Điều hành tour là gì? Bật mí cơ hội nghề điều hành tour hấp dẫn!

Việc Làm Ngành Du Lịch

“Nếu tôi đủ chiều cao, chắc chắn một điều rằng “ lãnh địa” của tôi sẽ là lên kế hoạch, lịch trình cho những cung đường nắng vàng tuyệt sắc nơi địa đầu tổ quốc hay những chiều dong buồn ra đảo Cô Tô cùng với những du khách, chứ không phải là ngồi văn phòng, ôm máy tính và chia sẻ về nghề mơ ước của mình đến tất cả độc giả, những người yêu mến viecday365.com như thế này!

Đó là tâm sự của một dân mê xê dịch nhưng không thể thực hiện được giấc mơ  điều hành tour - một trong những vị trí hot nhất của nền công nghiệp không khói.  Vậy điều hành tour là gì? Bạn có đang mong muốn khám phá những điểm thú vị cũng như khai thác cơ hội việc làm hấp dẫn cho mình ở vị trí này không? Nếu câu trả là có thì bài viết sau đây sẽ dành cho bạn! 

1. Bạn đã hiểu điều hành tour là gì?

Bạn biết không! Ngay đến thời điểm sắp sửa rời cánh cổng trường cấp ba chuẩn bị bước chân vào cánh cổng đại học mơ ước của trường báo đến tận lúc gõ ra những dòng chia sẻ này, chưa một giây phút nào tôi thôi mơ về giấc mơ xê dịch, về một vị trí trong ngành du lịch. Giấc mơ mà ngày từ những ngày cấp hai, đã thôi thúc cô bé “cày” ngày đêm môn tiếng Anh để chỉ...được chị cho ra Bờ Hồ gặp gỡ những vị khách nước ngoài hay một lần được trải nghiệm những cung đường vàng nắng uốn quanh dải đèo Ô Quy Hồ xinh đẹp hay đơn giản hơn, là để nói với du khách rằng, nước Việt mình đẹp như thế nào! Lẽ vì những trải nghiệm thú vị đó từ những người trẻ mà điều hành tour nói riêng và những vị trí khác trong ngành du lịch luôn có một sút hút ma lực. Trong bối cảnh lên hương của ngành dịch vụ, 

Không chỉ hút bằng những trải nghiệm đi xa và cảm nhận mà điều hành tour là một trong những lựa chọn nghề nghiệp tốt cho dân mê du lịch với mức lương cao và cơ hội việc làm hấp dẫn. Nhưng điều hành tour là gì? 

Là vị trí được đánh giá là “nếm đủ mùi vị” nhất của ngành du lịch cùng với hướng dẫn viên du lịch, điều hành tour là người lên kế hoạch, sắp xếp, tổ chức các chuyến thăm quan cho du khách, từ bố trí khu lưu trú như khách sạn, homestays, thưởng thức ẩm thực, dịch vụ đi lại đến các địa điểm vui chơi giải trí cho du khách. Điều hành tour là cầu nối quan trọng giữa hướng dẫn viên, du khách với doanh nghiệp và giữ vai trò là gương mặt thương hiệu của doanh nghiệp du lịch bởi kỹ năng phục vụ, lựa chọn địa điểm chuyên nghiệp, lên kế hoạch, tổ chức hấp dẫn và hài lòng du khách.

Được sinh ra như một vị trí công việc văn phòng, tuy nhiên, công việc của một nhân viên điều hành tour là kết hợp linh hoạt của nhiều công việc ở những vị trí khác nhau như quan lý điều hành, đôn đốc, phân công nhiệm vụ, đồng thời, đặt lịch hẹn, tiến hành gặp gỡ khách hàng và đàm phán dịch vụ. Đây là lựa chọn không thể nào phù hợp cho những tín đồ du lịch, am tường địa lý, thị trường, bán hot trend nhưng mong muốn đứng sau hậu trường, bung tỏa tài năng. Trong nhịp sống vội vã của xã hội hiện đại, áp lực của công việc bộn bề, rong ruổi khắp mọi miền đất thế giới để chiều chuộng bản thân và sốc lại tinh thần dường như không thể nào thay thế. Lý do này, đã tạo nên sức hút của bất kỳ một vị trí nào của ngành du lịch, đặc biệt với vị trí “chủ trì” toàn bộ dịch vụ trong các công ty lữ hành. Vậy cụ thể, điều hành tour làm những công việc gì? 

