Kỹ năng truyền thông là gì? Vai trò của kỹ năng này quan trọng thế nào?

1. Kỹ năng truyền thông là gì?

Truyền thông là một quá trình diễn ra liên tục trong cuộc sống của chúng ta, nó thường có từ hai đến nhiều người chia sẻ thông tin, chia sẻ các kỹ năng kinh nghiệm hay suy nghĩ để có thể gắn kết mọi người lại với nhau,… đó là truyền thông. Như vậy truyền thông có nghĩa là đưa thông tin đến người đọc, người nghe một cách kịp thời trong một thời gian nhanh nhất.

Kỹ năng truyền thông là cách mà bạn vận dụng để có thể đưa ra các thông tin cụ thể với người nghe nhằm mục đích giúp họ tiếp cận thông tin một cách dễ dàng hơn. Để có được những kỹ năng bạn cần nắm rõ bản chất của các hiện tượng đang diễn ra xung quanh chúng ta để có thể có được những thông tin xác đáng nhất.

 Xem thêm: Giải đáp thông tin chi tiết về mối quan hệ giữa PR và truyền thông 

2. Những yếu tố tác dụng đến kỹ năng truyền thông là gì?

Để hình thành một kỹ năng nào đó bạn cần có yếu tố cũng như trải nghiệm đủ để có thể rút ra kỹ năng. Kỹ năng truyền thông cũng như vậy:

2.1. Những ai tham gia vào quá trình truyền thông

Khi thực hiện một kế hoạch truyền thông, người thực hiện cần hiểu về các vấn đề đáng quan tâm và thực hiện quá trình truyền thông. Nhưng trước tiên bạn cần hiểu rõ các thành phần sau để quá trình làm truyền thông của mình được diễn ra suôn sẻ nhất:

Người nói: ở đây chính là người đưa ra thông tin một cách chính thống, là chủ thể và nguồn phát của truyền thông. Những người này có thể là một tập thể hoặc tổ chức.

Người nghe: là đối tượng mà truyền thông hướng đến, đây là đối tượng trực tiếp tiếp nhận các thông tin.

Nội dung thông tin: là những thông tin, thông điệp mà người nói muốn chuyển đến người nghe một cách nhanh và chính xác nhất.

Phương tiện truyền thông: để có thể truyền tin từ người nói đến người nghe, chúng ta phải phải chọn công cụ để truyền tải thông tin, nó có thể là sách báo, qua tivi, hay các trang mạng xã hội,… Là nơi mà người nghe có thể tiếp cận thông tin.

Thông tin phản hồi: đây là thông tin được người nghe- đối tượng được truyền thông hướng đến phản hồi những thông tin mà người nói đưa ra. Việc thu thập hay nhận được thông tin phản hồi cho thấy mức độ thành công của việc truyền tin, nghe được tiếng nói của dư luận giúp người đưa tin dễ dàng điều chỉnh mức độ phù hợp với người dùng nhiều hơn.

2.2. Hình thức truyền thông phổ biến hiện nay

Muốn tiếp cận được với nhiều người dùng, người làm truyền thông có thể dùng nhiều hình thức truyền tải khác nhau, trong đó phải kể đến là hình thức truyền thông trực tiếp và hình thức truyền thông gián tiếp:

2.2.1. Hình thức trực tiếp của truyền thông

Đây là hình thức truyền thống, dùng lời nói trực tiếp của mình để truyền tải thông điệp đến với người nghe, người nghe ở đây có thể là một hoặc nhiều đối tượng. Phương pháp này rất hay vì tiếp cận được thông tin phản hồi nhanh, tạo nguồn thông tin hai chiều để người nói có thể thay đổi cho phù hợp với từng đối tượng được nhắc đến.

Tuy nhiên phương pháp này cũng xuất hiện một số điểm yếu: truyền tải thông điệp đến một lượng ít người nghe, không có sự lan tỏa rộng rãi trong cộng đồng. Mà đã làm truyền thông thì cần nhiều người biết đến, vậy nên nếu khắc phục được điểm yếu này thì phương thức sẽ trở lên hoàn hảo hơn.

2.2.2. Hình thức truyền thông gián tiếp phổ biến

Là thông tin từ người nói sẽ dùng các phương tin truyền thông như tivi, báo đài hay các loại quảng cáo, phim ảnh,…Phương pháp này có một ưu điểm rất lớn đó là có thể truyền tải thông điệp đến nhiều người một lúc, nhưng nó lại có có hạn chế là vì truyền tải gián tiếp nên sẽ không có sự tương tác qua lại, dẫn tới thông tin có thể không được điều chỉnh kịp thời và thường khi sự việc đã xảy ra rồi thì người nói mới có cơ hội điều chỉnh thông tin.

