Bí kíp viết mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn hay nhất!

1. Mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn có công dụng gì?

Khách hàng nuôi sống các doanh nghiệp, bởi chính là là lực lượng tạo ra lợi nhuận, doanh thu. Trong bối cảnh kinh doanh thị trường ngày càng cạnh tranh, khách hàng cũng tiêu dùng một cách thông minh và có nhiều yêu cầu khắt khe hơn. Thì dịch vụ chăm sóc khách hàng đóng vai trò là một chìa khóa, một yếu tố mang tính quyết định đến thương hiệu của các doanh nghiệp. Thông qua dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp thể hiện được văn hóa, sự chuyên nghiệp cũng như úy tín của mình.

Nhất là đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nhà hàng, khách sạn - một trong những lĩnh vực đang phát triển mạnh mẽ nhất hiện nay. Việc làm cho khách hàng hài lòng trong quá trình sử dụng sản phẩm thôi chưa đủ, mà cần phải chú trọng đến những dịch vụ đi kèm sau đó, khiến khách hàng trao trọn niềm tin với mình. Mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn xuất phát từ tính cần thiết đó, cũng đã trở thành một trợ thủ đắc lực, về cơ bản mang lại những ích lợi sau đây:

1.1. Thư cảm ơn là một cách tôn trọng và nâng cao giá trị của khách hàng

Người làm dịch vụ nói chung hay chính xác hơn là các doanh nghiệp nên đặt mình vào vị trí của các khách hàng. Bất kể họ là ai, thuộc tầng lớp đối tượng nào trong sự phân bổ của bạn, thì giá trị cốt lõi cần quan tâm ở đây chính là sự tôn trọng.

Trong một mối quan hệ, tính hiệu quả có khả thi hay không không chỉ dựa vào tương tác từ một phía, mà phải xuất phát từ hai phía. Đó chính là lý do các khách sạn nên thể hiện sự tôn trọng của mình đối với người đã trực tiếp sử dụng những dịch vụ/sản phẩm của bạn cung cấp. Sự tôn trọng không chỉ nên diễn ra trong quá trình khách hàng sử dụng, mà cần thiết hơn đó là sau khi họ đã sử dụng (dịch vụ hậu mãi). Mặc dù trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp quên mất hoặc không quan tâm đến chiến lược chăm sóc khách hàng sau khi mua hàng.

Việc gửi thư cảm ơn là một hình thức trong chiến lược chăm sóc khách hàng của khách sạn. Thông qua thư cảm ơn, khách hàng sẽ cảm nhận được sự quan tâm và tôn trọng từ khách sạn đối với họ, mặc dù họ đã trải nghiệm xong dịch vụ. Lúc này, khách hàng thực sự cảm thấy hài lòng, họ rất ấn tượng với cách làm việc của khách sạn và chắc chắn tâm lý của họ mong muốn rằng bản thân có thể quay lại vào lần kế tiếp. Song song với đó, họ cũng cảm nhận được giá trị của mình trong hoạt động kinh doanh của khách sạn.

1.2. Dịch vụ khách hàng tốt là yếu tố thúc đẩy doanh thu

Như đã nói, trong thị trường kinh doanh đa dạng ngày nay, chất lượng sản phẩm hay dịch vụ đã không còn trở thành một yếu tố quyết định doanh thu hay lợi nhuận của các doanh nghiệp. Mà hơn hết, chính dịch vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng mới là một nhân tố nòng cốt, giúp khách hàng ghi nhớ thương hiệu và thúc đẩy việc lan tỏa thương hiệu hơn.

Một khảo sát chỉ ra rằng, có khoảng 39% người tiêu dùng khẳng định sẽ quay lại sử dụng sản phẩm/dịch vụ nếu họ thực sự có những trải nghiệm tốt ở hiện tại. Một khách sạn có giá tốt, sản phẩm và dịch vụ chất lượng nhưng không tôn trọng khách hàng thì sẽ chỉ có thể gặp họ được một lần duy nhất. Trong khi, các khách sạn mặc dù chất lượng chưa thực sự ấn tượng nhưng có thái độ phục vụ, sự trân trọng và niềm nở với khách hàng bao giờ cũng được đánh giá cao hơn. Đó chính là lý do cần tạo mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn.

Thư cảm ơn đóng vai trò như một “chất xúc tác” có thể khiến khách hàng có cảm nhận tốt hơn về doanh nghiệp. Một sự trải nghiệm lý thú, hấp dẫn sẽ vừa khiến họ có ý định quay trở lại vào lần kế tiếp, vừa có thể kích thích việc giới thiệu, lan tỏa thương hiệu đến những khách hàng tiềm năng khác từ chính họ. Từ đó, doanh thu và lợi nhuận của khách sạn cũng được cải thiện rõ rệt.

