Các kỹ năng soạn thảo hợp đồng cần thiết dành cho doanh nghiệp

Việc làm thư ký

1. Soạn thảo hợp đồng quan trọng đến mức nào?

Việc soạn thảo hợp đồng được tiến hành sau những cuộc thảo luận của các bên liên quan để đi đến ký kết và thực hiện vai trò, nghĩa vụ của mình. Soạn thảo hợp đồng là quá trình cụ thể hóa những thảo luận bằng văn bản. Nó thể hiện vai trò, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên do vậy hợp đồng cần sự chính xác nhất định và được chứng thực bởi các bộ phận pháp lý.

Quá trình soạn thảo hợp đồng không chỉ bao gồm bộ phận quản lý hợp đồng mà còn có sự tham gia của luật sư, chuyên gia pháp lý có nhiều kinh nghiệm, am hiểu chuyên môn cao. Tuân thủ yêu cầu chung và đảm bảo thành thạo các kỹ năng soạn thảo hợp đồng là lý do giúp hợp đồng được chuẩn bị đầy đủ, chính xác, chuyên nghiệp và chuẩn pháp lý nhất.

Xem thêm: Việc làm hành chính văn phòng

2. Các yêu cầu chung đối với việc soạn thảo hợp đồng là gì?

Để tạo một bản hợp đồng có giá trị, các công ty, doanh nghiệp đều nhận thức được những yêu cầu chung đối với việc soạn thảo hợp đồng. Trong bài viết này, viecday365.com tổng hợp cho các bạn bốn yếu tố cơ bản để có bản hợp đồng chuyên nghiệp.

- Thứ nhất ưu tiên sự chính xác và đồng bộ. Các ý kiến và quyền lợi của các bên liên quan cần được thể hiện chính xác, phù hợp và đồng bộ với nhu cầu, trách nhiệm và mục tiêu mà cả hai bên tiến tới. Đây là yêu cầu cơ bản nhất đối với một bản hợp đồng mà người soạn thảo cần đáp ứng.

- Sự toàn diện là yếu tố cơ bản thứ hai trong việc soạn thảo. Toàn diện ở đây có nghĩa là bản hợp đồng của công ty cần nêu được các tình huống có thể gặp phải trong quá trình làm việc, giao dịch. Đồng thời nêu ra được phương pháp để xử lý hay giải quyết vấn đề đó. Đây cũng là yếu tố không thể thiếu trong các bản hợp đồng.

- Yếu tố thứ ba là sự rõ ràng. Cần đảm bảo rằng hợp đồng được soạn thảo ra phải rõ ràng, tránh sự mơ hồ hay sử dụng thuật ngữ chuyên ngành khiến người đọc không hiểu rõ nội dung. Ngoài ra, cấu trúc hợp đồng và các mục phải được thể hiện rõ ràng, rành mạch, đúng và đủ so với nội dung được miêu tả sau đó.

- Tốt nhất là nên soạn thảo bản hợp đồng ngắn gọn và đơn giản. Dù trong bất kỳ trường hợp nào thì sự đơn giản, ngắn gọn vẫn được khuyến khích. Tránh việc đọc một bản hợp đồng quá dài mà lan man tránh việc người đọc không thể nắm được hết nội dung. 

Xem thêm: Hướng dẫn bạn cách viết mẫu quyết định bổ nhiệm chuẩn xác

3. Các kỹ năng soạn thảo hợp đồng cần thiết cho doanh nghiệp

Vậy làm thế nào để đảm bảo thực hiện đầy đủ yêu cầu chung của việc soạn thảo hợp đồng và rút ngắn thời gian làm việc đó? Câu trả lời chính là rèn luyện thành thạo kỹ năng soạn thảo hợp đồng.

3.1. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng đảm bảo đầy đủ tính pháp luật

Kỹ năng soạn thảo hợp đồng đảm bảo đầy đủ tính pháp luật có thể gọi là kỹ năng tư duy về mặt luật học. Không chỉ yêu cầu nắm rõ quy định, điều khoản pháp luật mà người soạn thảo còn cần có tư duy tốt về mặt pháp lý để giải quyết được các vấn đề liên quan đến lý luận. Các điều khoản pháp luật ở đây bao gồm các điều khoản chung của nhà nước mà còn liên quan đến điều khoản của luật chuyên ngành. Từ đó, rèn luyện và nâng cao tư duy pháp lý để giải quyết, vận dụng thành thục vào từng quan hệ cụ thể, từng hợp đồng cụ thể.

Kỹ năng tư duy pháp lý được thể hiện như việc tìm hiểu và xác định quan hệ rõ ràng trong hợp đồng ví dụ quan hệ mua tài sản và cho thuê tài sản, quan hệ sản xuất và gia công,... Cần tránh nhầm lẫn giữa các quan hệ với nhau. Một ví dụ khác cho việc vận dụng tư duy pháp lý vào từng trường hợp cụ thể như trong kinh doanh bất động sản có quan hệ đặt cọc. Dựa vào việc ưu tiên quyền lợi cho phía công ty mà người soạn thảo hợp đồng cần lựa chọn giải thích theo luật trong kinh doanh bất động sản hay theo Bộ luật dân sự. Trong kinh doanh bất động sản, quan hệ đặt cọc được giải thích theo hình thức để huy động vốn còn trong Bộ luật dân sự nó được giải thích theo hình thức đảm bảo giao dịch. Việc lựa chọn này thể hiện tư duy pháp lý của người soạn thảo hợp đồng.

