Quy trình đánh giá nhà cung cấp đầy đủ các bước không thể bỏ qua

Chúng ta đều biết rằng để đánh giá được bất kỳ nhà cung cấp nào thì cũng cần phải lên một kế hoạch hoàn hảo cho việc đánh giá này đạt được hiệu quả cao. Vậy thì viecday365.com chia sẻ cho quý độc giải gồm nhiều đối tượng khác nhau có thể biết được quy trình đánh giá nhà cung cấp đầy đủ ngay sau đây.

1. Quy trình đánh giá nhà cung cấp gồm những bước nào?

Với mỗi nhà cung cấp có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ, sản phẩm ở bước đầu tiên thì các sản phẩm của họ cần được giới thiệu cho từng doanh nghiệp để các doanh nghiệp biết tới sản phẩm của nhà cung cấp. Điều mà nhà cung cấp cần phải làm đó là cung cấp mẫu sản phẩm cho doanh nghiệp để chứng minh rằng sản phẩm đó có chất lượng hay không chất lượng? Chứng minh sản phẩm đó có tính ứng dụng cao và phù hợp với nhu cầu của thị trường hay không?...

Lúc này, các doanh nghiệp cần phải có quy trình để đánh giá được nhà cung cấp đó về nhiều yếu tố khác nhau, tựu trung lại thì kết quả cuối cùng vẫn là bán được hàng. Thông qua quá trình đánh giá nhà cung cấp mà các doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn được những nhà cung cấp phù hợp nhất.

Dưới đây là những phần cần phải có trong quy trình đánh giá nhà cung cấp.

- Bước 1: Yêu cầu để đánh giá nhà cung cấp.

- Bước 2: Thu thập các thông tin liên quan và lập danh sách các nhà cung cấp.

- Bước 3: Xây dựng các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp.

- Bước 4: Tiến hành trực tiếp đánh giá nhà cung cấp thông qua các tiêu chí được lập ra.

- Bước 5: Tiến hành lập báo cáo đánh giá nhà cung cấp lên cấp trên.

- Bước 6: Quyết định đưa ra sự lựa chọn nhà cung cấp.

- Bước 7: Lưu lại các hồ sơ đánh giá của nhà cung cấp còn lại, đánh giá lại nhà cung cấp đó khi cần thiết.

Trong quá trình đánh giá nhà cung cấp, giữa bên cung cấp và bên mua hàng cần phải làm việc với nhau, trong số các tiêu chí đánh giá mà bên mua đưa ra để đánh giá nhà cung cấp mà không đạt thì bên mua cũng cần phải nêu rõ vấn đề của nhà cung cấp và cho nhà cung cấp biết về quyết định của mình.

Về phía nhà cung cấp thì cho dù họ không được khách hàng chọn nhưng vẫn cần phải nắm được những điểm chưa đạt của mình để khắc phục và dành các cơ hội khác.

Để biết được quy trình đánh giá nhà cung cấp chi tiết thì viecday365.com sẽ đi sâu vào phân tích từng bước để các bạn nắm rõ hơn.

Việc làm marketing - pr

2. Quy trình đánh giá nhà cung cấp chi tiết

Quy trình đánh giá nhà cung cấp cần được thực hiện đầy đủ các bước để đảm bảo đúng các tiêu chuẩn về việc cung ứng các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ. Sau đây sẽ là các bước chi tiết về quy trình đánh giá nhà cung cấp.

2.1. Yêu cầu đánh giá nhà cung cấp

Ở bước này, trách nhiệm thuộc về Ban giám đốc, Ban giám đốc sẽ là người đưa ra những yêu cầu về việc đánh giá chất lượng và độ uy tín của nhà cung cấp. Yêu cầu này sẽ được Ban giám đốc gửi xuống bộ phận có trách nhiệm bằng Công văn yêu cầu.

