Giải pháp chấm công bằng QR code hiện đại dành cho bạn

1. Thông tin chung về chấm công bằng QR code

Người lao động khi đến làm việc tại bất kỳ cơ quan nào đều cần thực hiện một công việc hàng ngày đó là chấm công. Chấm công không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà nó còn là trách nhiệm, nghĩa vụ mà người lao động cần thực hiện. Chấm công sẽ giúp đội ngũ quản lý nhân sự của công ty xác nhận ngày bạn đi làm và tính lương cho bạn.

Đi cùng với sự phát triển của công nghệ thì các loại máy chấm công cũng như các hình thức chấm công hiện nay phát triển vô cùng đa dạng. Một vài hình thức chấm công như chấm công bằng vân tay, chấm công bằng thẻ từ, chấm công nhận dạng khuôn mặt hay chấm công bằng QR code. Những hình thức chấm công đa dạng ra đời đã giúp những nhà quản lý nhân sự giải quyết bài toán quản lý, tiết kiệm chi phí quản lý và thời gian quản lý.

Với giải pháp chấm công bằng QR code bạn chỉ cần mất vài giây để ghi nhận ngày công của mình. App chấm công trên điện thoại của bạn sẽ ghi nhận mã chấm công đã được hệ thống cung cấp để xác nhận chấm công cho bạn.

Mỗi doanh nghiệp sẽ thiết lập cho mình một mã QR riêng. Mã nãy sẽ chứa đựng những thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Điện thoại sẽ đóng vai trò như một máy chấm công để bạn thực hiện các thao tác chấm công trên đó. Những thông tin dữ liệu hàng ngày của bạn sẽ được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống.

2. Chấm công bằng QR có ưu và nhược điểm gì?

2.1. Lợi ích mà chấm công bằng QR code mang lại

- Tiết kiệm cho doanh nghiệp chi phí quản lý chấm công

Mã vạch là một công nghệ nhận dạng dữ liệu truyền thống đã được sử dụng phổ biến từ ngày xưa đến nay. Nhờ những lợi ích to lớn mã vạch mang lại mà chúng cũng được sử dụng vào việc quản lý chấm công.

Điểm đầu tiên có thể kế đến khi chấm công bằng QR code đó là chi phí chấm công rất rẻ. In một mã chấm công cho nhân viên chỉ mất khoảng vài trăm đồng. Thậm chí hiện nay không cần mất công in mã QR ra, nhà quản lý chỉ cần gửi hình ảnh mã QR cho các nhân viên thông qua tin nhắn, email là đã có thể chấm công được rồi. Nhân viên sẽ sử dụng chính điện thoại của mình để quét mã vạch chấm công.

Vậy là doanh nghiệp không mất chi phí cho việc duy trì chấm công cũng như không phải mua hay lắp đặt các thiết bị chấm công. Doanh nghiệp từ đó tiết kiệm được chi phí nhân sự và chi phí cho các thiết bị liên quan.

- Có khả năng chống sao chép thông tin

So với những thẻ ID thông thường, công nghệ mã vạch có khả năng chống sao chép tốt hơn. Trong lĩnh vực thanh toán online hay đặt hàng online thì công nghệ 2D của QR code đang được ứng dụng rất rộng rãi.

Những thông tin của nhân viên như thời gian vào làm việc, thời gian ra khỏi doanh nghiệp, số phút đi muộn hay số ngày nghỉ đều được ghi nhận trên hệ thống. Từ đó người quản lý đánh giá được thời gian đi làm của nhân viên. Công tác chấm công cũng nhờ đó mà tránh được những sai sót không đáng có.

- Doanh nghiệp không mất thời gian chấm công

Chấm công phổ thông theo hình thức trước đây, người quản lý nhân sự cần dừng và lưu trữ rất nhiều sổ sách, hồ sơ hay những giấy tờ khác liên quan đến công tác chấm công. Những giấy tờ này nếu quản lý không tốt có thể dẫn đến mất mát tài liệu. Thêm vào đó quy trình để phê duyệt các hồ sơ, giấy tờ này cũng mất khá nhiều thời gian.

