Công cụ quản lý dự án là gì? Những công cụ quản lý dự án hiệu quả

1. Công cụ quản lý dự án là gì?

Công cụ quản lý dự án được coi là một nội dung quan trọng, nó quyết định chất lượng công việc, tính hiệu quả của dự án đầu tư. Hiện tại, có rất nhiều công cụ có thể hỗ trợ quá trình vận hành và quản lý dự án.

1.1. Khái niệm công cụ quản lý dự án

Công cụ quản lý dự án là những công cụ để người quản lý dự án có thể quản lý các dự án với khối lượng công việc quá nhiều. Các công cụ này có thể khiến họ chủ động trong vấn đề tổ chức công việc hỗ trợ họ những tiện ích làm công việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Công cụ này có thể ứng dụng trong tất cả các bên liên quan trong quá trình phát triển dự án, có thể thay đổi, linh động, thêm bớt các tiện ích sao cho phù hợp với mọi nhóm công việc khác nhau và mọi quy mô mục tiêu của tất cả dự án.

Xem thêm: Giải đáp tất cả những thắc mắc về chi phí quản lý dự án là gì

1.2. Những tính năng mà công cụ quản lý dự án đem lại

1.2.1. Lên kế hoạch, tạo lịch

Các công cụ quản lý dự án này hỗ trợ các nhà quản lý lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ công việc cho các phòng ban khác nhau, bổ sung thêm công việc, xác định quy trình làm việc của dự án. Đồng thời, khi sử dụng tiện ích này bạn có thể lên kế hoạch hoàn thành dự án cũng như theo dõi tiến độ của công việc.

1.2.2. Tạo công cụ hỗ trợ làm việc theo nhóm

Khi sử dụng các công cụ quản lý dự án, bạn có thể cùng đóng góp, lắng nghe những ý kiến của đồng nghiệp mình thông qua phần mềm hỗ trợ chat nhóm. Ngoài ra, người quản lý dự án có thể tự giao nhiệm vụ, tạo đề xuất, phê duyệt và quản lý đề xuất của đồng nghiệp.

1.2.3. Lưu trữ tài liệu

Các công cụ quản lý dự án cũng hỗ trợ bạn lưu trữ những tài liệu liên quan, tạo nên nguồn tài nguyên đa dạng hỗ trợ tham khảo, cùng với đó tạo thêm tài liệu và chia sẻ, bảo mật tài liệu khi cần thiết.

2. Những công cụ quản lý dự án hiệu quả nhất hiện nay

2.1. Microsoft Project

2.1.1. Tổng quan về công cụ

Công cụ này được tạo ra nhằm hỗ trợ các nhà quản lý lập kế hoạch, xây dựng và phân phối nguồn nhân lực một cách hợp lý. Microsoft Project sở hữu giao diện trực quan, chi tiết, được nhiều người đánh giá cao. Công cụ này gồm có 3 khối chính là: Task. Resources, Calendar được tích hợp khả năng tự động hóa đa dạng.

2.1.2. Những ưu điểm của công cụ Microsoft Project

Microsoft Project sở hữu những ưu điểm vượt trội như có thể tổ chức công việc qua công cụ Microsoft Project Scheduling, đồng thời còn có thể theo dõi các thay đổi và phát triển, tiến độ hoàn thành của dự án. Tích hợp tính năng dự đoán, báo và ngăn ngừa rủi ro thông qua các thuật toán hiện đại. Hiện tại, Microsoft Project được coi là công cụ hữu ích nhất trong việc quản lý và theo dõi dự án.

2.2. Trello

Công cụ Trello được tạo dựng theo nguyên tắc “ Kanban” của đất nước Nhật Bản. Với khả năng giám sát nhất quán trong tất cả các giai đoạn của dự án, nó được coi là một trợ thủ đắc lực cho các dự án phức tạp bởi mang đến sự tiện lợi khi thị lệnh và assignment cho các cá nhân. Kanban có giao diện với nhiều bảng khác nhau, mỗi bảng đều có một công dụng và tiện ích riêng như: danh sách nhiệm vụ, mô tả, nhận xét, file, lịch và thời hạn.

