Giải đáp tất cả những thắc mắc về chi phí quản lý dự án là gì

1. Bạn cần biết chi phí quản lý dự án là gì?

1.1. Khái niệm “chi phí quản lý dự án”

Nói một cách đơn giản, chi phí quản lý dự án là số tiền bỏ ra để thực hiện một dự án, kế hoạch đầu tư nào đó và nó thuộc chi phí xây dựng. Chi phí quản lý dự án là tất cả những chi phí cần thiết và có liên quan đến dự án mà những chủ đầu tư, kinh doanh chi trả, đồng thời nó cũng sẽ được tính bắt đầu từ lúc dự án được bắt đầu, trong giai đoạn chuẩn bị, tiến hành đến khi được hoàn thiện.

Xem thêm: Quản lý dự án phần mềm là gì? Tìm hiểu về quản lý dự án phần mềm 

1.2. Những nội dung thuộc về chi phí quản lý dự án 

Nói đến chi phí quản lý dự án ta sẽ nói đến rất nhiều những khoản tiền, chi phí để thực hiện một dự án từ đầu đến cuối, một số những chi phí mà chúng ta có thể kể đến như:

- Chi phí xây dựng, mua sắm, sửa chữa các vật dụng, đồ dùng của dự án

- Chi phí thuê, mượn, tổ chức các hoạt động liên quan đến dự án

- Chi phí chi trả dịch vụ điện nước, lao công

- Chi phí chi trả tiền lương, những khoản phụ cấp cho nhân viên, công nhân, nhà quản lý dự án,...

- Chi phí máy móc, các ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ trong dự án

- Chi phí chi trả các khoản phúc lợi, thuế, bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp cho những công nhân, nhân viên,...liên quan đến dự án 

- Chi phí chi trả dịch vụ theo quy định của pháp luật trong các giai đoạn thi công.

- Chi phí đề phòng cho công tác quản trị rủi ro liên quan đến dự án có thể phát sinh.

2. Cách lập chi phí quản lý dự án

Chi phí dự án là một khoản dịch vụ, đầu tư không thể thiếu trong bất cứ một tổ chức hoạt động dự án nào, nó sẽ ảnh hưởng và tác động rất lớn đến quá trình thực hiện cũng như kết quả của dự án đó. Chính vì vậy, ngay từ ban đầu các chủ đầu tư, quản lý dự án phải xây dựng được những kế hoạch chi tiêu để phù hợp với điều kiện, khả năng của mình và kiểm soát được tốt những rủi ro. Dưới đây là một số cách thức viecday365 chia sẻ bạn có thể tham khảo để hiểu hơn về cách thực hiện chi phí dự án.

- Tham khảo ý kiến từ các chuyên gia trong ngành để hiểu và lên kế hoạch dự toán chi phí, ước lượng được chính xác hơn những khoản phí mình cần thực hiện. 

- Lập bản chi phí quản trị những yếu tố rủi ro có thể xảy ra với dự án. 

- Tham khảo, đánh giá thị trường, phân tích những khả năng giá cả của những giá thầu, từ đó dự toán, điều chỉnh những khoản chi phí sao cho hợp lý. 

- Sử dụng tối ưu những phần mềm dự toán, lên kế hoạch để những số liệu được chính xác, tiết kiệm thời gian thực hiện.

Xem thêm: Công cụ quản lý dự án là gì? Những công cụ quản lý dự án hiệu quả

3. Làm thế nào để chi phí dự án “thấp nhất”?

Chúng ta đều biết rằng để có thể tạo ra được doanh thu tốt thì người thực hiện các khoản đầu tư, kinh doanh đều luôn cần phải tối thiểu hóa các chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Vậy làm như thế nào để có thể giúp cho những khoản chi phí dành cho dự án được thấp nhất, đảm bảo được những điều kiện, lợi ích của tổ chức thực hiện dự án. 

