Quy trình kiểm soát nội bộ đầy đủ và chi tiết nhất hiện nay

Dưới đây là những thông tin về quy trình kiểm soát nội bộ mà viecday365.com muốn cung cấp đến quý độc giả nhằm giúp mang lại cho quý độc giả những thông tin bổ ích, giúp các doanh nghiệp có hướng triển khai các quy trình kiểm soát nội bộ thật chi tiết và áp dụng để có hiệu quả cao trong doanh nghiệp.

1. Quy trình kiểm soát nội bộ đối với quá trình bán và giao hàng

Quy trình kiểm soát nội bộ trong bán hàng và giao hàng cần phải xác định được các yếu tố cụ thể và chi tiết nhất trong quy trình bán và quy trình mua hàng hóa. Dưới đây là các bước trong quy trình kiểm soát nội bộ trong bán hàng và mua hàng.

1.1. Cam kết lịch giao hàng phù hợp

Trong bước cam kết lịch giao hàng thì doanh nghiệp sẽ gặp một số rủi ro đó là nhân viên bán hàng khi cam kết và hẹn lịch giao với khách hàng, tuy nhiên thì rất có thể nhà máy sẽ không thể nào sản xuất kịp để đáp ứng các đơn hàng.

Chính bởi vậy mà doanh nghiệp cần phải đưa ra giải pháp cụ thể, đó là nằm ở chỗ nhân viên bán hàng trước khi nhận các đơn hang thì cần phải báo cáo lên cấp trên hoặc là làm việc với phòng kế hoạch sản xuất hàng hóa để biết được tình hình và số lượng của hàng hóa hoặc để phòng kế hoạch lên các kế hoạch sản xuất.

1.2. Nhận các đơn hàng theo đúng tiêu chuẩn

Đơn đặt hàng mà bộ phận bán hàng nhận cần phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, đúng điều khoản dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải đưa ra một vài tiêu chí trong quy trình để xét duyệt các đơn hàng đủ tiêu chuẩn.

- Doanh nghiệp cần nghiên cứu và cho ra những mẫu đơn hàng chuẩn để áp dụng đối với từng mặt hàng, những tiêu chí phù hợp để đánh giá hàng hóa...

- Với mỗi điều khoản, điều kiện đơn hàng thì sẽ có thể có sự khác nhau tùy vào từng đơn hàng, từng loại mặt hàng.

- Kiểm tra khả năng chi trả mặt hàng, khả năng thanh toán và độ tin cậy của khách hàng khi đặt hàng.

1.3. Sử dụng chính sách cho nợ tiền hàng

Nhiều nhân viên bán hàng đã để khách hàng trả tiền hàng quá nhiều, dẫn đến việc nợ vượt quá mức cho phép hoặc số tiền khách hàng thiếu nợ khó đòi, gây ra nguy cơ vốn của doanh nghiệp bị lỗ. Để khắc phục tình trạng này thì doanh nghiệp cần đưa ra quy định rất rõ ràng về giới hạn cho phép khách hàng chịu tiền hàng trong một giới hạn nhất định.

Phân loại từng đối tượng khách hàng, đó là các khách hàng quen, các khách hàng ít mua hàng hoặc chỉ mua hàng một vài lần rồi thôi, khách hàng nhỏ lẻ, khách hàng lớn.

1.4. Kiểm soát số lượng hàng hóa chính xác được giao tới khách hàng

Trong quá trình giao hàng, các doanh nghiệp cũng gặp không ít khó khăn trong việc đảm bảo chính xác số lượng hàng hóa cho khách hàng. Nhiều khách hàng phàn nàn về chất lượng hàng hóa hoặc là không nhận hàng...

Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần yêu cầu nhân viên giao hàng cung cấp các phiếu giao hàng, các hóa đơn chứng từ của hàng hóa... các phiếu giao hàng cần phải được ký hiệu khớp với đơn hàng trên hệ thống của doanh nghiệp để nhân viên kiểm soát có thể rà soát lượng hàng hóa đã được giao và lượng hàng hóa còn thiếu chưa giao cho khách hàng hoặc là giao thừa cho khách hàng.

Ngoài ra, trong quy trình bán hàng và giao hàng còn phải thực hiện các bước khác để đảm bảo hiệu quả công việc như: lập hóa đơn đúng, thu thập chữ kí của khách hàng trên các hóa đơn giao và nhận hàng, hạch toán chính xác,

Việc làm bán hàng

2. Quy trình kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng

2.1. Lập phiếu mua hàng

Trong quy trình kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng thì có quy định rất rõ ràng đó là chỉ những người có quyền trong doanh nghiệp, được phân công nhiệm vụ kiểm soát quá trình mua hàng của doanh nghiệp thì mới có quyền để tiến hành lập phiếu đề nghị doanh nghiệp mua hàng.

Các doanh nghiệp cần phải đánh số đối với từng phiếu mua hàng của từng bộ phận khi có đề nghị mua hàng. Đây là cách để các doanh nghiệp kiểm soát được tình hình hàng hóa đã mua, kiểm soát về tài chính, số lượng hàng hóa mà bạn nhận được đúng và chính xác.

Không phải ai cũng có thể lập phiếu mua hàng, người có thẩm quyền lập phiếu mua hàng và người được ủy quyền lập phiếu mua hàng sẽ có cơ hội để lập các phiếu mua hàng.

2.2. Kiểm soát tình hình chọn nhà cung cấp

Các nhân viên mua hàng có thể lựa chọn các nguồn hàng có giá thấp nhất thị trường, khi hàng hóa có giá rất thấp thì khó có thể dảm bảo về chất lượng hàng hóa để cung cấp đến khách hàng, từ đó có thể gây mất uy tín cho doanh nghiệp.

