D/O là gì? Các lệnh D/O trong hoạt động xuất nhập khẩu

1. D/O là loại giấy tờ gì? Phí D/O là gì?

Delivery Order hay còn được viết tắt là D/O là lệnh giao hàng. Lệnh giao hàng này được thực hiện bởi một hãng tàu hoặc Forwarder phát hành ra cho Consignee đem đến hải quan xuất trình sau khi tàu cập bến để lấy hàng hóa.

Forwarder ở đây là người giao nhận hoặc là bên kinh doanh các dịch vụ giao nhận, có thể là chủ hàng hóa, chủ tàu thuyền,... Trước đây, Forwarder chỉ giữ vai trò là đại lý thực hiện những yêu cầu do bên xuất nhập khẩu ủy thác nhưng đi cùng với sự phát triển của thời đại thì Forwarder còn cung cấp các dịch vụ vận tải trọn gói.

Còn Consignee là người nhận hàng hoặc có thể là chính người mua hàng. Hầu hết thì trong vận đơn của vận tải biển thì Consignee còn là người được thông báo đến lấy hàng hóa (notify party).

Khi mà Forwarder phát lệnh giao hàng cho Consignee thì hãng tàu hoặc Forwarder sẽ thu phí, phí này được gọi là phí D/O (Delivery Order Fee).

Phí lệnh giao hàng (Delivery Order Fee) rất hay bị nhầm với Documentation Fee - phí chứng từ bởi cách viết có chữ viết tắt khá tương đồng với nhau. 

2. Các hình thức chứng từ D/O

Hiện nay có hai loại chứng từ Delivery Order Fee được sử dụng phổ biến trong giao dịch mua bán xuất nhập khẩu đó là Delivery Order Fee được phát hành bởi hãng tàu và Delivery được phát hành bởi Forwarder. Vậy thì điểm khác biệt giữa hai loại chứng từ này là gì?

- Delivery Order Fee (D/O fee) do hãng tàu phát hành: Lệnh D/O này là do các hãng tàu phát hành mục đích yêu cầu bên đang giữ hàng giao hàng cho bên nhận hàng (bên nhận hàng là bên giữ D/O mà hãng tàu cung cấp). 

Trong hoạt động giao dịch thông thường thì hãng tàu sẽ yêu cầu giao hàng hóa cho Forwarder và Forwarder sẽ yêu cầu là giao hàng cho bên họ (đối với chuyến hàng dùng HBL) còn trong trường hợp chuyến hàng dùng Direct MBL thì yêu cầu giao hàng là cho bên nhập khẩu hàng hóa thực tế.

Khi Forwarder giữ D/O mà hãng tàu cung cấp cho mình và giao lại cho bên doanh nghiệp nhập khẩu kèm theo Bill gốc của hãng tàu thì bên nhập khẩu mới có đủ điều kiện để nhập hàng.

- Delivery Order Fee (D/O Fee) do Forwarder phát hành: Đây là lệnh D/O mà Forwarder sẽ yêu cầu người nắm giữ giao hàng cho công ty nhập khẩu (Cnee). D/O của Forwarder sẽ được làm ngay khi họ nhận được D/O từ bên hãng tàu. Do đó, trong ngành người ta thường gọi lệnh D/O này là “lệnh nối”.

Song, nếu D/O là của bên Forwarder nhưng Freight Forwarder hay Forwarder (viết tắt là FWD) không phải là bên phát hành ra Bill thì bên nhận hàng phải có chứng từ kèm theo để lấy được hàng.

Trên đây là 2 hình thức Delivery Order Fee phát sinh trong hai trường hợp khác nhau phụ thuộc vào bạn làm việc với bên hãng tàu hay bên Forwarder và phí D/O sẽ chỉ phải thanh toán trực tiếp một lần duy nhất với bên trực tiếp phát hành ra nó.

3. Nội dung của một D/O

Khi thực hiện giao dịch liên quan sử dụng đến D/O thì bạn cần quan tâm những thông tin có trong một Delivery Order Fee sau: 

Thứ nhất là tên con tàu và hành trình di chuyển của tàu. 

Thứ hai là đơn vị nhận hàng (Consignee) là ai. 

Thứ ba là địa chỉ thông tin của cảng dỡ hàng khi hàng cập bến (POD - Proof Of Delivery).

Thứ tư là mã ký hiệu của lô hàng hóa được vận chuyển (Code goods).

Thứ năm là thông tin chi tiết về hàng hóa bao gồm số lượng, trọng lượng, khối lượng, thể tích,...

