Chứng từ kế toán là gì? Đáp án chính xác, chi tiết và đầy đủ nhất

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là một thuật ngữ chuyên ngành kế toán, tuy nhiên trong bộ luật dành riêng cho ngành kế toán năm 1015 có đưa ra định nghĩa đơn giản như sau: chứng từ kế toán hay viết tắt là chứng từ KT là những giấy tờ, tài liệu và vật mang tin phản ánh về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động và đã hoàn thành. Từ chứng từ kế toán đó sẽ làm căn cứ để ghi số sách kế toán, một dạng tài liệu kế toán rất quan trọng trong việc kiểm tra và kiểm soát đối với tài chính của công ty.

Chứng từ kế toán trong tiếng Anh được biểu thị với thuật ngữ Accounting voucher, một trong những thuật ngữ chuyên ngành kế toán mà rất nhiều nhân viên kế toán phải biết, tiếng Anh rất quan trọng, đặc biệt trong giai đoạn khi mà hội nhập như hiện nay thì hiểu tiếng Anh và biết cách lập chứng từ kế toán bằng tiếng Anh là nghiệp vụ quan trọng với một nhân viên kế toán.

Chứng từ kế toán là một tài liệu, một dạng giấy tờ được lập bởi kế toán và người ghi cũng là kế toán, người kiểm soát và lưu trữ các chứng từ kế toán này đều là nhiệm vụ mà bộ phận kế toán trong công ty cần thực hiện. 

Có rất nhiều giấy tờ được đánh giá và xác định chính là một chứng từ kế toán tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay như: phiếu nhập kho, xuất kho; phiếu thu, phiếu chi; bảng chấm công, biên bản đánh giá lại tài sản cố định của công ty; biên lai thu tiền; biên bản giao nhận tài sản cố định; giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn hàng hóa, hóa đơn giá trị gia tăng,.. 

Chứng từ kế toán có thể lưu trữ nếu được lập bằng văn bản, trong trường hợp sử dụng chứng từ kế toán điện tử thì sẽ thực hiện lưu vào file trên hệ thống của công ty. Với mỗi dạng chứng từ kế toán xác định sẽ có những quy chuẩn riêng để lập và chứng từ kế toán của các công ty về hình thức có thể khác nhau nhưng về nội dung nhất định phải đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết.

Như vậy, với những chia sẻ ở trên, chắc chắn bạn đã hiểu được chứng từ kế toán là gì rồi đúng không nào? Nếu có điều gì còn thắc mắc, hãy để lại bình luận phía dưới bài viết này để được viecday365.com giải đáp nhanh chóng và chính xác nhất cho bạn nhé!

Việc làm kế toán - kiểm toán

2. Một số khái niệm khác liên quan đến chứng từ kế toán

Khi hiểu khái niệm chứng từ kế toán là gì chứng chắn bạn đang rất quan tâm đến vấn đề này. Để giúp bạn hiểu sâu hơn với chứng từ kế toán, bạn có thể đọc một số chia sẻ về các khái niệm liên quan được viecday365.com chia sẻ dưới đây:

2.1. Lập chứng từ kế toán là gì?

Lập chứng từ kế toán là một hoạt động được doanh nghiệp chỉ định cụ thể nhiệm vụ cho một nhân viên kế toán của công ty, việc lập chứng từ kế toán phải đảm bảo về nội dung, hình thức và đáp ứng đúng với quy định của công ty và quy định ban hàng của pháp luật.

Đặc biệt ngoài hiểu việc lập chứng từ kế toán là việc xây dựng lên các mẫu chứng từ kế toán để sử dụng chung cho công ty thì bạn cũng có thể hiểu việc lập chứng từ kế toán này sẽ xảy ra khi có những hoạt động liên quan đến tài chính của doanh nghiệp.

Lấy ví dụ để dễ dàng hình dung hơn như sau: Bạn làm việc tại bộ phận kỹ thuật của công ty, có một số trang thiết bị bị hỏng và cần mua mới để thay, sau khi trình lên giám đốc công ty và được chấp thuận đề xuất, thì bạn sẽ đến bộ phận kế toán để nhận kinh phí mua sản phẩm. Kế toán sẽ cần tiến hành lập chứng từ kế toán ở đây là phiếu chi cho bạn và lưu giữ chứng từ nào để làm sổ sách và đối chứng số liệu khi cần thiết.

Đọc thêm: Các hình thức ghi sổ kế toán

2.2. Chứng từ gốc kế toán là gì?

Là nhân viên kế toán hoặc am hiểu về lĩnh vực kế toán chứng chắc bạn phải hiểu chứng từ gốc kế toán là gì? Chứng từ gốc kế là bản gốc được lập khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến kinh tế trong công ty. 

Chứng từ gốc kế toán cũng được chia thành 2 loại đó là chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành. Chứng từ gốc thuộc dạng mệnh lệnh sẽ không được dùng để làm căn cứ ghi sổ kế toán, còn chứng từ chấp hành trong kế toán chính là những chứng từ cần ghi chi tiết và chính xác vào sổ kế toán của công ty.

Đọc thêm: Nhu cầu tuyển dụng hấp dẫn tại công ty kiểm toán CPA

2.3. Chứng từ kế toán là làm gì?

Bên cạnh cái thắc mắc về chứng từ kế toán là gì thì rất nhiều bạn luôn đặt ra câu hỏi chứng từ kế toán là làm gì? Chứng từ kế toán dùng để ghi nhận toàn bộ những phát sinh khi thực hiện các nghiệp vụ kinh tế của công ty và một cơ sở để ghi chép hạch toán kê khai và giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc kiểm kê sổ sách của công ty một cách chuẩn xác và đảm bảo đúng theo quy định của nhà nước.