Trong kế hoạch kinh doanh thì các doanh nghiệp sẽ cần phải xác định rõ nhu cầu của mình về chất lượng, số lượng của các nguyên liệu hoặc các trang thiết bị vật tư. Lúc này, Ban giám đốc sẽ đưa ra các yêu cầu đối với Phòng vật tư hoặc kế hoạch trong doanh nghiệp để họ có thể tìm kiếm và đánh giá được nhà cung cấp nào phù hợp với những tiêu chuẩn của doanh nghiệp.

Các nhân viên trong phòng Kế hoạch, phòng Vật tư cần phải phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kỹ thuật để có thể nhận định và khai thác được thông tin của các nhà cung cấp vật tư, nguyên liệu. Từ đó mà các doanh nghiệp có thể đưa ra được sự lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.

Xem thêm: Tìm hiểu vendor là gì? Vai trò của vendor trong chuỗi cung ứng

2.2. Thu thập thông tin về nhà cung cấp

Ở giai đoạn thu thập thông tin này thì trách nhiệm thực hiện sẽ theo đúng công văn mà Ban giám đốc gửi xuống đó là phòng Vật tư cùng với các phòng/bộ phận có liên quan. Lúc này, nhiệm vụ của các nhân viên trong phòng Vật tư sẽ phải lên kế hoạch để phối hợp với những bộ phận khác có liên quan để tiến hành thu thập tất cả những thông tin có liên quan đến nhà cung cấp.

Mục đích của việc thu thập thông tin chính là đảm bảo về độ uy tín, đảm bảo về khả năng làm việc, khả năng sản xuất, chất lượng của các thiết bị vật tư hay các nguyên vật liệu để sử dụng đưa vào quá trình sản xuất và bán ra ngoài thị trường.

Những thông tin mà các nhân viên có trách nhiệm thu thập bao gồm:

- Thông tin về hệ thống các kênh quảng cáo sản phẩm, phương tiện truyền thông, phát thanh cho nhà cung cấp đó.

- Thông tin về các phương thức để chào hàng mà nhà cung cấp đó áp dụng.

- Thông tin về nhà cung cấp để doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp, tìm hiểu những tông tin mà nhà cung cấp đã cung cấp cho doanh nghiệp trong buổi liên hệ hoặc gặp gỡ đó.

- Sự giới thiệu từ một người hay một tổ chức đáng tin cậy, hoặc tìm hiểu thông tin qua các phương tiện truyền thông đại chúng có uy tín.

Sau khi đã thu thập được thông tin của các nhà cung cấp thì nhân viên phòng Vật tư cần phải căn cứ vào các thông tin bám sát của nhà cung cấp đó để sắp xếp nhà cung cấp vào danh sách theo thứ tự ưu tiên. Theo đó, doanh nghiệp có thể sắp xếp nhà cung cấp theo thứ tự ưu tiên theo khả năng sản xuất các thiết bị vật tư với số lượng lớn hoặc tiêu chí về chất lượng cao – trung bình – thấp...

2.3. Đưa ra các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp

Các nhà nhân viên trong bộ phận Vật tư có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác trong doanh nghiệp để bàn bạc và đưa ra những tiêu chí quan trọng để đánh giá được các nhà cung cấp. Những tiêu chí này được quy ra từng bậc thang điểm để đánh giá xem nhà cung cấp đó đã đạt tiêu chuẩn hay chưa.

Các doanh nghiệp cần đưa ra các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp như sau:

Nhà cung cấp cần phải đáp ứng đúng và đủ 2 tiêu chí như sau:

- Điểm trung bình đạt trên 1,5 điểm, trong đó điểm trung bình được tính bằng cách lấy tổng số điểm đánh giá của các tiêu chí nhân với hệ số, sau đó được bao nhiêu thig chia cho tổng các hệ sống.

- Điểm chất lượng đạt trên 1,5 điểm.

