[Giải mã thuật ngữ] Văn phòng giao dịch tiếng Anh là gì?

Việc làm nhanh

1. Tìm hiểu văn phòng giao dịch tiếng Anh là gì? 

Có thể nói, trong nhiều văn bản trên các phương tiện truyền thông như báo chí, phương tiện mạng xã hội hay ngay cả trong văn nói, văn viết hằng ngày thuật ngữ văn phòng giao dịch cũng được sử dụng khá rộng rãi. Song hành với sự phát triển vượt bậc trong nền kinh tế hiện đại, các thuật ngữ hành chính văn phòng cũng được sử dụng ở cả hai dạng tiếng Anh, tiếng Việt. Đặc biệt là khi những công ty đa quốc gia, những doanh nghiệp nước ngoài xuất hiện ngày một đông đảo ở Việt Nam.

 Bạn đọc nếu thường xuyên tham khảo những tài liệu, văn bản về luật trong tiếng Anh hẳn cũng không còn xa lạ với thuật ngữ văn phòng giao dịch. Trong tiếng Anh, văn phòng giao dịch được gọi là office delivered. Đây là những đơn vị trực thuộc và phụ thuộc doanh nghiệp phụ trách những công việc liên quan đến hành chính, giấy tờ và giải đáp những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng về mặt chuyên môn nếu có. 

Để hiểu kỹ hơn về loại văn phòng này cũng như phân biệt văn phòng giao dịch với các loại hình văn phòng trực thuộc khác như văn phòng đại diện, chúng ta cùng đến với phần tiếp theo của bài viết nhé. 

Tiếp theo, chúng ta cùng tìm hiểu kỹ hơn về văn phòng giao dịch nhé. 

Xem thêm: Việc làm giao dịch viên

2. Phân loại văn phòng giao dịch

Nhắc đến văn phòng giao dịch, thông thường các bạn đọc sẽ dễ liên tưởng đến hình thức văn phòng chuyên dụng về hành chính, nhân sự, thực hiện các tác vụ về sổ sách cho doanh nghiệp. Tuy nhiên văn phòng giao dịch được pháp luật phân loại đa dạng hơn, bao gồm 3 loại văn phòng giao dịch chính: 

Chi nhánh: Đây là loại hình tiếp cận với phần đông người sử dụng sản phẩm, dịch vụ nhất. Chi nhánh của doanh nghiệp thường sẽ cung cấp cả những sản phẩm doanh nghiệp kinh doanh và được đảm bảo chính hãng, mức giá đúng chuẩn và được bảo hành về chất lượng. Đơn vị này phụ thuộc vào doanh nghiệp và những hành động, quyết định của bộ phận quản lý chi nhánh phải dựa vào những quyết định của bộ phận quản trị cấp cao cũng như tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Nhân sự trong chi nhánh sẽ thực hiện tất cả hoặc tùy theo quy mô chi nhánh mà sẽ thực hiện những chức năng phù hợp của doanh nghiệp. Điều kiện tiên quyết để chi nhánh đi vào hoạt động và những hoạt động của nó phải đúng với ngành nghề doanh nghiệp hoạt động. 

Văn phòng đại diện: Nhiệm vụ của văn phòng đại diện sẽ thiên về các tác vụ hành chính nhiều hơn. Thông thường, những doanh nghiệp có quy mô lớn sẽ lựa chọn hình thức mở văn phòng đại diện ở các tỉnh để thuận tiện trong tiếp cận khách hàng và xử lý những vấn đề phát sinh về pháp luật nếu cần thiết. Bên cạnh những nhiệm vụ về giấy tờ, hành chính, quản lý và lưu trữ các thông tin về tình hình hoạt động của doanh nghiệp tại đơn vị đặt văn phòng, cơ quan này cũng sẽ được ủy quyền để bảo vệ các lợi ích của doanh nghiệp và tránh để các bên thứ ba xâm phạm những quyền lợi đó. 

Địa điểm kinh doanh: Các hoạt động kinh doanh cụ thể về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp sẽ được tiến hành trực tiếp ở đây. Khách hàng có thể đến những địa điểm này để trao đổi, mua bán và khiếu nại, thắc mắc nếu sản phẩm không đạt yêu cầu. 