Tuy nhiên với việc chấm công bằng QR code tất cả những thông tin về nhân viên đã được số hóa. Doanh nghiệp có thể xuất ngay những báo cáo tính công, tính lương hàng tháng của nhân viên. Những sai sót không còn xảy ra khiến cả quản lý nhân sự và nhân viên không mất nhiều thời gian để giải quyết vấn đề rắc rối.

- Có thể chấm công tại bất kỳ đâu

Một trong những điểm nổi bật của việc chấm công bằng QR code là khi chấm công nhân viên có thể chấm tại bất kỳ vị trí nào trong văn phòng. Nhân viên không cần phải xếp hàng trước các máy chấm công để chờ đến lượt vừa mất thời gian vừa gây mất mỹ quan nơi làm việc. Mỗi nhân viên đều sở hữu điện thoại riêng để chấm công, khi thực hiện thao tác chấm công, địa điểm hiện tại của nhân viên cũng hiện ra khiến nhà quản lý nắm được nhân viên đang làm việc tại văn phòng hay làm việc từ xa.

2.2. Những điểm mà QR code gây khó khăn cho người dùng

Với rất nhiều ưu điểm là thế nhưng việc chấm công bằng QR code vẫn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục. Khi chấm công bằng mã QR người dùng bắt buộc phải kết nối mạng mới có thể thực hiện chấm công online. Như vậy nếu hệ thống mạng bất ngờ xảy ra lỗi thì người lao động có thể bị chấm công muộn dù đến làm việc đúng giờ.

Thêm vào đó người dùng có thể sử dụng điện thoại của nhau để chấm công hộ bởi mã QR là mã dùng chung trong công ty cho tất cả nhân viên. Để có thể chấm công được, yêu cầu người lao động phải biết sử dụng các phần mềm để thao tác chấm công. Điều này có thể gây khó khăn với những người lao động lớn tuổi không thành thạo về công nghệ.

3. Giới thiệu phần mềm chấm công bằng QR code

ACheckin được phát hành với mục đích nâng cao tính minh bạch trong công tác công công và giúp người dùng có những trải nghiệm mới mẻ. Phần mềm cung cấp giải pháp quản lý nhân sự hiện đại cho cả hai hệ điều hành iOS và Android. Tất cả những thông tin riêng của mỗi nhân viên sẽ được cập nhật đầy đủ trên app và nhân sự sẽ quản lý những thông tin này trên một trang quản trị riêng.

ACheckin cho phép người dùng chấm công với những hình thức vô cùng đa dạng như định vị GPS, nhận dạng khuôn mặt hay chấm công với mã QR.

Giao diện của ACheckin được thiết kế thân thiện với người dùng nên rất dễ để làm quen và sử dụng. Thêm vào đó còn có một vài tính năng mang đến tính giải trí nhỏ cho người dùng. ACheckin cũng cung cấp tính năng quản lý nhân sự từ xa. Những tính năng như phê duyệt đề xuất, quản lý tài nguyên tài sản, quản lý công việc đều được tích hợp trong phần mềm.

Khi sử dụng phần mềm người lao động có thể xin phép nghỉ chế độ, nghỉ đột xuất hay vắng mặt tại văn phòng khi đi gặp khách hàng. Nhà quản lý sử dụng những dữ liệu được lưu trữ trong phần mềm này để làm cơ sở tính lương cho người lao động. Thời gian để xử lý các thông tin trên phần mềm cũng nhanh chóng hơn. Những doanh nghiệp dù với quy mô nhỏ hay lớn đều có thể dùng ACheckin để tối ưu quá trình quản lý nhân sự.

Vậy là qua bài viết những lợi ích mà chấm công bằng QR code mang đến bạn đã nắm được rồi chứ? Chấm công bằng QR code là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho quá trình chấm công và đảm bảo lưu trữ dữ liệu một cách chính xác. Bạn và doanh nghiệp của mình hãy thử trải nghiệm phương thức chấm công này để việc quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn nhé.