Chủ đề sự kiện là gì? Cách xây dựng chủ đề sự kiện thu hút nhất

1. Khái niệm về chủ đề sự kiện?

Theo thuật ngữ chuyên ngành tổ chức sự kiện, chủ đề sự kiện được gọi là Theme. Theme được hiểu một cách nôm na là diện mạo, ngoại hình chung của một sự kiện được tổ chức, bao gồm tất cả những yếu tố liên quan đến thị giác của người nhìn. Bên cạnh đó những yếu tố liên quan đến khứu giác, xúc giác cũng được xem là thuộc chủ đề sự kiện nhưng yếu tố quyết định chính vẫn là thị giác người nhìn. Bằng sự quan sát, tất cả những yếu tố gồm màu sắc, cách sắp xếp, bố cục, cách trang trí, setup,… được xây dựng theo một chủ đề, tạo nên nét riêng không thể nhầm lẫn cho một sự kiện.

Có thể nói chủ đề sự kiện như một phần da bao bọc mọi thứ bên trong sự kiện, tạo nên những cảm quan, cảm nhận cho thị giác người nhìn. Mức độ ấn tượng và sức hút của một sự kiện phụ thuộc rất nhiều vào chủ đề, chính vì vậy chủ đề được coi là linh hồn của sự kiện.

Tóm lại, khái niệm về chủ đề được hiểu đơn giản là những yếu tố xây dựng lên ngoại hình của sự kiện mà con người nhìn thấy và cảm nhận được. Qua những yếu tố này ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện và làm nổi bật ý tưởng chủ đạo – hay còn gọi là concept cho một sự kiện.

Tin tuyển dụng: Việc làm tổ chức sự kiện

2. Tầm quan trọng của chủ đề sự kiện

Xã hội ngày càng phát triển, đời sống con người ngày càng được nâng cao, không chỉ trong những tổ chức hay doanh nghiệp mà ngay cả trong những gia đình cá nhân đề có nhu cầu tổ chức sự kiện là rất lớn. Sự kiện lớn trong doanh nghiệp có thể kể đến hội thảo, meeting, workshop, khai trương… còn sự kiện nhỏ trong hộ gia đình, nhóm bạn bè không thể không nói đến tiệc sinh nhật, lễ thôi nôi, lễ đầy năm, ngày kỷ niệm,… Có thể thấy sự kiện diễn ra xung quanh chúng ta và trong mọi thời điểm.

Trong một doanh nghiệp, việc tổ chức sự kiện ngoài thực hiện những chiến lược chính thì nó còn đảm nhận một trách nhiệm to lớn là xây dựng thương hiệu và quan hệ công chúng (hay còn gọi là PR). Việc tổ chức sự kiện sẽ giúp quảng bá thương hiệu, tăng độ nhận diện thương hiệu đến khách hàng tiềm năng, củng cố uy tín và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng hiện tại. Những thương hiệu thành công trong những chiến lược thương hiệu nhờ tổ chức sự kiện phải nói đến như Vinamilk, Vinfast, Biti’s Hunter, Điện Máy Xanh,… Và một trong những yếu tố tạo nên sự thành công trong các sự kiện lớn ấy chính là chủ đề sự kiện độc đáo, mới mẻ và không thể nhầm lẫn.

Ngoài vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu, tổ chức sự kiện còn có ý nghĩa to lớn trong việc xây dựng hình ảnh trong mắt công chúng, tạo thiện cảm và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi thành khách hàng tiềm năng, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Xét về phía doanh nghiệp, việc lên ý tưởng và xây dựng chủ đề sẽ giúp toàn bộ sự kiện được diễn ra theo đúng concept, tạo sự đồng nhất giữa các yếu tố. Chủ đề sự kiện lúc này chính là một chiếc kim chỉ nam định hình và xác định phong cách chính của toàn bộ sự kiện.

Với những vai trò vô cùng quan trọng như vậy, chủ đề sự kiện phải thực sự được quan tâm và đầu tư một cách trau tỉ mỉ vì nó sẽ quyết định sự thành bại của một chiến dịch thương hiệu được xây dựng qua sự kiện doanh nghiệp.

Xem thêm: Tổng hợp các ý tưởng tổ chức sự kiện độc nhất vô nhị hiện nay

3. Xây dựng chủ đề sự kiện thế nào cho hiệu quả?

3.1. Sử dụng “5W questions”

5W questions là gì? Nó chính là những câu hỏi who, when, where, why, what. Sau khi trả lời được những câu hỏi này chắc chắn bạn sẽ mở được nút thắt cho chủ đề sự kiện của mình và định hướng chúng rõ ràng hơn. Vậy cụ thể những câu hỏi 5W là gì?

Who? Bạn cần xác định rõ đối tượng chính của cả sự kiện là ai. Nó có thể là tệp khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, công chúng mục tiêu,… mà xây dựng chủ đề phù hợp nhắm tới.

