[CẬP NHẬT] Mẫu quyết định tuyển dụng và hướng dẫn cách viết

1. Tìm hiểu về mẫu quyết định tuyển dụng

Tìm hiểu bản chất cũng như công dụng của mẫu quyết định tuyển dụng sẽ là thông tin hữu ích trong mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động.

1.1. Mẫu quyết định tuyển dụng là gì?

Dường như người lao động đã quen thuộc với khái niệm hợp đồng lao động chính thức. Trong khi nói về mẫu quyết định tuyển dụng, ít ai có thể hiểu được bản chất hay khái niệm của biểu mẫu này. Trên thực tế, hợp đồng lao động và mẫu quyết định tuyển dụng được sử dụng luân phiên trong quy trình tuyển dụng của các doanh nghiệp. Vậy về bản chất, chúng có giống nhau hay không?

Nói về khái niệm, không có bất kỳ một văn bản hay một căn cứ pháp lý cụ thể nào đề cập đến khái niệm của mẫu quyết định tuyển dụng. Nhưng xét về bản chất, có thể hiện một cách đơn giản, mẫu quyết định tuyển dụng là một biểu mẫu được xây dựng với mục đích cho giá trị tương đương với một hợp đồng lao động, nhằm xác nhận việc tuyển dụng, nhận việc chính thức của một nhân viên nào đó.

1.2. Mẫu quyết định tuyển dụng sử dụng với mục đích gì?

Đa phần, mẫu quyết định tuyển dụng khiến người lao động hoang mang về tính pháp lý và tính công nhận của chúng.

Thậm chí, có nhiều người lao động còn xem nhẹ về giá trị của mẫu quyết định tuyển dụng, cho rằng chỉ cần các công ty đồng ý thì họ có thể nhận việc một cách chính thức và công khai. Mặc dù, rất nhiều các trường hợp rơi vào nhiều tình thế dính dáng đến pháp lý, quyền lợi của mình mà không có một cơ sở căn cứ để bảo đảm.

Mẫu quyết định tuyển dụng được các doanh nghiệp chủ động xây dựng, soạn thảo và cấp phát cho người lao động nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp trong quy trình tuyển dụng cũng như bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Trong mẫu quyết định tuyển dụng, nội dung quan trọng vấn đề cập đến trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa với của người lao động và người sử dụng lao động. Do vậy, khi phát sinh một vấn đề nào đó liên quan đến quyền lợi của mình, mẫu quyết định tuyển dụng đóng vai trò như một căn cứ pháp lý vậy.

Không chỉ có ý nghĩa to lớn đối với người lao động, đối với các doanh nghiệp trên tư cách nhà tuyển dụng, mẫu quyết định tuyển dụng còn là cơ sở, căn cứ đánh giá và xem xét nhân viên của công ty có thực hiện chính xác và đảm bảo những nghĩa vụ đã được đề cập trong biểu mẫu này hay không? Đó cũng chính là một giải pháp, một phương thức để quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu quyết định tuyển dụng

Trong các doanh nghiệp nói chung, việc thực hiện mẫu quyết định tuyển dụng thuộc về trách nhiệm của phòng nhân sự, hoặc phòng hành chính nhân sự tổng hợp. Bộ phận này có nhiệm vụ xây dựng nội dung, soạn thảo biểu mẫu đảm bảo những nội dung bên trong tuân thủ theo các quy định pháp luật hiện hành.

2.1. Nội dung cần có trong mẫu quyết định tuyển dụng

Mẫu quyết định tuyển dụng có thể có nội dung khác nhau giữa các doanh nghiệp cụ thể. Mặc dù vậy, một số nội dung quan trọng mang tính bắt buộc cần phải được thể hiện và đề cập trong mẫu quyết định tuyển dụng. Vấn đề này dựa trên cơ sở căn cứ của Bộ Luật Lao động (khoản 2, điều 26) bao gồm:

- Thứ nhất, tên gọi, địa chỉ, cá nhân đại diện hợp pháp của người lao động.

- Thứ hai, họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, giới tính cụ thể của cá nhân người lao động.

- Thứ ba, thông tin chính xác về địa điểm làm việc, vị trí công việc đảm nhiệm.

- Thứ tư, thông tin chính xác về thời gian diễn ra mối quan hệ hai bên (thời hạn hợp đồng).

- Thứ năm, thông tin chính xác về mức lương chi trả cho người lao động, các khoản phụ cấp (nếu có), phương thức chi trả lương cho người lao động.

- Thứ sáu, thông tin về quy định bảo hộ lao động cho cá nhân người lao động.

Như vậy, trong quá trình soạn thảo mẫu quyết định tuyển dụng, dù bổ sung hay làm mới những nội dung gì, thì những nội dung đề cập ở trên đây không được thiếu.

2.2. Viết mẫu quyết định tuyển dụng cần đảm bảo các quy định pháp lý

Như đã đề cập ở trên, khi trao mẫu quyết định tuyển dụng cho người lao động thì cần đảm bảo quyết định đề cập trên những nội dung bắt buộc như trên. Tuy nhiên, các bên liên quan phải lưu ý trong quá trình giao kết các nội dung bắt buộc phải đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt những quy định hiện hành của pháp luật. Đó là những quy định như sau:

- Thứ nhất: Trong mẫu quyết định tuyển dụng có đề cập đến thông tin về thời gian thử việc của người lao động. Vậy, sau khi khoảng thời gian thử việc kết thúc, người sử dụng lao động (các doanh nghiệp) cần thực hiện ký kết hợp đồng lao động chính thức với nhân viên của mình. Điều này thực hiện khi người sử dụng lao động đã đánh giá và xem xét quá trình tuân thủ, đáp ứng của người lao động trong quá trình thử việc (các điều khoản về nghĩa vụ đã được nêu trong quyết định tuyển dụng). Chính bởi vậy, cá nhân thực hiện quyết định tuyển dụng cần có những đánh giá chính xác, khách quan về hiệu suất làm việc cũng như năng lực của người lao động. Trên cơ sở đó đưa ra hợp lý quãng thời gian thử việc để người lao động có điều kiện thích nghi với vai trò mới.