2. Điều hành tour đảm những công việc gì?

Nhắc đến điều hành tour hẳn không ít người lần đầu tiên không phải dân du lịch nhầm lẫn với nghề hướng dẫn viên du lịch. Tuy cùng bản chất là “leader” dẫn dắt du khách trong và ngoài nước trải nghiệm những tour và dịch vụ của doanh nghiệp du lịch, nhưng điều hành tour đảm nhiệm đa dạng khối lượng công việc so với một hướng dẫn viên. Tuy không trực tiếp đưa du khách đi đến những điểm du lịch thú vị hay thưởng thức cùng họ những thức quà đặc sản…

Nhưng điều hành tour là người trực tiếp , lên lịch trực tiếp để hành trình này diễn ra một cách hoàn hảo nhất sau đó “phân quyền” cho những hướng dẫn viên du lịch “tác nghiệp” theo kế hoạch. Đây đồng thời là bộ phận đứng sau, hướng dẫn viên để chỉ đạo, đôn đốc việc thực hiện các dịch vụ sao cho đúng tiến trình và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình đi tour hay sử dụng các dịch vụ này.

Tại các công ty du lịch hay lữ hành, điều hành tour đóng vai trò các nhân viên kinh doanh cấp cao. Họ là những người trực tiếp thực hiện những cuộc giao dịch đàm phán với khách du lịch về giá cả dịch vụ của công ty, thuyết phục họ ký kết các hợp đồng. Đây cũng là nhân tố quan trọng nhất  tạo ra lợi nhuận trong các doanh nghiệp du  lịch. 

Bên mảng thỏa thuận với các doanh nghiệp dịch vụ như nhà hàng, cơ sở lưu trú (khách sạn,costel, Ecolodge, homestays) nhân viên hành tour cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đàm phán giá cả của dịch vụ ở mức có lợi cho công ty lữ hành và du khách cũng như thiết lập mối quan hệ thân thiết.

Trong bối cảnh nền công nghiệp không khói tăng trưởng mạnh mẽ, sự cạnh tranh giữa các công ty lữ hành đã đưa đưa hành tour đảm nhiệm công việc của những nhân viện phát triển thị trường. Họ không những là những chuyên gia luôn nắm bắt những hot trend, biến động của ngành du lịch để điều chỉnh những kế hoạch của công ty sao phù hợp, điều hành tour sẽ trực tiếp ra ngoài tiếp xúc, khảo sát thị trường du lịch, những chính sách, cơ chế phát triển của đổi thủ hay yêu cầu, mong muốn của những khách hàng trong vấn đề cải thiện dịch vụ...để phác thảo những kế hoạch cho hợp lý, tạo cho du khách cảm giác thoải mái, thư giãn nhất trong chuyến nghỉ dưỡng của mình. 

Thực tế, công việc đa di năng của một điều hành tour từ khâu kết nối các bộ phận trong ty và du khách đến xây dựng các quan hệ bên ngoài để thu về những hợp đồng du lịch với khách hàng, tuy là mơ ước của nhiều tín đồ du lịch, nhưng không phải ai cũng có thể thực hiện được điều này. Để có thể đảm nhiệm được khối lượng công việc này đòi hỏi ở bạn những kiến thức nền tảng du lịch phong phú, bộ óc linh hoạt, khả năng am hiểu thị trường và những kỹ năng xử lý, chuyên ngành quan trọng để lên lịch và xây dựng nên những quy trình điều hành tour hoàn hảo. Trước khi khám phá xem những kỹ nào quan trọng nhất của một điều hành tour thì chúng ta hãy cùng khám phá xem là hãy đã vận hành các tour này hiệu quả như thế nào nhé. 

3. Quy trình điều hành tour hoàn hảo diễn ra như thế nào?

Theo thống kê của Glassdoor, một chuyên trang về mức thu nhập tại Mỹ cho vị trí điều hành tour trước mùa Covid-19 là trên 57.000 USD/năm. Nhưng đây chỉ là mức lương cứng và chỉ chiếm khoảng ½ tổng thu nhập thực tế của một nhân viên điều hành tour du lịch khi được cộng thêm nhiều khoản hoa hồng sau mỗi lần ký hợp đồng thành công. Nhưng những hợp đồng hay dự án đó mang lại thành công như mong đợi hay không, tùy thuộc vào cách mà họ lên tour du lịch như thế nào. Một quy trình du lịch hoàn hảo nên  tuân theo một số bước sau đây:

3.1. Chuẩn bị tour du lịch

Để một tour du lịch diễn ra suôn sẻ, điều hành tour phải chỉ đạo việc chuẩn bị tour vô cùng kỹ càng để đảm bảo rằng, du khách của bạn cảm thấy thật sự thoải mái, yên tâm và cảm nhân được dịch vụ của bạn trong “phút dạo đầu”. Trong bước chuẩn bị, điều hành viên sẽ tiến hành book xe phù hợp với số lượng khách và hành trình đã đặt ra thông qua việc kiểm tra lại kỹ lưỡng số lượng khách đi để thông báo với chủ xe bố trí và đến địa điểm điểm du khách đúng giờ. 

Nhiệm vụ thứ hai trong bước chuẩn bị là liên hệ cụ thể với hướng dẫn viên được phân công đồng thời thông báo những thông tin cần thiết bao gồm địa điểm đón khách, số lượng khách, điểm du lịch cũng như kế hoạch vui chơi, giải trí trong buổi tham quan. 

Thứ ba, điều hành tour sẽ liên hệ trực tiếp với các địa điểm lưu trú và các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống như đã thống nhất trong kế hoạch. Đối với một số yêu cầu đặc biệt từ du khách về món ăn hay loại phòng khác với kế hoạch, điều hành tour sẽ có trách nhiệm liên hệ trực tiếp đến các cơ sở này để sắp xếp những dịch vụ phù hợp nhất cho khách du lịch. 

3.2. Thực hiện tour du lịch

Trước khi chuyến đi được khởi hành, điều hành tour phải là người kiểm tra lại một lần nữa về công tác chuẩn bị một lần  trước. Thời gian cho phép tối thiểu là trước 4 giờ đồng hồ. Nếu bắt gặp bất kỳ điều gì phát sinh sẽ kịp thời giải quyết nhanh chóng, gọn nhẹ để không ảnh hưởng đến chuyến đi của khách. 

Sau khi thực hiện xong công tác kiểm tra, điều hành tour sẽ là giao phó công việc dẫn dắt và hỗ trợ du khách hướng dẫn viên. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa là hết nhiệm vụ. 

Khi tour diễn ra bất kể lúc đang tham quan hay thưởng thức đặc sản, người điều hành vẫn luôn thao theo sát và đôn đốc cũng như kiểm tra lịch trình để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong tour.

Sau khi kết thúc chuyến du lịch, không phải hướng dẫn viên mà điều hành viên là người đứng ra cùng với lái xe trả khách về đúng địa điểm cũng thu thập các ý kiến đánh giá của khách du lịch về chuyến đi.

3.3. Kết thúc và làm báo cáo

“Điểm tập kết” nhiệm vụ của điều hành tour trong các công ty lữ hành là quyết toán các chi phí thủ tục nhận lại từ hướng dẫn viên sau đó bàn giao bảng đánh giá tour cho trưởng phòng điều hành.