Để khắc phục điều thì thì doanh nghiệp cần kiểm soát kỹ nguồn hàng đến từ đâu, giá cả nhập hàng ra sao? Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có quy định, chính sách để luân chuyển vị trí công việc định kỳ, tránh tình trạng nhân viên mua hàng, bán hàng có mỗi quan hệ với khách hàng dựa trên lợi ích cá nhân.

2.3. Kiểm soát hóa đơn mua hàng

Doanh nghiệp cần phải xem xét và kiểm soát kỹ từng hóa đơn, cần phải có biện pháp để ngăn chặn những hóa đơn giả được cung cấp bởi các nhà cung cấp không rõ ràng. Rất nhiều hóa đơn đã cố tình được ghi sai về số lượng hàng hóa mua vào, sai về giá trị của hàng hóa hoặc là sai ngày sản xuất hòng mục đích trục lợi.

Doanh nghiệp có nhiều hướng giải quyết và kiểm soát về vấn đề này, điển hình việc đóng dấu vào hóa đơn, thống kê và lập danh sách các hóa đơn, ghi rõ thông tin của hóa đơn vào hệ thống bao gồm số hàng hóa, tổng tiền thanh toán, các loại mặt hàng...

Việc làm bán hàng quần áo

3. Quy trình kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho

Hàng tồn kho nếu không được kiểm soát kỹ càng thì sẽ rất dễ xảy ra tình trạng mất hàng, bởi vì hầu hết doanh nghiệp chú trọng vào việc quan tâm hàng hóa được xuất bán hoặc hàng hóa mua về mà ít có để ý tới hàng tồn kho. Một lượng tài sản hoặc doanh thu của doanh nghiệp vẫn đang nằm ở các mặt hàng tồn kho.

Vì vậy mà doanh nghiệp cần phải có biện pháp để kiểm soát hàng tồn kho như là: Bảo vệ hàng tồn tránh khỏi tình trạng bị mất, bị tráo đổi... Các thủ kho cần phải có danh sách từng loại mặt hàng tồn kho, số lượng để thống kê và đối chiếu với số lượng hàng đã được sản xuất và số lượng hàng đã được xuất bán.

Đồng thời, các thủ kho chỉ được phép xuất hàng khi có chỉ thị hoặc được đồng ý bởi cấp trên (người có thẩm quyền phê duyệt các mặt hàng tồn kho).

Xem thêm: Việc làm bán hàng siêu thị

4. Quy trình kiểm soát thông tin nội bộ

Thông tin nội bộ trong doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng, do đó các doanh nghiệp buộc phải có biện pháp để kiểm soát hệ thống thông tin nội bộ để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động vững mạnh. Do đó, quy trình kiểm soát nội bộ thông tin đối với các doanh nghiệp cần phải được thực hiện một cách chặt chẽ.

4.1. Ủy quyền về việc tiếp cận các tài liệu doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, tất cả các dữ liệu về chiến lược phát triển, dữ liệu của kế toán, các dữ liệu của khách hàng, các loại tài sản... đều sẽ có quy cơ bị kẻ xấu đánh cắp để thực hiện mục đích xấu. Chính vì thế mà các doanh nghiệp cần phải có biện pháp để bảo vệ những thông tin này.

Doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống bảo mật thông tin trên các máy tính của nhân viên, có sự kiểm soát trong từng máy tính, trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp, mỗi nhân viên trong công ty sẽ sở hữu một tài khoản đăng nhập vào máy tính của mình được doanh nghiệp cung cấp.

Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý được những thông tin, người kiểm soát và thực hiện thông tin đó, mỗi người quản lý tài khoản sẽ được trao quyền để tiến hành sử dụng một phần của hồ sơ hoặc là toàn bộ hồ sơ, các dữ liệu của công ty.

4.2. Tiến hành bảo vệ hệ thống máy tính của doanh nghiệp

Trong quá trình làm việc, có rất nhiều nguy cơ xảy ra đối với hệ thống dữ liệu thông tin của bạn được lưu trữ trên máy tính như: Tin tặc có thể tấn công máy tính của bạn và lấy các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, hoặc máy tính có thể bị hỏng và mất dữ liệu, máy tính có thể bị virus xâm nhập...

Để khắc phục tình trạng này thì doanh nghiệp cần tiến hành nhiều biện pháp khác nhau như: cài phần mềm diệt virus uy tín trên toàn bộ hệ thống máy tính của doanh nghiệp, đưa ra các quy định về việc kiểm soát các phần mềm không rõ nguồn gốc, không phục vụ cho công việc.

Ngoài những quy trình kiểm soát nội bộ được nêu trên đây thì trong cuộc sống của chúng ta, có rất nhiều quy trình khác cần phải kiểm soát nội bộ để đảm bảo tính an toàn cho hệ thống và đảm bảo công việc được diễn ra thuận lợi, bảo mật thông tin. Trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần phải có quy trình kiểm soát nội bộ, do đó các bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ về quy trình này để vận dụng tốt trong quá trình làm việc.

Trên đây là những thông tin quan trọng giúp bạn nắm được những quy trình kiểm soát nội bộ chuẩn, chi tiết, áp dụng trong cuộc sống của chúng ta một cách linh hoạt và có hiệu quả. Để tham khảo nhiều bài viết cũng như là những chia sẻ bổ ích thì mời bạn truy cập website viecday365.com để nhận được nhiều thông tin hữu ích hơn nữa.