Ngoài ra, kỹ năng soạn thảo hợp đồng còn áp dụng trong việc áp dụng các nguyên tắc văn bản để điều chỉnh hợp đồng hay nội dung của hợp đồng. Chẳng hạn như trong mâu thuẫn giữa kinh doanh nhà cửa và kinh doanh bất động sản thì sẽ dùng văn bản nào để áp dụng và giải thích.

Việc hiểu biết về luật pháp và có tư duy pháp lý tốt sẽ giúp hợp đồng có giá trị và chặt che, chuyên nghiệp hơn.

Xem thêm: [CẬP NHẬT] Mẫu quyết định tuyển dụng và hướng dẫn cách viết

3.2. Đảm bảo về mặt ngôn ngữ cũng là kỹ năng cần thành thạo

Kỹ năng ngôn ngữ rất quan trọng trong việc soạn thảo hợp đồng. Không cần từ vựng hay ngữ pháp cao siêu, soạn thảo hợp đồng yêu cầu ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc, tránh sử dụng thuật ngữ, chỉ dùng một ngôn ngữ nhất định trong một bản hợp đồng cụ thể. Từ đó tạo được hợp đồng rõ ràng, dễ hiểu cho cả hai bên. Kỹ năng này cần được thể hiện và vận dụng khéo léo trong hợp đồng.

Để thành thạo kỹ năng ngôn ngữ ở mức cao nhất đòi hỏi người soạn thảo phải liên tục học hỏi, tìm hiểu kiến thức mới. Không chỉ dừng lại ở việc học hỏi từ vựng, người soạn thảo cần trau dồi để đọc hiểu luật pháp quốc tế, hợp đồng ngoại thương. Việc này sẽ giúp người soạn thảo hợp đồng có thêm vốn kiến thức để củng cố và nâng cao sự cố vấn và đàm phán hợp đồng nước ngoài cho công ty hay doanh nghiệp.

3.3. Kỹ năng quản trị chiến lược có cần thiết không?

Người soạn thảo hợp đồng cần đảm bảo tốt kỹ năng quản trị chiến lược. Một chiến lược tốt đem lại hiệu quả cao hơn những người không có chiến lược mà chỉ ký hợp đồng cho “xong”. Vậy quản trị chiến lược ở đây là gì? 

Quản trị chiến lược trong việc soạn thảo hợp đồng miêu tả cách thức và quá trình triển khai công việc của người soạn thảo. Để đảm bảo thực hiện tốt kỹ năng này, người soạn thảo hợp đồng cần làm được hai việc cơ bản đó là tìm hiểu kỹ thông tin đối tác và đặt ra trình tự và dàn ý phù hợp cho việc soạn thảo hợp đồng.

Việc tìm hiểu kỹ thông tin đối tác là một việc làm cần thiết nếu bạn không muốn “bút sa gà chết”. Việc tìm hiểu kỹ thông tin của đối tác sẽ giúp bạn đánh giá khả năng, sự tin cậy và uy tín của công ty đó. Từ đó quyết định có nên ký kết hợp đồng với công ty đối tác không. Hơn nữa, việc làm này sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và ưu tiên phát triển bền vững với công ty đối tác.

Viết CV online

4. Mẹo để nâng cao kỹ năng soạn thảo hợp đồng

4.1. Lập kế hoạch trước khi soạn thảo hợp đồng

Lập kế hoạch trước khi soạn thảo hợp đồng là điều chúng tôi muốn khuyên bạn làm đầu tiên. Việc lập kế hoạch giúp bạn xác định rõ mục tiêu, vạch ra được điều khoản cần thiết cũng như sắp xếp trình tự hợp lý, sau đó tạo một bản hợp đồng “nháp”. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo hợp đồng sau khi hai bên đã thảo luận.

4.2. Tìm kiếm thông tin và xác định các điều khoản cần thiết cho hợp đồng

Tìm kiếm thông tin như ở trên đã nói mang lại rất nhiều lợi ích cho bạn. Thông qua việc tìm kiếm thông tin, bạn có thể làm rõ những điểm chưa rõ ràng nào đó.

Xác định điều khoản cần thiết cho hợp đồng thông qua việc lập danh sách dựa trên các quy định sẵn có. Khi xác định điều khoản nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý để hợp lý hóa quy định hơn.

4.3. Rà soát các bẫy có thể gặp

Một số “cạm bẫy” bạn có thể gặp trong quá trình soạn thảo như thuế, thẩm quyền, một số điều khoản liên quan đến giảm trừ trách nhiệm, tính thực tiễn,... Rà soát và kiểm tra lại các thông tin để tránh “sa chân vào bẫy” và giảm thiểu rủi ro mắc phải.

Qua bài viết này, chúng tôi muốn đưa cho các bạn toàn bộ thông tin về các kỹ năng soạn thảo hợp đồng cần thiết cho doanh nghiệp mà viecday365.com đã tổng hợp. Hy vọng với chút thông tin thêm này, các bạn sẽ rèn luyện cho mình thêm kỹ năng trong việc soạn thảo hợp đồng cho công ty.