Hướng dẫn cách chỉnh giờ trên máy chấm công thẻ giấy

1. Máy chấm công thẻ giấy đem đến sự tiện dụng

Máy chấm công thẻ giấy là loại máy được sử dụng ngay từ những ngày đầu có máy chấm công. Đây là dòng máy chấm công cơ học nhập và lưu trữ dữ liệu chấm công thông qua các thẻ giấy.

Nhân viên tại thời điểm chấm công sẽ đặt các thẻ giấy vào máy. Sau đó thực hiện các thao tác để máy in thời gian vào và thời gian ra về trên thẻ giấy.

Trên các thẻ giấy đã được phân chia thành các cột với nội dung từng cột về thời gian làm việc ca sáng, ca chiều và thời gian làm thêm ngoài giờ. Mỗi thẻ có đủ số ô cho 31 ngày làm việc. Vì thế nhân viên chỉ cần sử dụng một thẻ giấy là có thể chấm công trong cả tháng.

Căn cứ trên phương pháp in của máy chấm công mà người ta chia máy chấm công thành hai loại là máy chấm công in kim và máy chấm công in búa. Máy chấm công thẻ giấy in kim được sử dụng trên những thẻ giấy mỏng và có lỗ khuyết. Máy dùng phương pháp in kim để in thông tin điểm danh của nhân viên lên thẻ giấy.

Với máy chấm công thẻ giấy in búa được sử dụng cho những thẻ giấy khá dày và không có lỗ khuyết. Các loại máy chấm công này đều được người lao động đánh giá cao bởi chúng mang đến rất nhiều lợi ích.

Lợi ích đầu tiên so với những loại máy chấm công vân tay hay chấm công bằng thẻ từ đó là người dùng không mất công cài đặt vân tay hay làm thẻ. Khi sử dụng máy chấm công thẻ giấy người dùng không cần cài đặt thêm các phần mềm theo dõi chấm công và cài đặt các file tổng hợp dữ liệu chấm công trên máy tính.

Như vậy có thể thấy máy chấm công thẻ giấy không yêu cầu cao về công nghệ, các thao tác cài đặt để sử dụng máy cũng vô cùng đơn giản. Với những thao tác chấm công đơn giản bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng máy chấm công. Tốc độ in của máy khá nhanh nên người dừng không mất nhiều thời gian để chấm công như những loại máy khác.

Đặc biệt với những doanh nghiệp quy mô lớn có số lượng nhân viên lớn thì thời gian chấm công của mỗi nhân viên cần phải nhanh chóng hơn. Hiệu quả quản lý của doanh nghiệp từ đây cũng ngày càng được nâng cao.

Được thiết kế nhỏ gọn và có khả năng di chuyển nên máy chấm công thẻ giấy không chiếm nhiều không gian của doanh nghiệp. Người dùng có thể di chuyển máy linh hoạt đến nhiều vị trí khác nhau mà máy vẫn có thể hoạt động ổn định.

Bên cạnh đó máy chấm công thẻ giấy được thiết kế thêm nhiều tiện ích như chuông báo thời gian vào làm việc, chuông báo thời gian nghỉ. Đến đúng giờ, máy sẽ kêu để người dùng biết các mốc thời gian. Màn hình máy hiển thị thời gian rõ ràng và tự động cập nhật. Tùy theo cài đặt của người dùng mà máy sẽ chuyển đổi các cột thông tin thời gian giữa các ca làm với nhau.

Với những loại máy khác kết nối trực tiếp với nguồn điện sẽ khó khăn khi chẳng may gặp phải sự cố về điện. Tuy nhiên máy chấm công thẻ giấy đã giải quyết được nhược điểm này với hệ thống pin dự phòng. Như vậy ngay cả khi mất điện thì người lao động hoàn toàn không cần lo lắng về việc chấm công.

Ngoài ra máy còn có thể in thời gian chấm công với nhiều màu mực khác nhau để phân biệt các mốc thời gian như thời gian đi làm muộn, thời gian làm thêm giờ. Tuy tiện lợi là thế nhưng do máy là máy hoạt động cơ học nên đôi khi xảy ra trường hợp giờ hiển thị trên máy bị lệch so với thời gian thực tế. Lúc này người dùng cần điều chỉnh thời gian trên máy như thế nào, tất cả sẽ được bật mí ngay trong nội dung phần tiếp theo.

