[Coordinator là gì?] Làm gì trong cơ cấu nhân sự các doanh nghiệp?

1. Coordinator - Thuật ngữ nhân sự ngành Nhà hàng - khách sạn

Lĩnh vực Nhà hàng - khách sạn của nước ta đang dần chứng tỏ được vị thế của mình trong tiến trình phát triển kinh tế nói chung, ngành dịch vụ và du lịch nói riêng. Thị trường tuyển dụng ngành nhà hàng - khách sạn cũng vì đó mà sôi động không ngừng. Trong đó, không thể kể đến cái tên Coordinator - Chức vụ điều phối viên.

1.1. Hiểu chính xác: Coordinator là gì?

Có thể bạn không biết, Coordinator là một trong những chức danh, vị trí việc làm được tuyển dụng trong ngành nhà hàng - khách sạn với tần suất nhanh, số lượng lớn. Đặc biệt là mức thu nhập cùng khả năng thăng tiến đáng mơ ước. Mặc dù vậy, đối với những cá nhân mới nhập môn nhà hàng - khách sạn, còn chưa hiểu rõ vị trí Coordinator là gì?

Nếu gõ từ khóa này ở một số kênh từ điển Anh - Việt để dịch nghĩa, thì Coordinator được hiểu đơn giản là điều phối viên, hay người điều phối. Mặc dù trên thực tế có khá nhiều lĩnh vực sở hữu vị trí điều phối viên. Tuy nhiên, riêng với ngành nhà hàng - khách sạn, điều phối viên hay Coordinator là chức vụ đảm nhiệm những công việc phối hợp, điều hành, quản lý với nhiều bộ phận và phòng ban khác để hướng đến hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ đã được phân công.

Nhìn chung, khi đọc hiểu khái niệm Coordinator, có thể thấy, chức danh này khá giống với một người quản lý điều hành trong các nhà hàng hoặc khách sạn. Tuy nhiên, đừng hiểu lầm vì hai chức danh này hoàn toàn khác nhau nhé.

1.2. Coordinator trong cơ cấu nhân sự

Coordinator không chỉ có một, nó là một chức danh được phân cấp các nhiệm vụ tương đương với những nhiệm vụ khác nhau. Trong cơ cấu nhân sự Coordinator ở các nhà hàng - khách sạn lớn, cụ thể bao gồm 3 chức danh như sau:

+ Sales Coordinator: Như tên gọi của chúng, đây là vị trí điều phối viên kinh doanh, thuộc phạm vi của bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị. Chức năng chính của Sales Coordinator là tìm kiếm, mở rộng thị trường khách hàng mục tiêu, họ cũng là những người phối hợp cho các chiến lược truyền thông quảng bá, chăm sóc trải nghiệm của khách hàng.

+ F&B Coordinator: Nghe có vẻ khá lạ lẫm phải không nào? Đây là một chức danh công việc chỉ những cá nhân làm trợ lý cho người đứng đầu bộ phận F&B (bộ phận ẩm thực). Chức năng chính của vị trí này là hỗ trợ, giúp việc trong các kế hoạch công việc xoay quanh hoạt động cung cấp dịch vụ về ẩm thực cho giám đốc bộ phận.

+ Event Coordinator: Chức danh này được hiểu là điều phối viên sự kiện. Chức năng chính yếu của Event Coordinator xoay quanh những nhiệm vụ như: xây dựng kế hoạch, sáng tạo và triển khai hoạt động cho một sự kiện nói của nhà hàng - khách sạn nói chung.

Mặc dù trong cơ cấu nhân sự của chức danh Coordinator nói chung, có nhiều vị trí khác phụ trách từng mảng riêng biệt. Tuy nhiên khi nhắc đến Coordinator, người ta thường nghĩ ngay đến vị trí của một người đảm nhiệm việc điều hành, giám sát và quản lý mọi hoạt động, dịch vụ của một doanh nghiệp hay phổ biến hơn là một nhà hàng - khách sạn. Hướng đến việc nâng cấp dịch vụ hỗ trợ, phát triển quy mô phát triển và mở rộng thị trường khách hàng mục tiêu hơn nữa.

Việc làm khách sạn nhà hàng

2. Coordinator làm gì trong các doanh nghiệp?

Để hiểu rõ về công việc hàng ngày của một Coordinator là gì trong các nhà hàng - khách sạn. Hãy cùng viecday365.com phân tích những nhiệm vụ chính của từng vị trí trong cơ cấu nhân sự của nó nhé!