2.3. Evernote

Công cụ này hỗ trợ xây dựng nền tảng kiến thức cho các nhà quản lý dự án. Evernote được dùng để tạo dựng danh sách làm việc, hỗ trợ lưu trữ thông tin trên các tệp và ghi trú. Cùng với đó, Evernote còn có thể đồng bộ, hỗ trợ với các công cụ của nhà quản lý dự án để có thể cùng nhau hỗ trợ quản lý dự án. Ưu điểm vượt trội mà Evernote là hỗ trợ lưu trữ thông tin dữ liệu trên đám mây khiến bạn có thể truy cập để tra cứu tài liệu ở bất cứ đâu trên mọi nền tảng thiết bị.

2.4. Skype for Business

Để hỗ trợ các cuộc họp, nhu cầu kết nối nhiều đối tượng tham gia dự án từ xa mọi lúc mọi nơi. Nhiều dự án đã tin tưởng sử dụng công cụ Skype for Business với tính năng hỗ trợ tối đa 4 loại cuộc gọi như: Web, Video call, cuộc gọi thoại, tin nhắn tức thời. 

Skype có thể theo dõi, cộng tác đóng góp ý kiến ngay trên tài liệu, chia sẻ màn hình, chia sẻ tài liệu tới mọi người ngay trong cuộc họp.

2.5. Smart Draw

Công cụ này hỗ trợ các nhà quản lý dự án tạo sơ đồ, biểu đồ nhằm xây dựng các flowchart, presentation powerPoint,....Với nhiều loại vật liệu đa dạng và vô sô các mẫu trợ chi nhiều mục đích khác nhau, SmartDraw còn tích hợp công cụ lưu trữ đám mây giúp bạn có thể chia sẻ biểu đồ sơ đồ với các thành viên khác trong dự án.

Xem thêm: Điều chỉnh dự án đầu tư là gì và những điều bạn cần biết

2.6. Jira

Công cụ này được phát triển bởi tập đoàn Atlassian của Úc, với mục đích cung cấp cho những người quản lý dự án có thể đa nhiệm quản lý nhiều nhóm, nhiều dự án một cách hiệu quả.

Đồng thời, công cụ này còn hỗ trợ phân công công việc, phân nhóm nhiệm vụ. Khi các dự án được hoàn thành, thì phần mềm cũng biến đổi để có nhiệm vụ thay đổi. 

Đây được coi là một công cụ hỗ trợ tốt cho các tổ chức, doanh nghiệp quy mô lớn với số lượng nhân viên và người quản lý dự án nhiều, hỗ trợ hạn chế tối đa tình trạng gặp sai sót, bỏ qua, thiếu nhiệm vụ.

2.7. Microsoft Visio

Microsoft Project là công cụ đồ họa tạo dựng vector dành cho các nhà quản lý dự án sử dụng rộng rãi. Đây coi là một trợ thủ mạnh mẽ để trình bày những thông tin dưới dạng sơ đồ, hình khối và flowchart.

Việc sử dụng Microsoft Project không cần nhiều về kỹ năng thiết kế hay kỹ thuật, công cụ này hỗ trợ bạn thông qua những bản phác thảo của mình trở nên trực quan, sinh động nhất. Để có thể làm được những điều đó, Microsoft Project được tích hợp một set diagram nhằm đơn giản hóa và biến những ý tưởng của bạn trở nên dễ nhìn, trực quan hơn. Việc xây dựng sơ đồ tổ chức cũng không quá khó khăn với Microsoft Project khi đã được cung cấp vô số những mẫu mã và những bản thiết kế có sẵn trong công cụ.

Microsoft Project cũng hỗ trợ bạn tương tác trực tiếp với những người dùng khác trong một số điểm nhất định. Ngoài ra, Microsoft Project còn mang đến ưu điểm nổi trội hơn là có thể trình bày được dữ liệu từ Excel để xây dựng nên sơ đồ trình bày cho bản báo cáo của mình.

Hy vọng, qua bài viết trên viecday365.com đã có thể giải đáp cho bạn những thắc mắc liên quan đến câu hỏi công cụ quản lý dự án là gì? Mong rằng, với những kiến thức được chia sẻ trên, có thể giúp bạn ứng dụng vào cuộc sống công việc hay học tập của bạn một cách hiệu quả nhất.