2.3. Các đối tượng tác động đến kỹ năng truyền thông là gì?

Đối với người nói: khi đưa ra các thông tin, người làm truyền thông phải chuẩn bị nội dung thiết thực và rõ ràng, tránh để người nghe thấy nhàm chán và thái độ cũng cần phải tươi tỉnh, biết tạo bầu không khí sôi động để có thể thu hút người nghe.

Đối với người nghe: người nghe sẽ tiếp nhận thông tin từ người truyền đạt và thực hiện phân tích thông tin. Một người có kỹ năng truyền thông bạn phải tìm hiểu đặc điểm của nhóm người nghe để xem các vấn đề mà họ quan tâm là gì? Từ đó có thể điều chỉnh thông tin một cách hợp lý.

Xem thêm: Khám phá các mục tiêu truyền thông marketing là gì?

3. Cách rèn luyện và vai trò của kỹ năng truyền thông là gì?

3.1. Vai trò của kỹ năng truyền thông hiện nay

Để có được những kỹ năng truyền thông tốt, bạn cần nắm bắt được vai trò của kỹ năng truyền thông, bởi đây là một trong những phương tiện mang thương hiệu cũng như sự khẳng định bản thân đến với khách hàng nhiều hơn. Thông qua các phương thức truyền thông hiệu quả từ trực tiếp đến gián tiếp đã giúp mang hình ảnh của người nói hoặc thương hiệu cần truyền thông đến người dùng nhiều hơn.

Ngoài ra truyền thông là công cụ chính giúp định hướng khách hàng, xây dựng lòng tin của khách hàng một cách nhanh nhất thông qua các hình thức quảng bá và truyền tin.

Truyền thông hiện nay được xem là hệ thống hoạt động mang tính đa chiều, vì sự truyền tải thông tin nhanh chóng của nó. Để có thể theo kịp xu hướng cũng như biết cách tìm hiểu được thông tin khách hàng cần biết bạn tạo ra những tình huống để nhận được phản hồi của khách hàng một cách hiệu quả nhất.

3.2. Cách để có thể rèn luyện kỹ năng truyền thông

Để có được bất kể một kỹ năng gì bạn cũng cần phải có một quá trình để rèn luyện và học hỏi các kiến thức, tiếp thu kinh nghiệm của người đi trước để làm phong phú thêm trải nghiệm của bản thân. Từ đó có thể rút ra cho mình những kỹ năng truyền thông hiệu quả.

3.2.1. Biết cách quan sát và lắng nghe

Là một người truyền đi những thông điệp quý giá hướng đến người đọc, và để người đọc có thể tiếp nhận thông tin của mình, người làm truyền thông phải biết quan sát và lắng nghe. Phải biết quan sát xem thực hiện các phương thức truyền thông thế nào thì hiệu quả, làm thế nào để cho người nghe người xem đón nhận tác phẩm của mình. Chính vì vậy khả năng quan sát là rất quan trọng, quan sát được thức mà người dùng đang hướng đến chính là bước đi vững chắc cho mình.

Là một người làm truyền thông, việc lắng nghe là rất quan trọng bởi khi biết lắng nghe thì mọi việc sẽ được giải quyết nhanh hơn, lắng nghe những đóng góp giúp bạn nhận ra được những điểm tích cực và tiêu cực mà bạn truyền tải trong thông điệp, từ đó giúp người làm truyền thông đúc rút kinh nghiệm để có thể làm việc được hiệu quả hơn.

3.2.2. Truyền thông bằng nhiều hình thức phổ biến khác nhau

Mọi phương pháp truyền thông đều mang lại hiệu quả, nhưng mỗi phương thức lại có điểm mạnh điểm yếu riêng. Vậy để có thể truyền đi các thông điệp mang lại hiệu quả thì người làm truyền thông phải biết cách kết hợp các phương pháp lại với nhau để đạt hiệu quả cao nhất. Một ví dụ là giới trẻ ngày nay có xu hướng quan tâm đến phương thức truyền thông gián tiếp nhiều hơn, bởi đối tượng tiếp nhận thông tin này sử dụng mạng xã hội rất nhiều và họ cũng có nhiều cơ hội trải nghiệm.

Bài viết trên của viecday365.com đã giúp mọi người hiểu được kỹ năng truyền thông là gì? Làm cách nào để tiếp thị truyền thông một cách hiệu quả luôn là nỗi lo lắng của người làm truyền thông. Bạn phải biết lắng nghe và phân tích thông tin một cách hiệu quả để có thể có cho mình những kinh nghiệm tích lũy tốt.