Tham khảo: Mẫu thư cảm ơn khi nhận được việc

2. Chi tiết cách viết mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn chuẩn

Trên thực tế, tùy vào từng thiết kế của khách sạn. Có nơi sẽ sử dụng thư tay, có nơi sử dụng thư cảm ơn điện tử, hoặc soạn tin nhắn,... những nhìn chung, đó chỉ là khía cạnh hình thức. Có xét về nội dung, mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn nên thực hiện theo một mẫu số chung. Nghĩa là bố cục của nó phải thực sự tuân thủ bố cục của một lá thư cảm ơn thông thường. Dưới đây là gợi ý của viecday365.com.

Có thể bạn muốn biết: Email từ chối phỏng vấn

2.1. Cụ thể hóa thông tin người nhận

Thông tin người nhận cũng đồng thời là phần mở đầu của một lá thư nói chung. Rất nhiều sai lầm thường gặp trong quá trình viết mở đầu thư cảm ơn. Đặc biệt là không cụ thể hóa thông tin người nhận, viết một mẫu thư chung chung không có thiện cảm đối với khách hàng. Đó là một sự thật mà bạn nên lưu ý.

Đầu tiên, hãy gửi đến một lời chào, bạn có thể sử dụng kính ngữ, nhưng lời khuyên là chỉ nên sử dụng một lời chào gần gũi và chân thành là được. Chẳng hạn như “Dear Mr/Mrs...” hoặc “Xin chào + Tên khách hàng”,... Lời chào là một cách thể hiện sự tôn trọng cũng như chuyên nghiệp của người gửi.

Sau lời chào chính là đoạn mở đầu của mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn. Đừng vòng vo, hãy cố gắng đề cập vào vấn đề chính, đó chính là cảm ơn họ đã sử dụng sản phẩm và dịch vụ của bạn. Tuy nhiên, đừng quên truyền tải một thông điệp làm nổi bật vai trò, giá trị của khách hàng đối với hoạt động kinh doanh cũng như sự phát triển của khách sạn nhé.

Ví dụ: “Trước hết, Tổng công ty Dịch vụ lưu trú ABC cùng Khách sạn Luxury xin gửi lời chào trân trọng cùng một lời cảm ơn sâu sắc đến Quý khách hàng đã tin tưởng và chọn dùng sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi. Sự tin tưởng của quý khách hàng là một phần giá trị không nhỏ đối với quá trình kinh doanh và phát triển của khách sạn.”

2.2. Nội dung cảm ơn ngắn gọn

Sau phần mở đầu cũng là phần nội dung chính của thư cảm ơn. Mẫu thư cảm ơn được sử dụng chung cho tất cả các khách hàng của bạn, do đó đừng quá dài dòng, hãy viết chúng một cách ngắn gọn, nhưng vẫn thể hiện những điều cần truyền tải một cách tinh tế nhất.

Tốt nhất, trong phần nội dung thư, hãy tập trung vào việc khái quát văn hóa khách sạn, phương châm hoạt động, tầm nhìn sứ mệnh,... Bên cạnh đó, nhấn mạnh sự tin tưởng và ủng hộ của khách hàng đã thực sự mang lại những giá trị gì cho khách sạn. Cuối cùng, bạn nên thể hiện được những gì mà khách sạn sẽ quyết tâm thực hiện trong suốt quá trình cung cấp sản phẩm/dịch vụ của mình.

Ví dụ: "Mục tiêu quan trọng mà các bạn khách sạn đã đề ra từ đầu là cung cấp các sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao nhất, trải nghiệm tinh tế nhất cho quý khách hàng." Trong quá trình đó, chúng tôi luôn nỗ lực hoàn thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ, đề cao tinh thần trách nhiệm với khách hàng lên hàng đầu.

Chặng đường phát triển đã gặt hái được nhiều thành công nhất định. Để có được ngày hôm nay, ngoài những phấn đấu không ngừng của tập thể nhân viên, lãnh đạo của khách sạn, thì sự ủng hộ và tin tưởng của quý khách hàng chính là động lực vô giá và là thành công lớn nhất của chúng tôi.”

Trong mọi lá thư, nội dung luôn chất chứa những thông điệp lắng đọng và thực sự quan trọng. Do đó, hãy cố gắng thể hiện những gì mà bạn mong muốn truyền tải đến khách hàng trong phần nội dung sao cho ấn tượng và chân thành nhất nhé.

