Hướng dẫn cách viết thư xin lỗi khách hàng chuẩn nhất hiện nay

1. Trong thư nên diễn đạt lời xin lỗi của mình

Mục đích chính của một lá thư xin lỗi chính là bạn thể hiện được thái độ và diễn đạt được lời xin lỗi của mình đến với khách hàng. Chính vì thế mà bạn cần phải biết diễn đạt sao cho thư của mình được chuẩn chỉnh nhất và chân thành nhất.

1.1. Đưa ra mục đích của thư

Ngay phần mở đầu thư của mình bạn nên cho người nhận biết được mục đích chính của lá thư này là xin lỗi. Điều này vừa giúp cho họ chuẩn bị tinh thần, cảm xúc tốt hơn khi đọc thư và cũng tránh trường hợp lá thư của bạn bị rơi vào quên lãng. Thực chất phía đối tác của bạn một ngày không biết nhận được bao nhiêu đơn, thư, email khác nhau. Có thể vì thư của bạn gửi đến không rõ ràng khiến họ vô tình quên mất hoặc không để ý đến.

Chính vì thế mà bạn không nên để cho đối phương bối rối, thắc mắc tại sao lại nhận được thư và cũng không biết mục đích của lá thư là gì. Ngay phần mở đầu thư bạn có thể mở đầu: “Chúng tôi viết thư này để xin lỗi quý khách hàng về vấn đề”.

1.2. Cần phải nhìn nhận lỗi của mình

Điều quan trọng với một bức thư xin lỗi và người nhận muốn nhất đó chính là bản thân người viết thừa nhận lỗi lầm của mình chứ không phải là câu xin lỗi đơn giản. Khi đã thừa nhận về phía mình có lỗi thì bạn nên xác định lỗi là gì và tại sao lại không đúng với khách hàng. Trong phần này tốt nhất là nên diễn đạt một cách chính xác và chi tiết nhất. Lúc này khách hàng của bạn sẽ biết rằng bạn đã thật sự hiểu vấn đề.

Ví dụ như: “Vào ngày 24/1/2024 vừa qua, do sơ suất bên bộ phận vận chuyển của công ty chúng tôi đã gửi một lô hàng gần hết hạn đến quý khách hàng. Chính điều này làm cho quý khách hàng chịu tổn thất không đáng có, đặc biệt là hàng phải tạm thời hoãn lại. Sau khi phát hiện ra điều này quả thật là lỗi từ phía công ty chúng tôi.”

1.3. Thừa nhận bạn đã làm tổn hại đến khách hàng ra sao

Trong thư xin lỗi khách hàng bạn cũng phải thừa nhận đã làm tổn hại đến thời gian, tiền bạc thậm chí là uy tín của khách hàng. Cần phải thể hiện làm sao để họ cảm nhận được bạn đã hiểu được điều đó và thật sự không muốn chuyện như vậy diễn ra thêm lần nữa.

Ví dụ như: “Tuy không thể biết chính xác điều này đã làm tổn hại bao nhiêu đến uy tín của quý khách hàng, thế nhưng chúng tôi biết việc này có lẽ là tồi tệ nhất từ trước đến giờ mà quý khách hàng phải nhận.”

1.4. Nói về lòng biết ơn của bạn

Tiếp theo bạn có thể diễn tả lòng biết ơn của mình với đối tác, cảm ơn vì trong suốt thời gian qua họ đã tin tưởng và lựa chọn doanh nghiệp của bạn khi cung cấp về sản phẩm, dịch vụ.

1.5. Cần biết nhận trách nhiệm

Chúng ta mỗi khi mắc sai lầm nào đó sẽ thường có xu hướng tìm lý do, tìm mọi cách để đổ lỗi cho ai đó, cho lý do khách quan nào đó. Việc nhận trách nhiệm là vấn đề ít ai có thể gánh được. Chính vì thế mà trong lá thư xin lỗi nếu như bạn biết nhận trách nhiệm về mình sẽ là một điều đáng được trân trọng.