When? Đây là câu hỏi về thời gian sự kiện được diễn ra. Thời gian cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng chủ đề sự kiện. Ví dụ sự kiện được diễn ra buổi tối sẽ xây dựng chủ đề theo phong cách tối, sự kiện được tổ chức vào ban ngày sẽ xây dựng chủ đề ban ngày tùy thuộc vào khung giờ.

Where? Sự kiện sẽ được diễn ra ở địa điểm nào? Một số địa điểm hiện nay được nhiều người lựa chọn để tổ chức sự kiện như bãi biển, ngoài công viên, trước Trung tâm thương mại, nhà hàng,… Tùy từng địa điểm sẽ có phong cách trang trí và lên bố cục khác nhau sao cho phù hợp.

Why? Câu hỏi này giúp ta trả lời cho mục đích của việc tổ chức sự kiện. Kỷ niệm ngày cưới, hội thảo, workshop, tiệc thôi nôi,… tùy theo mục đích mà có những cách xây dựng chủ đề khác nhau. Ví dụ tổ chức một lễ cưới đầy lãng mạn sẽ có chủ đề khác với tổ chức sự kiện hội thảo doanh nghiệp đầy trang trọng và chuyên nghiệp.

What? Những trang thiết bị, vật dụng trang trí, cơ sở vật chất trong sự kiện là gì? Câu hỏi what sẽ giúp những người tổ chức sự kiện lên kế hoạch cho cơ sở vật chất phù hợp cho chủ đề sự kiện.

Một khi những câu hỏi này được trả lời xong xuôi thì các bước tiếp theo sẽ vô cùng dễ dàng trong việc xây dựng chủ đề sự kiện.

3.2. Đầu tư nghiên cứu chủ đề sự kiện

Chủ đề sự kiện sẽ hình thành và hiện rõ trong đầu bạn nếu như bạn hiểu rõ sự kiện này mục đích là gì,  nhắm đến đối tượng nào, quan trọng hơn là bạn cũng cần nắm bắt được insight khách hàng. Để có được những thông tin hữu ích ấy buộc bạn phải đầu tư thời gian và công sức tiến hành nghiên cứu kỹ các vấn đề liên quan đến sự kiện, đặc biệt là doanh nghiệp và khách hàng.

Thông tin có thể thu thập được nhiều nguồn và trên nhiều khía cạnh. Bạn có thể hỏi người phụ trách tổ chức sự kiện về những yêu cầu như mục đích, tính chất sự kiện, đối tượng, cách thức tổ chức,… Take note cẩn thận thông tin thu thập và tổng hợp lại chúng để hình thành khung xương cho chủ đề sự kiện của mình nhé.

Khi có thông tin cụ thể về sự kiện bạn sẽ hình thành được chủ đề chính cho sự kiện. Những sự kiện đòi hỏi sự trang trọng và nghiêm túc như hội thảo, workshop, khai trương,… sẽ không đòi hỏi nhiều về cách bài trí, trang trí cho chủ đề nhiều như những sự kiện thiên về giải trí bao gồm tiệc sinh nhật, lễ thôi nôi, tiệc tất niên,… Người tổ chức sự kiện không chỉ cần khai thác thông tin từ phía doanh nghiệp và khách hàng mà còn phải tìm tòi, bắt trend, cập nhật xu hướng mới theo từng giai đoạn để chủ đề sự kiện được độc đáo, đa dạng hơn.

Xem thêm: Tổng hợp những kinh nghiệm tổ chức sự kiện tối ưu nhất

4. Gợi ý một vài chủ đề độc đáo cho sự kiện

Nội dung chủ đạo của chủ đề sự kiện sẽ được thể hiện qua tính chất và đặc điểm của sự kiện ấy. Chúng tôi sẽ gợi ý cho quý độc giả một vài chủ đề độc đáo giúp bạn tham khảo áp dụng cho việc lên ý tưởng chủ đề sự kiện sắp tới.

- Đêm nhạc thập niên 80: Sẽ thật tuyệt vời nếu sự kiện sắp tới diễn ra trong một đêm nhạc lãng mạn với vũ điệu Madonna vô cùng ngọt ngào. Các khách mời sẽ tham gia với dress code thập niên 80 vô cùng vintage và thời thượng. Tuy chủ đề là thập niên 80 nhưng so với thời điểm hiện tại thì phong cách này đang vô cùng trendy và hợp xu hướng.

- Hóa trang nhân vật: Tham gia sự kiện khách mời sẽ được hóa trang  và ẩn đi diện mạo thường ngày của mình. Sẽ vô cùng thú vị và tạo cho khách mời cảm giác thích thú nếu được đi dự một sự kiện huyền bí, ma mị nhưng cũng không kém phần quyến rũ.

Còn vô vàn những chủ đề sự kiện độc đáo khác đang chờ bạn khám phá, hãy vận dụng những kiến thức của bài viết trên đây cộng với sự sáng tạo vô hạn của bạn để tạo nên một chủ đề sự kiện độc đáo, hấp dẫn và thu hút khách mời.