Hướng dẫn viết mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện mới nhất

1. Khi nào cần xin giấy phép tổ chức sự kiện?

Để quản lý tốt hơn các hình thức tổ chức sự kiện và tránh những rủi ro có thể xảy ra, Nhà nước cũng đã ban hành những quy định về việc bắt buộc cá nhân hoặc tổ chức phải xin giấy phép tổ chức sự kiện do cơ quan có thẩm quyền cấp cho.

Theo đó hầu hết những sự kiện và chương trình phổ biến hiện nay như: các buổi họp báo, chương trình trình diễn thời trang, chương trình biểu diễn nghệ thuật, chương trình ca nhạc, sự kiện giới thiệu và quảng bá sản phẩm… đều cần được sự cấp phép của cơ quan có thẩm quyền thì mới được tổ chức.

Tuy vậy không phải sự kiện nào cũng cần có sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền mới có thể tổ chức. Những sự kiện quy mô nhỏ của cá nhân như tiệc sinh nhật, tiệc đầy tháng, tiệc tân gia, những buổi liên hoan nhỏ… thì không cần phải có sự cho phép từ các cơ quan có thẩm quyền.

Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện gồm có những bước như thế nào?

2. Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện

Khi có kế hoạch tổ chức sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện cần nhanh chóng hoàn thành hồ sơ và trình lên các cơ quan có thẩm quyền trước thời điểm dự định thực hiện chương trình. viecday365.com sẽ chia sẻ cách viết các mục trong hồ sơ với những thông tin dưới đây.

2.1. Những thành phần trong hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện

Tùy vào những sự kiện khác nhau mà có sự thay đổi linh hoạt trong thành phần các loại giấy tờ cần có trong hồ sơ.

Tuy nhiên nhìn chung thì một bộ hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện thông thường sẽ cần có những loại giấy tờ sau đây:

+ Mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện

+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp và cả tổ chức sẽ thực hiện sự kiện: Nộp 2 bản sao có chứng thực

+ Kịch bản tổ chức sự kiện hoặc chương trình: Nộp bản sao có đóng dấu treo của doanh nghiệp chủ trì sự kiện

+ Hợp đồng hợp tác của doanh nghiệp và tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện sự kiện

+ Hợp đồng thuê địa điểm để tổ chức sự kiện hoặc chương trình: Nộp 4 bản hợp đồng thuê do doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm soạn thảo

+ Các loại tài liệu khác tùy theo tính chất và đặc trưng của sự kiện

2.2. Hướng dẫn viết mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện

Cá nhân hay công ty, doanh nghiệp thường xuyên có nhu cầu tổ chức sự kiện nhằm mục đích phục vụ cho các hoạt động marketing, giới thiệu và quảng bá thương hiệu…  đến người tiêu dùng. Đây là một phần trong chiến lược kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.

Để buổi sự kiện được tổ chức thành công tốt đẹp, không bị hủy bỏ vào phút chót thì cá nhân hoặc doanh nghiệp đó cần có giấy phép tổ chức sự kiện.

Thời hạn nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện chậm nhất là 10 ngày trước thời điểm dự tính tổ chức sự kiện hoặc chương trình. Đặc biệt đối với các chương trình biểu diễn thời trang thì đơn vị tổ chức còn phải hoàn thành công việc phác thảo bản vẽ trang phục và trình lên cơ quan có thẩm quyền xét duyệt. Thời hạn trình đơn tối thiểu là 30 ngày trước thời điểm bắt đầu khai mạc sự kiện.

Mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện được viết theo định dạng quy định cho một văn bản hành chính và bao gồm đầy đủ 3 phần: Phần mở đầu, Phần nội dung đơn và Phần kết thúc đơn.

2.2.1. Phần mở đầu đơn

Phần này cũng được bắt đầu với quốc hiệu và tiêu ngữ theo đúng quy định của một văn bản hành chính.