2.1. Công việc của Sales Coordinator

Nói về Coordinator, thì Sales nắm giữ chức năng tối quan trọng trong việc tạo ra doanh số và lợi nhuận cho một chủ thể nhà hàng - khách sạn. Một Sales Coordinator thường sẽ đảm đương những nhiệm vụ như sau:

+ Nghiên cứu thị trường, đưa ra những phân tích về nhu cầu, thị hiếu, đặc trưng của khách hàng. Chủ động trong việc lên chiến lược tiếp cận các khách hàng mục tiêu, xây dựng và phát triển các mối quan hệ kinh doanh, nhằm tạo tiền đề cho việc tư vấn và giới thiệu các sản phẩm.

+ Tiếp nhận, đồng thời đưa ra những quyết định hoặc giải pháp nhằm giải quyết các phản hồi, kiến nghị từ khách hàng. Kể cả đó là phản hồi, kiến nghị của khách hàng trong từng vòng đời sử dụng dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp.

+ Chuẩn bị tài liệu theo đề xuất của đội ngũ nhân viên kinh doanh trong nhà hàng - khách sạn. Lưu trữ và giám sát toàn bộ các tài liệu, hợp đồng, tập tin, dữ liệu về khách hàng, để cung cấp khi được yêu cầu từ các bộ phận hoặc cấp trên.

+ Thực hiện các cuộc gọi đi và tiếp nhận các cuộc gọi đến của bộ phận, quản lý email, kênh liên hệ của bộ phận kinh doanh và tiếp thị. Song song với đó là chịu trách nhiệm trong việc quản lý và xây dựng, sắp xếp các cuộc hẹn của người đứng đầu bộ phận kinh doanh và tiếp thị hàng ngày.

2.2. Công việc của F&B Coordinator

Khối lượng công việc của F&B Coordinator khá nhiều, khá đa nhiệm. Cụ thể, trong quy trình làm việc của các nhà hàng - khách sạn, F&B Coordinator sẽ đảm đương những nhiệm vụ chính sau:

+ Hỗ trợ F&B Manager (giám đốc - quản lý bộ phận ẩm thực) trong các công việc về hành chính. Chẳng hạn như xây dựng hệ thống các hồ sơ, lập kế hoạch và triển khai công việc của bộ phận hàng ngày.

+ Có trách nhiệm báo cáo đến giám đốc bộ phận ẩm thực về thông tin của các phòng ban quản lý khác một cách chính xác và ngược lại.

+ Theo dõi và giám sát thực trạng cũng như tiến độ thực hiện các công việc, kế hoạch của bộ phận ẩm thực nói chung. Thường xuyên phổ biến các thông tin mới khi cần thiết.

+ Quản lý và chịu trách nhiệm trong việc đưa ra giải pháp cho các vấn đề liên quan đến chương trình ưu đãi/ khuyến mãi, các đơn hàng,... Đồng thời, phụ trách mảng đào tạo nhân viên mới của bộ phận ẩm thực.

+ Hoàn toàn chịu trách nhiệm chính trong việc hồ sơ thực phẩm được đảm bảo về tiêu chuẩn, yêu cầu, chất lượng,... Trực tiếp tham gia vào công tác xây dựng ý tưởng mới cho thực đơn, tinh chỉnh thực đơn hàng ngày, hoặc những thực đơn mang tính đặc biệt (thực đơn dành cho sự kiện, khuyến mãi, ưu đãi,...).

+ Lập báo cáo kết quả thực hiện và tham gia đề xuất, đóng góp ý kiến ở các cuộc họp, hội thảo của bộ phận F&B.

+ Giám sát quá trình và đảm bảo những dịch vụ cung cấp cho khách hàng là những trải nghiệm ẩm thực chất lượng và mang lại sự tin cậy, hài lòng.

+ Đưa ra ý kiến hoặc trực tiếp hỗ trợ FBM (F&B Manager) trong việc giải đáp, giải quyết và xử lý các vấn đề phản hồi từ khách hàng về dịch vụ ẩm thực.

+ Lập báo cáo theo định kỳ và một số nhiệm vụ khác được phân công đột xuất.

2.3. Công việc của Event Coordinator

Tương tự như việc phụ trách một mảng của hai chức danh Coordinator kể trên. Event Coordinator cũng là cá nhân chịu trách nhiệm cho các hoạt động của bộ phận tổ chức sự kiện. Họ thực hiện các công việc cụ thể như sau:

+ Event Coordinator hỗ trợ trưởng bộ phận trong quá trình chuẩn bị, xây dựng ý tưởng, kế hoạch và triển khai chúng thành các sự kiện, chương trình quảng cáo.

+ Event Coordinator trực tiếp tham gia vào công tác xây dựng kế hoạch, sáng tạo các ý tưởng và triển khai hoạt động cụ thể cho các chiến lược marketing.