Trong quá trình xây dựng thời gian thử việc cho công nhân viên. Các doanh nghiệp có thể chủ động thiết lập, tuy nhiên cần đảm bảo tuân thủ quy định về thời gian thử việc đã được nêu trong Bộ luật Lao động. Cụ thể:

+ Với vị trí làm việc yêu cầu người lao động có trình độ cao đẳng trở lên là không quá 60 ngày.

+ Với vị trí làm việc yêu cầu người lao động có trình độ công nhân, nhân viên nghiệp vụ, trung cấp nghề là không quá 30 ngày.

+ Với những vị trí làm việc khác là không quá 6 ngày.

- Thứ hai: Về mức lương được quy định trong điều khoản của quyết định tuyển dụng, cần đảm bảo quy định không thấp hơn tỷ lệ 85% mức lương chính thức đã được công khai trong hợp đồng lao động. Như vậy, để đảm bảo đúng quy định, cá nhân làm mẫu quyết định tuyển dụng cần thể hiện rõ con số % lương này ra, tránh viên ghi mỗi mức lương làm các ứng viên thắc mắc về con số mức lương chính thức của họ.

- Thứ ba: Theo quy định về thời gian thử việc trong luật lao động, cho phép các bên liên quan trong mối quan hệ lao động hủy bỏ giao kết về thử việc, điều này có thể không được báo trước. Chính vì vậy, với những doanh nghiệp tự ý lập nên quy định không cho phép hủy bỏ giao kèo thử việc, và nếu hủy bỏ phải báo trước cho doanh nghiệp là không đúng, không có căn cứ pháp lý. Tuy nhiên, việc này vẫn thường xuyên xảy ra trong các doanh nghiệp, khiến nhiều người lao động chưa tìm hiểu hoặc chưa có hiểu biết về luật pháp đã phải bồi thường mức tiền phạt do hủy bỏ giao kèo thử việc.

Qua những trường hợp này, người lao động cần hết sức lưu ý, tìm hiểu kỹ càng các quy định chính xác để quyền lợi của bản thân không bị ảnh hưởng.

- Thứ tư: Các doanh nghiệp cần ghi rõ những thông tin sau trong mẫu quyết định tuyển dụng bao gồm: Họ tên đầy đủ, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú của người lao động. Những thông tin này trước khi đưa vào mẫu quyết định tuyển dụng cần được xác nhận chính xác dựa vào căn cứ về chứng minh thư, căn cước công dân, số hộ khẩu,... mà người lao động cung cấp. Lưu ý, đây là những cơ sở quan trọng trong trường hợp người lao động có những hành vi sai trái trong quá trình thử việc (trộm cắp, phá hoại tài sản,....) thì chúng có thể được doanh nghiệp lấy làm căn cứ khởi kiện, tố giác cho những cơ quan chức năng để được giải quyết hợp lý.

3. Một số lưu ý khi viết mẫu quyết định tuyển dụng

Nhìn chung khi tìm hiểu về mẫu quyết định tuyển dụng, có thể thấy biểu mẫu này không quá khó trong quá trình thực hiện. Những thông tin cần bắt buộc phải có thì phải thực hiện, ngoài ra cách viết mẫu quyết định tuyển dụng có thể thể hiện những đặc trưng riêng biệt, văn hóa của từng công ty, tổ chức. Tuy nhiên, trong quá trình soạn thảo, mẫu quyết định tuyển dụng cần đảm bảo được những yếu tố cơ bản như sau:

- Yếu tố về ngôn ngữ: Vì là văn bản có tính pháp lý, cũng như thuộc văn bản hành chính. Do vậy, mẫu quyết định tuyển dụng phải sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, phổ thông, mạch lạc và dễ hiểu.

- Yếu tố về trình bày: Là biểu mẫu được sử dụng bởi các bên liên quan, nên phải được trình bày một cách chuyên nghiệp, khoa học.

- Yếu tố về nội dung: Mẫu quyết định tuyển dụng cần được soạn thảo đảm bảo nội dung ngắn gọn, nhưng đầy đủ, đặc biệt là trung thực và chính xác nhất.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay cấp quyết định tuyển dụng cho các ứng viên qua thư điện tử Email. Tương tự như cách soạn thảo trên văn bản, nội dung và cách trình bày trên Email cũng cần được đảm bảo các yếu tố tương tự. Tại viecday365.com, bạn hoàn toàn có thể tham khảo mẫu quyết định tuyển dụng mới nhất chỉ bằng việc click vào các liên kết tải xuống sau đây:

Quyết định tuyển dụng cán bộ nhân viên.docx

Quyet_Dinh_Tiep_Nhan_Nhan_Vien.pdf

quyet-dinh-tuyen-dung-2024.doc

Hy vọng những thông tin chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về bản chất, công dụng cũng như cách viết mẫu quyết định tuyển dụng cho doanh nghiệp của mình nhé!