2.4. Tiến hành đánh giá nhà cung cấp trực tiếp

Sau khi doanh nghiệp đã tổng hợp được các ý kiến và tham mưu của các bộ phận liên quan và đã vạch ra được những tiêu chí để đánh giá các nhà cung ứng thì doanh nghiệp cần phải tống kê lại toàn bộ điểm mạnh, điểm yếu của các nhà cung cấp, đánh giá lại một lần nữa về năng lực và khả năng mà nhà cung cấp đó có thể đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp, so sánh giữa các doanh nghiệp với nhau.

Sau khi so sánh các nhà cung cấp với nhau thông qua các điểm mạnh, điểm yếu, các tiêu chí mà nhà cung cấp đó đạt được... thì doanh nghiệp cần phải sắp xếp các doanh nghiệp theo thứ tự ưu tiên từ nhà cung cấp có nhiều tiêu chí phù hợp nhất với tiêu chí doanh nghiệp đã đề ra. Dựa vào danh sách mà có thể biết được nên lựa chọn nhà cung cấp nào.

Theo đó, doanh nghiệp cần đánh giá nhà cung cấp theo các nội dung sau đây để biết được nhà cung cấp nào có thể đảm bảo về mọi yếu tố để doanh nghiệp lựa chọn:

- Tìm hiểu về tình pháp lý, độ uy tín của các nhà cung ứng: Bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp trình giấy phép hoạt động hoặc là giấy phép đăng ký kinh doanh.

- Tìm hiểu về khả năng của nhà cung cấp đó có thể cung cấp được số lượng hàng hóa lớn hay nhỏ, đáp ứng được yêu cầu thường xuyên của doanh nghiệp hay không?

- Tiến hành xem xét và kiểm tra về chất lượng của các thiết bị vật tư mà nhà cung cấp giới thiệu.

- Tới trực tiếp xưởng sản xuất các nguyên liệu, thiết bị...

2.5. Làm báo cáo về việc đánh giá nhà cung cấp

Dựa vào tất cả những yếu tố về tiêu chí, khả năng sản xuất, độ tin cậy của nhà cung cấp,... mà bộ phận được phân công để tìm hiểu về chất lượng của nhà cung cấp xuyên suốt quá trình tìm hiểu và điều tra thì trách nhiệm lập báo cáo lên Ban giám đốc thuộc về tổ đánh giá, gồm những người nắm rõ thông tin của nhà cung cấp, nắm rõ tình hình làm việc, tình hình sản xuất và chất lượng của nhà cung cấp.

Tổ đánh giá cần phải tiến hành báo cáo chi tiết về việc đánh giá các nhà cung cấp, mang đến những cơ hội hợp tác lành mạh, hợp lý giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp.

Việc làm phát triển thị trường

2.6. Đưa ra quyết định chọn nhà cung cấp phù hợp

Quyết định chọn ra nhà cung cấp phù hợp chính là trách nhiệm của tổ đánh giá dưới sự phê duyệt của Ban giám đốc. Tổ đánh giá sẽ đề xuất lên Ban giám đốc về một nhà cung cấp cụ thể cho một loại mặt hàng, dịch vụ để Ban giám đốc xem xét và phê duyệt cho quyết định lựa chọn nhà cung cấp nếu thấy hợp lý.

Bước cuối cùng là bước lưu lại các hồ sơ đánh giá các nhà cung cấp còn lại để các nhà cung cấp này trở thành những nhà cung cấp dự bị, có thể xem xét cho những lần lựa chọn sau hoặc sẽ làm việc khi nhu cầu về hàng hóa và sản phẩm tăng cao.

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về quy trình đánh giá nhà cung cấp mà viecday365.com đã nếu rất chi tiết. Để đọc nhiều thông tin bổ ích hơn nữa thì bạn cần phải truy cập vào hệ thống website của viecday365.com để tham khảo hoặc tìm kiếm các công việc sản xuất, kinh doanh và những lĩnh vực có liên quan.