Quản lý điều hành là gì? Bạn có thực sự hiểu rõ về công việc này?

1. Quản lý điều hành có thể được hiểu như thế nào

Trước tiên, “quản lý điều hành” không hoàn toàn là một khái niệm để chỉ người hoặc công việc. Quản lý điều hành bao gồm cả hai phương diện trên.

Về phương diện con người, người quản lý điều hành là một trong những người quản lý cấp cao của công ty, họ đảm nhận những nhiệm vụ quản lý, điều phối các hoạt động của công ty. Những người ở vị trí quản lý điều hành đều là những người có đủ kiến thức và kỹ năng về việc xây dựng kế hoạch, kiểm soát và quản trị các dự án.

Về phương diện hoạt động, quản lý điều hành là công việc kiểm soát tình hình hoạt động của công ty hoặc một bộ phận trong công ty, xây dựng các kế hoạch và chiến lược kinh doanh và đốc thúc việc thực hiện những chiến lược kinh doanh ấy để thu về lợi ích cho công ty.

Định nghĩa hoàn chỉnh về “quản lý điều hành” chính là sự kết hợp hoàn hảo giữa cả hai phương diện công việc và con người. Một người quản lý điều hành có tầm thông qua việc kiểm soát các hoạt động kinh doanh để đề xuất xây dựng các kế hoạch kinh doanh, qua đó đem qua mô các hoạt động kinh doanh của công ty phát triển đến một mức độ lớn hơn nữa, nói cách khác công ty sẽ ngày một lớn mạnh hơn.

Tin tuyển dụng: Việc làm quản lý điều hanh tại Hà Nội

2. Công việc của một người quản lý điều hành là gì

Từ cách hiểu ở trên, có thể thấy công việc của một người quản lý điều hành chính là làm tốt những hoạt động quản lý điều hành. Vậy cụ thể một người quản lý điều hành làm những công việc gì?

2.1. Tổ chức, sắp xếp và giao việc cho từng bộ phận trong công ty

Là một người quản lý điều hành không có nghĩa là bạn phải ôm hết công việc về phía mình. Một người quản lý điều hành giỏi sẽ xây dựng kế hoạch hoạt động của công ty, chia nhỏ kế hoạch ấy thành nhiều giai đoạn nhỏ hơn và giao việc cho từng bộ phận chuyên môn đảm nhiệm những phần việc khác nhau ở những giai đoạn ấy.

Để làm được điều này, người quản lý điều hành phải hiểu rõ từng chi tiết nhỏ trong kế hoạch hoạt động của công ty, cũng như hiểu rõ công việc của từng bộ phận để phân chia công việc một cách hợp lý. Sau đó người quản lý ở mỗi bộ phận nhỏ hơn cũng phải có sự hiểu biết rõ ràng về ưu và nhược điểm của từng nhân viên trong bộ phận của mình để có thể chia đầu việc một cách hiệu quả.

Một người quản lý điều hành giỏi đồng thời cũng là một người thầy xuất sắc. Điều quan trọng nhất ở một người quản lý điều hành giỏi là họ có thể quản lý từng nhân viên dưới quyền của mình, hiểu rõ từng người để có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo và giao việc sao cho người nhân viên đó có thể phát huy ra được hết khả năng của họ. Đương nhiên, để làm được điều này là không hề dễ dàng, đòi hỏi người quản lý điều hành phải thực sự có tài và sát sao trong công tác quản lý.

2.2. Giám sát và nhắc nhở các nhân viên dưới quyền trong quá trình thực hiện công việc

Như những gì bạn thường thấy ở các nhà quản lý điều hành, họ không trực tiếp động tay vào thực hiện từng giai công việc nhỏ. Những gì họ làm là xây dựng lên một kế hoạch lớn và chia nhỏ kế hoạch lớn ra để giao việc cho mỗi bộ phận. Đồng thời họ cũng chịu trách nhiệm giám sát và đốc thúc những nhân viên dưới quyền trong quá trình họ làm việc.

Một người quản lý điều hành giỏi là người phát hiện được năng lực của mỗi cá nhân dưới quyền và biết cách để đốc thúc họ phát  huy được năng lực của mình vào trong công việc. Bỏi vậy mà một người quản lý nhân sự cũng đồng dạng là một người quản lý điều hành. Họ luôn phải tỉnh táo, luôn phải suy nghĩ mọi cách để nhân viên của mình làm việc hiệu quả nhưng lại không khiến cho những nhân viên ấy cảm thấy quá căng thẳng và có dấu hiệu làm hỏng công việc hoặc đi lệch hướng. Để làm được điều này cần có rất nhiều kinh nghiệm và kỹ năng tốt.

2.3. Kiểm tra và đánh giá kết quả của những nhân viên dưới quyền

Đây là một công việc không thể thiếu đối với một người quản lý điều hành và cả những nhân viên. Bằng cách kiểm tra và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, người quản lý sẽ có thể theo dõi tiến độ công việc và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Đồng thời thông qua kiểm tra, đánh giá họ mới biết được những nhân viên của mình đã làm được những gì.

Công việc kiểm tra, đánh giá kết quả làm việc của những nhân viên dưới quyền cũng cần có sự khách quan. Kiểm tra, đánh giá không đồng nghĩa với việc bới móc lỗi sai và chỉ trích những sai lầm. Tất nhiên những người làm sai thì họ phải nhận kiểm điểm, trên thực tế một người quản lý tốt sẽ tìm cách để khích lệ nhân viên hơn là khiển trách những sai làm của họ.