3.1. Lập kế hoạch chính xác, đặt mục tiêu ngay từ đầu

Một dự án thành công thì ngay từ những khâu đầu tiên là lập kế hoạch luôn cần phải thật cẩn trọng, tỉ mỉ nhất có thể. Bản kế hoạch sẽ giúp bạn định hướng được những hướng đi cũng như xác định được những rủi ro có thể gặp phải và chuẩn bị những phương án phòng trừ cho nó một cách tốt nhất. Vì vậy, đây là một điều rất quan trọng và đòi hỏi bạn có một tầm nhìn bao quát, biết nhìn xa trông rộng.

3.2. Cắt giảm những chi phí không cần thiết và tận dụng nguồn lực tối đa

Trong một dự án sẽ có rất nhiều những khoản chi phí mà thực chất nó không quá cần thiết và có thể lược bỏ để giảm thiểu chi phí đi. Mặt khác, thời đại công nghệ phát triển, máy móc kỹ thuật cũng được trang bị và đầu tư tốt hơn, do vậy bạn nên tận dụng các tiến bộ về khoa học công nghệ, các nguồn lực có sẵn để hỗ trợ công việc cũng như tiền bạc, thời gian. 

3.3. Xác định các khả năng của nhà cung cấp

Để có thể thực hiện một dự án trơn tru nhất thì vai trò của các nhà cung cấp là không thể thiếu và họ cũng góp phần hỗ trợ cho những khoản chi phí của bạn. Do vậy, khi làm việc với nhà cung cấp bạn cần phải lên những yêu cầu, quyền lợi đôi bên, các bản hợp đồng làm việc cũng như dự trù rủi ro với những nhà cung cấp. 

Bạn cần luôn phải đảm bảo được những nhà thầu, nhà cung cấp cho dự án của bạn đang ở trong trạng thái tốt nhất để thực hiện dự án, cả đôi bên cần chủ động lên kế hoạch và phương hướng hoạt động cụ thể cho cả hai phía cùng có lợi.

3.4. Giám sát, theo dõi dự án liên tục

Chắc chắn một dự án nào cũng sẽ tồn tại rất nhiều yếu tố may rủi từ phía thị trường, khách hàng, nhà đầu tư, môi trường nội bộ,...vì thế mà bạn luôn cần phải sát sao, theo dõi tình hình công việc. Với những chi phí dự án thì bạn luôn cần phải nắm bắt được tình hình những dữ liệu, số liệu để có thể biết được hướng đi hiện tại có phù hợp với chi phí không, điều chỉnh những chi phí, nguồn lực lại để phù hợp hơn với kế hoạch ban đầu. Việc theo dõi tình hình liên tục sẽ giúp cho bạn còn có thể xác định được những nguy cơ tiềm ẩn để phòng tránh. 

3.5. Nhờ sự hỗ trợ, tận dụng các tổ chức tài chính

Một dự án sẽ không thể hoạt động độc lập mà luôn cần có những tổ chức hỗ trợ phía sau để dự án diễn ra thành công nhất, do vậy bạn nên tận dụng những nguồn lực từ bên ngoài và kêu gọi sự giúp đỡ của những nhà thầu cung cấp có hứng thú và đủ điều kiện, năng lực thực hiện dự án của bạn.

Với những dự án thuộc về chính phủ, các cơ quan nhà nước thì bạn có thể nhờ sự hỗ trợ, giúp đỡ từ các cơ quan ban ngành của thành phố, chính quyền địa phương giúp đỡ dự án của bạn. Còn với những dự án mà nằm ngoài phạm vi nhà nước như các doanh nghiệp nước ngoài thì bạn có thể nhờ sự hỗ trợ tài chính từ các tập đoàn, tổ chức phi chính phủ để giúp cho những chi phí dự án được ổn định và tạo được những phát triển tốt hơn nữa.

Như vậy, trên đây là những thông tin cung cấp về chi phí quản lý dự án là gì, đây là một khoản không bao giờ có thể thiếu được với mỗi kế hoạch hay dự án để nó được diễn ra trọn vẹn và được thực hiện tốt nhất có thể. Chính vì thế mà những người đứng đầu triển khai dự án cần phải thật cẩn trọng, tỉ mỉ với những bản kế hoạch cũng như có phương hướng chi tiêu hợp lý. Mong rằng qua bài viết trên bạn đã có được những giá trị hữu ích và áp dụng thật tốt vào trong cuộc sống, công việc của mình.