trị dự án cũng đóng góp một vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình quản trị dự án.