+ Trực tiếp xây dựng các ý tưởng và xây dựng kế hoạch cụ thể cho các hoạt động, các sự kiện kinh doanh và tiếp thị, các chương trình team building, du lịch và tham quan của nhân viên trong nhà hàng - khách sạn.

+ Lên nội dung, chịu trách nhiệm trong khâu sản xuất, phân phát các tài liệu tiếp thị như thư mời sự kiện, tờ rơi, thông báo quảng cáo. Đồng thời phụ trách việc điều động phương tiện và sắp xếp công tác di chuyển, vận chuyển.

+ Xây dựng kế hoạch cho các chương trình và sự kiện, tổ chức việc triển khai và giải quyết trực tiếp các vấn đề phát sinh, nhằm đảm bảo sự suôn sẻ và thuận lợi của sự kiện.

Tìm việc làm giám sát nhà hàng

3. Yêu cầu công việc và mức thu nhập của Coordinator

Như vậy, viecday365.com đã cùng bạn giải đáp Coordinator là gì và nhiệm vụ mà mỗi mảng trong Coordinator cần phải làm. Lĩnh vực nhà hàng - khách sạn luôn được ứng viên quan tâm vì thị trường tuyển dụng đông đảo. Với chức danh Coordinator, có thể thấy, không đơn giản để bạn có thể tham gia mà thiếu đi chuyên môn cũng như kỹ năng cần thiết. Vậy cần chuyên môn và kỹ năng gì để tham gia ứng tuyển vào vị trí này? Dưới đây là câu trả lời dành cho bạn!

3.1. Chuyên môn và kỹ năng cần có

3.1.1. Bằng cấp và chứng chỉ

Với sự phát triển của ngành dịch vụ nói chung, ngành nhà hàng và khách sạn nói riêng. Có thể thấy, đây là một trong những lĩnh vực tuyển dụng cần yêu cầu về chuyên môn cao, thể hiện không chỉ ở kinh nghiệm, mà còn là bằng cấp và chứng chỉ thực tế. Nhìn vào nội dung công việc mà Coordinator cần thực hiện, cũng có thể nhận định vị trí này yêu cầu chuyên môn của ứng viên khá cao. Đặc biệt, là những chứng chỉ, bằng cấp liên quan mật thiết đến từng mảng phụ trách trong Coordinator.

Với công việc này, sẽ thích hợp cho các ứng viên có bằng cấp chuyên môn ở những chuyên ngành như sau:

+ Ngành du lịch

+ Ngành Quản trị nhà hàng và khách sạn

+ Ngành Quản trị dịch vụ nhà hàng và ăn uống

+ Ngành Tổ chức sự kiện, event và một số ngành liên quan khác.

Ngoài ra, ứng viên khi tham gia ứng tuyển vào công việc Coordinator, bên cạnh các văn bằng mang tính chuyên môn, cũng cần có những chứng chỉ năng lực về ngoại ngữ, tin học, và một số chứng chỉ quản trị, điều hành (nếu có).

3.1.2. Kỹ năng điều phối công việc

Tại sao Coordinator cần kỹ năng điều phối công việc? Như bạn đã thấy, Coordinator nhìn chung hướng đến việc tổ chức, bám sát và theo dõi các hoạt động, kết hợp với từng bộ phận riêng biệt để hoạt động của nhà hàng - khách sạn diễn ra một cách thuận lợi nhất. Chính chức năng và nhiệm vụ của Coordinator, khiến công việc này cần đến kỹ năng điều phối.

Nếu không nằm lòng kỹ năng này, dường như Coordinator sẽ không còn là Coordinator nữa. Những hoạt động đa dạng và đa nhiệm trong nhà hàng - khách sạn luôn cần đến một cá nhân điều phối giỏi, để có thể liên kết và phối hợp các hoạt động này sao cho thật chuẩn chỉn, mang lại kết quả đáng mong đợi nhất.

3.1.3. Am hiểu về chuyên môn

Coordinator phân chia thành ba chức năng chính, đó là Sales Coordinator, Event Coordinator và F&B Coordinator. Mỗi vị trí nhánh này của Coordinator phụ trách mỗi mảng hoàn toàn khác nhau. Đó chính là lý do, bạn cần có một sự am hiểu về chuyên môn nhất định, để có thể tham gia vào từng bộ phận cụ thể.

Chẳng hạn như đối với Sales Coordinator, phải am hiểu về thị trường mục tiêu, nhu cầu và đặc trưng thị hiếu của khách hàng trong ngành nhà hàng - khách sạn. Có các kỹ năng và kinh nghiệm dày dạn về bán hàng, kinh doanh, tiếp thị, lên chiến lược cho ra sản phẩm. Có năng lực giao tiếp hoàn hảo, biết cách quản lý hoạt động bán hàng, biết cách lắng nghe và đưa ra những quyết định nhanh chóng để giải quyết mong đợi của khách hàng,...