2.3. Kết thúc với một thông điệp và sự chân thành

Kết thúc mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn với một thông điệp và lời cảm ơn sau cùng. Bên cạnh đó, bạn cũng nên thể hiện sự mong muốn, sự hy vọng của mình về việc trong tương lai sẽ lại được có cơ hội phục vụ quý khách hàng, nhận được sự tin yêu của khách hàng. Phần kết nên ngắn gọn nhất có thể, giới hạn trong khoảng từ 2 - 3 dòng là được.

Ví dụ: “Một lần nữa, khách sạn ABC xin kính chúc quý khách hàng sức khỏe, thành công trong cuộc sống. Hy vọng quý khách hàng vẫn tiếp tục đặt niềm tin và ủng hộ sản phẩm/dịch vụ của khách sạn ABC.”

Xem thêm: Việc làm nhân sự

3. Lưu ý trong quá trình tạo mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn

3.1. Nội dung không rõ ràng

Một trong những sai lầm thường gặp khi viết mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn đó chính là thể hiện nội dung không rõ ràng, quá chung chung. Mẫu thư chỉ hiệu quả khi nội dung bên trong chúng thực sự được cụ thể hóa, như đã nói bạn cần xác định được khách hàng nhận thư là ai, đề cập đến tên của họ trong thư,... Viết quá chung chung sẽ tạo nên phản ứng ngược cho bức thư này, gây ra một cảm giác nhàm chán, công nghiệp.

Như đã nói, nội dung thư nên đầy đủ, nhưng đảm bảo cô đọng, nhấn mạnh và làm nổi bật các thông điệp thì mới có hiệu quả.

3.2. Gửi sai thời điểm

Chọn sai thời điểm gửi thư cũng là một sai lầm dễ mắc phải của các khách sạn hiện nay. Gửi thư sớm quá cũng không nên, và muộn quá thì chẳng còn tác dụng. Do đó, mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn nên được gửi đi khoảng 24 giờ ngay sau quá trình kết thúc trải nghiệm của khách hàng.

3.3. Mắc phải nhiều lỗi văn bản

Mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng. Chúng sẽ không còn về đúng bản chất vai trò nếu như bạn để mẫu thư đầy rẫy lỗi chính tả, hành văn, thậm chí là thông tin khách hàng sai (sai tên của khách hàng chẳng hạn).

Văn bản nào cũng vậy, chúng chỉ có giá trị cao và thực sự chuyên nghiệp khi chính xác về chính tả, hành văn, ngôn ngữ sử dụng, đặc biệt là những mẫu thư cảm ơn bằng tiếng Anh. Một mẫu thư được viết hoàn thiện về cả hình thức và nội dung, thông điệp chỉn chu, phần nào ra phần đấy, bố cục rõ ràng luôn giúp khách hàng có ấn tượng cực tốt về thương hiệu.

3.4. Sử dụng các mẫu có sẵn

Những gì gắn liền với thương hiệu thì nên đề cao sự khác biệt và sáng tạo. Thư cảm ơn thể hiện văn hóa cũng như đặc trưng của khách sạn, nhằm tạo thiện cảm và thu hút khách hàng. Do vậy, việc sử dụng các mẫu thư có sẵn mà không có chỉnh sửa bất cứ phần nào sau đó là điều tối kỵ nhất, chúng thể hiện sự thiếu sáng tạo cũng như sự không tôn trọng khách hàng của công ty.

Người soạn thư cảm ơn nên là người làm truyền thông tốt, hiểu được cả khách sạn và khách hàng của mình để viết thư một cách thuyết phục hơn.

3.5. Kết bạn trên mạng xã hội

Ai ai cũng muốn tạo dựng một mối quan hệ tích cực và gần gũi với khách hàng của mình. Tuy nhiên, điều đó sẽ chẳng hiệu quả nếu bạn hành động không đúng thời điểm và hoàn cảnh. Nhất là khi gửi mẫu thư cảm ơn, bạn không nên thể hiện sự mong muốn hay gắn kèm bất kỳ một lời mời kết bạn, kết nối, kêu gọi kết nối qua mạng xã hội cho khách hàng.

4. Tải mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn

Mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn thực sự nếu biết tận dụng, sẽ trở thành một trong những công cụ đắc lực làm hài lòng khách hàng. Qua đó, khách sạn cũng thể hiện thành công sự mến khách và tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc của mình. Bạn đọc có thể tham khảo các mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn được cung cấp sau đây để có hình dung rõ nét hơn về mẫu tài liệu này.

MẪU THƯ CẢM ƠN KHÁCH HÀNG.docx 

THƯ CẢM ƠN KHÁCH HÀNG 1.docx 

THƯ CẢM ƠN.docx