3. Phân loại chuẩn của chứng từ kế toán là gì?

Khi tìm hiểu về chứng từ kế toán cơ bản nhất, chắc chắn bạn không thể bỏ qua được những phân loại chuẩn hiện nay của chứng từ kế toán. Để nắm được thông tin phân loại chuẩn của chứng từ kế toán, viecday365.com sẽ chia sẻ thông tin cụ thể đến bạn như sau:

3.1. Phân loại dựa theo công dụng

Khi phân loại chứng từ kế toán dựa theo tiêu chí là công dụng của chứng từ thì sẽ có những loại như sau:

Thứ nhất, chứng từ mệnh lệnh được dùng để truyền đạt lại mệnh lệnh hoặc chỉ thị từ lãnh đạo trong công ty hoặc cấp trên với cấp dưới, chứng từ này không cần ghi chép vào sổ kế toán.

Thứ hai, chứng từ chấp hành là thực hiện những mệnh lệnh được đưa ra từ cấp trên cho một nghiệp vụ kinh tế bất kỳ đã được thực hiện xong, và đặc biệt nó được dùng để ghi chép vào sổ kế toán của công ty, doanh nghiệp.

Thứ ba, chứng từ thủ tục là dạng chứng từ tổng hợp và phân loại các đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế. Từ đó giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc đối chiếu các tài liệu và ghi chép sổ sách kế toán.

Thứ tư, chứng từ kế toán liên hợp là một loại chứng từ kết hợp của chứng từ chấp hành và chứng từ thủ tục.

Đọc thêm: Quyết toán là gì? Tổng hợp những điều cần biết về quyết toán

3.2. Phân loại dựa trên trình từ lập

Nếu phân loại chứng từ kế toán dự vào tiêu chí là trình tự lập thì sẽ có những dạng chứng từ như sau:

+ Chứng từ gốc được lập trực tiếp khi có phát sinh về nghiệp vụ kinh tế hay vừa hoàn thành nghiệp vụ kinh tế bất kỳ.

+ Chứng từ tổng hợp dùng để tổng hợp toàn bộ số liệu từ các nghiệp vụ kinh tế có cùng loại để giúp nhân viên kế toán đơn giản hóa việc ghi chép sổ sách và các công tác kế toán liên quan.

Đọc thêm: Cách sắp xếp chứng từ kế toán

3.3. Phân loại theo phương thức lập

Khi phân loại chứng từ kế toán dự theo phương thức lập thì sẽ có những loại gồm:

+ Chứng từ kế toán 1 lần là loại chứng từ chỉ tiền hành 1 lần về việc ghi chép khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, sau đó sẽ chuyển trực tiếp để ghi vào sổ kế toán toàn của công ty.

+ Chứng từ kế toán nhiều lần là loại chứng từ tiếp diễn nhiều lần ghi nhận một nghiệp vụ kế toán. Sau mỗi lần ghi chứng từ sẽ có những con số khác nhau được cộng dồn tới một giới hạn xác định cụ thể nào đó rồi với ghi vào sổ kế toán của công ty để kiểm soát.

3.4. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh

Khi phân loại chứng từ kế toán dự theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ thì bạn sẽ có những loại hình chứng từ như sau:

+ Chứng từ kế toán về chỉ tiêu lao động và tiền lương.

+ Chứng từ kế toán về chi tiêu bán hàng.

+ Chứng từ kế toán về chỉ tiêu hàng tồn kho.

+ Chứng từ kế toán về chỉ tiêu tài sản cố định.

+ Chứng từ kế toán về chủ tiêu tiền tệ.

Việc phân loại theo tiêu chí này giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc kiểm tra số sách kế toán đối với từng mảng cụ thể của công ty và giảm bớt được sự nhầm lẫn trong nghiệp vụ và công việc của mình hơn rất nhiều.

Xem thêm: Tìm việc làm kế toán biết tiếng trung

3.5. Phân loại dựa vào dạng thể hiện

Chứng từ kế toán khi phân loại dự thẻ dạng thể hiện sẽ có những chứng từ như sau:

+ Chứng từ kế toán bình thường được thể hiện dưới dạng giấy tờ, văn bản theo mẫu xác định để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc đã hoàn thành. Đây là dạng giấy chứ không phải thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử, các bạn cần lưu ý vấn đề này.

+ Chứng từ kế toán dạng điện tử được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không thay đổi nội dung trong quá trình truyền dữ liệu qua máy tính, mạng. Dạng này dễ lưu trữ hơn rất nhiều, đặc biệt cũng dễ dàng hơn trong việc quản lý và tìm kiếm và được thể hiện với các dạng như bảng từ, file mềm, đĩa từ, các dạng thẻ thanh toán.

Qua chia sẻ thông tin trong bài viết này giúp bạn có được kiến thức hữu ích cho bản thân về chứng tế kế toán, đặc biệt bạn không chỉ biết được chứng từ kế toán là gì mà còn có những thông tin hữu ích liên quan khác, hiểu hơn với cách phân loại chuẩn hiện nay của chứng từ kế toán tại các công ty, doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin chia sẻ này giúp bạn giải đáp thắc mắc tốt nhất cho bản thân, nếu còn thông tin gì muốn biết và có câu trả lời hãy để lại bình luận, viecday365.com sẽ tổng hợp và cung cấp thông tin đầy đủ đến bạn trong những bài viết chia sẻ tiếp theo nhé!