[To do list là gì?] Ứng dụng To do list thế nào cho hiệu quả?

1. Tìm hiểu khái niệm To do list là gì?

Rất nhiều người trong số chúng ta, đặc biệt là những bạn trẻ như học sinh, sinh viên hay người đi làm đều từng nghe qua thuật ngữ To do list. To do list xuất hiện trong thời gian gần đây và nhanh chóng trở thành một xu hướng trong cách thức vận hành công việc. Thế nhưng khái niệm To do list ít khi được giải thích một cách cặn kẽ.

Hiểu một cách đơn giản, To do list là một hệ thống các công việc, nhiệm vụ cần được thực hiện và chúng được lập thành một danh sách. Các nhiệm vụ, công việc trong To do list thường được sắp xếp tuân theo nguyên tắc ưu tiên về mức độ cần thiết. Trong một mục tiêu đã được xác định sẵn, To do list cũng được xem là một kế hoạch, một chương trình hành động cụ thể và chi tiết để đạt được mục tiêu đó. To do list hỗ trợ bạn ưu tiên thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng trước mắt, giúp bạn không lãng phí thời gian và bỏ quên những nhiệm vụ cần thực hiện.

Như vậy, có thể khẳng định, To do list là một giải pháp quản lý thời gian và công việc cực kỳ hiệu quả.

2. To do list và những lợi ích mang lại cho người sử dụng

Rất nhiều ý kiến cho rằng To do list quá thiên về lý thuyết và khó có thể khả thi khi thực hành. Nhưng thực tế lại cho thấy, những ai biết vận dụng và làm To do list đúng cách, sẽ luôn tận hưởng được những lợi ích bất ngờ mà chúng mang lại. Vậy lợi ích của To do list là gì?

- Thứ nhất, xác định được các nhiệm vụ: To do list được xem là một giải pháp giúp chúng ta tìm và quản lý được những nhiệm vụ mà mình muốn thực hiện. bạn sẽ chia nhỏ kế hoạch của mình theo từng giai đoạn hoặc từng phần khi thực hiện To do list. Như vậy, không những xây dựng và xác định được nhiệm vụ của bạn, mà To do list còn có khả năng định hướng để hoàn thành mục tiêu của mình.

- Thứ hai, sự ưu tiên: To do list đề ra một danh sách dài bao gồm nhiều nhiệm vụ, và bạn có thể nhận biết được những nhiệm vụ nào cần được ưu tiên trước, những nhiệm vụ nào xếp ở phía sau. Chủ động dành phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ bằng những chú thích, biểu tượng,...

- Thứ ba, cam kết với nhiệm vụMột bảng công việc do chính bạn tạo ra sẽ giúp bạn chịu trách nhiệm và cam kết hơn với những điều bạn đã ghi chép. Khi bạn chọn liệt kê To do list vào sổ tay hay trong các thiết bị di động, bạn đã thổi vào đó một linh hồn, chính lúc đó, bạn đang sống và cố gắng thực hiện chúng hàng ngày.

- Thứ tư, quản lý thời gian và tái lập kế hoạch của bạn: Chúng ta không thể tính được chính xác thời gian dành cho việc thực hiện một nhiệm vụ bất cứ lúc nào. Trên thực tế, đôi khi sự chênh lệch sẽ xảy ra, một là chậm hơn, hai là nhanh hơn so với những gì mà chúng ta đã đặt lịch hẹn trước, và thậm chí một vài nhiệm vụ còn không thể thực hiện được. Do đó, khi sử dụng To do list, bạn có thể thay thế, tùy chỉnh và di chuyển một cách dễ dàng.

- Thứ năm, cảm thấy hiệu quả hơn: To do list bao gồm một hệ thống các nhiệm vụ nằm trong danh sách cần được thực hiện. Và do đó, cứ một nhiệm vụ hoàn thành, bạn lại tick vào trạng thái hoàn thành trong danh sách của bạn. Điều này vô tình giúp chúng ta sản sinh ra một cảm giác thành công, hài lòng và cảm thấy mình làm việc thật hiệu quả. Từ đó, làm nền tảng kích thích hoàn thành những công việc còn lại phía sau.