Xem thêm: Quản lý và quản trị giống và khác nhau như thế nào chi tiết nhất

3. Những nhiệm vụ của người quản lý điều hành trong một công ty

- Nắm bắt rõ những mục tiêu chiến lược của công ty

Thông qua việc kiểm soát tình hình hoạt động của công ty, người quản lý điều hành sẽ phân tích và nắm bắt được những mục tiêu chiến lược và công ty đang hướng tới. Từ đó họ xây dựng và để xuất các phương án hoạt động và đảm bảo những phương án này được thực hiện đúng tiến độ và hiệu suất đã đề ra.

- Đánh giá và chọn lọc các dự án

Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể xây dựng và thực hiện những dự án của riêng mình, hoặc họ cũng có thể hợp tác cùng thực hiện một dự án với doanh nghiệp khác. Nhiệm vụ của người quản lý điều hành là phải nắm rõ những dự án mà doanh nghiệp đang thực hiện, cũng như những dự án hợp tác của doanh nghiệp với doanh nghiệp khác.

Người quản lý điều hành sẽ tiến hành đánh giá và chọn lọc những dự án có triển vọng và đề xuất thực hiện. Đồng thời họ cũng đóng góp thêm hoặc loại bỏ những vấn đề không cần thiết trong các dự án.

- Bước tiếp theo là lên kế hoạch cho dự án

Khi đã “ngắm” được một dự án nào đó thì bước tiếp theo chính là lên kế hoạch thực hiện để khiến dự án đó thành công và thu lợi cho doanh nghiệp. Họ sẽ chủ động lên kế hoạch thực hiện, kêu gọi đầu tư, phân chia công việc và nhân sự thực hiện những công việc đó.

- Theo sát tiến độ thực hiện dự án

 Để đảm bảo thành công, tiến độ của dự án phải theo đúng kế hoạch đã được đề ra. Người quản lý điều hành có nhiệm vụ theo dõi tình hình thực hiện dự án, tìm ra những vấn đề nếu có và đề xuất phương án giải quyết.

Xem thêm: Tiết lộ nguyên tắc quản lý tài chính doanh nghiệp cực hiệu quả

4. Những kỹ năng cần có ở một người quản lý điều hành

Người quản lý điều hành có vai trò rất quan trọng đối với quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Vậy để đảm nhiệm tốt những vai trò ấy thì một người quản lý điều hành cần có những kỹ năng gì?

- Kỹ năng lãnh đạo

Đây là điều đầu tiên mà một người quản lý điều hành phải đáp ứng được. Các doanh nghiệp luôn mong muốn tìm kiếm những người quản lý có khả năng lãnh đạo tốt, điều này thể hiện rõ nhất ở việc họ có khả năng khích lệ và giúp đỡ những nhân viên dưới quyền phát huy hết khả năng của mình.

- Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình

Do đặc điểm công việc, người quản lý điều hành sẽ thường xuyên phải giao tiếp với khách hàng, cấp trên, đồng nghiệp và cả những nhân viên dưới quyền. Ở đấy chúng ta nói về  khả năng giao tiếp tốt cũng bao gồm trong đó khả năng thuyết phục và gây ảnh hưởng đến người khác theo hướng thúc giục họ hành động.

- Nhạy cảm nắm bắt cơ hội và dám đưa ra quyết định

Những quyết định của người quản lý điều hành có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cả doanh nghiệp. Một người quản lý điều hành có tính bảo thủ thì sẽ không thể đưa doanh nghiệp phát triển nhanh chóng được.

Việc người quản lý điều hành nhạy cảm với những cơ hội và dám mạnh dạn đưa quyết định dựa trên cơ sở hiểu rõ thị trường và tình hình của doanh nghiệp và rất cần thiết. Đôi khi cơ hội chỉ có một một lần và thành công chỉ đến với những ai biết tận dụng cơ hội đó.

- Vững vàng về chuyên môn

Rõ ràng là bạn làm công việc của một người lãnh đạo, nếu không có chuyên môn vững vàng thì bạn không thể hoạch định ra những bước tiến cho doanh nghiệp được. Người quản lý điều hành cần phải luôn tính lũy kiến thức và không ngừng nâng cao chuyên môn của bản thân.

- Tầm nhìn xa và tư duy chiến lược

Có thể nói người quản lý điều hành là người vạch ra bước đi cho cả một doanh nghiệp, vậy thì tầm nhìn xa và tư duy chiến lược là không thể thiếu. Những người làm công tác quản lý điều hành phải dự đoán trước được hướng đi của thị trường và hướng phát triển của doanh nghiệp cũng như từng bộ phận trong doanh nghiệp. Để làm được điều này ngoài kiến thức chuyên môn họ còn phải thường xuyên theo dõi thị trường và sát sao với từng bộ phận trong doanh nghiệp.

- Có khả năng đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên dưới quyền

Như đã đề cập ở trên, người quản lý điều hành không ôm hết công việc về phía mình, mà họ sẽ giao đầu việc thích hợp cho những nhân viên cấp dưới của mình. Do đó họ cần có một đội ngũ nhân viên tốt, bên cạnh việc tìm kiếm những nhân tài mới thì việc bồi dưỡng những nhân viên của mình cũng là mối quan tâm hàng đầu của những người quản lý điều hành.

Như vậy trên đây chúng ta đã được tìm hiểu rõ hơn về công việc quản lý điều hành là gì và những yêu cầu cần có ở một người quản lý điều hành. Hy vọng bài viết sẽ trợ giúp bạn phần nào trong việc hướng tới mục tiêu thành công trong công việc quản lý điều hành.