Ví dụ: Doanh nghiệp viễn thông A sẽ mở các cửa hàng dịch vụ để cung cấp các dịch vụ, sản phẩm về sim số, thẻ điện thoại, đăng ký gói cước. Các cửa hàng này được gọi là địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp viễn thông A

Xem thêm: Mô tả công việc Giao dịch viên

Viết CV online

3. Thủ tục đăng ký văn phòng giao dịch theo pháp luật nước ta

Để đăng ký mở văn phòng giao dịch, doanh nghiệp phải dựa vào hình thức văn phòng muốn mở. Mỗi loại hình văn phòng sẽ có những điểm cần lưu ý khác nhau. 

3.1. Đăng ký mở chi nhánh hoặc văn phòng đại diện

Với 2 loại hình này, thủ tục được đánh giá là khá đơn giản. Các doanh nghiệp tầm trung nếu có nhu cầu mở rộng quy mô cũng có thể đăng ký. 

Để mở chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, bộ phận phụ trách pháp lý của doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau: 

- Đơn/ thông báo xin thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện

- Với công ty trách nhiệm hữu hạn có từ 2 thành viên trở lên phải có bản sao hợp lệ biên bản họp hội đồng quản trị, các chủ sở hữu. Tương tự với các doanh nghiệp như công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty cổ phần… 

- Người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc chi nhánh phải được bổ nhiệm hợp pháp, hợp lệ thông qua bản sao công chứng của doanh nghiệp. 

- Người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc chi nhánh phải cung cấp đầy đủ bản sao có công chứng hợp lệ các giấy tờ tùy thân như căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

Xem thêm: Sở giao dịch hàng hóa là gì? Hình thức giao dịch như thế nào?

3.2. Đăng ký mở địa điểm kinh doanh

Để được pháp luật xét duyệt mở địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp sẽ cần có thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ pháp lý cũng như chờ quyết định thành lập từ các đơn vị hành chính cấp cao.
Tại nơi đặt địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phải gửi các thông báo lập địa điểm kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ thời gian có quyết định thành lập địa điểm kinh doanh. Trong thông báo này doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ các thông tin sau: 

- Mã số doanh nghiệp

- Tên đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

- Địa chỉ trụ sở chính và các chi nhánh của doanh nghiệp (nếu có)

- Địa điểm kinh doanh và tên đăng ký địa điểm kinh doanh

- Lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh ứng với ngành nghề doanh nghiệp đăng ký

- Đối với người đại diện địa điểm kinh doanh được doanh nghiệp ủy quyền theo pháp luật phải cung cấp số căn cước công dân hoặc hộ chiếu. 

- Người đại diện địa điểm kinh doanh được doanh nghiệp bổ nhiệm sẽ phải ký hoặc đóng dấu xác nhận. 

Thông qua những thông tin được cung cấp trong hồ sơ của doanh nghiệp, phòng Đăng ký kinh doanh của địa phương doanh nghiệp muốn đặt địa điểm kinh doanh sẽ tổ chức sàng lọc và kiểm tra thông tin để xác minh hồ sơ doanh nghiệp có hợp lệ hay không. Trong trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ, phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành các thủ tục yêu cầu các mã số liên quan đến những loại hình văn phòng giao dịch khác cũng như cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho địa điểm kinh doanh doanh nghiệp đang đăng ký.

Nếu doanh nghiệp mở các văn phòng giao dịch tại các quốc gia khác nhằm phục vụ nhu cầu mở rộng tập khách hàng, quảng bá sản phẩm,... doanh nghiệp phải đảm bảo các sản phẩm, dịch vụ cung cấp đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng sản phẩm cũng như thực thi đúng luật pháp khi đăng ký kinh doanh tại nước sở tại. 

Với những chia sẻ của viecday365.com, mong rằng bạn đọc đã có thêm những thông tin lý thú về văn phòng giao dịch cũng như hiểu thêm văn phòng giao dịch tiếng Anh là gì. Cùng đón đọc thêm nhiều bài viết khác trên trang blog của chúng tôi để cập nhật những thông tin thú vị và bổ ích nhé.