Hướng dẫn chi tiết cách viết Biên bản bàn giao con dấu công ty

1. Tìm hiểu về biên bản bàn giao con dấu công ty

1.1. Biên bản bàn giao con dấu công ty

Biên bản bàn giao con dấu công ty là loại văn bản được sử dụng để bàn giao con dấu của một công ty. Đây là biên bản được sử dụng khi người quản lý con dấu trong một công ty không tiếp tục quản lý con dấu đó nữa hoặc họ nghỉ việc tại công ty lập ra để bàn giao lại trách nhiệm cho người khác tiếp quản trách nhiệm quản lý con dấu công ty.

Biên bàn bàn giao con dấu công ty là loại biên bản được sử dụng nhiều vì các công ty luôn có sự thay đổi trong vấn đề nhân sự quản lý con dấu. Chính vì thế mà các doanh nghiệp cần có sẵn những mẫu biên bản bàn giao con dấu công ty, hoặc mỗi người hãy tự tìm hiểu về loại biên bản này và cách để trình bày biên bản để sử dụng bất cứ khi nào cần thiết.

Xem thêm: Việc làm nhân sự

1.2. Biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng

Biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng chính là một loại văn bản được sử dụng để thực hiện mục đích bàn giao con dấu đã không còn giá trị để sử dụng cho các vấn đề về công việc.  

“Biên bản bàn giao con dấu đã hết giá trị sử dụng” với những phần nội dung được trình bày một cách rất rõ để bất cứ ai cũng có thể hiểu được cách thức bàn giao cũng như các thủ tục bàn giao con dấu khi con dấu của công ty đó đã không còn sử dụng được nữa.

Pháp luật cũng đã có những quy định về biên bản bàn giao con dấu khi đã hết hạn sử dụng. Biên bản này được quy định rất rõ trong Quyết định số 19, được ban hành vào năm 2019.

->> Tham khảo biểu mẫu dưới đây:

Tải xuống ngay

2. Mục đích sử dụng của biên bản bàn giao con dấu công ty

Biên bản bàn giao con dấu công ty là mẫu biên bản được soạn ra nhằm thực hiện mục đích lớn lao và quan trọng đối với công việc. Khi bàn giao con dấu, một biên bàn bàn giao được lập ra và trình bày cẩn thận với đầy đủ nội dung cần thiết theo quy định sẽ thể hiện được tinh thần trách nhiệm của mỗi người quản lý con dấu đối với công việc mà họ đã làm.

Khi người quản lý con dấu không tiếp tục thực hiện quản lý con dấu nữa hoặc là con dấu đó đã hết hạn sử dụng và cần thay bằng con dấu khác thì các bạn cần phải hiểu được rằng, khi giao con dấu cho bạn thì điều đó có nghĩa là bạn sẽ tiếp nhận và có trách nhiệm bảo quản con dấu, đồng thời biết cách để sử dụng con dấu đó phù hợp, đúng quy định mà mỗi doanh nghiệp đưa đưa ra. Đồng thời phải đảm bảo nắm rõ quy định của Pháp luật về vấn đề bảo quản và sử dụng con dấu.

Ngoài ra, con dấu của công ty cũng được sử dụng để đảm bảo công việc. Bàn giao con dấu kịp thời, đúng quy định sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể kịp thời tiến hành các phần công việc. Khi biên bản bàn giao con dấu được tiến hành thực hiện thì đây cũng chính là bước quan trọng để nhắc nhở bạn rằng bạn sẽ là người giữ gìn con dấu của công ty, bạn sẽ là người bảo quản con dấu đó để con dấu không bị mất và quản lý con dấu sao cho phục vụ công việc được tốt nhất có thể, đảm bảo quy định của pháp luật về quản lý con dấu.

Trong nội dung của biên bản bàn giao con dấu đã ghi cụ thể về thông tin của các trường hợp được bàn giao con dấu theo quy định. Chính vì vậy mà người quản lý con dấu cần phải rất cẩn thận trong quá trình sử dụng con dấu đối với những trường hợp được phép hoặc không được phép.

Nếu bạn là một nhân viên mới và được giao nhiệm vụ quản lý con dấu của một công ty hay doanh nghiệp nào đó thì bạn hãy thận trọng đối với những vấn đề như vậy. Trường hợp bạn chưa hiểu rõ về những thông tin hay cách sử dụng con dấu thì hãy hỏi những người có kinh nghiệm hoặc hỏi ý kiến cấp trên của bạn.

