OPM là gì? Làm thế nào để quản lý tổ chức dự án hiệu quả

cv xin việc mẫu

1. Giải nghĩa cho thuật ngữ OPM là gì?

1.1. Tổng quan lịch sử về OPM

OPM là viết tắt của thuật ngữ Organization Project Management - quản lý dự án tổ chức. Thuật ngữ này ra đời vào khoảng năm 1998 tại một cuộc họp của Uỷ ban Tiêu chuẩn của Viện quản lý dự án. Cha đẻ của phương pháp này là John Schlichter, ông là người đã nghiên cứu và đề xuất ra phương án này trong cuộc họp của viện. Được ra đời vào năm 1998 tuy nhiên phải đến năm 2024, thuật ngữ này mới được xuất bản theo đúng tiêu chuẩn. Đến năm 2024, OPM được bổ sung, cập nhật và trở thành tiêu chuẩn ANSI. Tiếp tục cập nhật phiên bản thứ ba vào năm 2024.

Theo ông, quản lý dự án tổ chức OPM bao gồm các hoạt động liên quan đến việc thực hiện chiến lược của một chương trình bằng cách kết hợp các hệ thống quản lý như quản lý danh mục đầu tư, quản lý chương trình và ngành quản lý dự án.

Xem thêm: Việc làm quản lý dự án tại Hà Nội

1.2. Định nghĩa chính xác về OPM

Dự án tổ chức bao gồm một hệ thống các dự án, chương trình, danh mục đầu tư, được đặt ra trong quá trình xây dựng chiến lược. Quản lý dự án tổ chức OPM là việc làm quản lý hệ thống dự án tổ chức này sao cho chiến lược được thực hiện và hoàn thành tốt nhất có thể.

Đầu tư và cải thiện quản lý dự án tổ chức OPM không phải một việc đơn giản. Để quản lý một cách hiệu quả nhất, người quản lý phải có tầm nhìn rõ ràng cũng như hiểu biết về mô hình và lợi ích mà OPM đem lại. Viện quản lý dự án đã khẳng định OPM là một khuôn khổ tốt để đưa ra và thực hiện chiến lược một cách nhất quán. Kết quả thu được khi sử dụng OPM sẽ rất tốt hơn và tạo ra sự cạnh tranh bền vững hơn.

1.3. Phân loại quản lý tổ chức dự án

Có ba loại tổ chức dự án cơ bản mà người quản lý có thể áp dụng để quản lý, đó là tổ chức dự án theo chức năng, tổ chức dự án theo ma trận và tổ chức dự án dự kiến.

- Tổ chức dự án theo chức năng có thể được hiểu như việc sắp xếp và chia các phòng ban trong công ty. Cụ thể, trong công ty thường được các phòng nhân sự, phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật,... Mỗi phòng ban đều có các chức năng, tổ chức dự án theo chức năng cũng tương tự như vậy. Người quản lý có thể xác định các chức năng cần có trong dự án và sau đó phân chia, tổ chức chúng theo chức năng riêng của mỗi phần.

Ưu điểm của tổ chức dự án theo cách này là hiệu quả làm việc cao hơn vì có những nhân viên có thể có kỹ năng tốt hơn các nhân viên trong bộ phận tương ứng. Tuy nhiên, người quản lý cần quan tâm đến sự giao tiếp và làm việc nhóm giữa các bộ phận với nhau.

- Tổ chức dự án theo ma trận bao gồm các mức độ ma trận từ mạnh, trung bình tới yếu. Điểm thú vị của loại hình này là sự linh hoạt giữa con người với con người và với công việc. Bạn có thể kết hợp tổ chức ma trận với tổ chức dự án theo chức năng và dự kiến. Với ma trận yếu, người thực hiện phân chia công việc thuộc về người quản lý chức năng, còn đối với ma trận cân bằng thì quyền hạn này được chia sẻ giữa người quản lý chức năng và người quản lý dự án.

- Tổ chức dự án dự kiến được thực hiện bởi người quản lý hay leader. Họ là người có quyền phân việc cho các bộ phận chức năng khác. Họ xác định các chức năng, công việc, ngân sách, thời gian dự kiến và phân cho các nhân viên. Tổ chức dự án dự kiến khá giống với tổ chức dự án theo chức năng. Tuy nhiên nó có ưu điểm hơn về mặt giao tiếp giữa các thành viên, ngoài ra có thể hỗ trợ các thành viên có thêm kinh nghiệm khi làm việc với nhiều dự án khác nhau. Mỗi dự án có thể được phân công việc khác nhau. Nhược điểm của loại tổ chức này cũng tạo nhiều áp lực cho nhân viên giống hai loại hình trên.