Đặc biệt, nếu bạn chưa từng tiếp xúc làm một D/O nào thì 5 thông tin trên là những thứ bạn phải quan tâm đầu tiên, lưu ý tìm hiểu kiểm tra những thông tin này trước để chuẩn bị tài liệu và kiểm soát hàng hóa nhận được một cách đầy đủ và chính xác.

4. Quy trình để lấy và hoàn tất lệnh D/O

Để lấy và hoàn tất lệnh Delivery Order Fee thì bạn cần nắm rõ các tiến trình sau để tránh bỡ ngỡ và xảy ra thiếu sót. 

Trước khi hàng được đến bến thì hãng tàu hoặc bên Forwarder sẽ thông báo cho Consignee là hàng đến (Arrival Notice). Khi Consignee nhận được Bill of lading (B/L) và Arrival Notice (AN) thì nhiệm vụ của Consignee là chuẩn bị và đem theo đầy đủ giấy tờ chứng từ kèm theo giấy giới thiệu đến hãng tàu hoặc Forwarder để lấy lệnh D/O.

Các giấy tờ và chứng từ mà Consignee cần đem theo đó là:

- Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân của người nhận hàng.

- Giấy tờ giới thiệu.

- Giấy thông báo là hàng đến.

- Giấy vận đơn gốc hoặc vận đơn phô tô có đóng dấu đỏ và ký tên. Trong trường hợp nếu bên bạn thanh toán bằng L/C - Letter of Credit thì giấy vận đơn còn phải có cá dấu và ký tên từ bên ngân hàng.

Thông thường bộ lệnh D/O sẽ có tất thảy là 3 bản do bên hãng tàu chuyển đến và người nhận thì có nhiệm vụ là sẽ làm giấy cược container, bên cạnh đó thì gia hạn và tiến hàng đối chiếu Manifest, sau đó thì in phiếu giao hàng nhận container. 

Ngoài ra, lúc tàu gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice) thì bên nhận sẽ thấy một số loại phí phải đóng để mới có thể nhận được lệnh D/O bao gồm phí D/O, phí vệ sinh Cont, phí Terminal Handling Charge (THC - phụ phí dỡ hàng hóa), phí Container Freight Station Fee (CFS - phí hàng lẻ),... 

Bên cạnh đó, phí Local Charges - LCC phải được thanh toán trước nếu bạn muốn nhận được lệnh giao hàng. 

Quy trình lấy lệnh D/O nhìn chung thì không quá phức tạp. Song, bạn cần phải chuẩn bị kha khá giấy tờ liên quan cũng như kiểm tra chính xác các thông tin của lô hàng để đảm bảo chính xác cho bên mình.

5. Những lưu ý cần thiết về lệnh D/O

Trong quá trình lấy lệnh D/O thì bạn cũng cần lưu ý một số điều sau:

- Nếu Forwarder ký tên trong lệnh giao hàng dưới vị trí là đại lý của hãng tàu thì có thể mặc định lệnh D/O đó có hiệu lực ngang bằng với lệnh D/O mà hãng tàu phát hành.

- Trong một số trường hợp quá tải cần một số tàu phụ để vận chuyển hàng hóa, lúc này doanh nghiệp được yêu cầu phải có một lệnh nối từ bên feeder mới có thể nhận hàng thì lệnh nối này chỉ cần sử dụng bản photocopy mà không cần sử dụng đến bản gốc. Muốn có lệnh nối này thì doanh nghiệp cần yêu cầu bên Forwarder cung cấp cho bên doanh nghiệp.

- Đối với hàng nguyên container thì sẽ được đóng dấu là “hàng giao thẳng” trên Delivery Order còn trong trường hợp D/O được đóng dấu là “hàng rút ruột” thì nghĩa là khi đó người nhập khẩu đã hạ hàng và cắt chì hàng tại bãi nhập.

6. Phí phát hành của D/O là bao nhiêu?

Chắc hẳn rằng bạn cũng rất đang quan tâm về phí phát hành của một lệnh D/O là bao nhiêu. Theo tìm hiểu thì phí thu D/O sẽ phụ thuộc vào từng hãng tàu khác nhau, thông thường phí D/O dao động từ 30$ - 40$.

Phí D/O này sẽ được thông báo cùng với các chi phí LCC khác và tất nhiên bên doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ trước khi nhận hàng. 

Là một nhân viên hoặc nếu bạn đang hướng đến những vị trí trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì thông tin về D/O là gì sẽ rất quan trọng và thiết thực đối với bạn. viecday365.com hy vọng bạn đã ích lũy thêm được những điều thú vị về lĩnh vực này.