Chấm công để làm gì? Một số loại chấm công phổ biến hiện nay

1. Chấm công là gì?

Chấm công là một việc làm quen thuộc đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp, công ty,... Việc chấm công giúp cho chủ doanh nghiệp hay bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, giờ công làm việc của mỗi nhân viên. Từ việc chấm công này mà các bộ phận có thể dễ dàng thực thi các quy định từ nội quy của doanh nghiệp, hỗ trợ rất lớn cho việc tính lương, thưởng hoặc đưa ra xử phạt đối với các nhân viên thực hiện sai nội quy.

2. Chấm công để làm gì?

Việc chấm công giúp các thiết bị có thể ghi nhận được giờ đến và giờ tan làm của người lao động. Từ đó cung cấp căn cứ xác định nhân viên có đi làm đúng giờ hay không, có đi sớm về muộn không. Các dữ liệu chấm công thu được từ máy sẽ được bộ phận quản lý, nhân sự dựa vào đó để tính lương, thưởng cho người lao động được chính xác hơn giúp nâng cao ý thức và tinh thần kỷ luật để các cơ quan, doanh nghiệp có thể hoạt động một cách hiệu quả.

So với hình thức chấm công truyền thống thì ngày nay máy chấm công ra đời giúp tiết kiệm thời gian chấm công và tránh được những sai sót ghi nhận thời gian chấm công. Điều đó đảm bảo sự khách quan và dễ dàng giải quyết các khiếu nại liên quan đến chấm công của nhân viên bởi do máy chứ không phải công người xác thực. Bên cạnh đó khi chấm công bằng máy sẽ thường có những tính năng tiện ích cho người dùng như nhắc nhở bạn chấm công trước giờ làm việc để tránh việc quên.

Với những lợi ích như to lớn như vậy mà ngày nay càng nhiều các cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn chấm công bằng máy, đặc biệt là ở những địa điểm có đông nhân viên và yêu cầu nghiêm ngặt về thời gian làm việc.

3. Một số loại chấm công phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay có đa dạng rất nhiều loại chấm công khác nhau khiến và đều có những ưu nhược điểm riêng. Mình sẽ nêu một số hình thức chấm công phổ biến và thường được các doanh nghiệp áp dụng dưới đây:

3.1. Chấm công cơ học

Đây chính là máy chấm công mà người sử dụng sẽ tiến hành đưa thẻ giấy vào máy. Sau đó, thời gian chấm công vào (ra) của mỗi ca làm việc sẽ được in trực tiếp lên thẻ giấy chấm công. Loại máy chấm công này được biết đến với tên gọi đơn giản là máy chấm công thẻ giấy. Việc tổng hợp các dữ liệu chấm công sẽ cần phải thực hiện một cách thủ công trước rồi người dùng mới có thể nhờ tới sự hỗ trợ của phần mềm tính lương để xử lý nốt các dữ liệu này.

- Ưu điểm khi chấm công cơ học bằng thẻ giấy

Sử dụng hình thức chấm công bằng thẻ giấy giúp doanh nghiệp không mất thời gian để lấy dấu vân tay, làm thẻ từ cho từng người đồng thời không cần kết nối nối máy tính, không cần tổng hợp dữ liệu. Các doanh nghiệp cũng không cần cài đặt và di chuyển, sử dụng một cách dễ dàng. 

Tại các máy chấm công dùng thẻ giấy, thường được tích hợp chuông báo giờ nghỉ, giờ vào làm và in màu sắc đa dạng. Bên cạnh đó, việc đầu tư cho hình thức chấm công này cũng ít tốn kém hơn so với việc chấm công bằng khuôn mặt, thẻ từ.

- Nhược điểm khi chấm công cơ học bằng thẻ giấy

Một thẻ giấy được sử dụng cho cả tháng nên đòi hỏi các nhân viên phải luôn mang theo bên mình và bảo quản cẩn thận mới có thể chấm công được. Ngoài ra, việc chấm công bằng thẻ giấy vẫn có thể gian lận được bằng cách chấm hộ nhau. Thường các công ty sẽ cử thêm một người giám sát nhằm hạn chế tối đa hiện tượng này. Nhược điểm cuối cùng là việc tổng hợp lại thông tin, dữ liệu theo một cách thủ công sẽ gây xảy ra sau sót hoặc tốn nhiều thời gian và công sức. 

3.2. Chấm công bằng thẻ từ 

Phương pháp chấm công này yêu cầu phải trang bị máy chấm công thẻ từ. Các thông tin cần thiết của nhân viên và mã số sẽ được lưu ở trong thẻ. Khi chấm công chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ thì sẽ ra thông tin ngày giờ ra vào được lưu lại trong máy.

- Ưu điểm của việc chấm công bằng thẻ từ

Với cách chấm công này thì chỉ mất khoảng 2 giây để thực hiện thao tác giúp tiết kiệm thời gian và nâng hiệu quả cao cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn. So với việc dùng bằng thẻ giấy thì đã thay bằng thẻ nhựa giúp người dùng có thể bảo quản dễ hơn. 

Chấm công bằng thẻ từ sẽ được tích hợp cùng phần mềm quản lý chấm công để dễ dàng kết nối với máy tính cho việc xử lý thông tin nhanh chóng và hiệu quả. Tránh việc xảy ra sai sót cũng như tiết kiệm thời gian và công sức cho các bộ phận quản lý. 