Xem thêm: Việc làm hoạch định - dự án

2. Một số thuật ngữ chuyên ngành trong OPM cần biết

Để áp dụng OPM trong quản lý dự án, các công ty hay doanh nghiệp phải có sẵn quy trình làm việc đã được nghiên cứu, phân tích và chuẩn hóa theo đặc trưng của công ty. Ngoài ra, công ty có thể lựa chọn sử dụng OPM theo thời gian ngắn hay dài. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều lựa chọn sử dụng liên tục theo thời gian này. Lý do giải thích cho việc này chúng tôi đã đề cập tới ở trên đó là quá trình đầu tư và cải thiện OPM không phải một điều dễ dàng.

Sau khi đủ tiêu chuẩn để áp dụng quản lý dự án tổ chức OPM, người quản lý cần hiểu biết về một số thuật ngữ. Các thuật ngữ này sẽ mô tả công việc, đánh giá khả năng của tổ chức trong việc cung cấp các chiến lược, dự đoán kết quả và kiểm soát thời gian đáo hạn của OPM. Với những người mới tiếp xúc có thể nhầm lẫn giữa các thuật ngữ này.

- OPM là hệ thống bao gồm dự án, chương trình và danh mục đầu tư được sử dụng kết hợp với các phương pháp hỗ trợ để xây dựng chiến lược một cách tốt nhất và hiệu quả nhất.

- Portfolio cũng bao gồm các dự án, chương trình, danh mục. Nhưng những yếu tố này được quản lý theo một nhóm nhằm đạt được mục tiêu chiến lược đã đề ra. 

- Program bao gồm một nhóm các dự án, chương trình và hoạt động liên quan được quản lý kết hợp nhằm thu được kết quả khi quản lý chúng một cách riêng lẻ như OPM hay Portfolio.

- Project là những hoạt động thực hiện theo các kế hoạch đặt ra nhằm mục đích tạo ra sản phẩm hay dịch vụ tốt.

Các thuật ngữ này đã được phân biệt trong tài liệu của Viện quản lý dự án. Người quản lý sẽ không thể áp dụng hiệu quả OPM nếu không phân biệt được các thuật ngữ trên. Các bạn nên tìm hiểu kỹ hơn về phạm vi cũng như điều kiện sử dụng dự án, chương trình và danh mục trong OPM, Portfolio, Project hay Program.

Xem thêm: Các hình thức quản lý dự án được áp dụng phổ biến hiện nay

3. Mô hình quản lý OPM được đánh giá như thế nào?

Sau khi được phát hành và cập nhật bổ sung tới 3 lần, OPM đã chứng tỏ thực lực của mình. Mô hình này được các chuyên gia trên thế giới đồng ý rằng, đây là một hình hay nhất và được khuyến nghị nhất khi thực hiện quản lý dự án vì những giá trị mà nó mang lại. Cụ thể, theo một kết quả của cuộc khảo sát vào năm 2024, mô hình này được sử dụng bởi 91% công ty/doanh nghiệp theo gia sử dụng.

Mô hình OPM có thể giúp quản lý rủi ro, lợi ích, hỗ trợ lập kế hoạch, và giúp người quản lý thực hiện tốt quy trình về thể chế hóa, đo lường hiệu quả, điều chỉnh cũng như giám sát hiệu suất. Ngoài ra, mô hình này còn hỗ trợ phân tích quy trình quản lý và tối ưu hóa nó. Tuy nhiên nếu không áp dụng theo đúng các bước của OPM thì kết quả thu lại cũng không hiệu quản.

Người quản lý có thể đặt ra một vài câu hỏi trong quá trình thực hiện quá trình như quy trình có được thể chế hóa không? Có thể tăng giá trị và giải quyết vấn đề bằng cách nào? Nên làm gì với các dữ liệu thu được trong quá trình quản lý?

Trên đây là một số thông tin để giải nghĩa các vấn đề liên quan tới thuật ngữ OPM của viecday365.com. Hiện nay, việc cải thiện mô hình OPM đang rất được chú trọng do đó các nhà quản lý nên tìm hiểu kỹ hơn và tham gia nghiên cứu cải thiện mô hình cùng các chuyên gia trên thế giới.