Nằm lòng các nguyên tắc quản lý kho không được bỏ qua

1. Những nguyên tắc quản lý kho cần nhớ

1.1. Nguyên tắc trong thiết kế - sắp xếp

1.1.1. Phòng quản lý

Cần xây dựng riêng một phòng ban chuyên thực hiện nhiệm vụ quản lý kho phụ trách nhiệm vụ quản lý kho hàng. Phòng ban này sẽ làm việc trực tiếp trong kho hoặc có vị trí tiếp giáp với khu vực kho hàng để thuận lợi cho quá trình theo dõi tình hình biến động hàng hóa. 

Trong trường hợp cần thiết phải di chuyển tới kho để kiểm tra cũng có thể tiết kiệm được thời gian. Việc các nhân viên trong kho có nhu cầu tham khảo ý kiến hay mong muốn xác nhận giấy tờ thì cũng dễ dàng hơn khi muốn gặp người quản lý kho. Nhờ đó mà các thao tác xử lý đơn hàng cũng diễn ra nhanh chóng và ổn định. 

1.1.2. Sắp xếp hàng hóa

Hàng hóa trong kho cần được sắp xếp ngăn nắp theo chủng loại, tải trọng, đặc điểm vật lý, hóa học, số lượng, danh mục để việc xuất nhập hàng hóa diễn ra nhanh chóng, dễ dàng nhất. Người quản lý cũng dễ dàng kiểm kê lại số lượng hàng hóa khi cần thiết. Việc sắp xếp khoa học cũng đảm bảo được chất lượng hàng hóa trong quá trình lưu trữ cũng như khi vận chuyển tới tay khách hàng. 

1.2. Nguyên tắc trong phục vụ quản lý

1.2.1. Phương pháp quản lý phù hợp

Nếu như doanh nghiệp của các bạn đang kinh doanh những mặt hàng liên quan đến vật liệu xây dựng như đá, cát, than thì nên quản lý kho theo phương pháp nhập sau xuất trước. Vì các mặt hàng này rất khó sắp xếp và tốn điện tích. Khối lượng hàng hóa ở bên ngoài, thuận lợi hơn cho việc vận chuyển nên sẽ được xuất đi trước; còn hàng hóa ở bên trong (đã được nhập từ trước đó) thì sẽ được xuất đi sau. 

Nếu như doanh nghiệp đang kinh doanh các mặt hàng khác ngoài vật liệu xây dựng thì nên áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau. Với hình thức này, hàng hóa nhập trước cần được đặt ở những vị trí thuận lợi cho việc xuất hàng dễ dàng, nhanh chóng. Với phương pháp quản lý hàng hóa này sẽ giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được hàng hóa không bị hết hạn, hỏng hóc bởi thời gian và kịp thời vụ. 

1.2.2. Thiết lập định mức

Để có thể thiết lập được định mức tồn kho hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải có thời gian theo dõi dài trong nhiều tuần, nhiều tháng. Doanh nghiệp cần thống kê được số lượng từng loại sản phẩm mà mình đã bán ra trong thời gian vừa qua (có thể là trong tháng). 

Nhờ các số liệu này, các bạn có thể thiết lập định mức tồn kho phải duy trì tối thiểu bằng 30% hàng hóa bán được trong tháng và tối đa bằng 100% hàng hóa bán được trong tháng. Việc thiết lập định mức tồn kho giúp cho doanh nghiệp không bao giờ bị thiếu hàng hóa, lại đảm bảo không bị tốn quá nhiều diện tích và chi phí cho việc tồn kho. 

Trong trường hợp hàng hóa nằm ở dưới định mức thì cần phải lên kế hoạch để liên hệ với nhà cung cấp để bổ sung lượng hàng hóa tồn kho để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thường, ổn định. 

1.2.3. Phân loại hàng hóa

Doanh nghiệp cần phân chia hàng hóa ra thành những nhóm có đặc điểm bán gần giống nhau để quản lý hiệu quả. 

Ví dụ: Một cửa hàng kinh doanh tạp hóa, họ sẽ phân sản phẩm ra các nhóm như sau: Nhóm 1 là các sản phẩm bán chậm với giá thành cao như sữa bột, dầu gội, sữa tắm. Nhóm 2 là các sản phẩm bán chạy nhưng có giá thấp hơn một chút như sữa hộp, bánh kẹo. Nhóm 3 là các sản phẩm có giá thành rẻ, bán được với số lượng lớn như mì tôm, bánh kẹo trẻ em. 

Như vậy, các sản phẩm của mỗi nhóm sẽ được sắp xếp cùng một khu vực để tiện cho việc di chuyển và lấy hàng hóa. Các nhóm sản phẩm bán chạy sẽ được sắp xếp ở các khu vực dễ lấy (có thể là khu vực ngoài) còn các sản phẩm khó bán thì sẽ được cất trữ ở các vị trí bên trong. 

1.2.4. Tối giản chi phí

Tối giản chi phí tồn kho giúp cho doanh nghiệp có thể giảm được chi phí đầu vào, giảm giá thành sản phẩm để tăng tính cạnh tranh về giá trên thị trường, mang lại lợi thế trong kinh doanh cho doanh nghiệp. 