Tiếp theo sau là địa điểm và ngày tháng viết đơn rồi đến tên đơn:

“ĐƠN ĐỀ NGHỊ

(Về việc: Cấp phép tổ chức sự kiện)”

Tiếp theo là địa chỉ nhận đơn. Như đã đề cập ở trên thì mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện sẽ được gửi đến ba cơ quan có thẩm quyền bao gồm:

+ Cục Nghệ thuật biểu diễn

+ Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch tỉnh/ thành phố nơi tổ chức sự kiện

+ Ủy ban Nhân dân quận/ huyện nơi tổ chức sự kiện

Cuối cùng trong phần này người viết đơn cần đưa ra một số điều luật cơ sở căn cứ.

Ví dụ:

“Căn cứ vào Nghị định 79/2012/NĐ-CP quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu.”

2.2.2. Phần nội dung đơn

Trước tiên người viết đơn cần cung cấp đầy đủ những thông tin về đơn vị có nguyện vọng tổ chức sự kiện. Những thông tin cần cung cấp bao gồm:

+ Tên đơn vị

+ Địa chỉ

+ Số điện thoại khả dụng

+ Giấy phép kinh doanh

+ Quyết định thành lập đơn vị và nơi cấp

+ Họ và tên người đại diện hợp pháp

+ Chức vụ của người đại diện hợp pháp

Sau khi đã khai báo những thông tin trên, tiếp theo người viết đơn cần trích dẫn căn cứ pháp luật để làm cơ sở cho lá đơn.

Ví dụ:

“Căn cứ vào Quyết định số xx ngày xx của Hội đồng nghệ thuật XXX  và Điểm a Khoản 1 Điều 3 Nghị định 79/2012/NĐ-CP:

“Điều 3. Chính sách của Nhà nước

Nhà nước ban hành các chính sách sau đây:

a) Khuyến khích tổ chức, cá nhân Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế tham gia biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu theo quy định của pháp luật; …”
Sau đó người viết cần cung cấp thêm những thông tin về chương trình hoặc sự kiện dự kiến sẽ tổ chức. Những thông tin cần cung cấp trong phần này bao gồm:

+ Tên sự kiện

+ Tên chương trình

+ Thời gian dự kiến tổ chức

+ Thời lượng tổ chức chương trình

+ Người chịu trách nhiệm tổ chức chương trình

+ Địa điểm tổ chức chương trình

Cuối cùng không thể thiếu phần cam kết của đơn vị hoặc cá nhân tổ chức chương trình, sự kiện.

Ví dụ:

“Chúng tôi xin cam kết như sau:

- Đảm bảo thực hiện đúng các quy định tại Nghị định số 79/2012/NĐ-CP ngày 05 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu

- Chịu trách nhiệm với mọi hành vi vi phạm pháp luật về quyền tác giả và những quyền liên quan.

- Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của những nội dung thông tin khai trong hồ sơ đề nghị cấp giấy phép”

Cuối cùng, người viết liệt kê theo dạng danh sách những hồ sơ hay tài liệu nộp kèm theo đơn xin phép tổ chức sự kiện.

2.2.3. Phần kết thúc đơn

Một lần nữa đề cập đến nguyện vọng xin cấp phép tổ chức sự kiện.

Chẳng hạn:

“Kính mong Ủy ban Nhân dân quận Hoàng Mai và Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Thành phố hà Nội xem xét và giải quyết.

Tôi xin chân thành cảm ơn!”

Người đại diện theo pháp luật – Người viết đơn ký và ghi rõ họ tên.

Xem thêm: Yếu tổ ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện mà bạn cần phải nắm rõ 

3. Một số lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

Để thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện được thực hiện suôn sẻ thì cá nhân hoặc tổ chức cần lưu ý những điều sau đây:

- Xác định đúng thời hạn nộp hồ sơ, do mỗi loại sự kiện và chương trình sẽ có thời gian thẩm định khác nhau

- Tìm hiểu rõ ràng cơ chế tiếp nhận hồ sơ của các cơ quan có thẩm quyền tránh làm mất nhiều thời gian

- Liên lạc với cơ quan có thẩm quyền để được tư vấn hỗ trợ về việc chuẩn bị hồ sơ

Trên đây là những chia sẻ về những thành phần trong hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện, hướng dẫn viết mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện và những thông tin xoay quanh việc xin giấy phép tổ chức sự kiện. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc.