Quy trình tổ chức một sự kiện gồm có những bước như thế nào?

1. Quy trình tổ chức một sự kiện gồm có những bước nào?

1.1. Tổ chức một sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện với tên gọi tiếng Anh là event management, đây là việc tổ chức và thực hiện từ việc hình thành ý tưởng cho đến khi diễn ra và kết thúc chương trình. Các nhiệm vụ để tổ chức một sự kiện có rất nhiều và yêu cầu độ tỉ mỉ rất cao, từ việc lên ý tưởng, viết kịch bản, các ấn phẩm, set up và tổ chức. 

Tổ chức sự kiện cũng có mặt trên rất nhiều lĩnh vực như thương mại, giải trí thể thao, xã hội, giáo dục với các hình thức cụ thể như:

Sự kiện doanh nghiệp: lễ khởi công, lễ khánh thành, lễ kỷ niệm…

Sự kiện giáo dục: các hội thảo, hội nghị, triển lãm, khai giảng, tốt nghiệp, ngày nhà giáo, kỷ niệm ngày thành lập trường….

Sự kiện quảng bá, PR sản phẩm, dịch vụ: các sự kiện triển lãm, trưng bày sản phẩm, chương trình quảng bá sản phẩm, khai trương….

Sự kiện giải trí, thể thao: khai mạc các giải đấu, trao thưởng, sự kiện âm nhạc, diễn kịch….

Để có thể tổ chức thực hiện được một sự kiện, thì những người quản lý phải có kế hoạch cụ thể và phải kiểm soát chặt chẽ ở mọi quy tình.

Xem thêm: Tổng hợp các hình thức quảng cáo mới trên báo điện tử

1.2. Quy trình tổ chức một sự kiện 

Để có thể tạo nên một sự kiện thật suôn sẻ, có thể hình dung ra 3 giai đoạn cơ bản ở trong một chương trình, trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện.

1.2.1. Giai đoạn trước sự kiện

Bước 1: Nghiên cứu thông tin liên quan và cụ thể về sự kiện

Đối với bất cứ ngành nghề nào, việc nghiên cứu thông tin trước khi làm là điều rất quan trọng, những thông tin được tìm hiểu sẽ là cơ sở để bạn có thể lên kế hoạch được chi tiết, thực tế và khi đó khả năng thành công sẽ cao hơn.

Có rất nhiều sự kiện khác nhau mà người tổ chức sự kiện có thể làm như chương trình tri ân khách hàng, tổ chức các hội nghị, lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, các ngày lễ, tết…Dù tổ chức sự kiện nào thì người quản lý tổ chức cũng cần nắm được các thông tin cơ bản cần phải có như ngân sách tổ chức, thời gian, địa điểm tổ chức, số lượng và đối tượng tham gia, các hoạt động truyền thông, PR, thông điệp truyền tải qua sự kiện.

Nắm rõ được những yêu cầu cơ bản của khách hàng đưa ra cho sự kiện.

Bước 2: Lên kế hoạch cho sự kiện

Sau khi đã nghiên cứu kỹ lưỡng, bộ phận tổ chức cũng đã nắm được những nội dung cơ bản để có thể lên bản kế hoạch tổ chức. Trước tiên, cần sáng tạo ý tưởng sự kiện, hình thành concept tổng thể, nó sẽ là nội dung xuyên suốt của cả một chương trình. Sau đó cần lên kế hoạch cụ thể về timeline, kịch bản, chuẩn bị và phân chia nhiệm vụ cho đội ngũ nhân sự, MC. Chuẩn bị thiết kế các ấn phẩm truyền thông: banner, backdrop…Xây dựng bản dự trù kinh phí.

Bước 3: Trình bày và chỉnh sửa

Bước tiếp theo sau khi bản kế hoạch đã được hoàn tất đó là cần trình bày các nội dung đó lên ban giám đốc, khách hàng để đón nhận những lời nhận xét, đóng góp để sửa đổi bổ sung bản kế hoạch trước khi tổ chức chương trình, giảm thiểu nhiều nhất các sai sót có thể xảy ra.

1.2.2. Giai đoạn tổ chức sự kiện

Đây là giai đoạn thực thi các nội dung đã được định sẵn trong bản kế hoạch. Cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, setup địa điểm, chạy thử chương trình.