Việc làm phát triển thị trường

3. Hướng dẫn cách viết biên bản bàn giao con dấu công ty

3.1. Trình bày phần nội dung của biên bản bàn giao con dấu như thế nào?

Biên bản bàn giao con dấu trong doanh nghiệp cũng giống với những loại biên bản/văn bản khác đều cần phải tuân thủ những quy định về mặt nội dung sao cho phù hợp với tính chất mà loại văn bản đó đang phụ trách. Vì thế mà khi chuẩn bị một biên bản bàn giao con dấu thì các bạn cần phải nắm rõ n

Theo đó, nội dung cần có của biên bản bàn giao con dấu công ty bao gồm:

Phần đầu tiên không thể thiếu đối với các văn bản đó là phần Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Quốc hiệu và Tiêu ngữ cần được trình bày theo tiêu chuẩn của văn bản hành chính đã quy định.

Tên Quốc hiệu sẽ được viết bằng chữ in hoa: đặt ở phía bên trên cùng nhất của biên bản, có cỡ chữ 13. Còn phần Tiêu ngữ thì được viết bằng chữ in thường và có cỡ chữ to hơn cỡ chữ của Quốc hiệu 1 đơn vị.

Tiếp theo, tên của biên bản là nội dung không thể thiếu được. Để phân biệt giữa các biên bản với nhau thì tên của văn bản rất quan trọng, đồng thời tên văn bản cũng thể hiện được mục đích mà văn bản đó đang hướng tới. Tên của biên bản bàn giao con dấu công ty cần được ghi rõ ràng và chia thành hai dòng: Dòng tên loại văn bản: BIÊN BẢN và dòng ghi nội dung chính của biên bản là “Về việc bàn giao con dấu... công ty”.

Trong phần này các bạn cần phải chú ý xem con dấu mà bạn bàn giao có tên là gì? Bạn cần phải nắm được thông tin con dấu để ghi vào biên bản một cách chính xác, bởi vì bạn là người chịu trách nhiệm đối với con dấu đó và cần phải biết con dấu đó có tên là gì, đặc điểm như thế nào.

Tiếp theo, bạn cần phải tìm hiểu về thời gian cụ thể mà bạn tiến hành bàn giao con dấu công ty hoặc nhận bàn giao con dấu công ty, đồng thời cần ghi rõ về địa điểm mà bạn bàn giao con dấu công ty đó. Đây là những thông tin quan trọng giúp bạn dễ dàng quản lý con dấu hơn.

Phần ghi thông tin của hai bên trong quá trình bàn giao con dấu công ty trong văn bản, phần này chính là phần quan trọng, cả hai bên nhận và bên bàn giao cần phải ghi rõ họ tên đầy đủ của những người đại diện, sau đó cần phải ghi rõ về chức vụ/vị trí đang đảm nhiệm công việc.

Trách nhiệm của con dấu thuộc về những người đại diện, chính vì thế mọi thông tin cơ bản của hai bên cần phải được ghi rõ để có thể dễ dàng giải quyết nếu có vấn đề xảy ra, tránh trường hợp đùn đẩy nhau, nhanh chóng tìm ra được bên phải chịu trách nhiệm đối với con dấu.

Tiếp theo của biên bản đó là phần thống kê những thứ cần bàn giao con dấu. Lúc này, người bàn giao cần thống kê có những thứ gì cần bàn giao và người nhận bàn giao sẽ cần phải nắm được mình sẽ nhận quản lý những gì? Theo đó, những vật cần được bàn giao đó là những giấy tờ liên quan, giấy chứng nhận, giấy đăng ký, con dấu.

Một phần cũng rất quan trọng đó là phần chữ ký của cả hai bên để chứng thực rằng bên bàn giao đã bàn giao trách nhiệm quản lý con dấu và bên nhận bàn giao đã tiếp nhận trách nhiệm đối với con dấu được bàn giao hoặc đối với bàn giao con dấu đã hết hạn sử dụng thì bên bàn giao đã chứng thực được rằng họ đã hoàn thành trách nhiệm quản lý con dấu đã hết hạn sử dụng.