Tìm việc làm du lịch tại Hồ Chí Minh

4. Những kỹ năng quan trọng để trở thành điều hành tour chuyên nghiệp 

Để trở thành điều hành tour bạn cần những kỹ năng gì? Đó là câu hỏi của nhiều bạn trẻ đam mê du lịch và mong muốn theo đuổi ngành này. Hãy khám phá ngay câu trả lời dưới đây để chuẩn bị đầy đủ hành trang cho chặng đường thực hiện mơ ước điều hành tour thôi nào!

4.1. Kỹ năng giao tiếp 

Giao tiếp tốt quan trọng với bất kỳ lựa chọn nghề nghiệp nào. Nhưng với ngành dịch vụ cho du lịch và nắm vị trí chủ chốt như điều hành tour, giao tiếp là điều kiện cần. Đặc thù công việc là cầu nối giữa các bộ phận trong doanh nghiệp từ hướng dẫn viên, bạn giám đốc và khách du lịch, vừa là đầu mối quan trọng đứng ra đàm phán các hợp đồng từ các gói du lịch đến dịch vụ lưu trú và ẩm thực. Ngoài kỹ năng giao tiếp tốt, điều hành tour cũng cần trang bị cho mình kỹ năng thương lượng và đàm phán.

4.2. Khả năng ngoại ngữ  tốt

Một thực tế là một hướng dẫn viên đến điều hành tour du lịch vẫn có thể bám nghề bằng bồ kinh nghiệm của mình tại các công ty du lịch lớn. Tuy nhiên, việc hạn chế về vốn ngoại ngữ trong thời đại hội nhập du lịch, kinh tế như hiện nay là một rào cản lớn ngăn cách bạn với cơ hội làm việc trực tiếp với những công ty lớn và ký những hợp đồng quan trọng với du khách nước ngoài. Theo tổng cục du lịch, lượng khách quốc tế tăng mạnh lên 18 triệu lượt năm 2024 và có xu hướng tăng cao hơn trong những năm tới. Để tiếp cận với những cơ hội tốt cho những điều hành tour với mức lương mơ ước, bạn bắt buộc phải trau dồi một vốn ngoại ngữ tốt. Ngoại ngữ gần như là yêu cầu đầu vào cho các vị trí liên quan đến dịch vụ như hướng dẫn viên du lịch, lễ tân khách sạn đến nhà hàng...và dĩ nhiên là điều hành tour trong nhiều công ty lớn. 

4.3. Vốn văn hóa, vốn sống phong phú

Để có thể thuyết phục được khách du lịch bởi những bản lịch trình thu hút, bên cạnh khả năng giao tiếp tốt, khả năng đàm phát điệu nghệ, cần ở bạn sự am tường các xu hướng xu lịch mới, nhu cầu của du khách về dịch vụ lẫn những điều kiện về văn hóa, địa lý, lịch sử...của những địa điểm du lịch một cách cách tường tận. Tuy không trực tiếp tham gia tour, song tuy nhiên, điều hành tour luôn là người hiểu rõ về lịch trình, điểm đến để hỗ trợ cho hướng dẫn viên đặc biệt trong tình huống du khách có phản hồi hay gặp vấn đề.  

4.4. Khả năng chịu áp lực cao

Sẽ không ngoa nếu chúng ta nói “điều hành tour” là vị trí đa di năng nhất trong một doanh nghiệp lữ hành. Họ phải đảm nhiệm cùng một lúc nhiều nhiệm vụ khác nhau và là bộ phận tạo ra lợi nhuận trực tiếp bởi những hợp đồng với du khách và các công ty cung ứng dịch vụ. Khả năng chịu áp lực cao là nhân tố cực kỳ quan trọng bạn cần trau dồi ngay bây giờ nếu xác định điều hành viên sẽ là lựa chọn về nghề nghiệp của bạn trong tương lai. 

Mong rằng, những thông tin trên đây của viecday365.com xoay quanh chủ đề điều hành tour là gì sẽ thực sự hữu ích cho tất cả các bạn - tín đồ của du lịch đam mê theo đuổi ngành này. Mong rằng, các bạn sớm tìm được công việc yêu thích nhé.