- Thứ sáu, giảm căng thẳng: Bạn sẽ cảm thấy hài lòng và thoải mái hơn nếu như nhìn thấy một số nhiệm vụ đã hoàn thành trong To do list của mình. Bạn cũng có thể thưởng cho mình một giờ nghe nhạc, xem phim hay một bữa sáng thịnh soạn hơn,... đó là cách hữu hiệu để giảm bớt căng thẳng.

Đọc thêm: App thời gian biểu - Công cụ hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả

3. Ứng dụng To do list thế nào cho hiệu quả?

Rất nhiều lợi ích từ To do list như viecday365.com đã vừa liệt kê ở trên. Ai cũng nhận ra được điều đó, nhưng không phải ai cũng có thể sử dụng To do list một cách có hiệu quả. Một vài sai lầm khi xây dựng To do list có thể khiến chúng phản tác dụng, hoặc khiến bạn chán nản và muốn từ bỏ. Vậy đâu mới là giải pháp khi thực hiện To do list?

3.1. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên

Không giống như việc sắp xếp trình tự công việc thông thường, việc sắp xếp thứ tự các nhiệm cần được ưu tiên khó hơn nhiều. Một số nhiều có thể có xu hướng bắt đầu những nhiệm vụ dễ thực hiện trước, nhưng cũng một số khác thích lăn lộn với những khó khăn trước tiên. Do đó, điều quan trọng là bạn phải hiểu và biết cách chọn phương thức nào là phù hợp với mình.

Thế nhưng, hãy luôn ưu tiên và sự tập trung, sức lực cũng như thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất trong tất cả những nhiệm vụ của bạn, tốt nhất không nên để những nhiệm vụ ưu tiên sang đến ngày hôm sau. Bạn cũng nên biết được bạn làm việc tốt nhất vào khoảng thời gian nào trong ngày. Hãy hiểu bản thân để có được giải pháp cho những cách thực làm việc hiệu quả nhất.

Tham khảo: Cách sắp xếp công việc hiệu quả bạn không nên bỏ qua

3.2. Trình bày rõ những công việc cụ thể

Hãy chia nhỏ những nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn nếu bạn đang trong trường hợp xử lý một công việc quá quy mô. Do đó, khi thực hiện xây dựng danh sách nhiệm vụ To do list của mình, đừng ghi những nhiệm vụ mơ hồ, không rõ ràng hoặc quá chung chung. Chúng sẽ dần trở thành một tảng đá nặng nề đè lên nhận thức của bạn, khiến bạn luôn trong tình trạng căng thẳng và làm việc kém hiệu quả hơn.

3.3. Đừng để thời gian chết

Lãng phí thời gian hay để thời gian chết đi là một trong những tối kỵ nhất cho hành trình thành công của mỗi người. Đừng bao giờ chờ đợi để được làm gì mà hãy cố gắng sắp xếp các công việc sao cho ít có khoảng trống về mặt thời gian. Những khoảng trống thời gian sẽ làm héo mòn tư duy và tâm trí của bạn. Giữ danh sách việc làm ngay bên cạnh mình chính là một giải pháp tốt cho việc bạn không lãng phí thời gian, vì bạn có thể dễ dàng xem xét có những nhiệm vụ nào cần được thực hiện.

3.4. Giữ lại danh sách đã thực hiện ngày trước đó

Bắt đầu một hành trình mới, một ngày làm việc mới bằng cách tự nhắc nhở bản thân những nhiệm vụ mà mình đã thực hiện xong trước đó. Đó là To do list ngày hôm trước của bạn, đừng xóa chúng đi, giữ chúng lại như một động lực và niềm tin để bạn lên dây cót cho ngày hôm sau.

3.5. Tìm cách xử lý những nhiệm vụ còn chưa thực hiện

Những nhiệm vụ không quan trọng sẽ dần trở thành một vật cản, trong thời gian dài nếu chúng vẫn không được hoàn thành sẽ khiến chúng ta trở nên khó chịu và bứt rứt. Do đó, khi làm To do list, bạn nên thường xuyên xem lại những nhiệm vụ chưa được thực hiện và thực hiện chúng bằng một lòng quyết tâm.

Trên đây là thông tin chia sẻ xoay quanh khái niệm To do list là gì? Hy vọng bạn sẽ áp dụng những mẹo trên để biết cách biến To do list trở thành giải pháp cho công việc hiệu quả hơn!