Do đó, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp để tối giản các chi phí liên quan đến mặt bằng kho (sắp xếp trên các kệ hàng), giảm khối lượng hàng tồn kho (thiết lập và áp dụng định mức tồn kho tối thiểu), sử dụng các máy móc, phần mềm để giảm chi phí nhân công, giảm các vật liệu phục vụ cho mục đích bảo quản nếu có thể,...

1.2.5. Áp dụng thẻ kho/mã SKU cho từng sản phẩm

Gán cho mỗi sản phẩm một thẻ kho hoặc mã SKU nhất định để dễ dàng xác định được tên sản phẩm, địa điểm đặt hàng hóa giúp cho quá trình quản lý cũng như xuất - nhập hàng hóa trở nên dễ dàng hơn. Đây là phương pháp đã được rất nhiều các doanh nghiệp áp dụng giúp cho việc quản lý kho hiệu quả hơn. 

1.2.6. Áp dụng phần mềm quản lý

Hiện nay, có rất nhiều các phần mềm hỗ trợ quản lý kho hiệu quả thay thế cho việc ghi chép hàng hóa trên sổ sách và nhân lực phụ trách. Các phần mềm có chi phí sử dụng thấp nhưng hiệu quả mang lại vô cùng cao, thống kê chính xác được lượng hàng hóa tồn kho, hạn chế các sai sót trong quá trình xử lý và thất thoát hàng hóa cho doanh nghiệp.

1.3. Nguyên tắc trong kiểm tra

1.3.1. Lựa chọn phương pháp kiểm kê

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê thường xuyên để quản lý kho của mình. Nếu là những mặt hàng có giá trị lớn như các máy móc, thiết bị, đồ dùng công nghệ (tivi, tủ lạnh, điều hòa, máy móc xây dựng) thì nên áp dụng hình thức kiểm kê thường xuyên. 

Còn với những doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng có giá trị nhỏ, có nhiều mặt hàng, chủng loại khác nhau, thường bán ra với số lượng nhiều thì nên áp dụng kiểm kê theo định kỳ. Vừa để tiết kiệm thời gian kiểm kê, vừa giúp cho việc kiểm kê trở nên đơn giản và dễ dàng nhất. 

Hoạt động kiểm kê cần phải so sánh với số lượng hàng hóa thực tế để đảm bảo tính chính xác về lượng hàng hóa tồn kho. Trường hợp số lượng thực tế không khớp với số lượng trên giấy tờ thì cần thực hiện kiểm tra lại và rà soát nguyên nhân của sự sai sót này để xử lý kịp thời. 

1.3.2. Dự đoán về khả năng bán hàng

Những người quản lý kho cần theo dõi quá trình xuất hàng hóa trong kho trong thời gian dài để biết được sự biến động trong kinh doanh của doanh nghiệp để dự đoán được lượng hàng hóa bán ra trong thời gian tới.

Trong trường hợp việc lượng hàng hóa còn tồn vẫn còn nhiều so với dự đoán thì cần phải có báo cáo, liên hệ với các bên liên quan để lên kế hoạch bán hàng, giải quyết lượng hàng hóa tồn kho, tăng khả năng kinh doanh cho doanh nghiệp. 

2. Lưu ý trong quản lý kho

Doanh nghiệp cần phải xây dựng riêng cho mình một quy trình quản lý kho ngay từ đầu để các nhân viên quản lý kho có thể áp dụng. Với những mặt hàng đặc biệt thì cần có những tiêu chuẩn quản lý, sắp xếp ưu tiên để đảm bảo về mặt chất lượng cho sản phẩm. Đồng thời, phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt trong quản lý kho để không gây thiệt hại hàng loạt các sản phẩm trong kho. 

Người quản lý kho phải có trách nhiệm trong suốt quá trình hàng hóa được nhập vào kho tới khi hàng hóa được xuất ra, đảm bảo hàng hóa không bị hỏng hóc hay ảnh hưởng tới chất lượng. Cần thường xuyên theo dõi tình trạng hàng hóa để có những phương án xử lý kịp thời, nhất là với những sản phẩm dễ ẩm mốc, có thời hạn sử dụng ngắn. 

3. Sử dụng phần mềm quản lý kho viecday365.com

Hãy tham khảo ngay tại quanlykhovan.viecday365.com, đây là một phần mềm đa năng, có thể quản lý được tất cả các nguồn lực trong doanh nghiệp, từ tài chính, nhân viên tới hàng hóa và kho vận. Với chi phí vô cùng hợp lý, hỗ trợ doanh nghiệp trên nhiều nền tảng công nghệ, viecday365.com hứa hẹn sẽ là một giải pháp công nghệ số được mong chờ nhất trong thời gian tới.

Trên đây là toàn bộ nội dung về nguyên tắc quản lý kho. Mong rằng các bạn có thể áp dụng linh hoạt các nguyên tắc quản lý kho này một cách linh hoạt cho doanh nghiệp của mình. Chúc các bạn thành công!