Xem thêm: Cách thay đổi dấu vân tay trên máy chấm công

2. Những cài đặt trên máy chấm công thẻ giấy

2.1. Cách chỉnh giờ và ngày tháng trên máy chấm công thẻ giấy

Khi máy chấm công bằng thẻ giấy hiển thị giờ không chính xác Bạn cần biết cách chỉnh giờ trên máy chấm công thẻ giấy với các nút bấm của máy. Trước tiên bạn hãy nhấn vào nút F2, trên màn hình máy sẽ hiển thị các con số cho bạn với các mốc thời gian giờ và phút.

Ví dụ khi bạn thấy trên màn hình đang hiển thị con số 24 - 08 - 04 có nghĩa là kiểu hiển thị của máy là kiểu 24 giờ, thời gian lúc này là 08 giờ 04 phút. Sau đó bạn bấm tiếp phím E và thao tác thay đổi giờ với những con số trên bàn phím của máy.

Ngoài những thao tác chỉnh giờ bạn có thể cài đặt lại ngày tháng năm trên máy. Lúc này bạn thực hiện nhấn phím F1, màn hình máy sẽ hiện ra ngày tháng năm đang được cài đặt trên máy. Chẳng hạn như máy hiển thị 08 - 04 - 22 có nghĩa là máy đang ở ngày 08 tháng 04 năm 2024.

Khi bạn muốn thay đổi ngày tháng trên máy bạn thực hiện các thao tác với phím E, phím “+” và phím “-”. Phím E sẽ di chuyển lần lượt giữa các con số và cho biết bạn đang thực hiện điều chỉnh tại ngày, tháng hay năm. Các phím cộng và trừ cho phép bạn điều chỉnh tăng hay giảm các con số mà bạn mong muốn.

2.2. Một vài cài đặt cơ bản khác trên máy chấm công thẻ giấy

Trên máy chấm công thẻ giấy bạn có thể thực hiện thêm nhiều thao tác như cài đặt thời gian máy đổ chuông, cài đặt thời gian thay đổi vị trí các cột hay thay đổi màu in.

Khi muốn cài đặt lại thời lượng máy đổ chuông bạn nhấn vào phím PRO. Màn hình khi đó sẽ thay đổi bạn tiếp tục nhấn phím F1 màn hình sẽ xuất hiện thời lượng chuông đổ. Bạn thực hiện cài đặt lại thời gian đổ chuông theo như bạn mong muốn là được. Hãy nhớ bấm phím E để lưu lại kết quả nhé.

Nếu như bạn muốn thay đổi thời gian máy chấm công đổ chuông vào một khung giờ khác bạn nhấn phím PRO, khi màn hình thay đổi bạn thực hiện nhấn phím F2. Lúc này số giờ đổ chuông đã được cài đặt trước đó sẽ hiển thị. Bạn sử dụng các phím E, phím cộng và phím trừ để điều chỉnh lại giờ đổ chuông mà bạn mong muốn.

Nếu bạn muốn thay đổi màu trên phiếu chấm công để thời gian hiển thị rõ ràng và dễ phân biệt hơn thì bạn có thể in phiếu với những màu khác nhau. Để thực hiện điều chỉnh bạn nhấn phím PRO trên bàn phím và nhấn tiếp phím F3. Khi đó màn hình sẽ hiển thị số thứ tự các lần in và số màu. Số màu lẻ máy sẽ in ra màu đỏ và số chẵn sẽ in ra màu xanh.

Bạn vẫn sử dụng các phím cộng, phím trừ và phím E quen thuộc để thực hiện các điều chỉnh. Lưu ý khi sử dụng máy chấm công thẻ giấy có những điểm mà bạn cần để ý. Trong quá trình sử dụng bạn cần cài đặt máy theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất. Như vậy quá trình chấm công mới diễn ra nhanh chóng và cho kết quả chính xác nhất.

Để đảm bảo máy hoạt động tốt, định kỳ nên vệ sinh máy để máy khô ráo, tránh bụi bẩn. Đồng thời hạn chế tối đa việc máy phải tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời. Khi máy có hiện tượng mực in không đều nên kiểm tra lại hộp mực in để kịp thời thay mực.

Với thẻ giấy chấm công của bạn nên giữ phẳng và khô ráo để không ảnh hưởng tới quá trình in. Nếu giấy in bị nhàu hay rách có thể khi in thời gian chấm công sẽ không được hiển thị rõ ràng, thậm chí giấy có thể bị kẹt trong máy. Vì thế bạn đừng quên bảo quản thật tốt thẻ giấy của mình nhé.

Bài viết đã hướng dẫn chi tiết cho bạn cách chỉnh giờ trên máy chấm công thẻ giấy. Hy vọng rằng thông qua bài viết bạn đã nắm chắc được các bước điều chỉnh giờ này. Giờ chấm công chính xác sẽ tránh gây ra những phiền toái trong quá trình chấm công cho nhân viên.