Lưu ý, khi đã nhận trách nhiệm về mình, nếu như bên phía khách hàng cũng có lỗi một phần nào đó bạn cũng không nên nêu ra trong thư. Khi làm như vậy sẽ càng khiến họ nghĩ rằng bạn đang tìm cách chối bỏ trách nhiệm và đổ lỗi cho ai đó. Hãy thẳng thắn nhận trách nhiệm về bản thân mình.

Không nên bào chữa cho hành động sai trái từ phía mình, thế nhưng bạn cũng có thể đưa ra một lý do nhưng hết sức thận trọng. Trong trường hợp bạn cảm thấy lý do đó là cần thiết và có thể cải thiện được tình hình thì có thể giải thích. (Tuy nhiên cũng chỉ nên sử dụng trong trường hợp nếu như bạn cảm thấy điều đó làm khách hàng thoải mái hơn thôi nhé).

1.6. Đưa ra một số cách giải quyết

Nếu như trong thư của bạn chỉ đơn thuần là lời xin lỗi thì thật sự chưa hiệu quả. Có thể bạn chưa biết lời xin lỗi sẽ hiệu quả hơn khi mà bạn đưa ra cách giải quyết vấn đề đó. Đôi khi chính cách giải quyết này còn hữu hiệu hơn cả một lời hứa. Khi đưa ra phương án giải quyết, đối phương sẽ cảm nhận được rằng bạn đang nghiêm túc và muốn cải thiện mọi thứ tốt hơn.

Ví dụ như: “Nếu như chỉ có lời xin lỗi từ chúng tôi thì chưa đủ, quý khách hàng xứng đáng nhận được nhiều hơn thế nữa với những sai phạm của chúng tôi. Ngay ngày mai, công ty chúng tôi sẽ chuyển hàng đúng theo yêu cầu của quý đối tác và thực hiện xin lỗi công khai với đối tác. Với những thiệt hại, tổn thất của đối tác, chúng tôi xin cùng chung tay chịu trách nhiệm.”

1.7. Mong muốn có sự hợp tác tốt hơn trong tương lai

Đương nhiên không thể nào vì một sai phạm, lỗi lầm như vậy mà khiến cho phía công ty bạn muốn hủy bỏ hợp tác. Đặc biệt là trong thời buổi thương mại như hiện nay, các công ty cạnh tranh nhau về thị trường và cả đối tác làm ăn. Do đó, việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác trở nên rất quan trọng. Khi đã mắc sai phạm bạn không nên yêu cầu khách hàng tha thứ cho mình ngay lập tức. Tuy nhiên vẫn nên bày tỏ mong muốn được hợp tác lâu dài hơn trong tương lai nhé.

Tìm hiểu thêm: Cách viết bản tường trình nhận lỗi

2. Thư xin lỗi khách hàng cần phải xin lỗi đúng cách

2.1. Không hứa suông

Có rất nhiều trường hợp hứa với khách hàng, bạn đã cho họ niềm tin và hy vọng thế nhưng lại không thực hiện được. Điều này cực kỳ ảnh hưởng đến uy tín và tương lai của công ty bạn. Chính vì thế tốt nhất trong thư không nên hứa suông, nếu như không đảm bảo 100% mình làm được thì đừng cố gắng gieo hy vọng, sự tin tưởng từ người khác.

2.2. Sức mạnh của ngôn từ trong thư

Dường như vấn đề cảm ơn và xin lỗi hiện nay là điều mà chẳng ai muốn làm, thường thì họ sẽ phải đấu tranh về tâm lý khá nhiều để có thể nói ra lời xin lỗi.