- Nhược điểm của việc chấm công bằng thẻ từ

Khi bắt đầu hình thức chấm này sẽ phát sinh chi phí in thẻ từ cho nhân viên, bên cạnh đó đòi hỏi người lao động phải luôn luôn nhớ mang theo thẻ. Nếu không có người giám sát thì rất dễ xảy ra trường hợp chấm công hộ.

3.3. Chấm công bằng vân tay

Đây là hình thức sử dụng máy chấm công điện tử vân tay. Bằng viết ứng dụng các công nghệ sinh trắc học vân tay kết hợp cùng với công nghệ xử lý hình ảnh thì máy có thể xác định danh tính của mỗi người chỉ dựa vào dấu vân tay.

- Ưu điểm đối với hình thức chấm công bằng vân tay

Đây sẽ là phương pháp hạn chế tình trạng gian lận bởi dấu vân tay của mỗi người là khác nhau nên độ nhận diện sẽ cao hơn. Máy chấm vân tay thực hiện chấm công nhanh chóng và cho phép người dùng có thể trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, tăng ca, thời gian ra vào linh hoạt giúp nâng cao hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp. Thêm vào đó các doanh nghiệp không phải mất thêm chi phí in thẻ giấy, thẻ từ mà chi phí ban đầu cũng rẻ hơn hình thức chấm công bằng mống mắt hoặc khuôn mặt.

- Nhược điểm đối với hình thức chấm công bằng vân tay

Với các bạn có mồ hôi tay hoặc tay bị thương thì đều sẽ ảnh hướng tới quá trình chấm công. Ở những bộ phận sản xuất kim loại, hóa chất,... thì hầu như vân tay của họ đã bị mòn nên việc lấy dấu vân tay trở nên rất khó khăn.

3.4. Chấm công bằng khuôn mặt

Phương pháp này đòi hỏi các doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công bằng khuôn mặt. Ứng dụng chấm công sẽ dựa vào những đặc điểm trên khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định ra một đối tượng cụ thể thông qua các cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước đây. Thực tế thì đây không phải là một công nghệ với khi khi công nghệ sinh trắc học bùng nổ thì công nghệ nhận diện khuôn mặt cũng được phát triển theo.

- Ưu điểm với hình thức chấm công bằng khuôn mặt

Giải quyết được tất cả các vấn đề phát sinh như quên thẻ, trầy xước vân tay, cho độ chính xác cao, tốc độ nhanh và hiệu quả và đặc biệt là không thể nào gian lận chấm công hộ. Việc chấm công cũng diễn ra một cách nhanh chóng và máy chấm công được kết nối thông minh với máy tính, usb cho việc xử lý dữ liệu diễn ra nhanh chóng.

- Nhược điểm với hình thức chấm công bằng khuôn mặt

Bởi vì nó là giải pháp khá tối ưu cho nên chi phí đầu tư cho máy chấm công ban đầu khá là đắt. Bên cạnh đó tốc độ xử lý có phần chậm hơn chút ít so với cách chấm công bằng thẻ, giấy hoặc vân tay.

3.5. Chấm công bằng mống mắt

Hình thức chấm công này được ứng dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recogniton). Đây là phương pháp sử dụng các thuật toán hình ảnh để nhận dạng một người nào đó dựa vào cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt ngay cả khi người dùng đeo kính hoặc kính áp tròng.

- Ưu điểm đối với hình thức chấm công bằng mống mắt

Đây được coi là hình thức chấm công tiên tiến bậc nhất hiện nay để đảm bảo độ chính xác tuyệt đối với tốc độ xử lý cực kỳ nhanh chóng, đơn giản, dễ sử dụng và chế độ bảo mật cực tốt.

- Nhược điểm đối với hình thức chấm công bằng mống mắt

Chỉ có một nhược điểm duy nhất khiến người dùng e dè với hình thức chấm công này đó là giá thành quá cao so với những hình thức chấm công còn lại.

3.6. Chấm công online

Hiện nay, hình thức chấm công online được sử dụng phổ biến ở các công ty, doanh nghiệp bằng cách sử dụng phần mềm chấm công online.

- Ưu điểm của hình thức chấm công online

Người quản lý sẽ không phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể xử lý việc chấm công một cách hiệu quả. Phần mềm này rất linh hoạt đối với từng doanh nghiệp bởi có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm sao cho phù hợp với từng doanh nghiệp khác nhau. 

Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm giúp định vị công ty, doanh nghiệp nên nhân viên sẽ chỉ ước tính giờ bắt đầu và giờ kết thúc công việc khi check in tại vị trí của công ty.

- Nhược điểm của hình thức chấm công online

Đòi hỏi người sử dụng phải có thiết bị di động hoặc máy tính luôn kết nối mạng. Ngoài ra, cần phổ biến cho nhân viên cách dùng phần mềm nhất là với những doanh nghiệp hay có lao động phổ thông lớn tuổi thì điều này sẽ gây ra một số khó khăn.

Hy vọng với những thông tin trên đây là giúp bạn hiểu được chấm công để làm gì? Và một số loại chấm công phổ biến hiện nay. Hãy lựa chọn loại hình chấm công phù với với đặc thù của doanh nghiệp bạn để quản lý nhân công một cách hiệu quả nhé