Đối với F&B Coordinator, bạn cần có kinh nghiệm nhất định trong ngành, có kiến thức vững vàng về ngành dịch vụ thực phẩm, đồ uống, đặc biệt là nắm bắt được quy trình hoạt động vận hành trong bộ phận bếp. Kỹ năng quản lý và điều hành cũng được đề cao ở vai trò này, vì công việc của bạn là giám sát, kết nối mọi hoạt động trong bộ phận ẩm thực để hỗ trợ giám đốc F&B.

Đối với vị trí Event Coordinator, các nhà tuyển dụng sẽ đề cao chuyên môn được ứng dụng qua thực tiễn của ứng viên hơn là những bằng cấp về mặt lý thuyết và sách vở. Đối với tổ chức sự kiện nói chung, bất kể trong lĩnh vực nhà hàng - khách sạn hay các lĩnh vực khác, một bằng cấp hay chứng chỉ liên quan đến truyền thông, quảng cáo, PR, Marketing hay quản trị kinh doanh là thích hợp nhất. Đây cũng là công việc đòi hỏi ở ứng viên một mức độ tập trung cao, chịu được áp lực, có năng lực sáng tạo, linh hoạt hành động trong mọi hoàn cảnh,... Nhìn chung, nói đến Event Coordinator là nói đến một người năng động, nhiệt huyết và lúc nào cũng tràn đầy năng lượng.

3.1.4. Ngoại ngữ và kỹ năng công nghệ thông tin

Chắc chắn rồi, ngoại ngữ luôn luôn được đề cao trong ngành nhà hàng và khách sạn. Một môi trường mà bạn sẽ thường xuyên tiếp cận, gặp gỡ và trao đổi mỗi ngày với các khách hàng người nước ngoài, hoặc các đối tác, nhà cung cấp và các bên liên quan. Tại nước ta, nếu bạn có ngoại ngữ Anh, Trung, Hàn, Nhật, Thái,... tốt cùng một số chuyên môn liên quan, thì khả năng cao sẽ apply thành công vào vị trí Coordinator đấy.

Bên cạnh ngoại ngữ, kỹ năng công nghệ thông tin dường như nhà tuyển dụng nào cũng cần trong yêu cầu về nhân sự cho vị trí Coordinator. Công nghệ thông tin ở đây là gì? Đó là những kỹ năng thao tác với máy tính, làm việc với các phần mềm, ứng dụng và toàn bộ hệ thống thông tin liên quan đến dữ liệu doanh nghiệp, khách hàng thường xuyên với internet.

Một vài kỹ năng khác sẽ hỗ trợ bạn trong công tác ứng tuyển vị trí Coordinator có thể là:

+ Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp bằng văn bản, lời nói, hình thể là những gì Coordinator cần để thành công.

+ Cẩn thận và chi tiết: Coordinator chịu trách nhiệm cho những phân đoạn cuối cùng, những yếu tố quyết định sự thành công của một bộ phận. Vì vậy, càng chi tiết, càng cẩn thận sẽ càng thắng lợi.

+ Kiên trì và chịu được áp lực cao trong công việc: Công việc của Coordinator rất khó, đó là điều không thể phủ nhận. Bạn sẽ phải đối diện với một khối lượng công việc khá khủng, rất dễ bị stress và khủng hoảng. Vì vậy, hãy vững tâm kiên trì đến cùng để tìm ra cách giải quyết nhé.

Tìm việc làm tổ trưởng nhà hàng

3.2. Mức lương của Coordinator

Coordinator được nhiều ứng viên quan tâm không chỉ ở những giá trị về mặt kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn mà nó mang lại. Hơn hết, mức thu nhập của Coordinator cũng làm cho các ứng viên trẻ “đứng ngồi không yên”. Mặc dù con số này có thể khác nhau, tùy thuộc vào tiềm lực kinh tế của doanh nghiệp, cơ chế và chính sách về nhân sự,... Tuy nhiên, theo thống kê trên dữ liệu của viecday365.com, mỗi vị trí từ Sales Coordinator, F&B Coordinator và Event Coordinator đều có khả năng thu về mức lương cố định từ  8 - 10 triệu đồng + thưởng hoa hồng + phụ cấp và nhiều chế độ khác.

Trên đây là những thông tin của viecday365.com cung cấp cho thắc mắc Coordinator là gì? Cập nhật cơ hội việc làm với Coordinator tại viecday365.com ngay bạn nhé!