Chữ ký chính là cách để chúng ta thể hiện về sự minh bạch, rõ ràng đối với cả hai bên sau khi đã bàn giao và nhận bàn giao. Chữ ký chính là bằng chứng rõ ràng để cả hai bên thể hiện trách nhiệm của mình đối với con dấu.

3.2. Hướng dẫn trình bày hình thức biên bản bàn giao con dấu công ty

Đầu tiên, các bạn cần chú trọng tới bố cục của biên bản, làm sao cho biên bản đó toát lên được sự khoa học, có trình tự và giúp cho những người có liên quan tới biên bản và những người đọc biên bản có thể hiểu rõ nội dung bàn giao, những thứ được bàn giao...

Các bạn cần phải chú ý tới chính tả, font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ để trình bày biên bản sao cho phù hợp, dễ đọc, căn chỉnh văn bản sao cho rõ ràng.

Trong biên bản, các bạn không được sử dụng từ viết tắt mà không được cho phép, không được sử dụng ngôn ngữ địa phương vào biên bản.

Việc làm chăm sóc khách hàng

4. Những lưu ý về việc sử dụng và quản lý con dấu trong công ty

Mỗi tính chất, lĩnh vực của từng doanh nghiệp mà sẽ có những con dấu khác nhau, giúp chúng ta có thể dễ dàng nhân ra được từng tính chất, lĩnh vực kinh doanh của từng doanh nghiệp. Chính vì thế, khi đảm nhận nhiệm vụ là người quản lý con dấu công ty thì các bạn cần phải nắm được một số lưu ý như sau:

Con dấu sẽ tăng dần về số lượng khi doanh nghiệp đó mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và mở thêm trụ sở, chi nhánh. Con dấu mới sẽ xuất hiện và được tiến hành bàn giao con dấu mới cho chi nhánh mới được thành lập. Người có trách nhiệm làm con dấu và bàn giao con dấu sẽ là nhân viên trong bộ phận hành chính nhân sự. Nhân viên này sẽ phải có hiểu biết về quy định làm con dấu để tuân thủ đúng.

Khi công việc liên quan đến những giấy tờ quan trọng và cần được đóng dấu, người đại diện của các bộ phận sẽ gặp nhân viên phụ trách quản lý con dấu của doanh nghiệp (có thể là văn thư, nhân sự) để thực hiện việc đóng dấu. Tuy nhiên, trường hợp mà nhân viên văn thư bận không có mặt để đóng dấu thì họ sẽ phải tiến hành bàn giao con dấu cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự.

Trong quá trình quản lý con dấu, các bạn cần phải chú ý: con dấu cần được cất ở nơi an toàn, đặt trong tủ quản lý con dấu có khóa riêng và được Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm quản lý.

Nếu trường hợp tủ chứa con dấu cần được niêm phong thì Trưởng phòng Hành chính Nhân sự và nhân viên văn thư sẽ phải ký xác nhận, cả hai đều phải ký xác nhận.

Con dấu sẽ luôn luôn đi kèm với hộp mực chuyên biệt của nó, chính vì thế người quản lý con dấu cần phải mang theo hộp mực đi kèm với con dấu để sử dụng khi cần thiết. Đồng thời, người quản lý con dấu cần phải thường xuyên kiểm tra hộp mực xem hộp mực còn hay đã hết mực để có phương án thay mới.

Khi không sử dụng con dấu thì con dấu cần luôn được cất kín trong tủ theo quy định, ngoại trừ người quản lý thì không ai được phép cầm hay mang cất giữ con dấu công ty.

5. Tải mẫu biên bản bàn giao con dấu công ty

Nếu bạn đang tìm kiếm mẫu biên bản bàn giao con dấu công ty hoặc biên bàn bàn giao con dấu đã hết hạn sẻ dụng thì hãy nhanh chóng tham khảo những mẫu bên dưới được viecday365.com sưu tầm và nghiên cứu rất kỹ.

->>> Mẫu Biên bản bàn giao con dấu công ty:

Tải xuống ngay

Tải xuống ngay

Trên đây là những thông tin về mẫu biên bản bàn giao con dấu công ty giúp các bạn hiểu rõ hơn về loại văn bản này và tầm quan trọng của nó. Đồng thời, viecday365.com cũng đã mang đến cho các bạn những thông tin bổ ích về cách trình bày nội dung cũng như hình thức của biên bản bàn giao con dấu công ty. Chúc các bạn đọc bài luôn phát tài và vui vẻ!