Xin lỗi thực chất là một kỹ năng mềm trong cuộc sống mà chúng ta cần phải biết. Sức mạnh của ngôn từ chính là giúp cho đối phương nhìn thấy sự chân thành của bạn, thế nhưng cái gì cũng sẽ có hai mặt nhé. Đó chính là điều mà bạn cần phải cẩn thận hơn với ngôn ngữ trong thư xin lỗi khách hàng của mình.

Trong thư xin lỗi khách hàng, hơn hết bạn nên sử dụng những câu từ biểu hiện sự chân thành của mình muốn gửi đến khách hàng. Tránh sử dụng một số từ “nếu như”, “cảm thấy có lỗi”,…

Đặc biệt trong thư của mình tốt nhất bạn nên cho khách hàng thấy được sự chân thành của mình trong đó và tránh đưa ra những giả định trong tương lai.

Khám phá: Kinh nghiệm viết thư xin việc

3. Cách trình bày thư xin lỗi với khách hàng

Một bức thư xin lỗi đúng chuẩn, thể hiện được thái độ của mình và có thể thuyết phục người đọc tha thứ tương đối khó. Vậy bạn đã biết cách trình bày thư xin lỗi hay chưa? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong nội dung bài này nhé!

- Mở đầu thư xin lỗi không hoa mỹ: Bạn nên mở đầu thư của mình bằng lời chào “thân mến”, hãy sử dụng lời chào càng đơn giản càng tốt nhé.

- Phần nội dung chính của thư: Trình bày rõ lý do tại sao viết thư này, gửi lời xin lỗi với khách hàng và có thể đưa ra những phương án xử lý cho sai phạm đó.

- Trong phần cuối cùng của thư xin lỗi: Bạn có thể viết “cảm ơn” hoặc “trân trọng” nếu như không biết kết thúc ra sao. Tuy nhiên bạn cũng có thể thử một vài câu cảm ơn cuối thư như: “Chúng tôi thật lòng cảm ơn quý đối tác đã lắng nghe” hoặc “Một lần nữa chúng tôi xin lỗi vì những rắc rối không đáng có cho quý đối tác”.

Đặc biệt bạn cần phải cân nhắc thư xin lỗi của mình phải trang trọng, lịch sự thể hiện sự tôn trọng với người đọc.

+ Về hình thức của thư không nhàu nát, rách, không bẩn, được viết tay hoặc đánh máy trên giấy trắng ngay ngắn. Đặc biệt cần phải ghi rõ ngày tháng, tên của công ty và chữ ký.

+ Về nội dung thư không quá dài dòng, lan man để tránh đi xa vấn đề của mình.

4. Một vài lời khuyên dành cho bạn khi viết thư xin lỗi

Trong quá trình viết thư xin lỗi gửi đến khách hàng bạn cần phải lưu ý một số vấn đề như sau:

- Trước khi gửi bức thư xin lỗi của mình đi bạn cần phải rà soát lại toàn bộ nội dung xem có sai sót gì không, có mắc lỗi chính tả, ngữ pháp hay không. Nếu như đối tác, khách hàng của bạn là người nước ngoài, tốt hơn hết hãy chuẩn bị thêm cả một bức thư xin lỗi bằng tiếng Anh nữa nhé.

- Sau khi gửi thư thành công thì 1 – 2 ngày sau bạn nên kiểm tra lại xem có nhận được hồi âm trả lời nào từ phía đối tác hay không.

- Sự chân thành trong thư là điều quan trọng, nếu như đã hứa điều gì đó thì hãy chắc chắn mình thực hiện được.

- Đặt lợi ích chung của công ty lên đầu tiên, tránh cái tôi cá nhân, bởi như vậy rất có thể sẽ ảnh hưởng đến lợi ích chung công ty.

- Nội dung thư xin lỗi của bạn không quá ngắn nhưng cũng không quá dài, với nội dung 1 trang giấy A4 là vừa đủ.

Như vậy chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu xong về cách viết thư xin lỗi, rất mong với chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có một bức thư xin lỗi chuẩn nhất.

Mẫu CV xin việc