Khi chương trình diễn ra, cần kiểm soát được toàn bộ các bộ phận, từ lễ tân, MC, khách mời, các nội dung diễn ra trong chương trình, theo sát timeline…..

1.2.3. Giai đoạn nghiệm thu kết quả

Sau mỗi một chương trình kết thúc, bên tổ chức sự kiện sẽ làm việc với các bên liên quan để thanh toán những khoản chi phí còn lại. Tổng kết lại sau một chương trình những kết quả tích cực, thiếu sót để rút kinh nghiệm cho những lần tiếp theo.

2. Tổ chức sự kiện có vai trò gì?

Việc tổ chức sự kiện cũng là một trong những cách thức để xúc tiến bán trong marketing, đây là một trong những hoạt động được hầu hết doanh nghiệp áp dụng để tiếp cận khách hàng. Nhờ có sự kiện khách hàng trên diện rộng sẽ biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó có thể dễ dàng tăng độ uy tín của thương hiệu, góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận từ chính những hoạt động buôn bán diễn ra trong sự kiện. 

Tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp có thể mở rộng khách hàng tiềm năng cũng như khách hàng của doanh nghiệp. Chẳng hạn với một sản phẩm mới chưa được biết đến, doanh nghiệp có thể tổ chức các sự kiện giảm giá kết hợp với một số các chương trình sự kiện ngoài trời, các gian hàng trưng bày để giới thiệu sản phẩm trực tiếp đến khách hàng. Thông qua đó cũng xây dựng được mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp. Tạo dựng nhận thức, niềm tin để chiếm được sự tin tưởng của khách hàng.

Đây là một hoạt động lớn có thể giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm của doanh nghiệp, có thể gây được sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến tâm lý của khách hàng, vì vậy mà công việc này rất được đầu tư và thực hiện một cách tỉ mỉ, cẩn thận và được kiểm soát rất nghiêm ngặt.

Xem thêm: Yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện mà bạn cần phải nắm rõ

3. Khi tổ chức sự kiện cần có một số lưu ý

3.1. Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức là điều rất quan trọng mà nhà tổ chức sự kiện cần phải khảo sát sớm, tìm kiếm những nơi phù hợp và có thể chứa được số lượng người theo gia theo dự kiến. Tránh trường hợp gần đến ngày tổ chức rồi mới thuê, vì như vậy rủi ro rất cao là không còn địa điểm nữa mà đã có người đặt rồi.

3.2. MC của sự kiện

Các nội dung quan trọng xuyên suốt chương trình sẽ cần đến sự dẫn dắt của MC, vì thế mà MC cần phải là người có khả năng dẫn dắt, giọng đọc tốt, khả năng ứng phó với các tình huống bất ngờ xảy ra. MC cần được lựa chọn kỹ càng, đánh giá cẩn thận. MC phải có thái độ nghiêm túc, đọc bản thảo của BTC đưa ra, đảm bảo nắm bắt được thông tin của toàn bộ chương trình.

3.3. Vấn đề kỹ thuật

Sẽ chẳng ai muốn đang nghe một bản nhạc lại bị ngắt quãng, hay đi dự sự kiện lại phải nghe những tiếng loa mic bị rè. Hay kỹ thuật gặp trục trặc như loa hỏng, mic hỏng khiến cho khách mời phải chờ đợi và sự kiện cháy timeline.

Cần phải kiểm tra cẩn thuật tất cả các yếu tố về kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, visual…để chương trình diễn ra suôn sẻ. 

3.4. Lên kế hoạch phòng các rủi ro

Tất nhiên không ai muốn rủi ro cho sự kiện tổ chức, thế nhưng vẫn sẽ có một số vấn đề có thể phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện. Bộ phận tổ chức sự kiện cũng cần chuẩn bị nhân sự rõ ràng, quy trình quản lý nghiêm ngặt, bộ phận an ninh được bố trí hợp lý. Nếu như có rủi ro xảy ra phải xử lý ngay lập tức.

Đó là toàn bộ quy trình tổ chức một sự kiện mà bạn có thể tham khảo bài viết của viecday365.com. Chúc bạn sẽ tổ chức được nhiều chương trình thành công.